酒店財務管理工作側(cè)重點
酒店財務管理工作側(cè)重點
酒店企業(yè)以獲取最經(jīng)濟效益、獲得最大利潤為自己管理目標,酒店企業(yè)在經(jīng)營管理中要取得最好的經(jīng)濟效益,酒店財務管理起著不可缺少的重要作用。每一位管理人員,都要關(guān)心酒店財務管理工作和財務經(jīng)營狀況。酒店總經(jīng)理要親自分管,并經(jīng)常關(guān)心、研究財務經(jīng)營狀況。駐店經(jīng)理要經(jīng)常了解分析營業(yè)收入和成本控制,以及與預算執(zhí)行情況的對比;總會計師(財務總監(jiān))具體負責酒店內(nèi)的整個日常財務經(jīng)營管理工作;各部門經(jīng)理、各營業(yè)點的管理人員每天都要了解并分析營業(yè)情況。
一.財務總監(jiān)的主要工作任務
酒店總經(jīng)理和運轉(zhuǎn)經(jīng)理授權(quán)財務總監(jiān)對整個酒店的財務工作進行日常管理?？偨?jīng)理對酒店的財務管理的決策,要經(jīng)常聽取財務總監(jiān)(或財務部主任)的咨詢和意見。有時要請財務總監(jiān)參與一道討論、研究、制定財務經(jīng)營政策。
財務總監(jiān)的日常工作側(cè)重點是:
1、組織制定并控制酒店的經(jīng)營預算。
1)財務總監(jiān)的第一大任務就是協(xié)助總經(jīng)理在制作酒店經(jīng)營預算中起著具體組織、討論、編制、協(xié)調(diào)實施的作用。制定經(jīng)營預算計劃,是酒店經(jīng)營管理工作的首要任務。他是在總經(jīng)理的領導下,經(jīng)過上下反復討論修改制定而成的。
1)預算計劃中的收入指標和經(jīng)營指標是酒店經(jīng)營的目標和方向。財務總監(jiān)在具體組織、制定經(jīng)營預算的初始階段,要對酒店的資產(chǎn)、實力、短處、市場前景和經(jīng)營作出估計,要對去年經(jīng)營情況和來年的通貨膨脹率有個預測和分析,目的是尋找和制定出合理可行的預算計劃。
2)酒店的經(jīng)營預算計劃一經(jīng)確定,財務總監(jiān)的任務就是要協(xié)調(diào)、控制酒店及各部門、各營業(yè)點都認真執(zhí)行這個預算計劃。酒店各部門的經(jīng)營管理工作,都是以酒店的經(jīng)營預算計劃為中心展開的。而這個計劃完成得如何,是以經(jīng)營成果來?量的。因此,經(jīng)營預算計劃是經(jīng)營管理活動的核心。酒店財務總監(jiān)每月都要對整個酒店和各部門執(zhí)行預算的實際情況進行控制、分析和評估。
2.了解分析市場、制定價格政策。
經(jīng)常了解酒店的市場行情和本酒店在整個客源市場中的定位和比重,并對市場和營銷工作進行預測分析。這是進行經(jīng)營預算和管理的基礎。
酒店總經(jīng)理、運轉(zhuǎn)經(jīng)理和酒店財務總監(jiān)要對價格問題十分敏感。財務總監(jiān)要與市場營銷部的負責人經(jīng)過對市場的調(diào)研和其他同行酒店的價格比較,制定出本酒店的一整套價格結(jié)構(gòu)?？纯纯头績r格、餐飲價格、各娛樂消費點的價格是否具有競爭力。如果酒店的經(jīng)營成本增加了,市場又可以承受所增加成本帶來的加價,就可以研究上漲價格。價格政策的制定要非常慎重,根據(jù)市場供求關(guān)來調(diào)整,酒店價格具有導向和杠桿的功能作用。酒店財務總監(jiān)要經(jīng)常作價格上的定位工作,使酒店的經(jīng)營價格定在一個合適的、利于競爭的、又能確保盈利的地位。
