第1篇 物業(yè)管理公司工作報(bào)告程序3
物業(yè)管理公司工作報(bào)告程序(三)
1.目的
規(guī)范公司內(nèi)部管理工作報(bào)告程序,確保公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、全面了解和掌握各職能部門、項(xiàng)目管理處的工作完成情況及下一步工作安排,從而作出相應(yīng)的指示。
2.適用范圍
本程序適用于公司行政部、管理部、財(cái)務(wù)部及公司所屬各項(xiàng)目管理處,包括單項(xiàng)護(hù)衛(wèi)隊(duì)項(xiàng)目(以下簡(jiǎn)稱報(bào)告人)。
3.職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)工作報(bào)告的收集(催交)、送達(dá)和歸檔工作。
3.2行政部、管理部和財(cái)務(wù)部依次負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)目管理處工作報(bào)告的初閱,并將部門意見(jiàn)報(bào)告總經(jīng)理。
4.操作程序
4.1每周工作報(bào)告
4.1.1每星期五下班前,報(bào)告人將本周的部門/項(xiàng)目管理處的工作完成情況和下周工作計(jì)劃安排情況(簡(jiǎn)稱周報(bào))以條列形式報(bào)告公司總經(jīng)理室,周報(bào)內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、清楚、簡(jiǎn)明、扼要。
4.1.2公司部門周報(bào)由報(bào)告人統(tǒng)一交行政部歸集后交總經(jīng)理室;各項(xiàng)目管理處周報(bào)依次交公司行政部、管理部、財(cái)務(wù)部初閱后交總經(jīng)理室。
4.1.3項(xiàng)目周報(bào)經(jīng)公司各部門閱后,由行政部統(tǒng)一匯集送總經(jīng)理室閱批。
4.2每月工作報(bào)告
4.2.1每月25日下班前,報(bào)告人應(yīng)將當(dāng)月的管理工作情況小結(jié)和下個(gè)月的工作計(jì)劃安排(簡(jiǎn)稱月報(bào))書(shū)面報(bào)告公司總經(jīng)理。月報(bào)應(yīng)書(shū)寫(xiě)清楚,內(nèi)容詳實(shí),針對(duì)存在問(wèn)題要有自己的分析、見(jiàn)解,并提出相應(yīng)的解決措施和建議,以供公司領(lǐng)導(dǎo)參考、決策。
4.2.2月報(bào)的送呈程序與周報(bào)相同(見(jiàn)4.1.2、4.1.3)。
4.3工作報(bào)告格式要求
周報(bào)統(tǒng)一用“項(xiàng)目經(jīng)理周工作安排檢查表”(附后)填報(bào);月報(bào)用公司信箋紙書(shū)寫(xiě)。報(bào)告抬頭統(tǒng)一為“致:公司總經(jīng)理室”。報(bào)告人只須寫(xiě)部門或項(xiàng)目管理處名稱。
4.4信息反饋
4.4.1工作報(bào)告經(jīng)總經(jīng)理批閱后發(fā)還行政部。行政部應(yīng)在下周(月)歸集工作報(bào)告時(shí),將上周(月)總經(jīng)理批閱過(guò)的工作報(bào)告返還給報(bào)告人,同時(shí)收回前一周(月)的工作報(bào)告。
4.4.2報(bào)告人應(yīng)認(rèn)真閱看公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn),并且在實(shí)際工作中切實(shí)執(zhí)行,鞏固成績(jī),跟進(jìn)工作,整改不足。各部門/項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)人在閱看總經(jīng)理批示后應(yīng)簽署姓名,在下次遞交工作報(bào)告時(shí)一起帶交公司行政部歸檔。
4.4.3周(月)報(bào)的工作落實(shí)情況由行政部牽頭,管理部、財(cái)務(wù)部配合檢查、督促。
4.5報(bào)告的歸檔
行政部最后將總經(jīng)理批示信息反饋給報(bào)告人后收回的工作報(bào)告及時(shí)分類、歸檔成冊(cè)。
第2篇 xs物業(yè)項(xiàng)目設(shè)備管理工作程序
物業(yè)項(xiàng)目設(shè)備管理工作程序
【供配電設(shè)備】
電工
a.每日一次按照《設(shè)備、設(shè)施巡視內(nèi)容與程序》巡視配電房設(shè)備,并記錄《配電房巡視記錄表》;
b.配電房每周打掃一次,配電柜每月清潔一次。雙電源柜(箱)'運(yùn)行'與'備用'每月切換檢查一次,并記錄《設(shè)備定期啟動(dòng)表》;
c.按《設(shè)備、設(shè)施(年度)周期檢查、保養(yǎng)計(jì)劃表》和《供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程》的內(nèi)容要求進(jìn)行周期檢查、保養(yǎng),并將結(jié)果記錄于《設(shè)備、設(shè)施周期檢查、保養(yǎng)記錄表》內(nèi);
d.供配電設(shè)備、設(shè)施維修工作記錄于《設(shè)備、設(shè)施維修記錄表》內(nèi);
e.供配電設(shè)備發(fā)生異常和故障及時(shí)報(bào)告設(shè)備部經(jīng)理,記錄《設(shè)備故障記錄表》,并及時(shí)排除異常和故障。
【電梯設(shè)備】
分承包方電梯維保人員
a.每周按《設(shè)備、設(shè)施(年度)周期檢查、保養(yǎng)計(jì)劃表》和《電梯設(shè)備維修保養(yǎng)規(guī)程》的內(nèi)容要求進(jìn)行定期保養(yǎng),同時(shí)負(fù)責(zé)清潔電梯機(jī)房環(huán)境,并將結(jié)果記錄表內(nèi);
b.電梯設(shè)備維修工作記錄《房屋、設(shè)備、設(shè)施維修記錄表》;
c.設(shè)備發(fā)生異常和故障及時(shí)報(bào)告設(shè)備經(jīng)理,記錄于《設(shè)備故障記錄表》上,并及時(shí)處理。
設(shè)備經(jīng)理
a.每日按照《房屋、設(shè)備、設(shè)施巡視內(nèi)容與程序》巡視電梯設(shè)備,填寫(xiě)《電梯房巡視記錄》。發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)通知分承包方電梯維保人員并報(bào)告設(shè)備經(jīng)理,督促維修保養(yǎng);
b.負(fù)責(zé)電源部分的維修保養(yǎng)及運(yùn)行操作。每月一次切換檢查雙電源設(shè)備,記錄《設(shè)備定期啟動(dòng)表》。
【給排水設(shè)備】
管道工
a.每日一次按照《設(shè)備、設(shè)施巡視內(nèi)容與程序》巡視泵房設(shè)備,并記錄《水泵房巡視記錄表》;
b.水泵房每周打掃一次,機(jī)組每月清潔一次。生活水泵'運(yùn)行'與'備用'每二周交替更換一次;
c.按《設(shè)備、設(shè)施(年度)周期檢查、保養(yǎng)計(jì)劃表》和《給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程》的內(nèi)容要求進(jìn)行周期檢查、保養(yǎng),并將結(jié)果記錄于《設(shè)備、設(shè)施周期檢查、保養(yǎng)記錄表》內(nèi);
d.給排水設(shè)備、設(shè)施維修工作記錄于《設(shè)備、設(shè)施維修記錄表》內(nèi);
e.給排水設(shè)備發(fā)生異常和故障及時(shí)報(bào)告給設(shè)備部經(jīng)理,記錄《設(shè)備故障記錄表》,并及時(shí)排除異常和故障。
【消防系統(tǒng)】
日常巡視
a.設(shè)備維修工每日一次按照《設(shè)備、設(shè)施巡視內(nèi)容與程序》巡視泵房及風(fēng)機(jī)房設(shè)備,記錄《水泵房巡視記錄表》和《風(fēng)機(jī)設(shè)備巡視記錄表》。設(shè)備發(fā)生異常和故障及時(shí)報(bào)告設(shè)備經(jīng)理,記錄《設(shè)備故障記錄表》,并及時(shí)排除異常和故障;
