化工公司文件管理工作程序

發(fā)布時(shí)間：2023-11-07 08:45:06 查看人數(shù)：78

化工公司文件管理工作程序

化工公司文件管理程序

1.目的

為確保本公司質(zhì)量文件的一致性、正確性、有效性、適用性,確保質(zhì)量制度之相關(guān)單位(人員)持有最新之文件,以及防止不適當(dāng)?shù)奈募徽`用。

2.適用范圍

凡本公司與質(zhì)量管理體系相關(guān)之內(nèi)部(質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等)及外來文件(相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或其它與質(zhì)量活動(dòng)相關(guān)之文件均屬之)。

3.職責(zé)

3.1本程序由iso辦公室制定,管理者代表審查,總經(jīng)理批準(zhǔn),相關(guān)人員配合執(zhí)行。

3.2文件的制定:由部門(各部門之最高負(fù)責(zé)人)制定或?qū)Ｈ酥贫ā?/p>

3.3文件的審查:質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三級(jí)文件由管理者代表審核。

3.4文件的批準(zhǔn):

3.4.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由本公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.4.2三級(jí)文件(作業(yè)指導(dǎo)書即操作規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)范等),由管理者代表批準(zhǔn)。

4.定義

4.1質(zhì)量手冊(cè):有關(guān)本公司經(jīng)營組織與各機(jī)能之概括性、原則性之摘要說明。

4.2程序文件:有關(guān)事務(wù)之處理方法、手段、順序等之說明,如采購管理程序。

4.3作業(yè)指導(dǎo)書:為執(zhí)行質(zhì)量要求,在技術(shù)上所規(guī)定之具體方法、手段與判定要領(lǐng),如作業(yè)指導(dǎo)書等。

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1文件的分類與編號(hào):

5.1.1本公司質(zhì)量體系文件從內(nèi)容上分為四級(jí):即一級(jí)為質(zhì)量手冊(cè);二級(jí)為程序文件;三級(jí)為作業(yè)指導(dǎo)書等;四級(jí)為記錄、外來文件等。

5.1.2文件編號(hào):

5.1.2.1質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)為qm01,其各代號(hào)是指:'qm'為手冊(cè)文件;'01'代表文件序號(hào)。

5.1.2.2程序文件的編號(hào)為qp□□,其各代號(hào)是指:'qp'代表二級(jí)質(zhì)量文件;其'□□'代表文件序號(hào)。

5.1.2.3三級(jí)文件的編號(hào)為wi□□,其各代號(hào)是指:'wi'代表三級(jí)質(zhì)量文件;其'□□'代表文件序號(hào)。

5.1.2.4外來文件的編號(hào)為wl□□□□□□-□□□-□□,其各代號(hào)是指:'wl'代表外來文件,其前八個(gè)□代表外來文件接收的年月日,其后的四個(gè)□代表文件序號(hào),最后的兩個(gè)□代表外來文件版本,該文件需登錄于'文件總覽表'并注明'外來文件'字樣(備注:該種序號(hào)可根據(jù)需要升為更多位)。

5.1.2.5各種表單的編號(hào)原則:文件編號(hào)加序號(hào)加版次。

5.2文件的制定、審查、批準(zhǔn)及分發(fā)層次:

文件名稱制定審查批準(zhǔn)分發(fā)單位

質(zhì)量手冊(cè)iso辦公室管理者代表總經(jīng)理各部門負(fù)責(zé)人

程序文件各負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理各相關(guān)負(fù)責(zé)人

三級(jí)文件單位負(fù)責(zé)人管理者代表管理者代表/總經(jīng)理各相關(guān)場(chǎng)所備注程序文件以下文件的制定,可由各指定的人員。

5.3文件的制定格式:

5.3.1一、二級(jí)文件的制定格式(見如下):

1.目的:說明制定該文件之用意。

2.適用范圍:說明該文件適用工作范圍。

3.職責(zé):說明該文件的制定與執(zhí)行相關(guān)單位。

4.定義:說明該文件之專有名詞在文件中之特有意義(質(zhì)量手冊(cè)不需該項(xiàng))。

5.作業(yè)內(nèi)容:說明該文件之責(zé)任參與作業(yè)之人員,以及工作范圍步驟,其中內(nèi)容詳細(xì)說明,有流程圖則依流程圖說明(質(zhì)量手冊(cè)的該項(xiàng)為4.)。

6.附件:說明該文件所派生的表單格式或流程圖等(質(zhì)量手冊(cè)不需該項(xiàng))。

7.參考文件:指明制定該文件所參考之相關(guān)文件(質(zhì)量手冊(cè)的該項(xiàng)為5.)。

5.3.2一、二級(jí)文件的封面格式、內(nèi)頁格式見附件。

5.3.3三級(jí)文件的內(nèi)容格式及封面內(nèi)頁格式不做具體規(guī)定。

5.4文件的制定:

