業(yè)戶入伙管理工作程序
1.0程序目的
通過對業(yè)主入伙時各項工作進行明確分工,確保業(yè)主入伙時各項手續(xù)能順利辦理,使業(yè)主滿意。
2.0適用范圍
適用于管理處所管物業(yè)內(nèi)業(yè)主入伙工作的管理。
3.0主要職責和權(quán)限
3.1管理處經(jīng)理全面負責業(yè)主入伙的各項組織工作。
3.2客服中心負責接待、引導業(yè)主辦理入伙手續(xù),落實各項工作。
4.0程序內(nèi)容
4.1業(yè)主入伙前的準備工作
4.1.1客服中心應準備好業(yè)主入伙所需的各種資料文件,包括:《管理公約》、《住戶手冊》《治安、消防責任書》等及相關(guān)表格。
4.1.2維修部應查看入伙單元情況,完善未完工程。如屬開發(fā)建設(shè)單位遺留問題的,應知會客服中心與相關(guān)單位落實解決。
4.1.3保潔部應做好入伙樓層及單元的清潔衛(wèi)生工作。
4.2業(yè)主入伙手續(xù)的辦理
4.2.1客服中心負責審核業(yè)主入伙條件和留存有關(guān)資料,主要審核以下內(nèi)容:
1) 入伙通知書(留存原件);
2) 房地產(chǎn)買賣合同(附所購物業(yè)平面圖)并留存復印件;
3) 如屬個人業(yè)主,應提供業(yè)主身份證或護照,并將以上資料復印件留存;
4) 如屬企業(yè)法人,應提供營業(yè)執(zhí)照(留存復印件上加蓋企業(yè)公章),如法人代表親臨辦理,應提供法人代表身份證或護照。
5) 屬業(yè)主或企業(yè)法人的代理人,應驗證其身份證或護照(留存復印件)及授權(quán)委托書(留存原件)。
4.2.2客服中心應指定人員負責接待、指導業(yè)主辦理如下入伙手續(xù):
1) 協(xié)助業(yè)主在財務(wù)室繳納各項費用;如業(yè)主未繳或未全繳納入伙費用,則不予辦理入伙手續(xù)。
2) 填寫《業(yè)主檔案登記表》;
3)簽署《管理公約》及《治安、消防責任書》;
4)發(fā)放《住戶手冊》、裝修規(guī)則》;
5)帶領(lǐng)業(yè)主驗收物業(yè),并請業(yè)主在《收樓驗收表》中簽字;
6)如業(yè)主同意接收,則簽署《收樓書》并發(fā)放鑰匙;
4.2.3如業(yè)主轉(zhuǎn)租,除辦理上述手續(xù)外,租戶需填寫《住戶基本情況表》,同時要求業(yè)主提交租賃合同(留存復印件),不愿提交租賃合同的業(yè)主,需由業(yè)主簽署委托租戶全權(quán)租用及交納一切相關(guān)費用的授權(quán)書。
4.3租戶(公司直接租賃)入伙手續(xù)的辦理
4.3.1客服中心應指定人員負責審核租戶入伙資料,內(nèi)容包括:
租賃入伙通知書;
房屋租賃合同(附物業(yè)平面圖)并留存復印件;
如屬個人租戶,應提供業(yè)主身份證或護照,并留存復印件;
如屬企業(yè)法人,應提供營業(yè)執(zhí)照(留存復印件上加蓋企業(yè)公章),如法人代表親臨辦理,應提供法人代表身份證或護照(留存復印件);
如屬非個人或企業(yè)法人的代理人,應驗證其身份證或護照(留存復印件)及授權(quán)委托書(留存原件)。
4.3.2客服中心應指定人員負責接待、指導租戶辦理如下入伙手續(xù):
協(xié)助租戶在財務(wù)部繳納各項費用;如租戶未繳或未全繳納入伙費用,則不予辦理入伙手續(xù)。
填寫《租戶基本情況表》;
簽署《管理公約》及《治安、消防責任書》;
4)發(fā)放《住戶手冊》、《裝修規(guī)則》;
5)帶領(lǐng)租戶驗收物業(yè),并請租戶在《收樓驗收表》中簽字;
6)如租戶同意接收,則簽署《收樓書》并發(fā)放鑰匙;
4.4業(yè)主/租戶特約代辦服務(wù)
如業(yè)主/租戶需要管理處提供已開設(shè)的特約、代辦服務(wù)項目,則客服中心應為其填寫《特約代辦服務(wù)單》,并安排提供服務(wù)。客服中心收費文員負責按表中相關(guān)項目,參照《費用收取標準》收取相應費用。
4.5業(yè)主/租戶檔案管理
客服中心負責為每個入伙的業(yè)主/租戶建立檔案并妥善保管,檔案內(nèi)容應包括:《入伙通知書》或《租賃入伙通知書》、《房地產(chǎn)買賣合同》(復印件)或《房屋租賃合同》、《平面圖》、身份證復印件、《收樓驗收表》、《收樓書》、《治安消防責任書》、《業(yè)主檔案登記表》、《管理公約》。若業(yè)主為法人單位,還需提供:企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證明書、法人授權(quán)委托證明書、經(jīng)辦人身份證復印件。
5.0支持性文件
5.1《管理公約》
5.2《治安、消防責任書》
5.3《費用收取標準》
5.4《住戶手冊》
5.5《裝修規(guī)則》
6.0操作記錄
6.1《入伙通知書》或《租賃入伙通知書》
6.2《業(yè)主基本情況表》
6.3《收樓驗收表》
6.4《收樓書》
6.5《特約代辦服務(wù)單》
