某某物業(yè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核控制工作程序

某某物業(yè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核控制工作程序

某物業(yè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核控制程序

1.目的

為進(jìn)行公司質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核,特編制本程序。

2.范圍

2.1本程序規(guī)定了內(nèi)部審核的流程和方法,以驗證質(zhì)量管理體系各項管理活動的符合性和有效性。

2.2本程序適用于對質(zhì)量管理體系范圍內(nèi),各部門管理活動的審核。

3.職責(zé)

3.1管理者代表負(fù)責(zé)審批《內(nèi)部審核計劃》,任命審核組長和審核員,組織內(nèi)部審核,審批內(nèi)審報告。

3.2審核組長負(fù)責(zé)做好審核員的工作分工和審核準(zhǔn)備,組織、開展現(xiàn)場審核,編寫《內(nèi)部審核報告》,并負(fù)責(zé)審核后的跟蹤管理工作。

3.3審核員負(fù)責(zé)編制《內(nèi)部審核檢查表》(以下簡稱'內(nèi)審檢查表'),實施現(xiàn)場審核,確定不合格項并編制《內(nèi)部審核不合格項報告表》,負(fù)責(zé)糾正預(yù)防措施的跟蹤驗證。

3.4被審核部門負(fù)責(zé)配合審核員開展本部門的審核工作。

3.5不合格項責(zé)任部門負(fù)責(zé)對本部門的不合格項制定糾正措施,按期實施整改,并對實施效果負(fù)責(zé)。

4.工作內(nèi)容

4.1審核時間

4.1.1審核一年不少于一次,必要時,管理者代表可根據(jù)需要做出提前內(nèi)審或增加內(nèi)審次數(shù)的決定,如:

4.1.1.1當(dāng)體系發(fā)生變更、相關(guān)職能有較大變化時;

4.1.1.2當(dāng)相關(guān)方對涉及的特殊過程或項目提出要求時;

4.1.1.3當(dāng)服務(wù)過程中發(fā)生人身安全事故、設(shè)備事故時;

4.1.1.4認(rèn)證機構(gòu)監(jiān)督評審時。

4.1.2當(dāng)提前內(nèi)審或增加內(nèi)審次數(shù)時,全面質(zhì)量管理辦公室應(yīng)提前通知有關(guān)部門。

4.2審核前的準(zhǔn)備

4.2.1組成審核組

4.2.1.1內(nèi)審工作開展前,管理者代表應(yīng)任命審核組長和組員,為審核工作提供組織保證,審核組長和組員應(yīng)分別具備如下資格:

a)組長:持有內(nèi)審員或外審員資格證書,并具有較強獨立工作能力和協(xié)調(diào)能力;

b)組員:接受過gb/t19001標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)審員或外審員培訓(xùn),并獲得相應(yīng)資格證書。

4.2.1.2審核組組長應(yīng)按組員的專業(yè)特長進(jìn)行分工,審核人員不能審核自己的工作。

4.2.1.3特殊情況下,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn),審核組可吸收專業(yè)技術(shù)人員或觀察員參加。

4.2.2編制《內(nèi)部審核計劃》

4.2.2.1審核組組長負(fù)責(zé)編制《內(nèi)部審核計劃》,《內(nèi)部審核計劃》的內(nèi)容主要有:

a)審核的目的、范圍和依據(jù);

b)審核組成員;

c)受審核部門、審核過程或要素;

d)審核組內(nèi)部交流的時間安排等;

e)審核日期、日程的安排:

在審核前10天,由審核組長召開一次審核小組會議,對《內(nèi)部審核計劃》進(jìn)行討論并明確分工。

4.2.2.2《內(nèi)部審核計劃》經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,全面質(zhì)量管理辦公室應(yīng)提前五個工作日,向有關(guān)部門發(fā)出內(nèi)部審核通知。

4.2.2.3受審核部門接到計劃后應(yīng)安排有關(guān)人員做好配合和準(zhǔn)備工作,如果對審核項目和日期有異議,應(yīng)提前3個工作日通知審核組,經(jīng)協(xié)商后修訂《內(nèi)部審核計劃》。

4.2.3編制《內(nèi)審檢查表》

4.2.3.1《內(nèi)部審核計劃》發(fā)布后,審核組組長應(yīng)組織審核員對《內(nèi)部審核計劃》進(jìn)行討論,明確審核準(zhǔn)則和審核深度,并編制《內(nèi)審檢查表》。

