海龍供電公司印信工作管理標(biāo)準(zhǔn)
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了龍海市供電公司印信管理工作的職責(zé)、保管內(nèi)容與使用,使用權(quán)限與手續(xù)。
本規(guī)定適用于龍海市供電公司和公司各部門印信的管理。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
山東省電力工業(yè)局機(jī)關(guān)印章使用管理規(guī)定(魯電辦[1995]236號(hào))。
3 職責(zé)
3.1 職能分工
3.1.1 龍海市供電公司辦公室是印信工作的歸口管理部門,負(fù)責(zé)全公司的印信使用和保管工作。
3.1.2 公司印章由上級(jí)行政主管部門制發(fā),根據(jù)經(jīng)理的安排,由公司辦公室負(fù)責(zé)管理,并指定黨委秘書(黨委印章)、文書員(行政印章)做好日常的使用和保管。經(jīng)濟(jì)合同專用章由企劃部負(fù)責(zé)管理,并指定專人負(fù)責(zé)日常的使用和保管。各部室、公司的印章,由公司制發(fā),由各單位行政主管人負(fù)責(zé)管理,并指定車間管理員或其他兼職人員做好日常的使用和保管,并報(bào)公司辦公室備案。
4 管理內(nèi)容與要求
4.1 印章管理
4.1.1 公司各單位業(yè)務(wù)用專用印章,凡刻有本公司名稱者,均應(yīng)由使用單位主管負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)、分管副經(jīng)理或總工程師審核,經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可刻制,由各單位行政主管人負(fù)責(zé)管理,并指定專人負(fù)責(zé)日常使用和保管。
4.1.2 班組級(jí)的單位,一般不制發(fā)印章。屬于直接對(duì)外有業(yè)務(wù)聯(lián)系的班組級(jí)單位,包括托兒所、衛(wèi)生室等,可按4.1.1條規(guī)定辦理,其他班組級(jí)單位如因工作需要,也可按第.4.1.1條規(guī)定刻制業(yè)務(wù)專用章。
4.1.3 公司主管負(fù)責(zé)人名章、根據(jù)上級(jí)規(guī)定,由公司辦公室負(fù)責(zé)刻制和管理。支票專用的公司主管負(fù)責(zé)人名章,應(yīng)區(qū)別于行政用章,并報(bào)有關(guān)部門備案,由專責(zé)業(yè)務(wù)部門的主管人負(fù)責(zé)管理,并指定專人負(fù)責(zé)日常的使用和保管。
4.1.4 如印章長(zhǎng)久使用磨損或因故損壞不能繼續(xù)使用者,保管單位的主管負(fù)責(zé)人應(yīng)查明原因,寫出報(bào)告申請(qǐng)重新刻制,新印章制發(fā)后,原印章應(yīng)交制發(fā)部門、并削角作廢存查。
4.1.5 各類印章應(yīng)由專人管理,如委托他人暫時(shí)代管,需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各級(jí)印章保管人,應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé),切實(shí)加強(qiáng)管理。單位印章和負(fù)責(zé)對(duì)外的部門主管人名章,不得任意送交別人或集體使用,不得違反保密規(guī)定,攜帶到公共場(chǎng)所;保管人員更換時(shí),應(yīng)在單位主管負(fù)責(zé)人的主持下辦理交接手續(xù)。因管理不善而造成的一切損失,由保管人員和單位負(fù)責(zé)人負(fù)完全責(zé)任。
4.1.6 會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查提綱等類文件一般不加蓋公章。除發(fā)文、開具介紹信用印外,各類印章使用,均應(yīng)實(shí)行用印審批單制度,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的用印審批單,均應(yīng)留存,并按年度歸檔。
4.2 各級(jí)印信的使用范圍
4.2.1 公司印章的使用范圍
4.2.1.1 公司正式行政公文;
4.2.1.2 上報(bào)的總結(jié)、專題報(bào)告、工作簡(jiǎn)報(bào)、各項(xiàng)專業(yè)定期報(bào)表;
4.2.1.3 對(duì)外簽訂的合同或協(xié)議書;
4.2.1.4 開據(jù)公事介紹信或證明信;
