第1篇 物業(yè)管家服務中心文書管理規(guī)定
山莊管家服務中心文書管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2.0適用范圍
適用于zz山莊管家服務中心的文書管理工作。
3.0職責
3.1管家服務中心經理助理負責本中心文件的擬制和審核。
3.2管家服務中心經理負責所有管家服務中心文件的復核并報公司領導審批,負責對客服務文件的審批。
4.0程序要點
4.1公文格式
4.1.1公文種類。根據(jù)物業(yè)管理服務特點,引入以下公文類別:
上行文:請示、報告、計劃、總結;
下行文:批復、決定、通知、通報;
平行文:函、會議紀要。
4.1.2文件標題
a)發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當,以清晰、美觀為原則;
b)標題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號。簡稱文號,包括機關代字、年號和順序號三項內容:
a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號;
b)管家服務中心文號作以下統(tǒng)一規(guī)定
如:zz發(fā)[2006]009號,是指zz山莊管家服務中心2006年發(fā)的管家服務中心第9個文件。
c)文號統(tǒng)一使用5號字體,放在文件標題下一行的居中位置;
d)管家服務中心文號由管家服務中心經理助理統(tǒng)一編號。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度
a)普通文件不加注明;
b)秘密文件必須在文件左上角位置注明'秘密'或'絕密'字樣;
c)急件必須在文件的左上角位置注明'急件'字樣。
4.1.5主送機關。是用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關:
a)應放在文號下方,正文之上,專行頂格,用冒號':'結尾;
b)主送機關不止一個時,要按其機關級別的高低、職權范圍大小依次排列,中間應頓號'、'隔開;
c)一般情況下,選擇小四號宋體字。
4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
a)正文文字一律從左至右橫排;
b)要合理地劃分段落、正確使用標點符號,每段開始空兩個中文字符空格;
c)正文字體與主送機關保持一致。
4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:
a)如果該文件有附件的,應在正文之下、機關落款的左上側,專行空兩格注明'附件:×××'字樣;如果附件較多,還須編上序號1、2、3……末尾用分號,最后一個附件用句號結束;文件無附件的,無須注明;
b)要寫明附件的全稱;
c)附件字體與正文相同。
4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經理的名義發(fā)出的,要用負責人姓名(前面冠以職務身份)署名:
a)落款一般放在正文(或附件標記)的右下角,相當于書信中具名的位置;
b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,應在其上面加注一行'此頁無正文'字樣;
c)落款字體與正文相同。
4.1.9日期
a)一般應寫發(fā)文日期;
b)會議通過的文件寫會議通過的日期;
c)重要的文件應寫簽發(fā)的日期;
d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.10蓋章。是發(fā)文機關對文件負責的標志,是文件合法生效和的標志,一般情況下文件都應加蓋印章:
a)蓋章應在公文打印校對完之后進行,由管理印章的工作人員經手登記;
b)印章應蓋在落款和年月日中間,即'騎年蓋月'位置。
4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關、印刷機關、印刷份數(shù)等內容:
a)公文文尾與文件日期中間應有間隔,一般需用一條直線分割以示區(qū)別;
b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
c)抄送機關是協(xié)助或配合主送機關執(zhí)行任務或需要知道文件內容的機關。對上級機關的抄送叫抄報。先寫抄報機關,再寫抄送機關;
d)印刷時間指開印的時間,印刷機關和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭搖相呼應;
e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右位置。
4.2發(fā)文辦理。包括交擬、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作:
4.2.1交擬和擬議
a)經理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員;
b)擬稿人員接受任務后,對所要撰寫的文書進行醞釀和構思:
--深入領會意圖,掌握其精神實質;
--注意提煉觀點,選擇材料;
--安排文稿的結構、搭好文件的骨架;