b.安全接待人員負(fù)責(zé)消防設(shè)施的日常巡視,每月對(duì)各層面消防設(shè)施巡視一遍,將巡視結(jié)果記錄于消防栓、滅火機(jī)箱內(nèi)的記錄表內(nèi)。
定期檢查
a.由弱電維修操作工負(fù)責(zé)每月一次消火栓泵、噴淋泵、送風(fēng)排煙機(jī)、雙電源啟動(dòng)測(cè)試,記錄《設(shè)備定期啟動(dòng)記錄表》;
b.由弱電維修操作工組織,并由安保主管、安全接待人員和設(shè)備維修工參與操作,每年一次進(jìn)行消火栓、噴淋進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試;送風(fēng)、排煙系統(tǒng)測(cè)試;電源、控制聯(lián)動(dòng)功能以及報(bào)警安全系統(tǒng)的測(cè)試。記錄《消火栓、噴淋系統(tǒng)測(cè)試記錄表》,《消防送風(fēng)、排煙系統(tǒng)測(cè)試記錄表》。
維修保養(yǎng)
a.弱電操作維修工負(fù)責(zé)消防設(shè)施的維修保養(yǎng)工作;
b.設(shè)備機(jī)房每周打掃一次,機(jī)組每月清潔一次。消防泵'運(yùn)行'與'備用'每月定期啟動(dòng)后交替更換一次;
c.按《設(shè)備、設(shè)施(年度)周期檢查、保養(yǎng)計(jì)劃表》和《消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程》的內(nèi)容要求進(jìn)行周期檢查、保養(yǎng),并將結(jié)果記錄于《設(shè)備、設(shè)施周期檢查、保養(yǎng)記錄表》內(nèi);
d.消防設(shè)備、設(shè)施維修工作記錄于《設(shè)備、設(shè)施維修記錄表》內(nèi)。
【弱電設(shè)備】
分承包方維保人員
a.按《設(shè)備、設(shè)施(年度)周期檢查、保養(yǎng)計(jì)劃表》和《弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程》的內(nèi)容要求進(jìn)行周期檢查、保養(yǎng),并將結(jié)果記錄于《設(shè)備、設(shè)施周期檢查、保養(yǎng)記錄表》內(nèi);
b.弱電設(shè)備、設(shè)施維修工作記錄《設(shè)備、設(shè)施維修記錄表》;
c.弱電設(shè)備發(fā)生異常和故障及時(shí)報(bào)告設(shè)備部經(jīng)理,記錄《設(shè)備故障記錄表》,及時(shí)排除異常和故障。
弱電工
a.每日按照《房屋、設(shè)備、設(shè)施巡視內(nèi)容與程序》巡視信號(hào)接收機(jī)房設(shè)備及衛(wèi)星天線,記錄《信號(hào)收視設(shè)備巡視記錄表》;
b.信號(hào)接收機(jī)房每周打掃一次,信號(hào)接收設(shè)備每月清潔一次;
c.發(fā)現(xiàn)弱電設(shè)備異常和故障及時(shí)通知分承包方維保人員并報(bào)告設(shè)備經(jīng)理,督促維修保養(yǎng)。
第3篇 寫(xiě)字樓物業(yè)管理顧問(wèn)工作范圍職責(zé)
寫(xiě)字樓物業(yè)管理顧問(wèn)的工作范圍及職責(zé)
物業(yè)管理顧問(wèn)服務(wù)是以提高物業(yè)管理水平為宗旨,使業(yè)主獲取最高的回報(bào)率及業(yè)戶提供最為方便舒適的工作環(huán)境。
為配合z寫(xiě)字樓的交付使用及以后能使物業(yè)管理服務(wù)保持在較高的水平,我們建議由物業(yè)管理有限公司為z寫(xiě)字樓提供物業(yè)管理顧問(wèn)服務(wù),以使物業(yè)能夠順利交用,同時(shí)建立完善的管理制度。
我們的物業(yè)顧問(wèn)工作將做如下安排:
一、前期物業(yè)顧問(wèn)服務(wù)
物業(yè)管理雖然常常被視為房地產(chǎn)發(fā)展的延續(xù)和伸展,但在開(kāi)業(yè)前已需要考慮到物業(yè)移交后的一切大廈服務(wù),同時(shí)物業(yè)管理對(duì)物業(yè)的租賃具有重大影響。我們建議物業(yè)管理的前期工作應(yīng)該盡快開(kāi)始在這期間,物業(yè)管理顧問(wèn)的主要工作是:
●協(xié)助組建物業(yè)管理公司,成立具有獨(dú)立法人地位的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。實(shí)行總經(jīng)理責(zé)任制度,下設(shè)物業(yè)、財(cái)務(wù)、工程、保安、清潔環(huán)衛(wèi)等部門。按照企業(yè)化、專業(yè)化、社會(huì)化和制度化的要求,以統(tǒng)一管理、綜合服務(wù)、自我運(yùn)轉(zhuǎn)、自我發(fā)展、自我完善的目標(biāo)及日后接管物業(yè)作出一切籌備工作,設(shè)立臨時(shí)辦公室及購(gòu)買辦公設(shè)備等。
●審查設(shè)計(jì)圖紙,全面細(xì)致地反映物業(yè)管理賴以順利實(shí)施的各種需要,包括設(shè)定工作間、儲(chǔ)物間、職工食堂間等,以及從以往管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)所知,在規(guī)劃設(shè)計(jì)上的各種問(wèn)題和缺陷(例如配套設(shè)施、機(jī)電系統(tǒng)、安全保衛(wèi)、垃圾處、消防設(shè)施及建筑材料等),提交設(shè)計(jì)單位參考和糾正,并且協(xié)助發(fā)展商對(duì)施工的監(jiān)理。
●設(shè)定物業(yè)管理的法律規(guī)范,與發(fā)展商和律師共同草擬租賃合同、入戶守則、裝修規(guī)定及其他物業(yè)管理有關(guān)的法律文件,務(wù)求做好所移交的一切安排。
●選聘物料供應(yīng)商及承包商,協(xié)商服務(wù)條款及簽訂合同。
二、物業(yè)管理計(jì)劃
一但我們被聘用后,配合物業(yè)本身的特點(diǎn)、當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)、市場(chǎng)情況、社會(huì)因素和發(fā)展商的目標(biāo)和承諾,我公司將:
●制定一套詳細(xì)的物業(yè)管理計(jì)劃,內(nèi)容包括物業(yè)管理公司的服務(wù)范圍、營(yíng)業(yè)方針、思想導(dǎo)向、勞動(dòng)工資計(jì)劃、財(cái)務(wù)管理、行政制度、大廈管理、工程維修管理、衛(wèi)生管理、綠化管理、治安管理、車輛管理、財(cái)產(chǎn)管理、考核制度、物業(yè)檔案、電腦系統(tǒng)與及其他特約服務(wù)等。
●編制開(kāi)辦費(fèi)預(yù)算及首年的管理預(yù)算、評(píng)定管理費(fèi)及其他收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、押金及儲(chǔ)備金金額等,該項(xiàng)工作我們已提出草案,具體需和發(fā)展商進(jìn)一步落實(shí)。
●編定崗位責(zé)任獎(jiǎng)懲制度及規(guī)章制度。
三、人事管理
●協(xié)助制訂分期及整體物業(yè)管理員工編制,各級(jí)員工薪津,福利標(biāo)準(zhǔn)。
●協(xié)助制訂各級(jí)管理員工崗位責(zé)任及工作程序。
●協(xié)助招聘及聘用員工。
●根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制訂人事制度,員工守則及勞動(dòng)合同。
●協(xié)助與勞動(dòng)部門聯(lián)絡(luò),安排有關(guān)員工聘用登記事宜。
四、員工培訓(xùn)
●在物業(yè)交付使用前,協(xié)助物業(yè)管理公司聘用高級(jí)行政人員,物業(yè)經(jīng)理及維修保養(yǎng)經(jīng)理,配合市房地產(chǎn)管理部門進(jìn)行培訓(xùn),取得相應(yīng)的上崗證書(shū),并盡快參與制訂物業(yè)管理規(guī)章制度。同時(shí)安排上述人員到相關(guān)物業(yè)作實(shí)習(xí),了解及熟悉專業(yè)管理模式及運(yùn)作。
