管理處工作記錄控制工作程序
管理處工作記錄控制程序
為加強(qiáng)對工作記錄的標(biāo)識、收集、整理、編目、借閱、歸檔、存儲、防護(hù)、處理、檢查等工作的管理,保證管理處工作記錄資料的完整性、有效性。
1.工作記錄的定義
1.1各部門工作記錄的形式包括各類文稿、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。
1.2各部門工作記錄包括一切與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的記錄,如人員資格證書和培訓(xùn)記錄、分承包方的有關(guān)合同、協(xié)議書和資格證明、各類現(xiàn)場工作記錄、閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、顧客來信等。
2.管理職責(zé)
2.1綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各部門工作記錄控制情況。
2.2各部門文件主管指定專人負(fù)責(zé)本部門工作記錄的管理。
3.現(xiàn)場工作記錄的管理
3.1現(xiàn)場的工作記錄應(yīng)裝在文件夾中,并在文件夾上標(biāo)明該記錄名稱。
3.2現(xiàn)場工作記錄應(yīng)字跡清晰,無污損或破損等現(xiàn)象。各業(yè)務(wù)班長應(yīng)負(fù)責(zé)對現(xiàn)場的工作記錄進(jìn)行檢查,并于每月初將上月的工作記錄收集整理后,送至綜合管理部文件管理員處存檔。
4.已收集的工作記錄的管理
4.1文件管理員應(yīng)在每月5日前將上月本部門填寫完畢的工作記錄收集齊全。
4.2文件管理員應(yīng)檢查本部門各崗位使用的工作表格的有效性,防止過期表格的誤用,并對已失效的表格即時進(jìn)行作廢處理。
4.3對已收集的工作記錄,文件管理員應(yīng)按照不同崗位、專業(yè)的類別進(jìn)行排序,確保序號的連續(xù)性(有斷號的需注明),并對已收集的工作記錄,進(jìn)行合理地編目、標(biāo)識,以便于工作記錄的查找和檢索。
4.4結(jié)合管理處的實(shí)際情況,對已收集的工作記錄進(jìn)行歸檔。一般可按月/季/年度定期將工作記錄歸檔,但須于首日后進(jìn)行。對于數(shù)量較少或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄,每年歸檔一次,于每年一月份進(jìn)行;對于數(shù)量較多或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄,每月或每季歸檔一次,于每月或每季15日前進(jìn)行。
4.5如工作記錄是傳真件,應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。如工作記錄破損,應(yīng)即時修補(bǔ)。
5.已歸檔工作記錄的管理
綜合管理部應(yīng)安排適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)對已歸檔的工作記錄進(jìn)行存放,并標(biāo)識工作記錄的名稱、產(chǎn)生的時間段、保存期限和存檔人。并在《工作記錄存儲清單》上進(jìn)行登記?！豆ぷ饔涗洿鎯η鍐巍讽毝ㄆ谛Ｕ?一般每月進(jìn)行一次,以確保準(zhǔn)確性。
工作記錄的保管應(yīng)注意防潮、防火、防蟲蛀、鼠害。
6.工作記錄的借閱
工作記錄的借閱由文件管理員負(fù)責(zé)。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。如借閱時間超過1天(隔夜外借)時,須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借出。借出的工作記錄由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn),并及時收回歸檔。
7.工作記錄的報廢
文件管理員應(yīng)參照制定的《工作記錄一覽表》確定工作記錄的保存期限。超過保存期限的工作記錄可填寫《工作記錄報廢申請表》并經(jīng)綜合管理部主管批準(zhǔn)后作報廢處理。
閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶的保存期限至少為一個月。
8.工作記錄的檢查
綜合管理部主管每月至少一次對工作記錄進(jìn)行一次抽查,每季度至少一次對工作記錄進(jìn)行一次全面檢查。并將檢查情況記錄在《工作記錄檢查記錄表》上。
三、工作記錄一覽表
序號文件名稱保存時間
1合同登記表合同失效后1年
2借閱登記表至少2年
3文件資料存儲清單至少2年
4文件處理表同該文件保存期
5公章證照登記表永久
6公章證照使用申請表至少1年
7物資申請報告至少3年
