別墅管理處檔案管理措施
別墅項(xiàng)目管理處檔案管理措施
1、檔案的建立
(1)建立檔案管理制度
(2)確定檔案的內(nèi)容
檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑檔案、業(yè)主及物業(yè)使用人檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等。根據(jù)要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。
a.建筑物檔案:1)建筑物原始檔案;2)建筑物維護(hù)、改造檔案;3)業(yè)主裝修、改造工程檔案
b.業(yè)主檔案:業(yè)主檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關(guān)各業(yè)主的文件材料和信息。
1)收集業(yè)主/用戶單位資料
2)業(yè)主/用戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3)業(yè)主/用戶裝修工程文件
4)業(yè)主/用戶遷入時(shí)填具之資料
5)業(yè)主/用戶資料補(bǔ)充
業(yè)主/用戶聯(lián)絡(luò)資料
緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主/用戶人事變遷資料
6)業(yè)主/用戶與管理處往來文件
7)業(yè)主/用戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
8)業(yè)主/用戶請(qǐng)修記錄
9)業(yè)主/用戶投訴記錄
10) 業(yè)主/用戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)
c.社區(qū)志史活動(dòng)檔案:社區(qū)志史活動(dòng)檔案是指物業(yè)管理區(qū)域作為一個(gè)區(qū)域社會(huì),在舉行或參與各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成并需要?dú)w檔保存的,反映社區(qū)歷史發(fā)展、文化發(fā)展精神文明進(jìn)步的各類文件材料。
d.管理工作檔案:管理工作檔案是指管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。
(3)檔案的產(chǎn)生收集、接收和移交
1)工程技術(shù)部負(fù)責(zé)收集、接收竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖等項(xiàng)目建筑物的原始資料;
2)各組團(tuán)協(xié)調(diào)管理處負(fù)責(zé)收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;
3)客服部負(fù)責(zé)收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動(dòng)檔案;
4)其他檔案資料和維修、巡視、運(yùn)行及服務(wù)活動(dòng)記錄分別由各職能部門負(fù)責(zé)收集。
2、檔案的管理
(1)檔案的分類、編目及著錄
(2)檔案的整理裝訂
(3)檔案的電腦化管理
3、檔案管理的要求
(1)收集報(bào)刊應(yīng)注意收集整份,盡量不要剪裁,并要備有復(fù)印件供使用。
(2)對(duì)收集到的檔案資料,要逐件確定其保存價(jià)值,保存期限及是否需要補(bǔ)充相關(guān)資料。
a、對(duì)資料進(jìn)行整理,即進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目。
b、裝訂之前,要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除,以免銹蝕案卷。
c、檔案保管工作的中心任務(wù)是維護(hù)檔案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲。
