地產(chǎn)公司客戶服務管理中心工作職能范疇（2篇范文）

發(fā)布時間：2024-11-23 查看人數(shù)：98

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地產(chǎn)公司客戶服務管理中心工作職能范疇

第1篇地產(chǎn)公司客戶服務管理中心工作職能范疇

地產(chǎn)公司客戶服務管理中心的職能與工作范疇

客戶管理中心職能:

在房地產(chǎn)公司中起著承上啟下的作用,是各個部門和客戶之間溝通的橋梁,以客戶服務中心為平臺,形成接受服務申請―實施服務―結果反饋和一站式的服務流程,不但提高管理處專業(yè)服務的感性認識,而且還促進各部門的相互協(xié)調(diào)配合,并通過客戶服務中心的監(jiān)督,改善提高公司工作服務效率,最終達到客戶滿意的目標。

客戶管理中心工作范疇:

(一)與財務部的工作

1.銷售期間的認購書與財務交接并將數(shù)據(jù)錄入和存檔

2.與財務溝通后,協(xié)助并參與制定相關表格如《催交款通知書》《延期付款申請表》《客戶交款明細表》《房款繳納明細表》《相關稅費繳納明細表》《收樓費用明細表》《客戶回饋情況表》《違約金繳納明細表》《按揭款項到賬明細表》及以后實際工作中所制定的相關表格等。

3.定期與財務部核對相關的款項明細

4.協(xié)助財務人員完成追繳相關的款項

(二)與銷售部的工作

1.收集銷售部的相關成交資料分類存檔

2.根據(jù)財務發(fā)出的到期應交款的客戶明細合理安排銷售人員電話通知客戶繳納并填寫回饋情況。

3.定制現(xiàn)場投訴處理辦法及投訴處理流程與銷售部緊密配合和溝通。

4.及時解決和收集銷售部中的現(xiàn)場客戶投訴(根據(jù)現(xiàn)場投訴處理辦法及投訴處理流程執(zhí)行)

5.熟悉售樓部的認購流程及相關資料

(三)與工程部的工作

1.參與工程部的質量驗收工作

2.收集質量驗收和相關的資料存檔(包括多方面的質量驗收合格報告、《住宅使用說明書》《住宅質量保證書》《竣工驗收備案表》等)

3.收集銷售及收樓過程中出現(xiàn)的工程質量投訴,及時找相關負責的工程人員(工程部確定負責人員)解決工程質量投訴的事項

4.確定相應的工程進度時間,合理安排相關部門的協(xié)調(diào)工作。

(四)與開發(fā)部的工作

1.協(xié)助開發(fā)部辦理售前和售后的相關證件

2.協(xié)助開發(fā)部定制相關證件的辦理流程

3.收集開發(fā)部的資料和整理、存檔

(五)與物業(yè)管理公司的工作

1.配合物業(yè)管理公司進行本項目的物業(yè)和資料移交工作

2.協(xié)助物業(yè)管理公司制定收樓流程及收樓驗房的工作

3.參與對物業(yè)管理公司的工作考核

4.根據(jù)物業(yè)公司對房屋、公共設施、場地、綠化、道路、裝修施工的管理等工作巡查,并做好記錄表,發(fā)現(xiàn)問題及時跟蹤、處理。

5.負責對業(yè)戶投訴的處理結果視不同程度、不同方式進行回訪,配合公司按期發(fā)放并收集《業(yè)主意見調(diào)查表》,及時將業(yè)戶反饋信息統(tǒng)計匯報,要求物業(yè)公司提出整改和完善措施

(六)與各銀行的工作

1.收集各銀行的相關資料

2.參與定制各銀行的按揭流程

3.收集客戶的按揭資料

4.協(xié)助銀行完成整個按揭的流程

5.定期與各銀行進行各方面的核對及放款的追蹤

6.資料收集、整理和存檔

(七)與律師的工作

1.提供需要簽約的相關材料

2.參與制定簽約的流程

3.協(xié)助和配合律師全面完成網(wǎng)上簽約和現(xiàn)場簽約的登記

4.對簽約的合同進行審核

5.協(xié)調(diào)銀行與律師的資料交接和工作配合

6.資料收集、整理和存檔

(八)與客戶的工作

1.'用戶至上,專業(yè)服務'是客服中心的服務宗旨,要使客戶滿意,除了要提供優(yōu)質高效的服務外,還要正確處理好客戶的投訴.