--如果對原交擬意圖不清或需要有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自作主。
4.2.2撰寫與審核。 (正規(guī)文件須打印,擬稿人進行校對):
a)擬稿人在擬議的基礎上,按照擬議的設計撰寫文稿,撰寫時應注意;
--不與國家法律、法規(guī)相違背;
--把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
--堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
b)交擬人對擬稿人的文件進行審核:
--審查文稿內容,看其主旨是否符合交擬愿意,是否違法;
--所提的任務、措施或方法是否切實可行;
--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當;
--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當;
--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術語是否正確;
--發(fā)文符合標準的,管家服務中心發(fā)文由管家服務中心主任在《公文處理單》上簽署審批意見后發(fā)文。
4.2.3簽發(fā):
管家服務中心發(fā)文:管家服務中心經理對簽發(fā)的文件負有完全責任,應本著負責精神,仔細閱讀文稿,實事求是地擬寫批語;同意簽發(fā)的,注意'同意發(fā)文'字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還相關部門或擬稿人重新撰寫。
4.2.4蓋章和發(fā)放:
a)蓋章部門管理人員(一般為行政人事部經理/管家服務中心經理)依據(jù)總經理簽準的意見加印:
--總經理未簽準的公文一律不能蓋章;
--蓋章的份數(shù)嚴格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準確、安全:
--發(fā)文登記:由管家服務中心經理助理將要發(fā)放的文件進行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達)發(fā)放文件,并落實收到情況;
--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表中》;
--次年2月底將當年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
--重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理。一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。
4.3.1收拆。指文書的收進和拆封:
a)管家服務中心經理助理為收拆工作的主要負責人;
b)凡封套上寫明由管家服務中心收啟的由管家服務中心經理助理拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時應注意:
--檢查信封內文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
--取凈封內的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;
--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經理拆封。
4.3.2登記:
a)凡重要、保密、有指導意義、要求承辦、需要辦復、有保存和查考價值、使用期限長的公文,都要登記;
b)以下文件無須進行登記:
--各種無機密性的出版物;
--一般性的簡報、資料;
--告知性的廣告;
--事務性的便函等。
c)文書管理人員(一般為管家服務中心檔案資料管理員)將文件登記在《收文登記表》內,內容包括:總流水號、收文日期、發(fā)文機關、發(fā)文標題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時應注意:
--要將收到的文件編列總流水號,每年編一次;此編號應與《收文登記表》上的總流水號相同;
--需要辦復的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關人員或部門辦理;
--字跡要清晰整潔;
--及時登記,不錯登、漏登、積壓。
4.3.3擬辦與批辦:
a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見,供領導或業(yè)務部門經理審核裁決;
--擬辦工作一般由管家服務中心經理助理或部門主管辦理;如果來文內容專業(yè)性很強,也可以直接由相關部門經理擬辦;
--擬辦時要仔細閱讀來文,同時要掌握本機關各部門的職責范圍、業(yè)務分工和工作情況;
--擬辦意見要準確恰當,明確具體,切實可行,簡明扼要。
b)批辦是管家服務中心經理針對擬辦意見作出的批示意見:
--屬管家服務中心文件的,由管家服務中心經理批辦;
--批辦意見應當比擬辦意見更明確、具體、肯定;
--對擬辦意見中內容不全面、不妥當?shù)牡胤?應加以補充和修改;
