管理處工作記錄控制工作程序
管理處工作記錄控制程序
為加強(qiáng)對(duì)工作記錄的標(biāo)識(shí)、收集、整理、編目、借閱、歸檔、存儲(chǔ)、防護(hù)、處理、檢查等工作的管理,保證管理處工作記錄資料的完整性、有效性。
1.工作記錄的定義
1.1各部門(mén)工作記錄的形式包括各類(lèi)文稿、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。
1.2各部門(mén)工作記錄包括一切與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的記錄,如人員資格證書(shū)和培訓(xùn)記錄、分承包方的有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)和資格證明、各類(lèi)現(xiàn)場(chǎng)工作記錄、閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、顧客來(lái)信等。
2.管理職責(zé)
2.1綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各部門(mén)工作記錄控制情況。
2.2各部門(mén)文件主管指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)工作記錄的管理。
3.現(xiàn)場(chǎng)工作記錄的管理
3.1現(xiàn)場(chǎng)的工作記錄應(yīng)裝在文件夾中,并在文件夾上標(biāo)明該記錄名稱(chēng)。
3.2現(xiàn)場(chǎng)工作記錄應(yīng)字跡清晰,無(wú)污損或破損等現(xiàn)象。各業(yè)務(wù)班長(zhǎng)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的工作記錄進(jìn)行檢查,并于每月初將上月的工作記錄收集整理后,送至綜合管理部文件管理員處存檔。
4.已收集的工作記錄的管理
4.1文件管理員應(yīng)在每月5日前將上月本部門(mén)填寫(xiě)完畢的工作記錄收集齊全。
4.2文件管理員應(yīng)檢查本部門(mén)各崗位使用的工作表格的有效性,防止過(guò)期表格的誤用,并對(duì)已失效的表格即時(shí)進(jìn)行作廢處理。
4.3對(duì)已收集的工作記錄,文件管理員應(yīng)按照不同崗位、專(zhuān)業(yè)的類(lèi)別進(jìn)行排序,確保序號(hào)的連續(xù)性(有斷號(hào)的需注明),并對(duì)已收集的工作記錄,進(jìn)行合理地編目、標(biāo)識(shí),以便于工作記錄的查找和檢索。
4.4結(jié)合管理處的實(shí)際情況,對(duì)已收集的工作記錄進(jìn)行歸檔。一般可按月/季/年度定期將工作記錄歸檔,但須于首日后進(jìn)行。對(duì)于數(shù)量較少或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄,每年歸檔一次,于每年一月份進(jìn)行;對(duì)于數(shù)量較多或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄,每月或每季歸檔一次,于每月或每季15日前進(jìn)行。
4.5如工作記錄是傳真件,應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。如工作記錄破損,應(yīng)即時(shí)修補(bǔ)。
5.已歸檔工作記錄的管理
綜合管理部應(yīng)安排適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)對(duì)已歸檔的工作記錄進(jìn)行存放,并標(biāo)識(shí)工作記錄的名稱(chēng)、產(chǎn)生的時(shí)間段、保存期限和存檔人。并在《工作記錄存儲(chǔ)清單》上進(jìn)行登記?！豆ぷ饔涗洿鎯?chǔ)清單》須定期校正,一般每月進(jìn)行一次,以確保準(zhǔn)確性。
工作記錄的保管應(yīng)注意防潮、防火、防蟲(chóng)蛀、鼠害。
6.工作記錄的借閱
工作記錄的借閱由文件管理員負(fù)責(zé)。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。如借閱時(shí)間超過(guò)1天(隔夜外借)時(shí),須經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后方可借出。借出的工作記錄由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn),并及時(shí)收回歸檔。
7.工作記錄的報(bào)廢
文件管理員應(yīng)參照制定的《工作記錄一覽表》確定工作記錄的保存期限。超過(guò)保存期限的工作記錄可填寫(xiě)《工作記錄報(bào)廢申請(qǐng)表》并經(jīng)綜合管理部主管批準(zhǔn)后作報(bào)廢處理。
閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶的保存期限至少為一個(gè)月。
8.工作記錄的檢查
綜合管理部主管每月至少一次對(duì)工作記錄進(jìn)行一次抽查,每季度至少一次對(duì)工作記錄進(jìn)行一次全面檢查。并將檢查情況記錄在《工作記錄檢查記錄表》上。
三、工作記錄一覽表
序號(hào)文件名稱(chēng)保存時(shí)間
1合同登記表合同失效后1年
2借閱登記表至少2年
3文件資料存儲(chǔ)清單至少2年
4文件處理表同該文件保存期
5公章證照登記表永久
6公章證照使用申請(qǐng)表至少1年
7物資申請(qǐng)報(bào)告至少3年
