物業(yè)管理：不符合糾正預防措施控制程序

發(fā)布時間：2023-06-05 11:05:11 查看人數(shù)：28

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物業(yè)管理手冊:不符合、糾正和預防措施控制程序

1、目的

為了消除已存在或潛在的不符合原因,采取糾正和預防措施,防止不符合的發(fā)生或重復發(fā)生,制定本程序。

2、范圍

本程序適用于公司對不符合項所采取的糾正和預防措施的管理。

3、職責

3.1各部門負責制訂和實施本部門的糾正和預防措施及公司制定的相應的糾正和預防措施。

3.2品質(zhì)部負責組織對管理體系、服務持續(xù)改進及糾正和預防措施的控制,負責監(jiān)督和協(xié)調(diào)糾正和預防措施的實施及措施有效性的驗證。

3.3物業(yè)服務中心及相關(guān)部門負責有效處理業(yè)主的意見和建議。

3.4總經(jīng)理負責重大的糾正和預防措施的審批工作。

4、程序

4.1糾正措施

4.1.1所提供的服務不合格中的糾正措施

4.1.1.1業(yè)主對同一服務項目每月投訴達到3次或依據(jù)檢驗結(jié)果同一服務每月不合格項發(fā)生5次以上時,適用糾正措施,以消除不合格原因,防止不合格再發(fā)生。

4.1.1.2品質(zhì)部依據(jù)每月服務過程的檢驗記錄,進行匯總分析,填制《月管理目標、指標檢驗匯總分析》,制定糾正措施,并根據(jù)需要由相關(guān)部門填寫《不合格項糾正(預防)措施》。

4.1.1.3《不合格項糾正(預防)措施》經(jīng)管理者代表審批后(重大的糾正和預防措施由總經(jīng)理審批),由各部門負責實施。

4.1.1.4品質(zhì)部負責對糾正措施的實施進行跟蹤,調(diào)查其有效性,對行之有效的糾正措施應納入相關(guān)體系文件。

4.1.2內(nèi)部審核中出現(xiàn)不符合項按《內(nèi)部審核控制程序》執(zhí)行。

4.1.3對管理評審會議作出的改進決議,由責任部門制定措施填寫《不合格項糾正(預防)措施》,并根據(jù)要求進行實施。

4.1.4對采購物品或供方服務出現(xiàn)嚴重不合格時,管理部組織評審并填寫《不合格項糾正(預防)措施》,通知供方,要求供方進行原因分析,并將糾正措施反饋給管理部,管理部負責

對其下一批采購來的物資或提供的服務進行跟蹤驗證,執(zhí)行《采購控制程序》對供方控制的有關(guān)規(guī)定。

4.1.5環(huán)境運行中發(fā)現(xiàn)不符合的糾正措施

4.1.5.1不符合的范圍

a)內(nèi)部審核及管理評審中出現(xiàn)不符合;

b)日常監(jiān)視和測量中出現(xiàn)的不符合;

c)相關(guān)方對環(huán)境表現(xiàn)投訴;

d)出現(xiàn)環(huán)境污染事故。

4.1.5.2a)項不符合按4.1.2或4.1.3條款規(guī)定執(zhí)行。

4.1.5.3環(huán)境關(guān)鍵特性監(jiān)測發(fā)現(xiàn)及目標指標管理方案檢查的不符合由品質(zhì)部組織相關(guān)責任部門分析原因制定措施,填寫《不合格項糾正(預防)措施》并責成相關(guān)部門實施。

4.1.5.4各部門在環(huán)境運行控制自查發(fā)現(xiàn)的不符合,應及時糾正并分析原因制定措施,填寫《不合格項糾正(預防)措施》并實施。

4.1.5.5相關(guān)方投訴處理后,由品質(zhì)部填寫《不合格項糾正(預防)措施》責成相關(guān)部門分析原因制定措施并實施。

4.1.5.6若出現(xiàn)環(huán)境污染事故各相關(guān)部門應及時采取措施減少環(huán)境影響,同時報管理者代表及品質(zhì)部,品質(zhì)部及時組織相關(guān)責任部門分析原因制定措施,填寫《不合格項糾正(預防)措施》經(jīng)管理者代表批準后責成相關(guān)部門實施。

4.1.6每項糾正措施完成后,管理部負責進行跟蹤驗證、評審所采取措施的有效性,在《不合格項糾正(預防)措施》上簽名確認,防止類似情況的再發(fā)生。

4.2預防措施

4.2.1對潛在的不符合,采取預防措施,以消除潛在不符合的原因,防止不符合發(fā)生。

4.2.2識別潛在不符合

為了及時了解管理體系運行的有效性,過程、服務質(zhì)量及環(huán)境績效趨勢和業(yè)主的要求和期望,及時收集和分析各方面的反饋信息,各相關(guān)部門要及時分析如下記錄:

4.2.2.1供方供貨、服務質(zhì)量統(tǒng)計、業(yè)主滿意度調(diào)查、業(yè)主的意見記錄等;

4.2.2.2以往的內(nèi)審報告、管理評審報告;

4.2.2.3環(huán)境績效監(jiān)測有關(guān)記錄;

4.2.2.4合規(guī)性評價情況。

4.2.3發(fā)現(xiàn)潛在的不符合事實時,根據(jù)潛在問題影響程度確定輕重緩急,各相關(guān)部門填寫《不

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合格項糾正(預防)措施》報品質(zhì)部,由品質(zhì)部召集相關(guān)部門評審,分析原因,定出預防措施和責任部門,品質(zhì)部填寫《不合格項糾正(預防)措施》相關(guān)欄目,責任部門實施,品質(zhì)部對預防措施的有效性進行跟蹤驗證,并簽字確認。