商業(yè)廣場前期物業(yè)管理介入工作方案
商業(yè)廣場前期物業(yè)管理介入工作方案
物業(yè)管理工作是一項人為因素較大的社會性服務(wù)工作,它除了應(yīng)具有滿腔熱情的工作態(tài)度以外,還必須具有科學(xué)的工作方法,尤其是對一個新建項目的接管顯得更為重要。根據(jù)我們的觀察和分析,實施對'**商業(yè)廣場'全面管理分為5個階段,并根據(jù)不同階段明確其階段性中心工作,以此不斷構(gòu)筑更高階段的基礎(chǔ),為全面管理提供必要條件。''
一、不同時段的工作任務(wù)
(1)前期熟悉階段
中心工作
公司領(lǐng)導(dǎo)層對項目的基本情況作全面了解,研究物業(yè)本體(包括各類設(shè)備、實施)、研究開發(fā)商的管理思想、研究前期業(yè)主的構(gòu)成情況。
基礎(chǔ)工作
1.通過對項目的全面了解,作出新接物業(yè)的可行性報告、品牌戰(zhàn)略報告,并在公司辦公會議上評審?fù)ㄟ^;
2.初步形成對項目管理的實施方案,并通過專題會議的論證;
3.根據(jù)開發(fā)商的需要,參與和了解樓盤銷售部門的銷售工作,從而從購房者中獲取較為直觀的管理要求,為下一步工作奠定基礎(chǔ)。
4.需開發(fā)商配合的主要工作
5.提供物業(yè)相關(guān)圖紙,為物業(yè)管理的早期介入工作提供方便;
6.督促承建商,要求其保存所購房屋設(shè)備、設(shè)施的技術(shù)資料,以便日后順利移交;
7.協(xié)調(diào)承建、物業(yè)雙方,確定參與工程例會的日期。明確交流的方式以及問題糾正的措施和驗證方法。
(2)培訓(xùn)模擬階段
中心工作
抽調(diào)各工種人員進(jìn)行培訓(xùn),通過考核進(jìn)行篩選,組建管理服務(wù)中心管理班子,適時進(jìn)行模擬操作。
基礎(chǔ)工作
1.培訓(xùn)工作
2.人員組成
公司范圍內(nèi)抽調(diào)或招聘適合本項目工作的水、電、泥、木、清潔、綠化、秩序維護(hù)員等各工種人員若干名(選拔條件:身體健康、有吃苦耐勞精神,有甘當(dāng)保姆意識、技術(shù)工種應(yīng)具有相應(yīng)資質(zhì)),抽調(diào)或招聘管理處經(jīng)理(選拔條件:身體健康,大專以上文化水平,有專業(yè)管理知識,有超前意識和前瞻眼光,有協(xié)調(diào)和溝通能力,有領(lǐng)導(dǎo)一班人的藝術(shù)水平,有任勞任怨的精神,有敢于自我加壓的勇氣)。
3.培訓(xùn)實施
集中學(xué)習(xí)iso國際質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及公司貫標(biāo)文件。
制定適合物業(yè)管理的各工種的服務(wù)質(zhì)量控制程序以及各工種操作規(guī)程。
制定各崗位階段性工作目標(biāo),同時制定目標(biāo)實現(xiàn)保證措施。
了解熟悉項目管理要求,針對性地進(jìn)行專業(yè)技能考試,以保證滿足項目管理要求所需的技術(shù)支撐。
根據(jù)培訓(xùn)以及考核情況,對參與培訓(xùn)的人員進(jìn)行篩選,選擇涉外物業(yè)作為模擬訓(xùn)練基地,對各工種人員進(jìn)行適應(yīng)性模擬訓(xùn)練,確定組成人員(差額)。
4.施工監(jiān)理介入
根據(jù)開發(fā)商、承建商、物業(yè)管理三方于第一階段確定的介入方法及日期、目的等方案,實施質(zhì)量監(jiān)理。
建議采用的方法:
二周一次現(xiàn)場查勘(無陪同)。
每月一次工程例會(三方參加,如有分包則應(yīng)請分包方一并參加)。
物業(yè)管理于每月第一周用書面形式根據(jù)工程進(jìn)度及工程所涉及的內(nèi)容報告監(jiān)理介入情況。
需開發(fā)商配合的工作
協(xié)調(diào)進(jìn)入施工現(xiàn)場的方式或辦理工地出入證件。
根據(jù)物業(yè)員工崗位培訓(xùn)工作進(jìn)度,提供相關(guān)資料,如設(shè)備、設(shè)施使用說明書、售樓合同等。
(3)現(xiàn)場模擬階段
中心工作
通過現(xiàn)場模擬,達(dá)到臨戰(zhàn)狀態(tài)。
基礎(chǔ)工作
1.根據(jù)擬定的管理方案,對各工種人員進(jìn)行入崗模擬,考察、測評其適應(yīng)性。
2.通過現(xiàn)場模擬,驗證管理方案及各工種要求是否適宜,如否,則作適當(dāng)修正。
3.進(jìn)行接管訓(xùn)練,調(diào)整適應(yīng)狀態(tài)。
4.現(xiàn)場考察關(guān)于居住物業(yè)禁止行為,并擬成文件交開發(fā)商審核,以備派發(fā)《入戶通知書》時一并發(fā)放。
5.對前期質(zhì)量監(jiān)理中的合理化建議情況進(jìn)行驗證,如確屬合理化建議且具有解決能力而未解決的事項,專題報告開發(fā)商并落實糾正預(yù)防措施。
6.與開發(fā)商研究二年保修責(zé)任以及保修費用支付方式問題。
7.確定物業(yè)接管驗收的方法、時間以及三方參與驗收人員名單,明確各自崗位要求及職責(zé)。
需開發(fā)商配合工作
8.進(jìn)行入崗模擬提供進(jìn)入現(xiàn)場方便。
9.請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對參與入崗模擬培訓(xùn)人員授課一次,課題:'如何使項目保值、增值'。
10.派發(fā)并要求業(yè)主簽收《居住物業(yè)禁止行為》,并將驗收清單作為相關(guān)資料一并移交物業(yè)公司。
11.監(jiān)督承建商重視物業(yè)公司前期質(zhì)量監(jiān)理中報告的相關(guān)質(zhì)量問題以及合理化建議。
(4)驗收和進(jìn)戶階段
中心工作
組織對新接物業(yè)的全面驗收。
1.預(yù)驗
驗收小組依據(jù)驗收要求、計劃、清單和技術(shù)資料等按專項分別進(jìn)行預(yù)驗收。在預(yù)驗收過程中未達(dá)到設(shè)計和使用要求的建筑、設(shè)備和設(shè)施等項目做好記錄并匯總成書面整改報告。
2.整改
整改報告經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后送達(dá)開發(fā)商,由開發(fā)商督促承建商或其它方式進(jìn)行整改,然后由驗收小組進(jìn)行檢查驗收,直至符合驗收標(biāo)準(zhǔn)。
3.正式驗收
經(jīng)整改符合要求后,由驗收小組進(jìn)行正式驗收,最終確認(rèn)物業(yè)建筑及設(shè)備、設(shè)施符合接受要求。
接納前期業(yè)主入住。
基礎(chǔ)工作
驗收工作基本內(nèi)容見前期物業(yè)管理工作設(shè)想。
編制違章處理程序,制止各類違章行為。
派發(fā)、簽收各類資料。
物業(yè)公司派發(fā)或需上墻公布的資料:
入住須知(明確業(yè)主及同住人、使用人的權(quán)利義務(wù)關(guān)系,明確居住物業(yè)各類禁止行為)。
