某某小區(qū)糾正預(yù)防措施管理規(guī)定
某小區(qū)糾正和預(yù)防措施的管理規(guī)定
一、制定本規(guī)定的目的及范圍
目的:建立糾正措施和預(yù)防措施的提出、實(shí)施及有效性驗(yàn)證的程序,以保證服務(wù)質(zhì)量滿足要求。
適用范圍:本程序適用于糾正和預(yù)防不合格,包括服務(wù)過(guò)程,以及質(zhì)量體系等方面已發(fā)生或潛在的不合格。
二、各自職責(zé)
1、某小區(qū)管理處各部門負(fù)責(zé)針對(duì)服務(wù)過(guò)程中對(duì)其職責(zé)范圍內(nèi)出現(xiàn)不合格提出糾正或預(yù)防措施。
2、管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)糾正和預(yù)防措施并對(duì)其有效性進(jìn)行驗(yàn)證。
三、工作程序
1、總則
(1)、管理處內(nèi)所有要求采取糾正或預(yù)防措施的問(wèn)題均以《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》的形式提出,《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》可以發(fā)到管理處內(nèi)任何責(zé)任部門,及相關(guān)的原材料供應(yīng)商和服務(wù)供應(yīng)商。
(2)、管理處內(nèi)任何部門或人員都可以提出采取或預(yù)防措施的要求,但所有的《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》必須管理者代表批準(zhǔn)后,才可發(fā)至相應(yīng)責(zé)任部門執(zhí)行。
(3)、針對(duì)以下情況,應(yīng)考慮采取糾正或預(yù)防措施。
內(nèi)部/外部質(zhì)量體系審核提出的不合格項(xiàng)目:
a服務(wù)質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重不合格,包括重大事故,設(shè)備故障;
b重復(fù)出現(xiàn)的服務(wù)不合格;
c物料、服務(wù)采購(gòu)重復(fù)出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題;
d住戶投訴;
e監(jiān)控總值班室日?qǐng)?bào)表、月報(bào)表反映的重大問(wèn)題/質(zhì)量趨勢(shì)問(wèn)題;
f管理評(píng)審中出現(xiàn)的問(wèn)題;
g定期分析發(fā)現(xiàn)的潛在不合格現(xiàn)象;
h物業(yè)管理大檢查中發(fā)現(xiàn)的不合格。
2、應(yīng)采取糾正、預(yù)防措施的問(wèn)題分類
a類問(wèn)題
涉及公司或公司管理處其他部門的問(wèn)題;
b類問(wèn)題
涉及本部門問(wèn)題。
3、a類問(wèn)題的處理
(1)、管理處各部(班)人員均可根據(jù)有關(guān)原則提出需采取糾正/預(yù)防措施的問(wèn)題,填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》的問(wèn)題欄(也可寫(xiě)建議采取的糾正/預(yù)防措施),直接送管理者代表。
(2)、管理者代表負(fù)責(zé)審查《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》是否清楚描述不合格狀況以及對(duì)質(zhì)量的影響,當(dāng)決定采取糾正/預(yù)防措施時(shí),在相關(guān)《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》上填寫(xiě)指定采取糾正/預(yù)防措施的責(zé)任部門或人員,提出糾正/預(yù)防措施的意見(jiàn)和解決問(wèn)題的期限。
(3)、負(fù)責(zé)制訂糾正/預(yù)防措施的相關(guān)部門經(jīng)理/部長(zhǎng)接到管理者代表簽發(fā)的《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》,組織人員分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因、潛在因素,找出防止問(wèn)題再次發(fā)生或消除問(wèn)題潛在因素的具體措施,填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》的糾正/預(yù)防措施欄,報(bào)管理者代表審批。
(4)、根據(jù)管理者代表批準(zhǔn)的意見(jiàn),組織實(shí)施糾正/預(yù)防措施,完成后,由部門主管在《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》上填寫(xiě)處理情況、處理結(jié)果,交管理者代表審閱。
(5)、管理者代表或管理者代表指定的人負(fù)責(zé)對(duì)糾正措施的實(shí)施情況進(jìn)行驗(yàn)證以確定糾正或預(yù)防措施是否執(zhí)行和有效。當(dāng)有客觀證據(jù)證實(shí)糾正或預(yù)防措施是有效的,《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》即予關(guān)閉;如糾正或預(yù)防措施尚未完成,或沒(méi)有實(shí)際效果,應(yīng)規(guī)定新的跟蹤驗(yàn)證期限,要求現(xiàn)任部門繼續(xù)執(zhí)行。
4、b類問(wèn)題的處理
各部門經(jīng)理/部長(zhǎng)對(duì)于所轄班提交的問(wèn)題,決定應(yīng)采取糾正/預(yù)防措施時(shí),組織有關(guān)人員分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因、傾向和潛在因素,找出防止問(wèn)題再次發(fā)生或消除問(wèn)題潛在因素的具體措施,填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》的相關(guān)欄目,報(bào)管理者代表審批。
5、糾正和預(yù)防措施記錄
經(jīng)管理者代表或管理者代表指定的人驗(yàn)證簽字已關(guān)閉的《糾正和預(yù)防措施報(bào)告》,由發(fā)出部門收集交質(zhì)量記錄管理員保存,年底歸檔。