8物資申請單至少1年
9ci制作申請表至少1年
10消殺工作記錄表至少3年
11洗手間定時清潔記錄表至少1年
12泳池、泳樂設(shè)施運(yùn)行記錄表表至少1年
13安全管理員交接班記錄表至少1年
14安全管理員巡查記錄表至少1年
15安全管理員巡邏簽到表至少1年
16裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄表至少1年
17出入卡不存
18來訪人員登記表至少1年
19物資搬運(yùn)放行條至少3年
20管理處進(jìn)出人員登記表至少1年
21裝修申請表永久保存
22裝修管理責(zé)任書永久保存
23裝修施工人員登記表永久保存
24裝修許可證永久保存
25裝修違章通知書至少1年
26停車場車位租用協(xié)議書失效后保存1年
27停車場管理協(xié)議書失效后保存1年
28停車場車輛情況登記表至少2年
29駛出車輛異常情況記錄表至少3年
30停車卡不存
31車輛進(jìn)出憑證至少1月
32未收費(fèi)車輛登記表至少1年
33拾遺物品登記表處理后保存1年
34監(jiān)控中心交接班記錄表至少1年
35值班記錄表至少5年
36消防演習(xí)情況記錄表至少2年
37消防設(shè)施清單永久保存
38公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄表至少3年
39停水/電/氣/試消防設(shè)施通知至少1年
40分承包方設(shè)備保養(yǎng)維修記錄表失效后保存1年
41設(shè)備(工具)匯總表失效后保存1年
42設(shè)備(設(shè)施)檢查記錄表至少5年
43機(jī)電設(shè)備年度檢修計(jì)劃至少5年
44設(shè)備搶修(大修)記錄表永久保存
45分承包方保養(yǎng)效果評估表至少3年
46電力運(yùn)行記錄表至少3年
47智能門禁系統(tǒng)檢查表至少1年
48電纜絕緣測試記錄表永久保存
49閉路監(jiān)控系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)記錄表至少1年
50業(yè)主(住戶)資料卡永久保存
51委托銀行代收款協(xié)議書永久保存
52____房屋交付驗(yàn)收表永久保存
53物品領(lǐng)用登記表永久保存
54租戶管理協(xié)議書永久保存
55工程遺留問題處理記錄表至少5年
56求職表員工離職后1年
57轉(zhuǎn)正審批表員工離職后1年
58面談表員工離職后1年
59家庭服務(wù)
情況記錄表至少5年
60代客購物登記表至少5年
61郵件簽收登記表至少1年
62家庭服務(wù)協(xié)議書至少5年
63客戶服務(wù)情況統(tǒng)計(jì)分析報告至少5年
64家庭服務(wù)回訪記錄表至少5年
65前期介入情況周記錄表n01-no9至少2年
66入住須知永久保存
67夜間查崗計(jì)劃安排表至少2年
68夜間查崗情況登記表至少2年
69鑰匙配制申請表至少3年
70鑰匙使用登記表至少3年
71鑰匙清單至少3年
72商戶管理協(xié)議書至少5年
73商鋪消防管理責(zé)任書至少5年
74商鋪從業(yè)人員情況登記表至少5年
75商鋪設(shè)施檢查記錄表至少5年
76員工申訴表至少1年
77調(diào)動通知書員工離職后1年
78人員編制申請表至少2年
79交接清單至少2年
80房屋移交驗(yàn)收情況通報表至少5年
81房屋驗(yàn)收記錄表永久保存
82職員(工)即時獎懲通知書至少2年
83普通員工考核評分匯總表(月)至少2年
84__年__季度職員(工)考核評分表員工離職后1年
85內(nèi)務(wù)管理情況檢查記錄表至少1年
86技術(shù)維修類人員等級考核個人申報表員工離職后1年
87技術(shù)維修人員部門考核評分表員工離職后1年
88員工過失通知書員工離職后1年
89員工警告通知書員工離職后1年
90員工獎勵通知書員工離職后1年
91解除勞動合同審批表員工離職后1年
92解除勞動合同通知書員工離職后1年
93離職人員完善手續(xù)表員工離職后1年
94業(yè)務(wù)管理部綠化(地)養(yǎng)護(hù)巡查周記表至少2年
95保潔工作檢查記錄表至少1年
96緊急集合情況記錄表至少2年
97顧客投訴(建議)記錄表永久保存
98緊急事件登記表永久保存
99緊急事件處理表永久保存
100物資領(lǐng)(借)用單至少2年
101倉庫物資盤點(diǎn)表至少2年
102工作記錄存儲清單至少2年
103工作記錄檢查情況記錄表至少2年
104工作記錄報廢申請表至少2年
105新員工試用情況反饋表員工離開后1年
106培訓(xùn)(會議)記錄表至少1年
107崗位證書登記表失效后1年
108培訓(xùn)計(jì)劃至少2年
109社區(qū)文化活動記錄表至少2年
110管理報告至少5年
附工作記錄表格:
1、《工作記錄存儲清單》
2、《工作記錄檢查記錄表》