2.提供一站式的服務流程,盡量避免讓客戶多次來回往返辦事

3.定期進行對客戶和業(yè)主作出回訪,收集相關的意見和投訴從而加以整改和完善

注:以上工作內(nèi)容還有不足之處在實際工作中還需加以補充和調(diào)整

第2篇房地產(chǎn)公司客戶服務管理工作程序

房地產(chǎn)公司客戶服務管理程序

1目的和范圍:在公司范圍內(nèi)樹立全員的客戶服務意識,本著'迅速、果斷、徹底、誠懇'的精神提供客戶服務,為公司創(chuàng)造和獲取優(yōu)秀的客戶群體,提升品牌、促進發(fā)展。

2職責

2.1總經(jīng)理和總經(jīng)理室

2.1.1總經(jīng)理室負責促進集團公司客戶資源平臺的建立,協(xié)調(diào)全公司對客戶信息的有效利用;

2.1.2對客戶服務部、經(jīng)營銷售部報告的無法處理的,對公司的利益可能造成極大損害的重大投訴,由副總經(jīng)理和總經(jīng)理及時擬定處理措施,指導公司相關部門立刻處理;

2.1.3法律事務中心協(xié)助客戶服務部處理客戶服務中的法律事務;

2.1.4負責工程質量的副總工程師配合客戶服務部對維修工程作價格和技術認定;

2.2客戶服務部是公司客戶服務的專設機構,協(xié)調(diào)公司各部門的客戶服務活動;處理解決公司與客戶之間的各種糾紛;為公司分析客戶群體信息,為公司的進一步發(fā)展提供服務保障。

2.2.1介入公司項目開發(fā)總策劃及合同評審過程,針對客戶服務提出相關意見,以避免設計失誤和合同條款糾紛現(xiàn)象的重復出現(xiàn);

2.2.2統(tǒng)一受理公司開發(fā)項目在驗樓、接樓及保修期內(nèi)的發(fā)生的客戶投訴問題,對投訴進行統(tǒng)一分類,專人負責,全程跟蹤及時解決;

2.2.3收集分析客戶服務投訴信息及投訴處理情況,進行客戶回訪及滿意度調(diào)查,同時向公司提交工作情況分析報告、合理化建議,運用于項目的前期工作中;

2.2.4整合公司各部門和各分支機構針對客戶開展的社區(qū)活動,避免重復舉辦;

2.2.5收集、完善、分析已入住和已成交客戶信息,形成公司統(tǒng)一完整的客戶信息資源;

2.2.6開展對客戶的主動服務,為客戶解決各種問題,在客戶投訴之前盡量將問題解決;

2.2.7對客戶服務維修隊進行管理和監(jiān)督。

2.3經(jīng)營銷售部負責售前和售中的客戶服務工作;配合客戶服務部開展售后服務工作。

2.4設計研發(fā)部負責配合客戶服務部開展客戶服務工作,協(xié)助解決因設計原因引發(fā)的客戶投訴問題。

2.5工程材料部負責配合客戶服務部開展客戶服務工作,協(xié)助解決因施工質量原因引發(fā)的客戶投訴問題。。

2.6財務計統(tǒng)部負責撥付客戶服務部用于客戶服務維修、維保的?？?支付經(jīng)客戶服務部和總工程師審核的維修費用,并負責從施工單位的工程質量保證金中扣回相應的維修費用。在銷售過程中協(xié)助經(jīng)營銷售部做好對客戶的服務工作(如收款等工作),避免客戶產(chǎn)生投訴。