8物資申請(qǐng)單至少1年
9ci制作申請(qǐng)表至少1年
10消殺工作記錄表至少3年
11洗手間定時(shí)清潔記錄表至少1年
12泳池、泳樂(lè)設(shè)施運(yùn)行記錄表表至少1年
13安全管理員交接班記錄表至少1年
14安全管理員巡查記錄表至少1年
15安全管理員巡邏簽到表至少1年
16裝修現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控記錄表至少1年
17出入卡不存
18來(lái)訪人員登記表至少1年
19物資搬運(yùn)放行條至少3年
20管理處進(jìn)出人員登記表至少1年
21裝修申請(qǐng)表永久保存
22裝修管理責(zé)任書(shū)永久保存
23裝修施工人員登記表永久保存
24裝修許可證永久保存
25裝修違章通知書(shū)至少1年
26停車(chē)場(chǎng)車(chē)位租用協(xié)議書(shū)失效后保存1年
27停車(chē)場(chǎng)管理協(xié)議書(shū)失效后保存1年
28停車(chē)場(chǎng)車(chē)輛情況登記表至少2年
29駛出車(chē)輛異常情況記錄表至少3年
30停車(chē)卡不存
31車(chē)輛進(jìn)出憑證至少1月
32未收費(fèi)車(chē)輛登記表至少1年
33拾遺物品登記表處理后保存1年
34監(jiān)控中心交接班記錄表至少1年
35值班記錄表至少5年
36消防演習(xí)情況記錄表至少2年
37消防設(shè)施清單永久保存
38公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄表至少3年
39停水/電/氣/試消防設(shè)施通知至少1年
40分承包方設(shè)備保養(yǎng)維修記錄表失效后保存1年
41設(shè)備(工具)匯總表失效后保存1年
42設(shè)備(設(shè)施)檢查記錄表至少5年
43機(jī)電設(shè)備年度檢修計(jì)劃至少5年
44設(shè)備搶修(大修)記錄表永久保存
45分承包方保養(yǎng)效果評(píng)估表至少3年
46電力運(yùn)行記錄表至少3年
47智能門(mén)禁系統(tǒng)檢查表至少1年
48電纜絕緣測(cè)試記錄表永久保存
49閉路監(jiān)控系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)記錄表至少1年
50業(yè)主(住戶(hù))資料卡永久保存
51委托銀行代收款協(xié)議書(shū)永久保存
52____房屋交付驗(yàn)收表永久保存
53物品領(lǐng)用登記表永久保存
54租戶(hù)管理協(xié)議書(shū)永久保存
55工程遺留問(wèn)題處理記錄表至少5年
56求職表員工離職后1年
57轉(zhuǎn)正審批表員工離職后1年
58面談表員工離職后1年
59家庭服務(wù)
情況記錄表至少5年
60代客購(gòu)物登記表至少5年
61郵件簽收登記表至少1年
62家庭服務(wù)協(xié)議書(shū)至少5年
63客戶(hù)服務(wù)情況統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告至少5年
64家庭服務(wù)回訪記錄表至少5年
65前期介入情況周記錄表n01-no9至少2年
66入住須知永久保存
67夜間查崗計(jì)劃安排表至少2年
68夜間查崗情況登記表至少2年
69鑰匙配制申請(qǐng)表至少3年
70鑰匙使用登記表至少3年
71鑰匙清單至少3年
72商戶(hù)管理協(xié)議書(shū)至少5年
73商鋪消防管理責(zé)任書(shū)至少5年
74商鋪從業(yè)人員情況登記表至少5年
75商鋪設(shè)施檢查記錄表至少5年
76員工申訴表至少1年
77調(diào)動(dòng)通知書(shū)員工離職后1年
78人員編制申請(qǐng)表至少2年
79交接清單至少2年
80房屋移交驗(yàn)收情況通報(bào)表至少5年
81房屋驗(yàn)收記錄表永久保存
82職員(工)即時(shí)獎(jiǎng)懲通知書(shū)至少2年
83普通員工考核評(píng)分匯總表(月)至少2年
84__年__季度職員(工)考核評(píng)分表員工離職后1年
85內(nèi)務(wù)管理情況檢查記錄表至少1年
86技術(shù)維修類(lèi)人員等級(jí)考核個(gè)人申報(bào)表員工離職后1年
87技術(shù)維修人員部門(mén)考核評(píng)分表員工離職后1年
88員工過(guò)失通知書(shū)員工離職后1年
89員工警告通知書(shū)員工離職后1年
90員工獎(jiǎng)勵(lì)通知書(shū)員工離職后1年
91解除勞動(dòng)合同審批表員工離職后1年
92解除勞動(dòng)合同通知書(shū)員工離職后1年
93離職人員完善手續(xù)表員工離職后1年
94業(yè)務(wù)管理部綠化(地)養(yǎng)護(hù)巡查周記表至少2年
95保潔工作檢查記錄表至少1年
96緊急集合情況記錄表至少2年
97顧客投訴(建議)記錄表永久保存
98緊急事件登記表永久保存
99緊急事件處理表永久保存
100物資領(lǐng)(借)用單至少2年
101倉(cāng)庫(kù)物資盤(pán)點(diǎn)表至少2年
102工作記錄存儲(chǔ)清單至少2年
103工作記錄檢查情況記錄表至少2年
104工作記錄報(bào)廢申請(qǐng)表至少2年
105新員工試用情況反饋表員工離開(kāi)后1年
106培訓(xùn)(會(huì)議)記錄表至少1年
107崗位證書(shū)登記表失效后1年
108培訓(xùn)計(jì)劃至少2年
109社區(qū)文化活動(dòng)記錄表至少2年
110管理報(bào)告至少5年
附工作記錄表格:
1、《工作記錄存儲(chǔ)清單》
2、《工作記錄檢查記錄表》