物業(yè)管理規(guī)定(各崗位職責(zé))。
物業(yè)管理收費批準(zhǔn)文件。
房屋裝修協(xié)議書(明確業(yè)主在裝修中需承擔(dān)的義務(wù))。
外來人員出入登記辦證制度(施工人員進(jìn)出物業(yè)項目遵守的各類規(guī)定)。
停車占路協(xié)議書(明確車位及相應(yīng)的權(quán)利義務(wù))。
業(yè)主辦理入住手續(xù)時隨帶資料:
房屋買賣合同。
開發(fā)商簽發(fā)的入住通知書
業(yè)主身份證或企業(yè)營業(yè)執(zhí)照。
委托書及被委托人身份證。
房屋維修基金、管理費、裝修垃圾清運費。
> 其它資料。
業(yè)主辦理入住手續(xù)時,同時提供相關(guān)服務(wù)(代請信譽(yù)較好的裝修公司;代請施工質(zhì)量監(jiān)理人員;代為訂購花卉及家庭綠化布置、管理;其它委托服務(wù)等)。
加大各類違章糾正力度,力保前期無違章。
推行iso國際質(zhì)量體系。
需開發(fā)商配合的工作。
嚴(yán)格履行建筑施工質(zhì)量驗收手續(xù),把好第一關(guān)。
派員定期參加建筑質(zhì)量回訪會議并監(jiān)督承建商一同參與(每月一次)。
(5)正式實施
中心工作
1.迎接大批業(yè)主入住。
2.檢驗各工種操作要求及各項制度的適宜性,必要時作適當(dāng)修改。
3.制定糾正和預(yù)防措施。
4.全面實施品牌戰(zhàn)略。
基礎(chǔ)工作
5.總結(jié)前階段的經(jīng)驗教訓(xùn),為業(yè)主提供更直接更有效的服務(wù)。
6.檢查各工種的工作效果,征詢各方面的意見或建議,針對性的對相關(guān)工作要求及規(guī)章制度作修改補(bǔ)充,保證所提供的服務(wù)符合要求。
7.對可能發(fā)生的各類不利于管理工作的因素作分析(包括:違章占路、亂停車、違章搭建、亂倒垃圾等),制定相應(yīng)的糾正和預(yù)防措施。
8.按即定方針,全面實施品牌戰(zhàn)略。
需開發(fā)商配合的工作
9.組織相關(guān)人員對物業(yè)管理工作進(jìn)行檢查,及時反饋相關(guān)意見。
10.參與制定糾正和預(yù)防措施。
二、前期物業(yè)管理工作計劃
時間工作計劃工作要求
中標(biāo)后成立籌備工作小組。明確工作要求及職責(zé)。
簽訂物業(yè)管理合同一周內(nèi)協(xié)調(diào)進(jìn)入施工現(xiàn)場。物業(yè)管理前期介入(按規(guī)定辦理施工現(xiàn)場進(jìn)入手續(xù))。
簽訂物業(yè)管理合同后按前期介入要求實施物業(yè)管理前期介入工作。每月一次參加工作例會(時間另定)。
每周二次巡視施工現(xiàn)場,對施工現(xiàn)場存在的問題以書面或口頭形式提出建議。
時間工作計劃工作要求
項目施工階段開發(fā)商向物業(yè)公司提供如下圖紙:
1、每幢樓層標(biāo)準(zhǔn)平面圖、底層、頂層平面圖。
2、水、電、煤、排污等管線走向圖。
3、智能化設(shè)施圖紙及操作要求。熟悉樓宇建造情況。
承接查驗前一周召開協(xié)調(diào)會,說明有關(guān)技術(shù)資料的保存、移交事宜。請開發(fā)商、承建商、監(jiān)理派員參加。
交樓前二個月管理服務(wù)中心籌建工作會議。1、邀請開發(fā)商派員參加會議。
2、會議確定管理服務(wù)中心組成人員的類型、要求。
交樓前二個月1、確定培訓(xùn)計劃。
2、管理服務(wù)中心人員招聘工作計劃。