2.7審計核算部負責審核客戶服務部在維修過程產(chǎn)生的2萬元以上的維修費用,以及從施工單位的工程質量保證金中扣除此維修費用的審核工作。

2.8人力資源部負責對公司員工進行客戶服務意識培訓,由客戶服務部配合。

3客戶服務管理程序

3.1客戶服務部協(xié)助人力資源部在全公司范圍內(nèi)進行客戶服務意識培訓,樹立全員服務意識。

3.2客戶服務部介入項目開發(fā)總策劃工作。客戶服務部根據(jù)以往開發(fā)項目的客戶服務工作,提出項目開發(fā)中必須注意的事項和設計要求,避免設計失誤的重復出現(xiàn)。

3.3客戶服務部介入各新開發(fā)樓盤的合同評審工作。客戶服務部根據(jù)以往的項目的客戶服務工作,提出關于合同中有關客戶服務可能會產(chǎn)生的合同糾紛的審核意見,避免關于合同糾紛現(xiàn)象的重復出現(xiàn)。

3.4客戶投訴處理是客戶服務部的工作重點,為客戶解決問題,為公司解決糾紛。

3.4.1客戶投訴信息由客戶服務部(含設立在各小區(qū)的客戶服務處)、經(jīng)營銷售部和物業(yè)公司等部門和機構收集,統(tǒng)一交由客戶服務部受理;

3.4.2客戶服務部對投訴信息統(tǒng)一分類,分析責任部門,派專人負責,全程跟蹤及時解決;轉至各相關責任部門,并派專人負責全程跟蹤,督促及時解決;

3.4.2.1各相關責任部門應指定專門人員處理投訴;

3.4.2.2各相關責任部門應在接受投訴信息后的3個工作日內(nèi),向客戶服務部反饋投訴處理信息;

3.4.3客戶服務部與客戶服務處設有資料員,負責接聽投訴熱線電話,并將各渠道匯總來的客戶投訴信息填寫入《來電、來訪登記表》,同時進行統(tǒng)一編號,將《來電、來訪登記表》傳遞到各服務處及公司責任部門;

3.4.4客戶服務處必須在一周內(nèi)將處理結果以周報形式上報客戶服務部,對于未能處理的問題,必須在《來電、來訪登記表》注明處理過程進行跟蹤處理;

3.4.5應設定投訴處理時限:對于維修工程,由客戶服務部人員、工程材料部人員(或物業(yè)公司人員)、客戶服務維修隊長、施工單位(500元以下工程,施工單位無須到場)在1個工作日內(nèi)到現(xiàn)場勘察,填寫《現(xiàn)場勘察會簽表》,分析甄別維修工程任務的責任方;維修工程為單工種維修的在3個工作日內(nèi)完成,多工種維修的在7個工作日內(nèi)完成;特別復雜的維修任務可以適當延長維修時間,但必須事先取得客戶的認可;其他投訴事件的處理時間宜在一周內(nèi)解決;

3.4.6公司開發(fā)產(chǎn)品的保修及維修任務根據(jù)與施工單位簽定的售后維修補充協(xié)議交由公司客戶服務維修隊進行維修,由客戶服務部、工程材料部(或物業(yè)公司)、維修隊長驗收;對于客戶服務維修隊無法處理的維修任務,由工程材料部督促施工單位進行維修,維修期限參照3.4.5;

3.4.7對于重大的客戶投訴必須及時上報總經(jīng)理、副總經(jīng)理,由總經(jīng)理、副總經(jīng)理擬訂處理措施,指導公司相關部門立刻處理。

3.5客戶服務維修隊是公司設立在融僑物業(yè)公司下的專業(yè)維修隊伍,負責公司產(chǎn)品的保修任務和應由公司承擔的維修工程任務,維修隊長由客戶服務部派出,維修隊的保修維修工作由客戶服務部進行監(jiān)管。

