待接管物業(yè)管理前期準備工作程序
物業(yè)管理公司程序文件
待接管物業(yè)管理前期準備程序
1.目的
規(guī)范物業(yè)管理前期準備工作,為入伙做好充分準備。
2.范圍
適用于公司待接管物業(yè)項目。
3.職責
3.1分管總經(jīng)理助理負責物業(yè)管理前期準備的組織工作。
3.2房產(chǎn)后勤管理部負責前期介入移交手續(xù)的辦理。
3.3總經(jīng)理辦公室負責物業(yè)管理合同的評審,標識制作。
3.4人力資源部負責人員編制確定、人員招聘及入職培訓工作。
3.5財務管理部負責各類收費項目及標準的核定。
3.6品質(zhì)管理部負責各項規(guī)章制度及入伙資料的審核。
3.7新建管理處經(jīng)理負責相關(guān)各項工作的籌備和實施。
4.方法和過程控制
4.1房產(chǎn)后勤管理部前期準備工作
4.1.1向新建管理處移交前期介入相關(guān)資料,保證前期介入資料的完整性。
4.1.2負責與新建管理處對環(huán)境、安全、設備維護等工作的移交。
4.1.3負責新建管理處辦公用品及辦公設備的審核。
4.1.4負責新建管理處交通運輸工具的調(diào)配工作。
4.2總經(jīng)理辦公室前期準備工作
4.2.1負責新項目委托管理合同的評審,報總經(jīng)理簽定。
4.2.2負責新建管理處員工工作服的訂制。
4.2.3負責新建管理處所有標識的設計、制作并指導安裝。
4.2.4負責新項目入伙現(xiàn)場的策劃、布置及展板的設計、制作和擺放。
4.3人力資源部前期準備工作
4.3.1負責在入伙前三個月正式下發(fā)管理處成立的文件。
4.3.2根據(jù)《物業(yè)管理方案》審核新建管理處人員編制,并確保管理人員及專業(yè)技術(shù)人員入伙前三個月到位,安全員、保潔員提前一個月到位。
4.3.3負責新建管理處人員的招聘、入職培訓及考核。
4.4財務管理部前期準備工作
4.4.1負責前期介入費用及新項目管理費標準的測算,經(jīng)總經(jīng)理審批后納入委托管理合同。
4.4.2負責新項目各項服務收費標準的審定。
4.4.3負責管理處接管物業(yè)入伙前清潔費用的審定。
4.4.4負責指導管理處出納按財務制度建賬及財務軟件的使用。
4.4.5負責監(jiān)督新建管理處的物資采購工作。
4.5品質(zhì)管理部前期準備工作
4.5.1負責質(zhì)量體系文件的發(fā)放及協(xié)助編寫相關(guān)作業(yè)指導文件。
4.5.2負責提供有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)、行政規(guī)章等資料。
4.5.3協(xié)助管理處分類建立物業(yè)管理檔案資料。
4.5.4負責審核各項規(guī)章制度及入伙資料。
4.5.5負責審核保安器材、檢測儀器儀表、清潔綠化用品及各類工具等物資的采購申請。
4.5.6協(xié)助新項目管理處質(zhì)量體系文件及入伙工作辦理程序的培訓。
4.6新建管理處經(jīng)理前期準備工作
4.6.1負責擬定入伙工作計劃時間表,包括:工作內(nèi)容、負責人及完成時間等,并報分管總經(jīng)理助理審批。
4.6.2負責內(nèi)部管理運作相關(guān)工作:
a.編制管理處組織結(jié)構(gòu)、各崗位職責,報人力資源部審核、分管總經(jīng)理助理審批。
b.物資的采購:根據(jù)《物業(yè)管理方案》負責辦公用品、辦公設備及維修工具、設備、安全保潔工具、設備的購置計劃的制定、詢價、報批及采購工作。包括:
a.辦公用品:家私、各類文具等。
b.辦公設備:打印機、電話、復印機、傳真機、空調(diào)、電視機、音響等。
c.后勤服務設施:食堂、宿舍用品、用具等。
d.網(wǎng)絡設備:電腦等。
e.清潔及綠化設備和工具:洗地機、吸塵器、剪草機、噴霧器等。
f.安全設備:對講機、電警棍、手電筒等。
g.加工維修設備工具:萬用表、兆歐表、電焊機、臺虎鉗等。
c.根據(jù)物業(yè)實際情況,完善閉路監(jiān)控、停車場設施、背景音樂、泛光照明、信箱、康樂休閑文化設施、園林綠化等公共設施。
d.指定專人記錄入伙前后發(fā)生的清潔、返修及配套完善工程等所產(chǎn)生的各項費用,以便與地產(chǎn)公司結(jié)算。
4.6.3負責對外公共關(guān)系的建立及有關(guān)證照辦理:
a.與政府有關(guān)部門建立良好的公共關(guān)系,包括:自來水公司、供電局、煤氣公司、有線電視、電信局、工商、稅務、派出所、街道辦事處、居委會等。
b.辦理管理處營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、收費許可證等。
c.辦理本物業(yè)停車場的驗收及營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、收費許可證等。
d.配合項目部辦理用水、用電指標的申請、水電抄表到戶、電話、有線電視、煤氣、通郵、網(wǎng)絡等的開通手續(xù)。
4.6.4將《入住指引》、《業(yè)主(住戶)資料卡》于入伙前十天交地產(chǎn)公司,與《入伙通知書》一并發(fā)放業(yè)主。
4.6.5負責入伙前一周準備好入伙應備資料,包括:
a.《入伙流程》
b.《委托銀行代收款協(xié)議書》;
c.《業(yè)主公約》;
d.《業(yè)戶手冊》;
e.《前期物業(yè)管理協(xié)議書》
f.《房屋交付驗收表》;
g.《常規(guī)服務項目表》
h.水、電、氣、有線電視開戶申請資料;
i.防盜門、窗花、陽臺推拉門圖樣(包括材料、規(guī)格、尺寸、安裝要求等);
j.房內(nèi)配送電器或其他需操作設施用品的說明書、保修卡;
k.房間設計平面圖(含水電走向);
l.其他與業(yè)主相關(guān)資料。
m.現(xiàn)場入伙宣傳展板及相關(guān)入伙指引標識。
n.所有'入伙資料'的填寫樣本。
4.6.6進行入伙模擬演練,檢驗入伙流程、資源配置等準備工作是否充分。
5.支持性文件
vkwy7.3-g01《物業(yè)管理策劃階段工作程序》
vkwy7.2.2-z01《合同評審程序》
vkwy7.4-z01《采購管理程序》