3、實施培訓(xùn)工作。物業(yè)公司制定,開發(fā)商提供售樓合同樣本壹份及對業(yè)主承諾文書樣本。
簽訂物業(yè)管理合同召開專題會議,檢查針對前期介入過程中合理化建議工作落實情況。開發(fā)商、承建商、物業(yè)公司參加。
交樓前二個月確定二年保修責(zé)任及保修費用事宜。討論、擬稿、確認(rèn)。
交樓前二個月確定入崗模擬訓(xùn)練方案。物業(yè)公司負(fù)責(zé)。
時間工作計劃工作要求
承接查驗前二周確定物業(yè)預(yù)驗收的方法及三方參與驗收人員名單,確定預(yù)驗日期。開發(fā)商、承建商、物業(yè)公司參加。
承接查驗前一周對培訓(xùn)人員進(jìn)行授課。開發(fā)商有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主講。
承接查驗前一周月底前實施培訓(xùn),制定招聘員工計劃。按本項目要求實施。
承接查驗前一周做好交接管驗收的準(zhǔn)備工作。物業(yè)公司負(fù)責(zé)。
承接查驗前一周對物業(yè)進(jìn)行預(yù)檢物業(yè)公司負(fù)責(zé)
承接查驗前一周對接受培訓(xùn)人員進(jìn)行入崗模擬訓(xùn)練(走場)
承接查驗前一周對管理文件和各工種人員的適宜性進(jìn)行考察論證物業(yè)公司負(fù)責(zé),開發(fā)商指導(dǎo)
承接查驗前一周根據(jù)預(yù)驗情況編寫整改報告物業(yè)公司負(fù)責(zé)
承接查驗前一周召開三方會議,落實整改工作
交樓前一個月擬定管理用房移交方案物業(yè)公司負(fù)責(zé)
銷售期間派發(fā)各類資料并要求購房者簽收開發(fā)商負(fù)責(zé)
承接查驗期移交整套圖紙及批準(zhǔn)文件開發(fā)商、承建商、物業(yè)公司
承接查驗期正式驗收三方參加
交收樓期迎接先期業(yè)主入住舉行入戶儀式
正常管理期首期業(yè)主入住滿二個月,召開業(yè)主回訪工作會議開發(fā)商、物業(yè)公司、部分業(yè)主參加
正常管理期檢查物業(yè)公司管理情況開發(fā)商
三、前期介入物業(yè)管理的內(nèi)容
(一)、對整個物業(yè)從結(jié)構(gòu)構(gòu)造到材料選購、裝飾、裝修、設(shè)備的安裝等以大樓使用者和管理者的角度提出建議。
(二)、從實際出發(fā),對原設(shè)計中可能存在的缺項、漏項和非最優(yōu)化處理及有礙整體協(xié)調(diào)的部分,提出補(bǔ)充建議和改進(jìn)建議。
(三)、對項目的配套部分,包括客戶的進(jìn)出通道和道閘等設(shè)置提出建議。
(四)、結(jié)合物業(yè)管理的實際經(jīng)驗,對本項目所用的設(shè)施設(shè)備的型號、質(zhì)量、性能等提出參考意見,并配合開發(fā)商進(jìn)行驗收,包括檢驗其質(zhì)量是否符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求,有無質(zhì)檢合格證書,配件是否齊全,安裝是否平整,是否便于維修,各種儀器、儀表是否靈活、靈敏、安全、精確,運轉(zhuǎn)是否正常,輔機(jī)和工具是否齊全等。
(五)、對工程后期設(shè)備的安裝調(diào)試及隱蔽工程從物業(yè)管理角度提出意見和建議。
(六)、從實用性的角度對智能化設(shè)計提出補(bǔ)充和修改性建議。
(七)、協(xié)助業(yè)主做好驗收和接管工作,制定驗收表格,清點物品數(shù)量,檢查施工質(zhì)量。
(八)、配合開發(fā)商做好樓宇銷售工作