--要求幾個部門合辦的,應指明由哪個部門牽頭主辦;
--需要傳閱的,應當寫出傳閱的對象和范圍;
--需要傳達貫徹的,應寫出由誰傳達和傳達范圍;
--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時應有所裁決。
4.3.4承辦和傳閱:
a)承辦是有關部門根據(jù)批辦意見對收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;辦事是以實際行動落實收文內容,如召開會議、電話聯(lián)系、當面洽談、現(xiàn)場調查等;
--承辦時應認真閱讀來文和批辦意見,有時還要提出承辦方案送有關領導審核指示后再著手辦理;
--屬本部門獨立承辦的,要及時認真辦理,不能推諉、拖拉;
--由本部門牽頭主辦的,應準備好有關文件和辦理意見,主動與有關部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報送有關領導審批;
--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的'處理結果'欄內,并簽署姓名及日期。
b)傳閱工作一般由公司行政人事部或管家服務中心經理助理辦理:
--安排傳閱應先主后次,對主要領導、主管經理應優(yōu)先安排閱讀;
--傳閱范圍要適當,不能隨意擴大或縮小;
--各閱讀人收退文件均應直接與行政人事部或管家服務中心經理助理聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;
--閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
4.3.5催辦包括對內催辦和對外催辦兩種情況:
a)催辦可以當面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;
b)催辦時應注意催辦的時機和方式,講究禮貌,表示對對方的信任和尊重。
4.3.6歸檔:
文件辦理完畢后,由行政人事部文員或管家服務中心經理助理將文件報檔案室按《檔案管理規(guī)定》辦理歸檔工作。
5.0相關支持文件
5.1印章管理規(guī)定
5.2檔案管理規(guī)定
6.0質量記錄
6.1qp-01-08-f001 公文處理單
6.2qp-01-08-f002 文件發(fā)放登記表
第2篇 物業(yè)管家服務中心印章管理規(guī)定
山莊管家服務中心印章管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范印章的刻制、用印、借用、保管與廢止工作。
2.0適用范圍
適用于zz山莊管家服務中心各類印章的管理。
3.0職責
3.1管家服務中心經理負責管家服務中心印章用印的審核并承擔審核責任。
3.2公司行政人事部經理負責管家服務中心印章的刻制、發(fā)布、廢止、監(jiān)督管理,并承擔相應的責任。
3.3管家服務中心印章由管家服務中心經理助理負責保管并承擔相應的責任。
4.0程序要點
4.1印章刻制
4.1.1管家服務中心經理提出印章刻制申請,并提供印章圖案及要求;
4.1.2公司行政人事部經理審核圖案是否美觀及合法,要求是否符合規(guī)格;
4.1.3總經理審核后,加注審核意見;
4.1.4集團董事長審核印章是否需要并審批。
4.1.5公司行政人事部經理登記并安排刻制;
4.1.6公司行政人事部發(fā)文公布公章印模;
4.1.7公司行政人事部將印章交給相關使用部門保管,并登記在《印章領用登記表》內。
4.2管家服務中心行政印章的用印
4.2.1填寫《蓋章申請單》,并附蓋章文件原件;
4.2.2管家服務中心經理助理審核;
4.2.3蓋章文件報管家服務中心經理審批;
4.2.4管家服務中心經理助理核對公章文件份數(shù)并蓋章;
4.2.5通知部門取回文件。
4.3借用
4.3.1部門提出書面借章申請;
4.3.2部門主管審核借章用途是否屬實及其可靠性,原則上公章不能攜帶出管家服務中心;
4.3.3管家服務中心經理審批印章借用;
4.3.4管家服務中心經理助理收到經審批同意的申請后方可借出公章并登記;
4.3.5公章必須在歸還日期前完好地交還管家服務中心經理助理,如果超時歸還,需附書面說明并由部門主管確認后報管家服務中心經理備案。
4.4損壞、丟失處理
4.4.1印章?lián)p壞、丟失后,必須立即書面寫出報告,部門主管審核確認后,由管家服務中心經理上報公司行政人事部處理;
4.4.2行政人事部或管家服務中心按規(guī)定對責任人予以處罰;
4.4.3使用部門提出重新刻制申請,并進行審批、刻制;
4.4.4印章?lián)p壞的使用部門交還舊印章至行政人事部,行政人事部核對、收回舊章,并領取新印章(丟失的直接領取)。
4.5印章的廢止
4.5.1相關部門提出廢止印章意見書;
4.5.2總經理審批;
4.5.3行政人事部發(fā)出收回廢止印章通知并派專人收回;
4.5.4行政人事部核對廢止章,記錄歸檔。
4.6印章的保管
4.6.1管家服務中心印章由管家服務中心經理助理保管;
4.6.2用印前必須履行用印手續(xù)。
5.0相關支持文件
5.1文書管理規(guī)定
6.0記錄
6.1qp-01-06-f001蓋章申請單
6.2qp-01-06-f002公章印模登記表
6.3qp-01-06-f003借用公章登記表