3.閱讀分析各類經(jīng)營報表,控制經(jīng)營成本。
通過閱讀各類經(jīng)營報表了解每日經(jīng)營狀況。如:
(1)每天的營業(yè)收入情況如何;
(2)酒店的每天應付款和費用支出情況如何,并作費用支出的控制;
(3)當天應收款情況如何?？偨?jīng)理、運轉(zhuǎn)經(jīng)理要過問此事。財務總監(jiān)要關(guān)心信用上的有關(guān)問題,努力使應收款如期到帳,確保酒店資金的正常運轉(zhuǎn);
(4)要分析每日營業(yè)收入(總收入、餐飲收入、客房收入和其他娛樂消費營業(yè)點的收入)與成本費用的消耗關(guān)系,天氣變化與水、電、氣等能源費用的比例關(guān)系如何,餐飲收入與餐飲成本的控制是否得當。如果發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象,就要預先進行控制,幫助各有關(guān)部門分析原因,提出解決問題的思路和辦法,以避免異常現(xiàn)象的出現(xiàn),確保酒店經(jīng)營達到預算計劃的目標。
4.審批簽字,加強物資管理。
1)財務總監(jiān)協(xié)助總經(jīng)理對酒店發(fā)生的營業(yè)費用支出情況進行控制。大項費用支出都要經(jīng)過財務審批?？催@些費用是否符合預算計劃,不在預算的費用支出要嚴格控制和制止,預算外的特殊費用支出有特殊的審批辦法。財務總監(jiān)要特別重視對固定資產(chǎn)購置、外匯支付使用、計劃外采購的審批和控制。
1)另一方面財務總監(jiān)要對酒店物資、進貨、采購方面進行控制和督導。要做到所購物資價廉物美,避免給酒店帶來損失和資金浪費。同時要保證經(jīng)營生產(chǎn)所需各類物資及時保質(zhì)保量供應,以保證各項經(jīng)營活動正常進行。
5.財務方面的其他日常工作。
(1)例行參加每日晨會,了解運轉(zhuǎn)信息和接待情況,接受總經(jīng)理和運轉(zhuǎn)經(jīng)理的工作指令,會后貫徹落實執(zhí)行;
(2)檢查各營業(yè)收款點的工作是否正常,真正做到各營業(yè)收款點能發(fā)揮財務監(jiān)督控制作用,并使每筆收入準確無誤記錄在案;
(3)關(guān)心每天財務信用情況,了解各旅行社的應付款項是否如期到帳;
(4)檢查所屬各點工作情況是否規(guī)范,是否符合質(zhì)量標準;
(5)處理案頭工作,與外界保持聯(lián)系和信息溝通;
(6)平時注意幫助下屬解決工作上和思想上的問題,創(chuàng)造輕松愉快的工作環(huán)境;
(7)準備每個月財務分析報告,匯總整個酒店經(jīng)營情況進行分析,寫出分析意見報總經(jīng)理和運轉(zhuǎn)經(jīng)理參閱和審批。
二.建立物資采購管理體系,加強成本費用控制
1.把各項物資采購工作列入財務部管理范圍內(nèi)的好處在于:
*有利于資金的統(tǒng)一調(diào)度;
*便于采購工作的統(tǒng)一管理;
*便于酒店的費用和成本控制。
2.方法:
1)建立健全采購管理工作制度。
*重大的物資采購必須按預算進行,沒有預算計劃不得輕易采購。這樣可以避免重大采購上的隨意性和盲目性。
*所有物資采購均需物資采購計劃,每月由各部門制作一份采購申請報告,報有關(guān)方面審批簽字后,交采購部執(zhí)行。
*采購部門要確保各部門正常物資用品的最低庫存量,超過最低庫存量,由庫房保管員及時補充,而不需要部門作采購申請。