●于交付使用前一個(gè)月,為各級(jí)員工安排短期上崗培訓(xùn),使他們能充分認(rèn)識(shí)本身的工作職責(zé)及工作程序,同時(shí)灌輸其良好的服務(wù)意識(shí)及正確的物業(yè)管理概念和知識(shí)。
●安排各級(jí)員工進(jìn)入物業(yè)內(nèi)部實(shí)地訓(xùn)練,配合物業(yè)交付使用期間,令物業(yè)管理工作能夠全面開(kāi)展,為客戶及時(shí)提供高水平的服務(wù)。
●于物業(yè)交付使用后,安排重溫培訓(xùn)班,務(wù)求員工服務(wù)素質(zhì),能達(dá)到既定之標(biāo)準(zhǔn)。
五、常規(guī)管理工作
z寫(xiě)字樓全部落成后將會(huì)是一個(gè)設(shè)備完善的新典范,物業(yè)管理公司遵照物業(yè)管理公約和租約為業(yè)主和租戶客戶提供管理服務(wù)、維護(hù)物業(yè)的價(jià)值和保障業(yè)主的整體利益。
這些工作包括:
●協(xié)助成立與業(yè)主和租戶聯(lián)絡(luò)并建立公關(guān)機(jī)制,接受業(yè)主和租戶對(duì)物業(yè)管理要求,不斷改善服務(wù)和擴(kuò)展服務(wù)的項(xiàng)目與范圍。
●維持及不斷完善物業(yè)的管理服務(wù)機(jī)構(gòu)、人力資源管理和行政管理。
●執(zhí)行物業(yè)管理公約、租約、業(yè)主守則及其他規(guī)定,防止違建和違約行為。
●維修及保養(yǎng)管理:
-維持物業(yè)配套設(shè)施的維修和保養(yǎng),長(zhǎng)期設(shè)立大修、中修、小修、及翻修工程施工組織,保證所有設(shè)備的正常運(yùn)作和延長(zhǎng)物業(yè)的壽命。
-協(xié)助制定竣工驗(yàn)收安排及保養(yǎng)期內(nèi)之補(bǔ)修程序。
-協(xié)助制訂樓宇保養(yǎng)維修計(jì)劃,包括大修、中修、小修及翻修工程,編制修繕工程預(yù)算。
-根據(jù)大廈的設(shè)備裝置,協(xié)助選聘專業(yè)公司及承包商,進(jìn)行定期保養(yǎng)維修。
-協(xié)助計(jì)劃24小時(shí)緊急維修系統(tǒng),設(shè)立施工組織。
-協(xié)助制定公眾投標(biāo)、驗(yàn)收及付款程序。
●保安、消防系統(tǒng)及車輛管理:
-協(xié)助制訂或修訂值班守衛(wèi)制度,設(shè)定工作崗位及編制,防止大廈發(fā)生罪案。
-協(xié)助聘用及訓(xùn)練保安人員,熟悉大廈保安監(jiān)察系統(tǒng)。
-協(xié)助制定交通管理措施,防止車輛亂停亂放。
-防止霸占公共地方,維持通道暢通及公眾安全。
●環(huán)境衛(wèi)生、綠化管理:
-建立清潔工作標(biāo)準(zhǔn)及選購(gòu)清潔用品及器材。
-確保大廈內(nèi)外環(huán)境整潔、優(yōu)美和舒適,制止亂丟、亂放、亂堆、亂倒,保持衛(wèi)生和環(huán)境美化。
-安排專業(yè)清潔公司或招聘清潔隊(duì)伍,巡邏保潔,清理垃圾雜物。
-安排專業(yè)滅蟲(chóng)公司定期為公共地方進(jìn)行滅蟲(chóng)工作。
-維持綠化及園藝服務(wù),美化環(huán)境。
-審查大廈內(nèi)外的招牌和指示牌的質(zhì)量、形狀及位置,并且定期檢查,作必要的更新或改善。
-檢查公共照明系統(tǒng)的安全和運(yùn)作,做必要的修理和更新。
●保險(xiǎn):辦理物業(yè)和附屬設(shè)備的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn),防避因自然或人為災(zāi)害帶來(lái)的巨大的財(cái)產(chǎn)損失:
-協(xié)助檢定投保手續(xù)。
-協(xié)助為大廈公共地方及公共設(shè)施選定保險(xiǎn)公司,安排購(gòu)買財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)和意外保險(xiǎn)、勞工保險(xiǎn)及公眾責(zé)任保險(xiǎn)等。
●建立物業(yè)檔案,維護(hù)物業(yè)的完整和統(tǒng)一管理。
六、財(cái)務(wù)管理
●協(xié)助設(shè)立會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)制度,包括各級(jí)員工的財(cái)務(wù)權(quán)限及支出批準(zhǔn)程序,務(wù)求有效控制管理收支。
●按現(xiàn)行法規(guī),制訂處理欠繳管理費(fèi)及其他費(fèi)用的程序,以確保穩(wěn)定的管理收入。
●協(xié)助選用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)及收費(fèi)形式,以便收取客戶管理費(fèi)用、公共費(fèi)用及追討費(fèi)用等。
●協(xié)助設(shè)定帳戶管理結(jié)算方式及報(bào)表格式,編制財(cái)務(wù)使用管理文件。
●安排會(huì)計(jì)師作季度
審核。
●建立財(cái)務(wù)及住戶資料庫(kù),以提供標(biāo)準(zhǔn)資料及財(cái)政狀況預(yù)測(cè),作為未來(lái)發(fā)展及投資的根據(jù)。
●為物業(yè)開(kāi)設(shè)必須的銀行帳戶,制訂有關(guān)收取費(fèi)用安排。
●協(xié)助為管理資金并開(kāi)設(shè)獨(dú)立銀行帳戶,負(fù)責(zé)管理資金。
●搞好財(cái)務(wù)管理,安排管理費(fèi)的核收和使用,適當(dāng)處理維修及儲(chǔ)備基金,為業(yè)主的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益制定妥善的安排。
第4篇 萬(wàn)科物業(yè)-樓面管理高端商寫(xiě)工作職責(zé)與職位要求
職位描述：
工作職責(zé)：
1. 定期對(duì)寫(xiě)字樓內(nèi)商業(yè)配套設(shè)施做好巡檢；
2. 寫(xiě)字樓內(nèi)的溫馨提示等宣傳資源投放工作的開(kāi)展及協(xié)助；
3. 各類活動(dòng)物資的需求提報(bào)、場(chǎng)地布置等活動(dòng)支持；
4. 協(xié)助行政類費(fèi)用結(jié)算， 審核費(fèi)用明細(xì)，按內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)及財(cái)務(wù)制度要求等，核算審核到位；
5. 日常環(huán)境監(jiān)督、綠植監(jiān)督， 監(jiān)管辦公區(qū)綠植品相，及時(shí)記錄并反饋給甲方及綠植供應(yīng)商；
6. 協(xié)調(diào)各端口保障樓內(nèi)良好辦公環(huán)境，推動(dòng)各端口流程提升和優(yōu)化，做好能源節(jié)約等措施。
職位要求：
1. 大專及以上學(xué)歷；
2. 連續(xù)3年以上本專業(yè)的物業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)或2年以上物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)；
3. 熟練操作計(jì)算機(jī)常用辦公軟件，有較強(qiáng)的執(zhí)行和學(xué)習(xí)能力；
4. 具有優(yōu)秀的協(xié)調(diào)、溝通能力。
第5篇 物業(yè)管理投標(biāo)工作程序范本
物業(yè)管理招標(biāo)投標(biāo)在我國(guó)目前尚處于起步階段,迄今為止,國(guó)內(nèi)也僅有北京、廣州、南京等地進(jìn)行了初步嘗試,而參與投標(biāo)的物業(yè)管理公司更是寥寥可數(shù)。應(yīng)當(dāng)說(shuō),在這一行業(yè)中投標(biāo)活動(dòng)的成功經(jīng)驗(yàn)暫且乏善可陳。然而,投標(biāo)的公平性與競(jìng)爭(zhēng)性又決定了它必將取代現(xiàn)有的開(kāi)發(fā)商“包辦制”,成為業(yè)主選擇“管家”的主要形式。對(duì)于物業(yè)管理公司而言,要想在競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的物業(yè)管理行業(yè)中站穩(wěn)腳跟,乃至成為行業(yè)主導(dǎo),就必須要盡快做好準(zhǔn)備,加入到投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)的行列之中,在競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)展壯大。因此,了解物業(yè)管理投標(biāo)的程序與技巧,了解投標(biāo)中可能發(fā)生的爭(zhēng)議及其解決途徑,對(duì)于提高物業(yè)管理公司的投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)力以及保障其自身權(quán)益,都是非?，F(xiàn)實(shí)和迫切的。