6.4qp-01-06-f004公章廢止登記表
第3篇 物業(yè)管家服務中心檔案管理規(guī)定
山莊管家服務中心檔案管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于zz山莊管家服務中心各類檔案的管理。
3.0職責
3.1管家服務中心經理監(jiān)督檔案管理的實施工作并審批檔案的借閱申請;
3.2檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的類別、編號及保存年限:
4.1.1管家服務中心的編號:*lsz(項目名稱拼音縮寫)
4.1.2區(qū)分全宗,按管家服務中心的工作內容劃分,全宗可分為以下幾類:
一級類目二級類目編號三級
類目檔案范圍和條款保存年限
*lsz工程圖紙01竣工圖紙、技術改造、施工圖紙等永久
設備技術資料02消防、智能化系統(tǒng)、電梯系統(tǒng)、變配電系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、空調系統(tǒng)、辦公設備等永久
接管驗收資料03永久
合同協(xié)議04經營服務類合同、工程類合同等永久
綜合管理0501公司文件、管理處文件、外來文件、工作聯(lián)系文件、專項報告、會議紀要等3年
02員工檔案
03通知、通告、溫馨提示等3年
住戶資料0601業(yè)主資料永久
02租戶資料長期
房屋健康檔案07入伙物業(yè)接管驗收表、裝修相關記錄等
日常記錄08機電類、安全類、保潔綠化類、人事行政后勤類、培訓類、社區(qū)文化、中控類、顧客服務、裝修管理、品質管理等3年
業(yè)主委員會資料09
財務資料10收費通知單、月收費統(tǒng)計表、季公布報表等。3年
迎檢資料1101優(yōu)秀大廈(小區(qū))
02安全文明小區(qū)
保管理期限的年限從文件產生后第二年開始算起,其中永久為50年以上,長期為16年-50年,短期為15年以下。
4.1.3檔案順序號:采用阿位伯數(shù)字取3位有效數(shù)字--001、002、003。
4.1.4檔案編號舉例:
*lsz-06-01-001
4.2立卷與編制目錄
4.2.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷,檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由檔案編號、檔案名稱組成,如:
*lsz-05-03-001 通知及通告
*lsz-06-01-001 zz山莊業(yè)主資料
*lsz-09-001業(yè)主委員會資料
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置外,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內;
4.2.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱;
4.3檔案的保管
4.3.1檔案保管的工作任務是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.3.2檔案保管的責任部門
a)管家服務中心客戶服務部保管合同協(xié)議、綜合管理資料、住戶資料、員工培訓檔案、業(yè)主委員會資料、財務資料、迎檢資料及管家服務中心各職能部門需要保管的其他檔案;
b)管家服務中心工程維修班保管項目工程圖紙、設備技術資料、接管驗收資料等相關檔案資料;
c)其他職能部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.3.3檔案的保管程序
a)各職能部門將需保管的資料經整理匯總后,移交給檔案管理員。
b)資料管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;
c)資料管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.4檔案的密級
4.4.1檔案的密收分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:重要的會議記錄(紀要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.5檔案的查閱權限
4.5.1管家服務中心經理可查閱中心所有檔案;
4.5.2其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復制
4.6.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
4.6.2資料管理員審核其查(借)閱資格:
a)權限內(經授權/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬管家服務中心的檔案,由管家服務中心主任審批;屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;財務類的檔案應由中心經理審批。
4.7在檔案歸還日期前,資料管理員應督促借閱人將檔案還好交還檔案室。