3.5.1客戶服務部根據(jù)客戶投訴向客戶服務維修隊發(fā)出《工程派工單》,《工程派工單》分a、b兩類,a類為保修任務,b類為保修期外應由公司承擔的維修任務;

3.5.2客戶服務維修隊根據(jù)《工程派工單》派工進行維修,根據(jù)維修處理時限完工;

3.5.3由客戶服務人員(或物業(yè)人員)、維修隊長進行竣工檢查,由客戶進行簽認;

3.5.4由客戶服務部(處)資料員電話回訪客戶,了解客戶滿意程度(完工后一個工作日內(nèi));

3.5.5由維修隊隊長編制《維修工程決算書》上報客戶服務部進行審核;

3.5.6客戶服務部對于2萬元以下的維修費用進行審核,2萬元以上的維修費用交由審計部審核。根據(jù)審核結果編寫《維修工程結算書》;

3.5.7a類《工程派工單》的審核結果由審計核算部通知施工單位予以確認;

3.5.8對于施工單位確認

后的a類《維修工程結算書》和b類《維修工程結算書》由負責質量的副總工程師予以認定,并傳遞財務計統(tǒng)部;

3.5.9財務計統(tǒng)部根據(jù)《維修工程結算書》向融僑物業(yè)公司撥付客戶服務維修隊的維修工程款,無須其余部門再行審核,并負責將a類維修工程費用從施工單位的工程質量保證金中扣除;

3.5.10客戶服務部根據(jù)維修單上客戶簽署的維修意見和客戶服務部人員回訪意見,對維修工人和管理人員的維修質量和服務態(tài)度進行綜合評價,在季度末或年末核定服務激勵獎金。

3.6財務計統(tǒng)部向客戶服務部撥付用于客戶服務的周轉金10萬元,向物業(yè)公司支付經(jīng)客戶服務部和負責質量的副總工程師審核的維修隊維修費用;和客戶服務維修隊工程周轉金10萬元,監(jiān)督物業(yè)公司對工程周轉金的使用。

3.6.1單項維修款在1000元以內(nèi)由客戶服務部經(jīng)理審批;1000元到1萬元內(nèi)由公司分管工程質量的副總工程師審核,由副總經(jīng)理批準,即可進行維修;超過1萬元的工程維修費用應報總經(jīng)理審批;

3.6.2對于支付施工單位的工程質量保證金,客戶服務部必須根據(jù)工程保修期的工程質量情況和保修配合狀況,綜合考慮工程尾款支付意見。

3.7客戶服務部必須對客戶信息進行處理,負責對接樓后所獲得的客戶信息(投訴要求、客戶建議、回訪結果等)進行處理。向公司提供下階段發(fā)展所需的信息支持。

3.7.1客戶服務部在經(jīng)營銷售部和物業(yè)公司的配合下協(xié)助總經(jīng)理室建立集團公司客戶資源統(tǒng)一信息平臺,收集、錄入和更新客戶信息,強化公司對客戶信息的利用;

3.7.2對客戶投訴和工作中收集的客戶信息進行分類,進行統(tǒng)計分析,制作分析報告,提出合理化建議,提供給公司各相關部門作為下階段工作參考依據(jù),避免公司在下階段工作出現(xiàn)重復失誤,從而提高公司市場競爭力;

3.7.3由客戶服務部經(jīng)物業(yè)公司向小區(qū)物業(yè)處收集小區(qū)設備運行滿一年的使用情況,并要求物業(yè)公司填寫《產(chǎn)品使用情況表》,負責將信息轉交工程材料部;

3.7.4客戶服務部在工作中必須注意客戶投訴傾向,力爭在客戶產(chǎn)生投訴前將問題解決,對于可能出現(xiàn)的重大投訴事件,必須及時提出預警信息;

3.7.5客戶服務部在小區(qū)客戶入住50%后,進行客戶回訪工作,了解新入住客戶的意見,統(tǒng)計客戶的滿意度,了解公司下階段工作的改進方向。

3.7.5.1在新小區(qū)第一次的客戶回訪工作中,客戶回訪戶數(shù)不應少于已入住戶數(shù)的90%,宜采用入戶回訪方式;