5.4.1各部門依質(zhì)量體系作業(yè)需要制定草案,經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)人審查,相關(guān)權(quán)責(zé)人批準(zhǔn),由文控人員作打印和發(fā)行。

5.4.2文件制定的格式依5.3進(jìn)行作業(yè)。

5.5文件的修訂,各部門依質(zhì)量管理體系作業(yè)需要,由原制定單位人員填寫'文件變更申請(qǐng)表'說明原因及變更內(nèi)容后,由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn),將'文件變更申請(qǐng)表'交至文控人員,文控人員將原文件作文件修訂并于修訂記錄中作登記。

5.5.1外來文件的變更由相關(guān)權(quán)責(zé)人直接在原文件上上注明'作廢'字樣,必要時(shí)以相應(yīng)的'內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單'通知原件作廢及執(zhí)行的新件的編號(hào)。

5.6文件的分發(fā)與銷毀:

5.6.1文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控影印分發(fā),文件的分發(fā)需加蓋'受控文件'章,受控文件的發(fā)放統(tǒng)一由文控負(fù)責(zé),接收方在'文件分發(fā)控制表'上簽名確認(rèn)。

5.6.2文控需將變更后的文件除保留原稿作參考外(需在原稿上蓋'文件作廢'章以做識(shí)別,保存期限視實(shí)際需要而定),其它作銷毀處理(如作廢文件用于再生紙,每一頁須蓋上'文件作廢'章或?qū)懮?作廢'字樣或者打叉)。

5.6.3由文控視文件的相關(guān)與否,確定文件的分發(fā)范圍和對(duì)象。

5.6.4文控負(fù)責(zé)文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。

5.7文件的版本、版次、變更、編號(hào)與作廢:

5.7.1新制定的文件由各部門制定,由文控打印交相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)即可。

5.7.2如因作業(yè)改變或業(yè)務(wù)需要,需變更文件及編號(hào)。

5.7.2.1小變更:如文件需要局部修改,但不影響其文件主內(nèi)容,由提出人員用'文件變更申請(qǐng)表'的方式寫明需修訂內(nèi)容交文控作文件修改;修改原文件的封面版本不變,該修改只在相應(yīng)的需修改頁的版次做升次即可(如'a0'變更為'a1';該變更只在內(nèi)頁換頁,'a9'后若再變更則變更升為大變更,此大變更便升級(jí)為b0,依次類推。

5.7.2.2大變更:文件內(nèi)容的修改改變了原內(nèi)容主題或小變更在一頁有五章節(jié)以上或小變更涉及有兩頁以上時(shí),需作直接大變更處理;需更改文件版本號(hào)須在文件封面修改版本號(hào)(如'a'版本大變更后變成'b'版本,依次類推);備注:單頁文件可以只有版本不設(shè)版次。

5.7.3.3文件在變更時(shí),由提出人員填寫'文件變更申請(qǐng)表'說明原因及變更內(nèi)容后,由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)后,將'文件變更申請(qǐng)表'交至文控,文控在接到有批準(zhǔn)之'文件變更申請(qǐng)表'后,將文件修改變更,即收回需作修改的文件,分發(fā)新的文件,并記錄在'文件分發(fā)控制表'中。

5.8文件的調(diào)閱與補(bǔ)發(fā):

5.8.1如因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用文件,應(yīng)填寫'文件分發(fā)控制表',并由相關(guān)人員批準(zhǔn)。

5.8.2文

件破損或遺失,須填寫'文件分發(fā)控制表'說明申領(lǐng)原因,并由相

關(guān)人員批準(zhǔn)后,攜帶破損文件到文控辦理申領(lǐng)手續(xù),文控將損壞之文件作廢銷毀,并在'文件分發(fā)控制表'中注明。

5.8.3由于業(yè)務(wù)需要需借用文件,但不需帶出文控部門,須經(jīng)文控同意才可借用。

5.9受控文件用于供應(yīng)商、客戶或認(rèn)證機(jī)構(gòu)時(shí)由文控辦理相關(guān)手續(xù),并填寫'文件分發(fā)控制表'。

5.10印章的管理

5.10.1印章分為受控文件、文件作廢、外來文件,并由文控管理。

5.10.2印章遺失,重新刻制時(shí)應(yīng)與原印章區(qū)別特征,并在涉及范圍內(nèi)通報(bào)。

5.11文控須制訂'文件總覽表'控制管理文件,以說明現(xiàn)行版本。

5.12記錄與保存:文件分發(fā)控制表、文件變更申請(qǐng)表、文件申領(lǐng)表、文件借用登記表、有關(guān)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由文控保存一年。