雖然,由于投標(biāo)對(duì)象――物業(yè)管理服務(wù)的無(wú)形性與其他工程項(xiàng)目的實(shí)物性的差異,物業(yè)管理投標(biāo)具有許多區(qū)別于其他項(xiàng)目投標(biāo)的獨(dú)特之處,但同樣作為投標(biāo),其必經(jīng)程序仍與其他項(xiàng)目投標(biāo)有著諸多相似之處,仍要經(jīng)歷前期準(zhǔn)備、購(gòu)買標(biāo)書(shū)、可行性分析、編寫(xiě)及封送標(biāo)書(shū)等步驟。
一、投標(biāo)前期工作
(一)取得從業(yè)資格
正如所有合法經(jīng)營(yíng)的企業(yè)法人一樣,從業(yè)資格是物業(yè)管理公司從事正常營(yíng)業(yè)活動(dòng)所必須具備的首要條件,這自然也成為物業(yè)管理公司參與投標(biāo)前必須首先考慮的基本因素。按照國(guó)際與國(guó)內(nèi)的不同管理規(guī)定,物業(yè)管理公司要取得投標(biāo)資格所需履行的手續(xù)也有所不同。
1.從事國(guó)內(nèi)投標(biāo)的資格要求
物業(yè)管理公司在國(guó)內(nèi)從事投標(biāo)業(yè)務(wù),必須取得《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》和政府頒發(fā)的《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證書(shū)》。
首先,按照我國(guó)《公司法》規(guī)定,作為獨(dú)立經(jīng)營(yíng)、獨(dú)立核算的法人機(jī)構(gòu),物業(yè)管理公司(或其所屬集團(tuán)公司)必須擁有有關(guān)工商行政管理局所頒發(fā)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照,以證明其合法經(jīng)營(yíng)資格。
其次,物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)具備經(jīng)有關(guān)部門核準(zhǔn)頒發(fā)的資質(zhì)證書(shū)。
鑒于我國(guó)物業(yè)管理行業(yè)起步較晚,隊(duì)伍良莠不齊,管理混亂的現(xiàn)狀,建設(shè)部已于1999年頒布了《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)管理試行辦法》(以下簡(jiǎn)稱《試行辦法》),規(guī)定物業(yè)管理企業(yè)的資質(zhì)管理實(shí)行分級(jí)審批制度。該《試行辦法》已于2000年1月1日起正式實(shí)施,其目的是要通過(guò)資質(zhì)審查,嚴(yán)格控制物業(yè)管理隊(duì)伍質(zhì)量,提高服務(wù)水平,而對(duì)于從事物業(yè)管理投標(biāo)的物業(yè)管理公司,審查更加嚴(yán)格。
在該《試行辦法》出臺(tái)并正式實(shí)施之前,各級(jí)地方政府均是根據(jù)本地情況制訂并實(shí)施地區(qū)物業(yè)管理公司資質(zhì)等級(jí)管理辦法。如上海市根據(jù)《上海市物業(yè)管理公司資質(zhì)等級(jí)管理暫行辦法》,將物業(yè)管理公司劃分為以下三個(gè)等級(jí):
①一級(jí)物業(yè)管理公司的資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)
規(guī)模要求:公司所管理物業(yè)規(guī)模一般在50萬(wàn)平方米以上,或者管理涉外物業(yè)在20萬(wàn)平方米以上。
類型要求:公司所管理物業(yè)的類型在3種以上,或管理涉外物業(yè)在2種以上;并且所管理物業(yè)應(yīng)有2個(gè)以上為優(yōu)秀小區(qū)或者大廈,達(dá)標(biāo)面積超過(guò)50%。
人員素質(zhì)要求:企業(yè)經(jīng)理或常務(wù)副經(jīng)理須從事專業(yè)物業(yè)管理工作3年以上;并且公司應(yīng)具有經(jīng)濟(jì)類、工程類中級(jí)職稱管理人員10人以上。
經(jīng)營(yíng)實(shí)力要求:企業(yè)經(jīng)營(yíng)年限須在3年以上;且注冊(cè)資本應(yīng)在100萬(wàn)元以上(含100萬(wàn)元)。
②二級(jí)物業(yè)管理公司的資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)
規(guī)模要求:公司所管理物業(yè)規(guī)模一般在20萬(wàn)~50萬(wàn)平方米以上,或者管理涉外物業(yè)在5萬(wàn)~20萬(wàn)平方米以上。
類型要求:公司所管理物業(yè)的類型在2種以上,或管理物業(yè)中含有涉外物業(yè);且所管理的物業(yè)需有1個(gè)以上為優(yōu)秀小區(qū)或者大廈,達(dá)標(biāo)面積超過(guò)30%。
人員素質(zhì)要求:具有經(jīng)濟(jì)類、工程類中級(jí)職稱管理人員6人以上。
經(jīng)營(yíng)實(shí)力要求:企業(yè)經(jīng)營(yíng)年限須在2年以上;且注冊(cè)資本應(yīng)在50萬(wàn)元以上(含50萬(wàn)元)。
③三級(jí)物業(yè)管理公司的資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)
規(guī)模要求:公司管理物業(yè)規(guī)模一般在3萬(wàn)~20萬(wàn)平方米以上,或者管理涉外物業(yè)在1萬(wàn)~5萬(wàn)平方米以上。
人員素質(zhì)要求:具有經(jīng)濟(jì)類、工程類中級(jí)職稱管理人員3人以上。
經(jīng)營(yíng)實(shí)力要求:企業(yè)注冊(cè)資本10萬(wàn)元以上(含10萬(wàn)元)。
再如,天津市為規(guī)范行業(yè)秩序,推動(dòng)該市物業(yè)管理健康發(fā)展,也相應(yīng)出臺(tái)《天津市物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)等級(jí)評(píng)定辦法》、《天津市物業(yè)管理招標(biāo)投標(biāo)規(guī)則》,全面引入市場(chǎng)機(jī)制,實(shí)行招標(biāo)投標(biāo)選聘物業(yè)管理企業(yè)。該規(guī)則規(guī)定,天津市建筑面積在5萬(wàn)平方米以上的住宅小區(qū)的物業(yè)管理,應(yīng)以招標(biāo)投標(biāo)方式選聘物業(yè)管理企業(yè);建筑面積20萬(wàn)平方米以上的住宅小區(qū)的物業(yè)管理工作必須以招標(biāo)投標(biāo)選聘物業(yè)管理企業(yè)。此外,該規(guī)則還對(duì)招標(biāo)投標(biāo)的程序和方法做出了相應(yīng)規(guī)定。