4.2.3.2《內(nèi)審檢查表》的編制應(yīng)依據(jù):

a)gb/t19001標(biāo)準(zhǔn);

b)適用的法律、法規(guī)和其他要求;

c)體系文件,包括質(zhì)量方針、目標(biāo)(指標(biāo))、管理手冊、程序文件、服務(wù)工作規(guī)范;

d)必要時,從現(xiàn)場收集的相關(guān)信息。

4.2.3.3《內(nèi)審檢查表》應(yīng)在審核實施前送審核組長確認(rèn)。

4.3實施審核

4.3.1首次會議

4.3.1.1首次會議標(biāo)志著現(xiàn)場審核的開始,首次會議由審核組長主持召開,與會者應(yīng)在《內(nèi)部審核會議簽到表》中簽到,參加的人員和部門主要有:

a)最高領(lǐng)導(dǎo)層、管理者代表;

b)受審核部門負(fù)責(zé)人;

c)內(nèi)審組全體成員。

4.3.1.2審核組組長在會議上應(yīng)說明本次審核的目的、范圍、準(zhǔn)則、方法和時間安排,明確配合人員,對《內(nèi)部審核計劃》中的安排做進(jìn)一步確認(rèn),(遇特殊情況時,應(yīng)及時調(diào)整并再次確認(rèn))。

4.3.2獲取審核證據(jù)

4.3.2.1審核員參照《內(nèi)部審核檢查表》中的具體內(nèi)容,對受審核部門進(jìn)行現(xiàn)場檢查,對所涉及的過程和活動,收集、尋找符合或不符合審核準(zhǔn)則的客觀證據(jù),獲取審核證據(jù)的方法主要有:

a)與被審核對象交談;

b)調(diào)閱文件;

c)現(xiàn)場查驗記錄;

d)觀察操作;

e)隨即抽樣等。

4.3.2.2現(xiàn)場審核時,審核員應(yīng):

a)及時作好審核記錄,記錄必須清楚、完整,有可追溯性;

b)發(fā)現(xiàn)問題時,審核員應(yīng)進(jìn)一步調(diào)查清楚,力求客觀公正,并及時給予審核方口頭反饋;

c)當(dāng)證據(jù)不足或不清楚時,審核員應(yīng)一查到底,直到弄清楚為止;

d)做好相應(yīng)的檢查審核記錄,填寫《內(nèi)部審核檢查表》,記錄必須清楚完整。

4.3.3審核情況的總結(jié)、評價

4.3.3.1審核組組長應(yīng)按《內(nèi)部審核計劃》的安排,召集內(nèi)部會議,

對審核情況進(jìn)行溝通和小結(jié)。

4.3.3.2召開末次會議之前,審核組長應(yīng):

a)組織內(nèi)審組成員,根據(jù)記錄的審核證據(jù),對照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評價,確定不合格項及其嚴(yán)重性,開出《內(nèi)部審核不合格項報告表》;

b)召開審核組全體會議,進(jìn)一步評價審核結(jié)果;

c)將《內(nèi)部審核不合格項報告表》交受審核部門確認(rèn)。

4.3.3.3審核組組長于內(nèi)審后一周內(nèi)負(fù)責(zé)編寫本次《內(nèi)部審核報告》。《內(nèi)部審核報告》的內(nèi)容主要有:

a)審核的目的、范圍和依據(jù);

b)審核組成員和受審核部門代表名單;

c)審核日期及審核計劃具體實施情況;

d)審核中發(fā)現(xiàn)的不合格情況、不合格項目分布情況(《內(nèi)部審核不合格項統(tǒng)計表》)和嚴(yán)重程度;

e)存在的主要問題;

f)體系符合性、有效性結(jié)論;

g)整改及糾正措施驗證的要求等。

4.3.3.4《內(nèi)部審核報告》由管理者代表審核后發(fā)放。

4.3.4末次會議

4.3.4.1末次會議標(biāo)志著現(xiàn)場審核的結(jié)束,末次會議由審核組長主持召開,參加人員原則上可以擴(kuò)大參加首次會議的人員,與會者應(yīng)簽到。

4.3.4.2末次會議的主要內(nèi)容包括:

a)重申審核的目的、范圍、依據(jù)及方法;

b)宣讀主要的《內(nèi)部審核不合格項報告表》;

c)宣讀《內(nèi)部審核報告》,明確責(zé)任部門采取措施的要求及審核員進(jìn)行檢查驗證的要求;

d)發(fā)出《內(nèi)部審核不合格項報告表》給受審部門。

4.4跟蹤、驗證

4.4.1末次會議后,責(zé)任部門應(yīng)對不合格項進(jìn)行整改;

4.4.2根據(jù)《內(nèi)部審核報告》的要求,審核員應(yīng)及時對不合格項的整改過程實施跟蹤、驗證;

4.4.3對不合格項整改過程中涉及多個部門或出現(xiàn)的新問題,審核員應(yīng)及時向?qū)徍私M長或管理者代表反映,及時協(xié)調(diào)解決。

5.相關(guān)文件

無

6.記錄表格

6.1《內(nèi)部審核計劃》(8.2.2-j-01)

6.2《內(nèi)部審核檢查表》(8.2.2-j-02)

6.3《內(nèi)部審核不合格項報告表》(8.2.2-j-03)