3.7.5.2每個小區(qū)宜每年進行一次客戶回訪工作,可以采用抽取10~25%的客戶進行回訪(第一次回訪除外),回訪戶數(shù)不少于總入住戶數(shù)的10%;

3.7.5.3經(jīng)營銷售部、物業(yè)公司應全力配合客戶服務部回訪工作;

3.7.5.4對專項事件回訪工作,可以由客戶服務部組織或配合相關部門進行;

3.7.5.5進行客戶回訪時采用《客戶滿意度調(diào)查表》,調(diào)查內(nèi)容根據(jù)不同階段或不同工作對內(nèi)容作適當調(diào)整;

3.7.5.6對客戶回訪的調(diào)查結果,應采用統(tǒng)計技術進行分析,使調(diào)查結果公正、有效,具有可用性、可借鑒性,作為公司下階段工作改進的信息輸入;

3.7.5.7回訪后對客戶反饋的意見、要求、建議、投訴要及時整理分析,妥善處理,重大問題向公司請示解決,回訪處理率達100%;

3.7.5.8客戶服務部經(jīng)理每年抽查一次《客戶滿意度調(diào)查表》的整改和采納情況;

3.7.5.9客戶服務部經(jīng)理對于在回訪中對公司嚴重不滿意的客戶,必須全數(shù)參與再回訪工作,對于《客戶滿意度調(diào)查表》上的'不滿意'項集中的問題做專題調(diào)查,負責跟蹤處理;

3.8驗樓、接樓工作是公司將產(chǎn)品交付客戶的重要階段,客戶服務部應全力配合經(jīng)營部、工程部、物業(yè)公司做好向客戶移交產(chǎn)品的接驗樓工作,及時發(fā)現(xiàn)和解決問題,及時處理客戶投訴糾紛,做好在交樓時對客戶的各種配套服務。

3.9客戶服務部應該積極開展對客戶的主動服務,預先解決客戶的困難,增加客戶對公司的認同感,提高公司品牌美譽度和客戶滿意率。

3.9.1客戶服務部在公司開發(fā)樓盤的不同階段,分別開展不同的針對客戶的專項服務活動,盡可能的引導客戶消費理念,減少客戶的投訴;

3.9.2客戶服務部應介入由公司對外聯(lián)絡部、經(jīng)營銷售部、人力資源部操作進行的服務社區(qū)客戶的工作和活動,全方面考慮客戶意見,統(tǒng)籌制訂對社區(qū)客戶影響最小的解決方案;

3.9.3整合公司各部門和各分支機構針對客戶開展的社區(qū)活動,避免重復舉辦;

3.10會議及報告制度

3.10.1在新開發(fā)樓盤竣工交付后一年內(nèi)各小區(qū)客戶服務處每周應召開一次投訴協(xié)調(diào)例會,由客戶服務部、物業(yè)公司(處)、經(jīng)營銷售部、工程材料部派員參加,協(xié)調(diào)解決本周內(nèi)產(chǎn)生的和遺留的客戶投訴問題;

3.10.2客戶服務部每周召開一次各服務處的主任例會,總結本周的投訴問題,計劃投訴解決方案;

3.10.3各客戶服務處每周向客戶服務部提交《客戶服務部投訴處理周報》匯報本周投訴解決情況;

3.10.4各服務處每季、年制作報表向客戶服務部提交,客戶服務部進行匯總后向公司總經(jīng)理室提交;

3.10.5對于重大投訴,由客戶服務部召開專題會議,并形成專題會議紀要;

3.10.6對于重大投訴或處理困難的投訴事件,由客戶服務部向公司提供專題報告。

4相關文件:

4.1《項目開發(fā)總策劃程序》

4.2《設計過程管理程序》

4.3《施工管理程序》

4.4《工程造價管理程序》

4.5《銷售過程管理程序》

4.6《財務管理制度》