以上這些規(guī)章制度僅僅是針對(duì)某些地區(qū)的個(gè)別特征而設(shè)置的,并不具有行業(yè)共性,而現(xiàn)行的《試行辦法》卻是在全國(guó)范圍內(nèi)建立起了行業(yè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)該《試行辦法》規(guī)定,物業(yè)管理企業(yè)被劃分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)3個(gè)資質(zhì)等級(jí)和臨時(shí)資質(zhì)。一級(jí)企業(yè)可參加全國(guó)范圍內(nèi)物業(yè)管理項(xiàng)目的投標(biāo)、議標(biāo);二級(jí)企業(yè)只限于參加全國(guó)范圍內(nèi)30萬(wàn)平方米以下物業(yè)管理項(xiàng)目的投標(biāo)、議標(biāo);三級(jí)企業(yè)只限于參加本省(自治區(qū)、直轄市)區(qū)域內(nèi)15萬(wàn)平方米以下物業(yè)管理項(xiàng)目的投標(biāo)、議標(biāo)。
物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《試行辦法》規(guī)定申請(qǐng)企業(yè)資質(zhì)等級(jí)評(píng)定。未經(jīng)主管部門進(jìn)行資質(zhì)評(píng)定并取得資質(zhì)證書(shū)的,不得從事物業(yè)管理業(yè)務(wù)。《試行
辦法》還規(guī)定,物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)等級(jí)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,每?jī)赡旰硕ㄒ淮?。?duì)于不符合原定資質(zhì)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè),由資質(zhì)等級(jí)評(píng)定初審部門提出降級(jí)或吊銷資質(zhì)證書(shū)的意見(jiàn),報(bào)審批部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。資質(zhì)等級(jí)的升級(jí)應(yīng)依次逐級(jí)上升,不得越級(jí)上升。
政府對(duì)物業(yè)管理公司進(jìn)行這樣的劃分,并要求其按等級(jí)參與招標(biāo)投標(biāo),無(wú)疑在競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制上為物業(yè)管理企業(yè)參與投標(biāo)把好了關(guān),同時(shí)也從體制上為維護(hù)招標(biāo)投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)秩序,提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)水平提供了有力保障。應(yīng)當(dāng)說(shuō),這一舉措不僅將在物業(yè)管理行業(yè)中建立起公正、公平的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰,而且還將推動(dòng)全國(guó)物業(yè)管理招標(biāo)投標(biāo)的迅速發(fā)展。
2.參與國(guó)際投標(biāo)應(yīng)履行的手續(xù)
物業(yè)管理公司參與國(guó)際投標(biāo),應(yīng)根據(jù)招標(biāo)物業(yè)所在國(guó)規(guī)定,履行必要的手續(xù)。
(1)注冊(cè)
在招標(biāo)物業(yè)所在國(guó)注冊(cè),使其具有獨(dú)立經(jīng)營(yíng)的法人資格,這對(duì)于進(jìn)行國(guó)際投標(biāo)的物業(yè)管理公司而言是一道必經(jīng)程序。注冊(cè)后經(jīng)該國(guó)政府核準(zhǔn)頒發(fā)營(yíng)業(yè)執(zhí)照,公司即可正式營(yíng)業(yè),參與有關(guān)投標(biāo)工作。
由于不同國(guó)家法律法規(guī)的差異,他們對(duì)異國(guó)進(jìn)入的物業(yè)管理公司在注冊(cè)與遞交投標(biāo)書(shū)的先后次序上的規(guī)定也有所不同。但無(wú)論注冊(cè)手續(xù)在先在后,物業(yè)管理公司在申請(qǐng)時(shí)都必須按規(guī)定提交文件。由于不同國(guó)家所要求提交的文件種類不同,本書(shū)僅列舉說(shuō)明一些必須提交的主要文件:
①公司章程。物業(yè)管理公司注冊(cè)提交的公司章程必須對(duì)本公司的治理結(jié)構(gòu)與經(jīng)營(yíng)體制做出充分說(shuō)明,其主要內(nèi)容包括:公司性質(zhì)、宗旨、注冊(cè)資本、營(yíng)業(yè)范圍、組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)管理、總管理機(jī)構(gòu)所在地等。值得注意的是,由于我國(guó)實(shí)行《公司法》時(shí)間較短,加之獨(dú)特的經(jīng)濟(jì)體制,我國(guó)公司成立時(shí)報(bào)批的組建文件往往與國(guó)際慣例有較大差別。因此,國(guó)內(nèi)物業(yè)管理公司對(duì)外投標(biāo)時(shí)通常需另行準(zhǔn)備一份對(duì)外適用的公司章程。
②營(yíng)業(yè)執(zhí)照。國(guó)內(nèi)投標(biāo)公司提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本審查,凡在國(guó)內(nèi)已有營(yíng)業(yè)執(zhí)照的物業(yè)管理公司通?？芍苯酉蛘袠?biāo)物業(yè)所在國(guó)提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照,辦理申請(qǐng)注冊(cè)手續(xù)。
③關(guān)于分公司的證明。分公司的證明文件應(yīng)由物業(yè)管理總公司開(kāi)出,說(shuō)明該分公司的組織、章程;文件由選定的公證機(jī)關(guān)公證后生效。
④資產(chǎn)負(fù)債表及損益表。這兩份報(bào)表從財(cái)務(wù)的角度反映出物業(yè)管理公司的財(cái)力、財(cái)務(wù)狀況及經(jīng)營(yíng)管理水平。
⑤曾接管物業(yè)的名稱、規(guī)模、地點(diǎn)及服務(wù)質(zhì)量等。
⑥辦事處人員名單和任職證書(shū)。即由辦事處負(fù)責(zé)人簽署委任的駐招標(biāo)物業(yè)所在地工作人員名單以及他們的任職證明。
以上文件絕大多數(shù)都必須順序經(jīng)由省(市)公證處、國(guó)內(nèi)外事部門及駐招標(biāo)物業(yè)所在國(guó)的中國(guó)大使館或領(lǐng)事館公證,以表明文件的簽名、印章屬實(shí),文件的副本、節(jié)本、影印本與原本相符。公證之后,諸文件便可生效。
(2)選擇代理人
物業(yè)管理公司如果在國(guó)外從事投標(biāo),必將面臨異域文化所帶來(lái)的種種障礙,而房地產(chǎn)項(xiàng)目的固定性以及物業(yè)管理服務(wù)的無(wú)形性,又要求他們必須承擔(dān)較之于其他工程承包項(xiàng)目投標(biāo)更大的風(fēng)險(xiǎn)。此時(shí),聘用代理人承辦注冊(cè)、咨詢等自己所不熟悉的當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù),不僅可節(jié)約費(fèi)用,還可利用代理人對(duì)當(dāng)?shù)匚飿I(yè)的熟悉程度,增加其投標(biāo)成功的可能性。
當(dāng)然,代理的這些優(yōu)勢(shì)必須建立在代理人優(yōu)秀的前提之上,因此如何選擇合適的代理人也將成為投標(biāo)公司必須認(rèn)真對(duì)待的一個(gè)重要問(wèn)題。通常,代理人的作用主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn):
①業(yè)務(wù)咨詢。代理人應(yīng)當(dāng)利用其在當(dāng)?shù)貜V泛的社會(huì)關(guān)系與以往經(jīng)驗(yàn)向投標(biāo)公司提供相關(guān)的重要信息,包括重大項(xiàng)目的招標(biāo)信息;開(kāi)發(fā)商情況;當(dāng)?shù)胤?、?jīng)濟(jì)情況;社會(huì)風(fēng)俗習(xí)慣;勞務(wù)雇用管理等。為物業(yè)管理公司熟悉國(guó)外物業(yè)管理規(guī)定及服務(wù)要求提供幫助,這是代理人應(yīng)提供的基本服務(wù)之一。