*餐飲部的采購工作量比較大,要簡易方便,但也要有利于控制。采購管理制度為每天早晨前各餐飲廚房需購點(西廚房要在前一天晚上下班前)提出所需的采購申請單報采購部,由采購根據(jù)酒店規(guī)定要求聯(lián)系供貨。供貨商送來所需材料,餐飲廚房各點驗收數(shù)量和質(zhì)量。
*倉儲管理制度和進貨驗貨管理制度。
*這些制度的建立要根據(jù)各地、各酒店的實際情況來研究制定,在實踐中不斷完善,以形成酒店自己的物資采購的管理體系。
2)合理價格是物資采購管理的關(guān)鍵因素。
必須做到以下幾個方面:
a各部門報來的采購申請單對所需的物資要標明價格、廠家、地址、尺寸和價格質(zhì)量標準等。
b在準備進貨的時候,堅持貨比三家的原則,從
中進行分析研究,這樣可以減少盲目性和隨意性。
c餐飲日常采購的原材料的價格確定,要按照酒店制定的采購定價辦理。以下程序和做法可供參考:
d每段時間(半個月或一個月)由三到六家蔬菜、水果、肉類、海鮮供貨商報價。程序如下:
*供貨間將報價單寄到成本控制室主任,由他拆封,并與采購部經(jīng)理討論選定供貨商,確定價格;
*采購部根據(jù)商定的價格和確定的供貨商,每天給他們打電話,要求采購訂貨。這是有效控制餐飲日常原材料采購供應價格的好方法。
*加強成本費用的控制。
內(nèi)容有:
a)總收入與總成本的對比分析;
b)能源消耗的節(jié)約與控制;
c)餐飲成本是否控制在規(guī)定的比例上;
d)各項費用開支是否有預算,是否必要;
e)所購物資、物品是否因過多而積壓倉庫,導致資金積壓;
f)各部門的營收和物品消耗是否在確定的標準之內(nèi);
g)應收款是否及時到帳;
h)更新改造的項目是否急需和有必要;
i)酒店的行政開支費用是否得當;
j)酒店管理中還有哪些可以節(jié)省的方法等等,都是成本費用控制的內(nèi)容。
三.財務管理與其他方面的關(guān)系
1、合理有效的資金運作。
1)為了確保供貨質(zhì)量和酒店資金有效運轉(zhuǎn),對鮮活產(chǎn)品一般可以每月付款一次。
2)財務部對內(nèi)部各部門和員工所發(fā)生的費用報銷,可以采取每月一次或兩次的報銷方法。這樣既可以使財務工作人員有更多時間和精力去做財務預算和財務控制,又可以使酒店資金得到充分利用。
3)要使酒店資金不斷增值,酒店總經(jīng)理、分管多種經(jīng)營和投資開發(fā)的副總經(jīng)理要與財務總監(jiān)一道商量,將有限的資金投向最有效的地方,開拓經(jīng)營。
2、市場和財務經(jīng)營分析會議。
1)財務總監(jiān)(財務部主任)每月要向總經(jīng)理、運轉(zhuǎn)經(jīng)理和各部門負責人報告分析上月財務經(jīng)營狀況,并與市場和營銷情況的分析一道進行。每月財務情況分析會既研究分析市場格局的變化對酒店當月的影響,又要分析當月酒店各部門在經(jīng)營過程中影響經(jīng)營所存在的問題,指出沒有完成或超額完成當月經(jīng)營預算的原因,對所存在的問題提出改進的對策和意見。
2)財務經(jīng)營情況的每月分析會議的目的:
*向各部門分析全店實際經(jīng)營狀況與預算的比較,
*分析研究,明確下個月財務經(jīng)營管理應注意的問題,使酒店的財務管理卓有成效,使酒店的經(jīng)營取得成功。
3、及時掌握信息。
財務管理工作要及時掌握有關(guān)信息,以此來指導財務工作。比如對旅游市場有關(guān)信息的了解;對同行酒店價格上政策的研究;對市場上與酒店關(guān)聯(lián)的一些價格了解;還有市場上物資供應價格變動情況等。此外,參加一些行業(yè)的聯(lián)系會議或行業(yè)協(xié)會,以此來獲得信息,共同研討酒店財務管理上的一些問題。
4、讓酒店各級管理人員都關(guān)心財務。
