第1篇 x酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序
酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序
接待來訪及電話工作程序
(1)酒店內(nèi)部來人接待:認真聽取來訪者訴說求見解決的事由,根據(jù)事情類別及具體內(nèi)容重要性,分別安排來訪者見部門經(jīng)理或其他主管。在有關(guān)主管接見來訪者后,由人資員負責(zé)有關(guān)工作落實安排。
(2)酒店外部人員來訪接待:當(dāng)酒店外部人員來訪時,人資員應(yīng)熱情接待,請座沏茶并問清來訪者單位、姓名及要求等情況根據(jù)來訪者要求安排有關(guān)主管接見。如遇來訪者要求會見的部門主管外出時,應(yīng)讓來訪者填寫留言或記錄來訪者要求備用。當(dāng)部門主管接見后,人資員送客并簽會客單,如需跟辦有關(guān)工作,人資員應(yīng)及時請示部門主管。
(3)電話記錄:人資員應(yīng)按酒店規(guī)定的電話應(yīng)答禮儀接酒店內(nèi)外的電話。當(dāng)來電者所訪主管不在并要留言時,人資員應(yīng)認真做好電話記錄:寫明來電日期、時間、來電者姓名、單位,留言內(nèi)容。記錄要簡單明了,字跡清楚,聽寫完畢應(yīng)向來電者復(fù)述內(nèi)容獲取認可。若要求回電,應(yīng)記清回電號碼及分機。
部門向上行文工作程序
(2)行政文員記錄部門主管的要求,擬寫請示的要點;
(3)按規(guī)范行文:寫明編文號、標(biāo)題(作者、事由、文種)、臺頭(行文單位名稱)、內(nèi)容(請示事項)、落款(行文單位名稱和發(fā)文時間);
(4)部門經(jīng)理簽字(或有關(guān)部門主管會簽);
(5)行政文員打印、校對;
(6)部門主管審閱后簽字;
(7)行政文員按酒店行文路線上報或郵寄外發(fā);
(8)將原件的復(fù)印件一份存入部門檔案。
部門檔案立卷工作程序及借閱檔案保密規(guī)定
(1)部門檔案立卷:按歸檔類范圍(目錄)積累與收集材料,加以整理與鑒別并確立保存期(短期、長期或永久)。將整理后的資料分類、編目、登記,按規(guī)范要求裝訂成冊,最后立卷上架存檔保管。
(2)借閱檔案保密規(guī)定:由于人資質(zhì)檢部的各類檔案涉及面廣,尤其是人事方面內(nèi)容必須注意保密。凡向人資質(zhì)檢部借閱檔案,必須經(jīng)由部門經(jīng)理親自批準(zhǔn),就地查閱,凡需借出檔案或復(fù)印有關(guān)內(nèi)部資料的,應(yīng)先由借閱單位或部門主管出具有效證明件,由人資質(zhì)檢部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后辦理登記手續(xù),借出檔案在規(guī)定歸還日期內(nèi),由人資員負責(zé)催還。
(3)對于人資質(zhì)檢部有關(guān)質(zhì)檢報告、處罰決定等相關(guān)材料,未經(jīng)部門主管同意不得外傳。
部門內(nèi)部文件資料傳閱流程
(1)凡由酒店行政領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件,行政文員按文件上規(guī)定的傳閱對象,一式多份復(fù)印后分發(fā)各主管閱讀保存;
(2)凡酒店內(nèi)部文件傳閱后需歸還的,由行政文員按文件下發(fā)對象輪流分送部門內(nèi)各有關(guān)人員閱讀后簽字備案。
(3)部門內(nèi)部文件及參考資料的傳閱,由行政文員專門打印部門內(nèi)部文件傳閱單,印上部門所有人員姓名,及傳閱文件資料名稱傳閱日期,將文件及資料上傳閱單,按傳閱單姓名順序,下發(fā)各人員輪流傳閱后簽名。
部門內(nèi)部溝通、計劃與匯報程序
(1)人資質(zhì)檢部內(nèi)部情況溝通:一般以每日晨會、每周例會上口頭報告形式進行溝通,如有條件可由人資員編印書面信息簡報,報道部門工作進展情況,也可分發(fā)其他部門或行政辦公室傳閱。
(2)部門工作計劃以月度、季度和年度為界限,由人資質(zhì)檢部主管撰寫成文,經(jīng)由行政文員匯總打印成部門工作計劃。部門工作計劃打印后分發(fā)各主管備案使用。(3)部門工作匯報也按月度、季度、年度分期進行,各分部門主管月末、季末前分別上交工作報告,由行政文員收集其他相關(guān)資料,匯總撰寫部門工作匯報,請示部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,打印分發(fā)各有關(guān)部門。部門年度工作匯報經(jīng)會議討論通過,行政文員記錄整理后,經(jīng)由部門經(jīng)理審批后打印成文。