②業(yè)務(wù)代理。代理人還可為物業(yè)管理公司的日常業(yè)務(wù)運(yùn)作提供服務(wù),這些工作包括代辦各種例行手續(xù),代為尋找當(dāng)?shù)睾献骰锇?提供投標(biāo)所需單價(jià)、費(fèi)率等。這些服務(wù)可以提高投標(biāo)者工作效率,降低其交易成本。
③矛盾協(xié)調(diào)。物業(yè)管理公司在異地從事投標(biāo),與當(dāng)?shù)貥I(yè)主必然會(huì)在文化、風(fēng)俗等方面存在差異,加之服務(wù)行業(yè)本身與個(gè)人滿足程度密切相關(guān)的特性,雙方之間出現(xiàn)摩擦和爭(zhēng)議在所難免。此時(shí),代理人則可在其中充分發(fā)揮“潤(rùn)滑劑”的作用,妥善協(xié)調(diào)解決矛盾。
物業(yè)管理公司在考慮了自身業(yè)務(wù)需要與代理成本之后,便可在當(dāng)?shù)氐闹薪榉?wù)公司中慎重選擇滿足條件的代理人。選擇代理人時(shí),投標(biāo)公司應(yīng)從自身的弱勢(shì)及代理人可提供的互補(bǔ)優(yōu)勢(shì)出發(fā),根據(jù)成本效益原則,綜合評(píng)價(jià)做出決策。
代理人作為中介咨詢公司是以其技術(shù)與智力提供服務(wù),因此衡量其能力應(yīng)首先考慮技術(shù)條件,其他因素次之。投標(biāo)公司選擇代理人時(shí)應(yīng)以代理公司的技術(shù)勝任能力、管理能力、資源可用性、業(yè)務(wù)獨(dú)立性、取費(fèi)結(jié)構(gòu)及執(zhí)業(yè)素質(zhì)作為基礎(chǔ)。
①技術(shù)勝任能力。即中介咨詢公司有能力為業(yè)主提供一個(gè)經(jīng)過(guò)專業(yè)教育與訓(xùn)練、具有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的組織團(tuán)體來(lái)承擔(dān)被委托的任務(wù)。投標(biāo)公司的判斷可根據(jù)以下資料分析作出:
a.察看公司以往在合同任務(wù)實(shí)施過(guò)程中所采用的方法及技術(shù)處理手段的說(shuō)明材料。
b.調(diào)查該公司及其工作人員曾經(jīng)在類似地區(qū)承擔(dān)類似物業(yè)項(xiàng)目情況。
c.審查將要從事該項(xiàng)目的所有工作人員的經(jīng)驗(yàn)和資歷。
d.了解該公司以前顧客對(duì)其工作成績(jī)的評(píng)價(jià)。
②管理能力。中介咨詢公司必須具有與物業(yè)項(xiàng)目規(guī)模與類型相匹配的管
理技能,必須適當(dāng)安排人力資源、合理調(diào)整工作規(guī)劃。在提供服務(wù)全過(guò)程中,代理者還必須要善于與承包商、供應(yīng)商、貸款機(jī)構(gòu)及政府機(jī)構(gòu)打交道,同時(shí)向委托方報(bào)告工作進(jìn)展,以使其能及時(shí)和準(zhǔn)確地作出決定。對(duì)于這一指標(biāo)評(píng)價(jià)所采用的方法主要有:
a.考查咨詢總工程師以往業(yè)績(jī)成就記錄。
b.考查被提名的項(xiàng)目經(jīng)理以往業(yè)績(jī)成就紀(jì)錄。
c.詢問(wèn)咨詢工程師對(duì)該物業(yè)項(xiàng)目管理的意見(jiàn)。
d.判斷自己與咨詢工程師在原則問(wèn)題上是否具有協(xié)商基礎(chǔ)。
③資源可靠性。即公司是否具備足夠的咨詢能力和人員來(lái)提供服務(wù),以保證必要的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間。資源可靠性的評(píng)價(jià)可參照以下標(biāo)準(zhǔn):
a.考查被提名參加該項(xiàng)目工作班子的技術(shù)與管理人員的能力。
b.詢問(wèn)代理公司在提供服務(wù)過(guò)程中對(duì)各參加者職責(zé)委派所作出的安排,及其對(duì)自己應(yīng)承擔(dān)義務(wù)的了解。
c.調(diào)查該公司的聲譽(yù)及財(cái)力狀況。
④職業(yè)獨(dú)立性。中介咨詢服務(wù)作為一種獨(dú)立業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)符合fidic合同條款中有關(guān)職業(yè)道德規(guī)范、職業(yè)身份、權(quán)限及職業(yè)獨(dú)立性等諸項(xiàng)規(guī)定。投標(biāo)公司可通過(guò)詢問(wèn)調(diào)查等方式去了解咨詢工程師是否與可能影響其職業(yè)判斷的商業(yè)、制造業(yè)或承包活動(dòng)有直接或間接的利益關(guān)系,能否客觀完成被委派的任務(wù),并且通過(guò)應(yīng)用合理的技術(shù)與經(jīng)濟(jì)原理使委托方獲得最佳效益。
⑤取費(fèi)合理性。投標(biāo)公司判斷中介公司取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是否合理,應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)部門的相應(yīng)規(guī)定,有時(shí)還可參考fidic合同條款建議的取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
⑥執(zhí)業(yè)誠(chéng)實(shí)性。投標(biāo)公司與代理公司必須建立起一種相互信任的關(guān)系。委托方不應(yīng)過(guò)多干預(yù)代理公司的工作,而代理公司更不得串通第三人蒙蔽委托方。因此物業(yè)管理公司必須通過(guò)調(diào)查其以前客戶或合作伙伴衡量中介咨詢公司是否具有執(zhí)業(yè)誠(chéng)實(shí)性。
在考察了以上條件之后,投標(biāo)公司則可根據(jù)物業(yè)項(xiàng)目的規(guī)模、服務(wù)內(nèi)容的復(fù)雜性與重要性來(lái)確定代理公司。通常這一決策可經(jīng)歷以下幾個(gè)步驟:
①確定選擇范圍。投標(biāo)公司應(yīng)當(dāng)預(yù)測(cè)該招標(biāo)物業(yè)服務(wù)所需的人力資源及其對(duì)人力資源的要求,并將可能需要的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類。例如:要求的專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域和服務(wù)類型,對(duì)該物業(yè)服務(wù)要求的詳細(xì)說(shuō)明,地區(qū)特征因素(如地理位置、交通條件),將要簽訂的合同類型等。
②資格預(yù)審。將具備接受委托資格的中介咨詢公司按條件優(yōu)劣順序排隊(duì)。
③分析預(yù)選。物業(yè)管理公司可根據(jù)中介咨詢公司的經(jīng)驗(yàn)資歷、人力資源可靠性、財(cái)力狀況、以往履約情況、主要經(jīng)營(yíng)活動(dòng)區(qū)域、與同行關(guān)系、政治社會(huì)和環(huán)境敏感性、要求的擔(dān)保標(biāo)準(zhǔn)等條件進(jìn)行逐一分析,選出3~5家候選公司。
④條件商議。接下來(lái)物業(yè)管理公司則應(yīng)分別與候選公司商議合作條件,并要求各候選公司就以下幾點(diǎn)提出建議書(shū):工作內(nèi)容說(shuō)明;與該合同有關(guān)的證明單據(jù)和資料;資料說(shuō)明;附有詳細(xì)說(shuō)明的其他替代方案;培訓(xùn)計(jì)劃;過(guò)去在性質(zhì)類似項(xiàng)目中的經(jīng)驗(yàn);資金控制的詳細(xì)情況;工作人員的規(guī)模與職責(zé);為實(shí)施該合同任務(wù)而提出的組織與管理的模式;對(duì)當(dāng)?shù)貤l件的了解;地區(qū)的資源;用于該服務(wù)項(xiàng)目的技術(shù)手段;資源的可利用性。