4.8須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批,機密檔案由公司行政人事部經理審批,普通檔案由部門/中心負責人審批。
4.9檔案的銷毀
4.9.1超過保管期限的檔案,由資料管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷毀計劃及《檔案銷毀清單》,報公司行政人事部審核。
4.9.2行政人事部審核無誤后報總經理審批
。
4.9.3總經理審批同意后由行政人事部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、辦公室文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.9.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0相關支持文件
5.1文書管理規(guī)定
6.0質量記錄
6.1qp-01-07-f001 檔案目錄
6.2qp-01-07-f002 檔案查閱/借閱/復制登記表
第4篇 物業(yè)管家服務中心辦公區(qū)管理規(guī)定
山莊管家服務中心辦公區(qū)管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范辦公區(qū)公共環(huán)境及秩序的管理工作。
2.0適用范圍
適用于zz山莊管家服務中心辦公區(qū)的日常管理工作。
3.0職責
3.1管家服務中心經理負責管家服務中心辦公區(qū)環(huán)境及秩序的日常管理監(jiān)督工作;
3.2各部門主管負責本部門辦公區(qū)環(huán)境及秩序的日常管理工作;
3.3辦公區(qū)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1物品擺放
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應及時向部門主管報告,并采取相應的補救措施。
4.1.3上班時應保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關的其他物品。
4.1.4下班前應將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當位置。
4.1.5遇雨天,管家服務中心應當在辦公區(qū)前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設施及標識。
4.2常用辦公設備的使用:常用辦公設備包括電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設備。
4.2.1電腦:
a)所有電腦須設置開機密碼,密碼由使用者掌握;
b)所有電腦須安裝防毒軟件避免感染病毒;
c)每臺電腦由電腦管理員進行編號并制作'電腦配置清單'貼于電腦主機上。
d)經公司電腦培訓/考核合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員的陪同下使用;
e)電腦應避免頻繁的開關程序,暫時不用時,可將電腦轉換為休眠狀態(tài);
f)正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作;
g)非工作需要在上班時間不得瀏覽網頁、使用網絡聊天;
h)未經管家服務中心經理同意不私自安裝其他軟件,更不允許安裝游戲軟件,影響電腦的正常使用。
4.2.2打印機
a)聯(lián)機。一般情況下,打印機與電腦連通后,無須再進行聯(lián)機。
b)打印機應避免頻繁的開關機操作;
c)正確使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作;
d)為節(jié)約紙張,一般性內部文件及未校對前文稿,打印時應盡可能使用舊文稿的背面打印;
e)電腦管理員應提前計劃打印墨水、碳粉等耗財?shù)纳曩彙?/p>
4.2.3復印機
a)電腦管理員應在開始上班時接通復印機插座電源,開啟復印機開關,檢查復印紙是否放好;下班時關閉復印機開關,關閉復印機電源插座電源;
b)復印程序:所有復印的文件、資料必須先在'復印記錄本'上登記,然后再復印;如果復印機出錯,應將報廢紙張數(shù)量予以登記;
c)復印機一般情況下每天開、關機各一次,盡量避免頻繁開關;
d)為節(jié)約紙張,不重要的復印件就使用可以復印的廢紙張背面復印。
4.2.4傳真機:傳真機一般情況下保持24小時開機、設置在自動接收狀態(tài)。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。
a)接收傳真
電腦管理員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;
收到傳真后,應及時將傳真件取下,并將傳真件及時交給接收人;
b)發(fā)送傳真:發(fā)送傳真需管家服務中心經理批準;電腦管理員放好傳真件并撥通對方傳真號將傳真發(fā)送過去,3分鐘后致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止;
c)傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作;