第2篇 酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序
酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序接待來訪及電話工作程序
(1) 酒店內(nèi)部來人接待:認真聽取來訪者訴說求見解決的事由,根據(jù)事情類別及具體內(nèi)容重要性,分別安排來訪者見部門經(jīng)理或其他主管。在有關(guān)主管接見來訪者后,由人資員負責(zé)有關(guān)工作落實安排。
(2) 酒店外部人員來訪接待:當(dāng)酒店外部人員來訪時,人資員應(yīng)熱情接待,請座沏茶并問清來訪者單位、姓名及要求等情況根據(jù)來訪者要求安排有關(guān)主管接見。如遇來訪者要求會見的部門主管外出時,應(yīng)讓來訪者填寫留言或記錄來訪者要求備用。當(dāng)部門主管接見后,人資員送客并簽會客單,如需跟辦有關(guān)工作,人資員應(yīng)及時請示部門主管。
⑶ 電話記錄:人資員應(yīng)按酒店規(guī)定的電話應(yīng)答禮儀接酒店內(nèi)外的電話。當(dāng)來電者所訪主管不在并要留言時,人資員應(yīng)認真做好電話記錄:寫明來電日期、時間、來電者姓名、單位,留言內(nèi)容。記錄要簡單明了,字跡清楚,聽寫完畢應(yīng)向來電者復(fù)述內(nèi)容獲取認可。若要求回電,應(yīng)記清回電號碼及分機。部門向上行文工作程序
(2) 行政文員記錄部門主管的要求,擬寫請示的要點;
⑶ 按規(guī)范行文:寫明編文號、標(biāo)題(作者、事由、文種)、臺頭(行文單位名稱)、內(nèi)容(請示事項)、落款(行文單位名稱和發(fā)文時間);
(4) 部門經(jīng)理簽字(或有關(guān)部門主管會簽);
(5) 行政文員打印、校對;
(6) 部門主管審閱后簽字;
(7) 行政文員按酒店行文路線上報或郵寄外發(fā);
(8) 將原件的復(fù)印件一份存入部門檔案。部門檔案立卷工作程序及借閱檔案保密規(guī)定
(1) 部門檔案立卷:按歸檔類范圍(目錄)積累與收集材料,加以整理與鑒別并確立保存期(短期、長期或永久)。將整理后的資料分類、編目、登記,按規(guī)范要求裝訂成冊,最后立卷上架存檔保管。
(2) 借閱檔案保密規(guī)定:由于人資質(zhì)檢部的各類檔案涉及面廣,尤其是人事方面內(nèi)容必須注意保密。凡向人資質(zhì)檢部借閱檔案,必須經(jīng)由部門經(jīng)理親自批準(zhǔn),就地查閱,凡需借出檔案或復(fù)印有關(guān)內(nèi)部資料的,應(yīng)先由借閱單位或部門主管出具有效證明件,由人資質(zhì)檢部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后辦理登記手續(xù),借出檔案在規(guī)定歸還日期內(nèi),由人資員負責(zé)催還。
⑶ 對于人資質(zhì)檢部有關(guān)質(zhì)檢報告、處罰決定等相關(guān)材料,未經(jīng)部門主管同意不得外傳。部門內(nèi)部文件資料傳閱流程
(1) 凡由酒店行政領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件,行政文員按文件上規(guī)定的傳閱對象,一式多份復(fù)印后分發(fā)各主管閱讀保存;
(2) 凡酒店內(nèi)部文件傳閱后需歸還的,由行政文員按文件下發(fā)對象輪流分送部門內(nèi)各有關(guān)人員閱讀后簽字備案。
⑶ 部門內(nèi)部文件及參考資料的傳閱,由行政文員專門打印部門內(nèi)部文件傳閱單,印上部門所有人員姓名,及傳閱文件資料名稱傳閱日期,將文件及資料上傳閱單,按傳閱單姓名順序,下發(fā)各人員輪流傳閱后簽名。部門內(nèi)部溝通、計劃與匯報程序
(1) 人資質(zhì)檢部內(nèi)部情況溝通:一般以每日晨會、每周例會上口頭報告形式進行溝通,如有條件可由人資員編印書面信息簡報,報道部門工作進展情況,也可分發(fā)其他部門或行政辦公室傳閱。
(2) 部門工作計劃以月度、季度和年度為界限,由人資質(zhì)檢部主管撰寫成文,經(jīng)由行政文員匯總打印成部門工作計劃。部門工作計劃打印后分發(fā)各主管備案使用。
⑶ 部門工作匯報也按月度、季度、年度分期進行,各分部門主管月末、季末前分別上交工作報告,由行政文員收集其他相關(guān)資料,匯總撰寫部門工作匯報,請示部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,打印分發(fā)各有關(guān)部門。部門年度工作匯報經(jīng)會議討論通過,行政文員記錄整理后,經(jīng)由部門經(jīng)理審批后打印成文。