⑤審核排序。投標(biāo)公司應(yīng)詳細(xì)審議中介咨詢公司所提交建議書(shū)中的所有細(xì)節(jié),實(shí)地考察該咨詢公司以前和目前正在提供的代理服務(wù),獲取更多的資料,并按這些公司的條件優(yōu)劣順序?qū)⒔ㄗh書(shū)進(jìn)行排列。
⑥接洽談判。投標(biāo)公司可先邀請(qǐng)排名第一位的中介咨詢公司討論合同款項(xiàng)及取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),談判應(yīng)盡可能詳細(xì)地對(duì)合同主要條款及法律要求等做出規(guī)定。如果與第一家談判失敗,投標(biāo)公司必須通過(guò)書(shū)面形式告知該公司,然后再與第二家進(jìn)行談判,直至達(dá)成滿意的協(xié)議為止。
一旦選定,物業(yè)管理公司便可與該代理公司簽訂一份正式的代理協(xié)議,以作為界定雙方權(quán)利義務(wù)的法律依據(jù)。通常代理協(xié)議包括以下內(nèi)容:
a.協(xié)議雙方注冊(cè)的法人名稱、公司地址、法人代表姓名和職務(wù)。
b.簽訂協(xié)議的目的與性質(zhì)。
c.代理范圍,包括代理的業(yè)務(wù)范圍和時(shí)間范圍。
d.代理物業(yè)名稱及代理期限。
e.代理雙方的義務(wù)和職責(zé)。這應(yīng)當(dāng)是合同的主要部分。
代理人可能承擔(dān)的義務(wù)主要有:向委托人提供信息及有關(guān)法律法規(guī)資料;協(xié)助委托人參與競(jìng)標(biāo);推薦可靠的投標(biāo)合作者;協(xié)調(diào)委托人與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門及業(yè)主三方之間的關(guān)系;其他代理工作。
委托人可能應(yīng)履行的職責(zé)主要有:向代理人支付代理費(fèi);履行協(xié)議條款;支持代理人開(kāi)展代理業(yè)務(wù)的工作,必要時(shí)提供代理人所需資料。
f.代理費(fèi)及其支付辦法。
按某些國(guó)家規(guī)定,代理協(xié)議應(yīng)呈報(bào)政府有關(guān)部門登記注冊(cè),如有必要,還需由公證部門予以公證。
(二)籌措資金
物業(yè)管理公司的財(cái)力狀況也是衡量其實(shí)力的重要因素,它必須要能滿足公司投標(biāo)全過(guò)程及中標(biāo)后的管理需要。因此投標(biāo)公司應(yīng)根據(jù)自身財(cái)務(wù)狀況及招標(biāo)物業(yè)管理所需資金,做好資金籌措準(zhǔn)備,以使自己有足夠資金通過(guò)投標(biāo)資格預(yù)審。
投標(biāo)企業(yè)可以考慮的資金來(lái)源渠道主要有自有資金積累和銀行貸款。其中自有資金積累取決于物業(yè)管理公司的經(jīng)營(yíng)與盈利狀況,而銀行貸款則取決于公司的融資政策與信用狀況。投標(biāo)公司可根據(jù)招標(biāo)物業(yè)規(guī)模、自身收益情況及成本分析決定資金來(lái)源結(jié)構(gòu)。
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bsp; 如物業(yè)管理企業(yè)需向銀行申請(qǐng)貸款,則應(yīng)遵照以下程序進(jìn)行:
(1)遞交文件,提出申請(qǐng)。公司所提交的文件包括申請(qǐng)書(shū)、財(cái)務(wù)報(bào)表、物業(yè)項(xiàng)目情況說(shuō)明、資金用途計(jì)劃等。
(2)接受資信審查。
(3)取得貸款擔(dān)保。
(4)簽訂貸款合同。合同主要內(nèi)容包括貸款期限、貸款利率、用款計(jì)劃與還款計(jì)劃等。
(三)收集招標(biāo)物業(yè)相關(guān)資料
招標(biāo)物業(yè)的相關(guān)資料是物業(yè)管理公司進(jìn)行投標(biāo)可行性研究必不可少的重要因素。因此,物業(yè)管理公司在投標(biāo)初期應(yīng)多渠道多方位全面搜尋第一、二手資料。這些資料的范圍不僅包括招標(biāo)公司和招標(biāo)物業(yè)的具體情況,還應(yīng)包括投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況。
公司可能的資料來(lái)源大致有以下幾個(gè)方面:
(1)報(bào)章雜志。報(bào)紙或相關(guān)雜志歷來(lái)是各種招標(biāo)信息公開(kāi)發(fā)布的傳統(tǒng)渠道,而且許多物業(yè)及物業(yè)管理公司的有關(guān)情況也會(huì)在各種雜志上有介紹。有意識(shí)地留意這些地方,往往會(huì)使物業(yè)管理公司獲得意想不到的有用信息。
(2)網(wǎng)絡(luò)傳輸。在時(shí)間就是速度的信息時(shí)代,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,愈來(lái)愈多的信息交流可通過(guò)因特網(wǎng)迅速通暢地完成。為適應(yīng)電子商務(wù)的發(fā)展趨勢(shì),許多招標(biāo)投標(biāo)公司紛紛建起了自己的網(wǎng)站,各種招標(biāo)信息也開(kāi)始在網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)布,如中國(guó)招標(biāo)投標(biāo)網(wǎng)就已開(kāi)通了網(wǎng)上招標(biāo)投標(biāo)及投標(biāo)代理業(yè)務(wù)。可以預(yù)見(jiàn),網(wǎng)上招標(biāo)投標(biāo)必將成為招標(biāo)投標(biāo)未來(lái)發(fā)展的主流。網(wǎng)絡(luò)自然也為投標(biāo)者搜集信息提供了一種全新快捷的工具。
(3)同行業(yè)公司。當(dāng)存在物業(yè)管理分包時(shí),公司通?？赏ㄟ^(guò)同行業(yè)的總包人獲取招標(biāo)相關(guān)信息;此外,公司還可在與其他公司進(jìn)行一般業(yè)務(wù)交流時(shí),得到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的一些資料。
可是,要在浩如煙海的信息中尋找篩選出恰當(dāng)相關(guān)的資料,其收集工作的繁瑣是可以想見(jiàn)的,更為重要的工作還在于收集之后的整理、分析。情報(bào)工作人員應(yīng)按資料的重要性、類別進(jìn)行分門別類,以便于投標(biāo)工作人員使用,由此得出的最有價(jià)值的信息將為投標(biāo)公司下一步的可行性研究提供分析基礎(chǔ)。
(四)進(jìn)行投標(biāo)可行性分析
一項(xiàng)物業(yè)管理投標(biāo)從購(gòu)買招標(biāo)文件到送出投標(biāo)書(shū),涉及大量的人力物力支出,一旦投標(biāo)失敗,其所有的前期投入都將付之東流,損失甚為可觀。這必然要求物業(yè)管理投標(biāo)公司在確定是否進(jìn)行競(jìng)標(biāo)時(shí)務(wù)必要小心謹(jǐn)慎,在提出投標(biāo)申請(qǐng)前做出必要的可行性研究,不可貿(mào)然行事。
1.招標(biāo)物業(yè)條件分析
(1)物業(yè)性質(zhì)。了解區(qū)分招標(biāo)物業(yè)的性質(zhì)非常重要。因?yàn)椴煌再|(zhì)的物業(yè)所要求的服務(wù)內(nèi)容不同,所需的技術(shù)力量不同,物業(yè)管理公司的相對(duì)優(yōu)劣勢(shì)也差異明顯。
例如,對(duì)于住宅小區(qū)的物業(yè)管理,其目的是要為居民提供一個(gè)安全、舒適、和諧、優(yōu)美的生活空間,不僅應(yīng)有助于人的身心健康,還需對(duì)整個(gè)城市風(fēng)貌產(chǎn)生積極影響。因此,在管理上就要求能增強(qiáng)住宅功能,搞好小區(qū)設(shè)施配套,營(yíng)造出優(yōu)美的生活環(huán)境。其物業(yè)管理具體內(nèi)容也應(yīng)圍繞這一目標(biāo)安排。