4.2.5電話。電話機的正確使用程序按電話機有關操作說明書進行操作。
a)為有效控制電話費,一般情況下,電話應設定限制呼叫功能;
b)除總經理批準的電話外,其他電話均取消長途直撥功能,所有電話均取消聲訊電話功能;
c)電話費實行限額管理,各電話使用人超出限額的由電話使用人平攤;
d)電話須在三聲以內接聽,具體按電話接聽標準規(guī)定執(zhí)行;
e)上班時間原則上禁止打私人電話,特殊情況須經部門主管審批;
f)私人電話須長話短說,原則上不允許超過三分鐘。
4.3環(huán)境管理
4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由客戶服務部負責監(jiān)督外包方完成。
4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由客戶服務部綠化人員負責,各崗位人員監(jiān)督管理。
4.4安全管理
4.4.1工程維修班負責檢查辦公區(qū)水、電設施運轉是否正常。
4.4.2安全管理部應檢查辦公區(qū)消防設施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。
4.4.3各崗位員工應加強安全防患意識,下班時應將重要資料放入安全地點,鎖好抽屜,關好電源、門窗。
4.4.4管家服務中心實行24小時金管家服務制度,值晚班時應與安全管理部配合注意防火、防盜工作。
4.4.5辦公區(qū)晚間的安全管理由安全管理部負責,值班安全員應定時巡查以下重要部位,并做好相應的記錄。
a)消防設施、配電房;
b)領導辦公室、電腦室、檔案室、財務室;
c)水源、空凋的關閉情況;
d)加班情況。
5.0相關支持文件
無
6.0質量記錄
電腦配置清單(無固定格式)
復印記錄本(無固定格式)
第5篇 物業(yè)管家服務中心辦公區(qū)管理規(guī)定怎么寫
山莊管家服務中心辦公區(qū)管理規(guī)定
1.0目的規(guī)范辦公區(qū)公共環(huán)境及秩序的管理工作。
2. 0適用范圍適用于山莊管家服務中心辦公區(qū)的日常管理工作。
3. 0職責3.1管家服務中心經理負責管家服務中心辦公區(qū)環(huán)境及秩序的日常管理監(jiān)督工作;3.2各部門主管負責本部門辦公區(qū)環(huán)境及秩序的日常管理工作;3.3辦公區(qū)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1物品擺放
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應及時向部門主管報告,并采取相應的補救措施。
4.1.3上班時應保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關的其他物品。
4.1.4下班前應將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當位置。
4.1.5遇雨天,管家服務中心應當在辦公區(qū)前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設施及標識。
4.2常用辦公設備的使用:常用辦公設備包括電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設備。
4.2.1 電腦:a)所有電腦須設置開機密碼,密碼由使用者掌握;
b)所有電腦須安裝防毒軟件避免感染病毒;
c)每臺電腦由電腦管理員進行編號并制作'電腦配置清單'貼于電腦主機上。
d)經公司電腦培訓/考核合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員的陪同下使用;
e)電腦應避免頻繁的開關程序,暫時不用時,可將電腦轉換為休眠狀態(tài);
f)正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作;
g)非工作需要在上班時間不得瀏覽網頁、使用網絡聊天;
h)未經管家服務中心經理同意不私自安裝其他軟件,更不允許安裝游戲軟件,影響電腦的正常使用。
4.2.2 打印機a)聯(lián)機。
一般情況下,打印機與電腦連通后,無須再進行聯(lián)機。
b)打印機應避免頻繁的開關機操作;
c)正確使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作;
d)為節(jié)約紙張,一般性內部文件及未校對前文稿,打印時應盡可能使用舊文稿的背面打印;
e)電腦管理員應提前計劃打印墨水、碳粉等耗財?shù)纳曩彙?/p>
4.2.3 復印機a)電腦管理員應在開始上班時接通復印機插座電源,開啟復印機開關,檢查復印紙是否放好;
下班時 復印機開關, 復印機電源插座電源;
b)復印程序:所有復印的文件、資料必須先在'復印記錄本'上登記,然后再復印;
如果復印機出錯,應將報廢紙張數(shù)量予以登記;
c)復印機一般情況下每天開、關機各一次,盡量避免頻繁開關;
d)為節(jié)約紙張,不重要的復印件就使用可以復印的廢紙張背面復印。
4.2.4 傳真機:傳真機一般情況下保持24小時開機、設置在自動接收狀態(tài)。
正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。