4.2.1.5 根據(jù)有關(guān)主管機(jī)關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)定需出具公司證明的。
4.2.2 公司辦公室印章的使用范圍
4.2.2.1 開據(jù)內(nèi)部業(yè)務(wù)介紹信;
4.2.2.2 以公司辦公室名義印發(fā)的內(nèi)部通知;
4.2.2.3 以公司辦公室名義對(duì)外業(yè)務(wù)性行文;
4.2.2.4 一般人民來(lái)信的回復(fù)信件;
4.2.2.5 根據(jù)有關(guān)規(guī)定由行政開據(jù)的公事證明或介紹信等。
4.2.3 各部室、公司的印章使用范圍;
4.2.3.1 向公司的請(qǐng)示報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);
4.2.3.2 向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的工作匯報(bào)和業(yè)務(wù)聯(lián)系信件;
4.2.3.3 公司內(nèi)各單位之間的聯(lián)系通知或證明;
4.2.3.4 分管業(yè)務(wù)范圍需直接對(duì)外辦理的證明信、介紹信。如:人事部門對(duì)外勞資方面的證明和職工的人事材料、公安部門對(duì)有關(guān)戶口管理的證明和材料等。
4.2.3.5 有關(guān)部門所持的業(yè)務(wù)專用印章,應(yīng)按專用范圍使用。
4.3 印信使用權(quán)限和手續(xù)
4.3.1 公司印章使用權(quán)限和手續(xù)
4.3.1.1 正式公文,應(yīng)按公文擬辦程序經(jīng)主管繕印后,由公司辦公室文書員在對(duì)外發(fā)文和原稿上加蓋印章。
4.3.1.2 以公司名義的對(duì)外專業(yè)性報(bào)告,填報(bào)人擬好后應(yīng)經(jīng)本部門主管審核在存檔份上簽字,呈報(bào)分管經(jīng)理簽發(fā)后由公司辦公室加印,如系有時(shí)間性的定期報(bào)表,分管經(jīng)理因故不能立即簽發(fā)者,根據(jù)經(jīng)理指示,可先交公司辦公室加印報(bào)出,存檔一份由分管經(jīng)理補(bǔ)閱補(bǔ)簽。
4.3.1.3 對(duì)外簽訂成文的經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議書、委托書、擔(dān)保等契約性文件,應(yīng)按公文擬辦程序,經(jīng)主管人簽發(fā)后,由企劃部加印。
4.3.1.4 對(duì)外的工程設(shè)計(jì)圖紙、資料,購(gòu)貨合同、資料和向上級(jí)部門提報(bào)有關(guān)申請(qǐng)表等,擬辦單位
應(yīng)辦好審核和批準(zhǔn)手續(xù),由公司辦公室加印。
4.3.1.5 公司各單位對(duì)外聯(lián)系工作,需持公司介紹信、證明信者,應(yīng)在各部室、公司兼管文書員處填寫由公司統(tǒng)一制發(fā)的介紹信箋,經(jīng)本單位主管審核,并在存根欄處簽名,由公司辦公室經(jīng)復(fù)審?fù)夂蠹佑?存根留各單位。對(duì)涉及各專業(yè)部門權(quán)限的,應(yīng)由各專業(yè)主管部門負(fù)責(zé)人審核簽字。
4.3.1.6 如必須使用一般信紙寫作介紹信或證明信時(shí),經(jīng)辦人應(yīng)先擬稿,經(jīng)主管人審核簽發(fā)后,再謄印一份,一并送公司辦公室,在清稿上加印,底稿由辦公室備查。如系由專業(yè)部室部門復(fù)信統(tǒng)一存查者,底稿可留在擬辦部門。
4.3.1.7 開據(jù)私人證明,必須根據(jù)主管機(jī)關(guān)、部門的明確規(guī)定辦理,不符合規(guī)定,一律不予證明。對(duì)必須加蓋公司印章者,應(yīng)經(jīng)本單位主管同意,口頭或書面通知公司辦公室,方可辦理。
4.3.1.8 嚴(yán)禁在內(nèi)容不明確或空頭及空白介紹信、證明信上加蓋公章。
4.3.1.9 印章一律蓋在單位名稱處或文末日期上。
4.3.1.10 凡不符合以上諸項(xiàng)程序者,公司辦公室拒絕用印,因此而延誤工作,由經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)。
4.3.2 各部室、公司印章使用,應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)同意,嚴(yán)格印信管理。
4.3.3 業(yè)務(wù)專章的使用范圍、權(quán)限和手續(xù)、由各單位按本制度精神,自行制定有關(guān)規(guī)定,并嚴(yán)格執(zhí)行。
