會(huì)議大廈會(huì)務(wù)工作管理要求

會(huì)議大廈會(huì)務(wù)工作管理要求

會(huì)議大廈會(huì)務(wù)工作的管理要求

(一)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室的服務(wù)工作;

(二)負(fù)責(zé)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各類會(huì)務(wù)的安排和服務(wù),及時(shí)向機(jī)關(guān)事務(wù)管理局辦公室通報(bào)會(huì)務(wù)安排情況;

(三)負(fù)責(zé)會(huì)議登記和提前確認(rèn)工作,確保會(huì)議如期召開:

(四)負(fù)責(zé)按會(huì)議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來決定會(huì)議的大小,采取相應(yīng)的服務(wù)措施:

(五)負(fù)責(zé)安排工作人員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行布置,保障會(huì)議室整潔舒適;

(六)負(fù)責(zé)在會(huì)議進(jìn)行期間巡查,及時(shí)處理突發(fā)事件,確保會(huì)議順利進(jìn)行;

(七)日常會(huì)務(wù)工作

l、小型會(huì)議的會(huì)務(wù)工作

(1)服務(wù)員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗;

(2)到崗后首先檢查燈光、空調(diào)、影視音響設(shè)備是否正常,發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告;

(3)仔細(xì)做好會(huì)議室的桌子、凳子等的清潔衛(wèi)生工作,保證有一個(gè)舒適整潔的會(huì)議環(huán)境;

(4)提前將消毒好的茶杯擺放好,準(zhǔn)備好茶葉,打好開水,提前15分鐘在會(huì)議室門外面帶笑容站好等待迎接參會(huì)人員;

(5)參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水,并每隔15分鐘加茶水一次;

(6)服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話輕、動(dòng)作輕):

(7)會(huì)務(wù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人必須到場(chǎng)監(jiān)督服務(wù)員工作,巡視會(huì)議室的準(zhǔn)備情況和會(huì)議的進(jìn)行情況,以便有突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對(duì);

(8)會(huì)議快結(jié)束時(shí),服務(wù)員在會(huì)議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會(huì)人員:

(9)會(huì)議結(jié)束后,及時(shí)做好茶杯及會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作,并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門、窗等。

2、中、大型及重要會(huì)議的會(huì)務(wù)工作

(1)客戶服務(wù)部接到中、大型及重要會(huì)議通知后,作出詳盡的會(huì)務(wù)安排并及時(shí)向機(jī)關(guān)事務(wù)管理局辦公室匯報(bào);

(2)客戶服務(wù)部根據(jù)會(huì)議需要,提前一天準(zhǔn)備好橫幅并作好相關(guān)協(xié)調(diào)工作:

(3)提前一天對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面檢查,應(yīng)與會(huì)議主辦單位保持聯(lián)系,對(duì)座位數(shù)、名位牌、會(huì)標(biāo)等進(jìn)行核對(duì),同時(shí)應(yīng)對(duì)影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水、茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查,要求達(dá)標(biāo)后對(duì)會(huì)議室進(jìn)行封閉管理,不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)(會(huì)議室);

(4)服務(wù)員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前1小時(shí)到崗;

(5)仔細(xì)做好會(huì)議室的桌子、凳子等的清潔衛(wèi)生工作,保證有一個(gè)舒適整潔的會(huì)議環(huán)境;

(6)提前將消毒好的茶杯擺放好,準(zhǔn)備好茶葉,打好開水,提前15分鐘在會(huì)議室門外面帶笑容站好等待迎接參會(huì)人員;

(5)參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水。并每隔15分鐘加茶水一次并牢記領(lǐng)導(dǎo)飲用茶水的習(xí)慣,以便做好個(gè)性化服務(wù);

(6)若領(lǐng)導(dǎo)有事交待,應(yīng)主動(dòng)熱情地走上前去詢問,及時(shí)辦好領(lǐng)導(dǎo)交待的事情。服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話輕、動(dòng)作輕):

(7)會(huì)務(wù)部部長(zhǎng)必須到場(chǎng)監(jiān)督會(huì)務(wù)t作人員的情況,巡視會(huì)議室的準(zhǔn)備情況和會(huì)議的進(jìn)行情況。以便育突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對(duì):

(8)會(huì)議快結(jié)束時(shí).服務(wù)員在會(huì)議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會(huì)人員;

(9)會(huì)議結(jié)束后,及時(shí)做好茶杯及會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作,并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門、宙等.

(10)安全管理部在會(huì)議期間應(yīng)加強(qiáng)與機(jī)關(guān)事務(wù)管理局保衛(wèi)科聯(lián)系,防止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)擾亂會(huì)議,應(yīng)注意會(huì)議期間用電設(shè)備的工作情況,防止事故產(chǎn)生,保證走火通道的餐通,緊急情況下,應(yīng)有服務(wù)員在場(chǎng)進(jìn)行疏導(dǎo)。