a)接收傳真電腦管理員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;
收到傳真后,應及時將傳真件取下,并將傳真件及時交給接收人;
b)發(fā)送傳真:發(fā)送傳真需管家服務中心經理批準;
電腦管理員放好傳真件并撥通對方傳真號將傳真發(fā)送過去,3分鐘后致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止;
c)傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作;
4.2.5 電話。
電話機的正確使用程序按電話機有關操作說明書進行操作。
a)為有效控制電話費,一般情況下,電話應設定限制呼叫功能;
b)除總經理批準的電話外,其他電話均取消長途直撥功能,所有電話均取消聲訊電話功能;
c)電話費實行限額管理,各電話使用人超出限額的由電話使用人平攤;
d)電話須在三聲以內接聽,具體按電話接聽標準規(guī)定執(zhí)行;
e)上班時間原則上禁止打私人電話,特殊情況須經部門主管審批;
f)私人電話須長話短說,原則上不允許超過三分鐘。
4.3環(huán)境管理
4.3.1 衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由客戶服務部負責監(jiān)督外包方完成。
4.3.2 綠化:辦公區(qū)綠化由客戶服務部綠化人員負責,各崗位人員監(jiān)督管理。
4.4安全管理
4.4.1工程維修班負責檢查辦公區(qū)水、電設施運轉是否正常。
4.4.2安全管理部應檢查辦公區(qū)消防設施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。
4.4.3各崗位員工應加強安全防患意識,下班時應將重要資料放入安全地點,鎖好抽屜,關好電源、門窗。
4.4.4 管家服務中心實行24小時金管家服務制度,值晚班時應與安全管理部配合注意防火、防盜工作。
4.4.5 辦公區(qū)晚間的安全管理由安全管理部負責,值班安全員應定時巡查以下重要部位,并做好相應的記錄。
a)消防設施、配電房;
b)領導辦公室、電腦室、檔案室、財務室;
c)水源、空凋的 情況;
d)加班情況。
5.0相關支持文件無6.0質量記錄電腦配置清單(無固定格式)復印記錄本(無固定格式)
第6篇 物業(yè)管家服務中心印章管理規(guī)定格式怎樣的
山莊管家服務中心印章管理規(guī)定
1.0目的規(guī)范印章的刻制、用印、借用、保管與廢止工作。
2. 0適用范圍適用于山莊管家服務中心各類印章的管理。
3. 0職責3.1管家服務中心經理負責管家服務中心印章用印的審核并承擔審核責任。
3. 2公司行政人事部經理負責管家服務中心印章的刻制、發(fā)布、廢止、監(jiān)督管理,并承擔相應的責任。
3. 3管家服務中心印章由管家服務中心經理助理負責保管并承擔相應的責任。
4.0程序要點
4.1印章刻制
4.1.1管家服務中心經理提出印章刻制申請,并提供印章圖案及要求;
4.1.2公司行政人事部經理審核圖案是否美觀及合法,要求是否符合規(guī)格;
4.1.3總經理審核后,加注審核意見;
4.1.4集團董事長審核印章是否需要并審批。
4.1.5公司行政人事部經理登記并安排刻制;
4.1.6公司行政人事部發(fā)文公布公章印模;
4.1.7公司行政人事部將印章交給相關使用部門保管,并登記在《印章領用登記表》內。
4.2管家服務中心行政印章的用印
4.2.1 填寫《蓋章申請單》,并附蓋章文件原件;
4.2.2 管家服務中心經理助理審核;
4.2.3 蓋章文件報管家服務中心經理審批;
4.2.4 管家服務中心經理助理核對公章文件份數(shù)并蓋章;
4.2.5 通知部門取回文件。
4.3借用
4.3.1 部門提出書面借章申請;
4.3.2 部門主管審核借章用途是否屬實及其可靠性,原則上公章不能攜帶出管家服務中心;
4.3.3 管家服務中心經理審批印章借用;
4.3.4 管家服務中心經理助理收到經審批同意的申請后方可借出公章并登記;
4.3.5 公章必須在歸還日期前完好地交還管家服務中心經理助理,如果超時歸還,需附書面說明并由部門主管確認后報管家服務中心經理備案。
4.4損壞、丟失處理
4.4.1印章?lián)p壞、丟失后,必須立即書面寫出報告,部門主管審核確認后,由管家服務中心經理上報公司行政人事部處理;
4.4.2行政人事部或管家服務中心按規(guī)定對責任人予以處罰;
4.4.3使用部門提出重新刻制申請,并進行審批、刻制;
4.4.4 印章?lián)p壞的使用部門交還舊印章至行政人事部,行政人事部核對、收回舊章,并領取新印章(丟失的直接領取)。
4.5印章的廢止
4.5.1 相關部門提出廢止印章意見書;
4.5.2 總經理審批;
4.5.3 行政人事部發(fā)出收回廢止印章通知并派專人收回;
4.5.4 行政人事部核對廢止章,記錄歸檔。
4.6印章的保管
4.6.1 管家服務中心印章由管家服務中心經理助理保管;
4.6.2 用印前必須履行用印手續(xù)。
5.0相關支持文件
5.1文書管理規(guī)定6.0記錄
6.1qp-01-06-f001蓋章申請單
6.2qp-01-06-f002公章印模登記表
6.3qp-01-06-f003
