酒店質(zhì)量管理程序文件：賓客要求評審控制工作程序
酒店質(zhì)量管理程序文件:賓客要求評審控制程序
1.0目的
為確保向賓客提供符合要求的服務,特制定本程序。
2.0適用范圍
本程序適用于**酒店在與賓客簽訂合同或訂單之前對賓客要求的確定和服務要求的評審。
3.0職責
公關銷售部負責**酒店合同評審的歸口管理和具體實施。
前廳、餐飲、康樂部負責散客零點消費服務合同的評審。
有關部門參與評審。
4.0工作程序
評審要求:
(1)合同或協(xié)議意向書(包括團隊、會議、租賃、商務散客協(xié)議等)。
(2)口頭或訂單要約意向(含餐飲、銷售、商品、電話預訂以及散客入住登記等口頭訂單)。
(3)傳真或網(wǎng)絡協(xié)議。
(4)賓客未明示,但規(guī)定用途或已知的預期用途所必需的要求。
(5)法律法規(guī)要求。
(6)**酒店的附加服務要求。
公關銷售部應掌握以上要求,編制《公關銷售部銷售合同管理辦法》,組織相關人員實施評審。
評審結果
(1)賓客要求以文字或口頭形式得到了確定,全部合同、協(xié)議都已簽訂且明確了服務要求。
(2)**酒店和賓客雙方不一致的問題已經(jīng)得到解決。
(3)**酒店有能力滿足合同的要求。
(4)符合法律法規(guī)的要求。
公關銷售部應保持上述合同或協(xié)議編制《公關銷售部合同一覽表》,每月對合同執(zhí)行情況進行評審,形成《公關銷售部月度合同履行情況報告》,識別需要改進的問題。
評審管理
(1)合同評審時機與方式
①評審時機:
a.接到團隊、會議、散客、餐飲預定時;
b.接到賓客單位在**酒店召開會議通知時;
c.接到經(jīng)營部門銷售**酒店產(chǎn)品時;d.租賃合同簽訂之前;
e.口頭(含電話)合同確認時;
f.產(chǎn)品目錄、廣告發(fā)布前;
g.傳真、網(wǎng)絡協(xié)議回復前。
②評審方式與實施
a.前廳、餐廳、康樂部的散客零點消費服務合同由服務人員或主管人員直接與賓客面談協(xié)商,賓客在有關記錄、協(xié)議上簽字確認即認為合同成立;
b.常規(guī)合同或訂單,在簽訂前由公關銷售部經(jīng)理、銷售經(jīng)理按評審內(nèi)容要求評審,做好《公關銷售部銷售合同評審記錄》;
c.特殊要求的服務合同,由總經(jīng)理、服務部門人員、財務人員和銷售人員進行評審,填寫《公關銷售部銷售合同評審記錄》;
d.賓客來電,填寫《公關銷售部電話預訂記錄》,直接經(jīng)部門授權的接待員、預訂員、銷售人員在有關票證、菜單、發(fā)票記錄上簽字,即視為評審,如有超出權限范圍的事宜,須經(jīng)上級領導批準;
e.傳真和網(wǎng)絡合同,由銷售部經(jīng)理對賓客要求或產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品廣告內(nèi)容進行評審確認,確認無誤并能滿足要求的,進行傳真、電話或e-mail回復確認,并填寫《公關銷售部傳真和網(wǎng)絡預訂登記》。
(2)評審的內(nèi)容
①合同評審的內(nèi)容:
服務類型、項目、數(shù)量、價格、服務時間要求;
b.質(zhì)量要求、服務標準和驗收方法及提出異議期限;
c.結算方式及期限;
d.違約責任及解決糾紛的方式;
e.其他約定事項;
f.賓客資金信譽。
②根據(jù)賓客的具體要求,增加或減少上述評審內(nèi)容。
③公關銷售部應保持評審結果和評審引起的措施的記錄。
(3)合同更改
①合同執(zhí)行過程中,當**酒店或賓客一方提出合同變更時,應征求另一方同意,按《記錄控制程序》的規(guī)定,在原始單據(jù)上做出相應更改。對大型、重要的合同或訂單應形成《合同修訂通知書》,說明修訂原因、修訂內(nèi)容。
②必要時公關銷售部組織相關部門人員進行合同修訂評審,經(jīng)總經(jīng)理審批,并與賓客及時溝通,獲得賓客的書面確認方能生效。
③公關銷售部將變更信息及時傳遞到合同實施的各有關部門,確保相關人員知道已變更的要求。
(4)公關銷售部建立《賓客信息一覽表》,以分析市場動態(tài)和識別銷售方向。
資源要求
(1)符合要求的評審人員。
(2)評審所需的文件。
(3)必要的交通、通訊工具。
(4)配合關系的各實施部門。
5.0支持性文件
《記錄控制程序》
6.0相關記錄
《銷售合同評審記錄》
《電話預訂記錄》
《傳真和網(wǎng)絡預訂登記》
《賓客信息一覽表》
《合同修訂通知書》