與之相對(duì)應(yīng),服務(wù)型公寓則更注重一對(duì)一的服務(wù)特色。它既要為住戶提供酒店式服務(wù),又要營(yíng)造出溫馨的家庭氣氛,其服務(wù)內(nèi)容也就更加具體化、個(gè)性化,除了日常清潔、綠化服務(wù)外,還應(yīng)提供各種商務(wù)、醫(yī)療服務(wù)等。
而對(duì)于寫(xiě)字樓,其管理重點(diǎn)則放在了“安全、舒適、快捷”上。故其管理內(nèi)容應(yīng)側(cè)重于加強(qiáng)閉路監(jiān)控系統(tǒng)以確保人身安全,增設(shè)保安及防盜系統(tǒng)以保證財(cái)產(chǎn)安全,開(kāi)辟商場(chǎng)、酒家、娛樂(lè)設(shè)施及生活服務(wù)設(shè)施以方便用戶生活,完善通訊系統(tǒng)建設(shè)以加強(qiáng)用戶同外部聯(lián)系等方面。
這些不同的管理內(nèi)容必然對(duì)物業(yè)管理公司提出不同的服務(wù)要求和技術(shù)要求,而具有類似物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)的投標(biāo)公司無(wú)疑可憑借其以往接管的物業(yè)在投標(biāo)中占有一定的技術(shù)和人力資源優(yōu)勢(shì)。
(2)特殊服務(wù)要求。有些物業(yè)可能會(huì)由于其特殊的地理環(huán)境和某些特殊功用,需要一些特殊服務(wù)。這些特殊服務(wù)很可能成為某些投標(biāo)公司的優(yōu)勢(shì),甚至可能導(dǎo)致競(jìng)標(biāo)過(guò)程中的“黑馬”出現(xiàn),物業(yè)管理公司必須認(rèn)真對(duì)待,在分析中趨利避害。他們可考慮這些特殊服務(wù)的支出費(fèi)用及自身的技術(shù)力量或可尋找的分包伙伴,從而形成優(yōu)化的投標(biāo)方案;反之,則應(yīng)放棄競(jìng)標(biāo)。
(3)物業(yè)招標(biāo)背景。這是對(duì)招標(biāo)文件的留意。有時(shí)招標(biāo)文件會(huì)由于招標(biāo)者的利益趨向而呈現(xiàn)出某種明顯偏向,這對(duì)于其他投標(biāo)公司而言是極為不利的。因此在閱讀標(biāo)書(shū)時(shí),物業(yè)管理公司應(yīng)特別注意招標(biāo)公告中一些特殊要求,這有利于物業(yè)管理公司做出優(yōu)劣勢(shì)判斷。
如公告中寫(xiě)明“歡迎××物業(yè)管理公司參加投標(biāo)”,此時(shí)則可能出現(xiàn)當(dāng)其他公司與××公司的標(biāo)價(jià)和服務(wù)質(zhì)量相同時(shí),開(kāi)發(fā)商會(huì)優(yōu)先選擇后者的情況。再如,××物業(yè)的物業(yè)管理招標(biāo)書(shū)上寫(xiě)明必須提供某項(xiàng)服務(wù),而本地又僅有一家專業(yè)服務(wù)公司可提供該項(xiàng)服務(wù),則投標(biāo)公司應(yīng)注意開(kāi)發(fā)商與該專業(yè)服務(wù)公司是否關(guān)系密切,以及其他物業(yè)管理公司與該專業(yè)服務(wù)公司是否有合作關(guān)系等。
這些細(xì)枝末節(jié)看似無(wú)關(guān)緊要,可一旦忽略,則有可能導(dǎo)致投標(biāo)失敗,不僅投標(biāo)者的大量準(zhǔn)備工作徒勞無(wú)功,而且還會(huì)影響公司聲譽(yù)。
(4)物業(yè)開(kāi)發(fā)商狀況。這一層面的分析包括開(kāi)發(fā)商的技術(shù)力量、信譽(yù)度等。因?yàn)槲飿I(yè)的質(zhì)量取決于開(kāi)發(fā)商的設(shè)計(jì)、施工質(zhì)量,而有些質(zhì)量問(wèn)題只有在物業(yè)管理公司接管后才會(huì)出現(xiàn),這必然會(huì)增大物業(yè)管理公司的維護(hù)費(fèi)用和與開(kāi)發(fā)商交涉的其他支出,甚至還有可能會(huì)影響物業(yè)管理公司的信譽(yù)。因此,物業(yè)管理公司通過(guò)對(duì)開(kāi)發(fā)商以往所承建物業(yè)質(zhì)量的調(diào)查,以及有關(guān)物業(yè)
管理公司與之合作的情況,分析判斷招標(biāo)物業(yè)開(kāi)發(fā)商的可靠性,并盡量選擇信譽(yù)較好、易于協(xié)調(diào)的開(kāi)發(fā)商所開(kāi)發(fā)的物業(yè),盡可能在物業(yè)開(kāi)發(fā)的前期介入,這樣既可保證物業(yè)質(zhì)量,也便于其日后管理。
2.本公司投標(biāo)條件分析
(1)以往類似的物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)。已接管物業(yè)往往可使公司具有優(yōu)于其他物業(yè)管理公司的管理或合作經(jīng)驗(yàn),這在競(jìng)標(biāo)中極易引起開(kāi)發(fā)商注意。而且從成本角度考慮,以往的類似管理也可在現(xiàn)成的管理人員、設(shè)備或固定的業(yè)務(wù)聯(lián)系方面節(jié)約許多開(kāi)支。故投標(biāo)者應(yīng)針對(duì)招標(biāo)物業(yè)的情況,分析本公司以往類似經(jīng)驗(yàn),確定公司的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
(2)人力資源優(yōu)勢(shì)。公司是否在以往接管物業(yè)中培訓(xùn)人員,是否具有熟練和經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員,是否與其他在該物業(yè)管理方面有豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)服務(wù)公司有密切合作關(guān)系。
(3)技術(shù)優(yōu)勢(shì)。即能否利用高新技術(shù)提供高品質(zhì)服務(wù)或特殊服務(wù),如智能大廈等先進(jìn)的信息管理技術(shù),綠色工程以及高科技防盜安全設(shè)施等。
(4)財(cái)務(wù)管理優(yōu)勢(shì)。公司在財(cái)務(wù)分析方面是否有完善的核算制度和先進(jìn)的分析方法,是否擁有優(yōu)秀的財(cái)務(wù)管理人才資源,是否能多渠道籌集資金,并合理開(kāi)支。
(5)劣勢(shì)分析。這主要體現(xiàn)在競(jìng)爭(zhēng)者的優(yōu)勢(shì)上,詳見(jiàn)下面的分析。
3.競(jìng)爭(zhēng)者分析
(1)潛在競(jìng)爭(zhēng)者。有時(shí)在競(jìng)標(biāo)中可能會(huì)出現(xiàn)某些剛具有物業(yè)管理資質(zhì)的物業(yè)管理公司參與競(jìng)標(biāo)的情況。他們可能幾乎沒(méi)有類似成熟的管理經(jīng)驗(yàn),但在某一方面(如特殊技術(shù)、服務(wù)等)卻具有絕對(duì)或壟斷優(yōu)勢(shì)。由于他們進(jìn)入物業(yè)管理行業(yè)不久,許多情況尚未能為人所知,他們雖然默默無(wú)聞,容易被人所忽略,卻很有可能成為競(jìng)標(biāo)中的“黑馬”,這樣的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手不僅隱蔽而且威脅巨大。對(duì)于這些陌生的競(jìng)爭(zhēng)者,投標(biāo)公司不可掉以輕心,必須認(rèn)真對(duì)待。這實(shí)際上又從另一方面強(qiáng)調(diào)了物業(yè)管理公司全面搜集資料工作的重要性。
(2)同類物業(yè)管理公司的規(guī)模及其現(xiàn)接管物業(yè)的數(shù)量與質(zhì)量。通常大規(guī)模的物業(yè)管理公司就意味著成熟的經(jīng)驗(yàn)、先進(jìn)的技術(shù)和優(yōu)秀的品質(zhì),就是在以其規(guī)模向人們展示其雄厚的實(shí)力,尤其在我國(guó)現(xiàn)階段大多數(shù)物業(yè)管理公司還屬于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè),專業(yè)性服務(wù)公司尚不成氣候的情況下,規(guī)模大小在很大程度上將影響招標(biāo)者的選擇判斷。此外,公司現(xiàn)有的正在接管的物業(yè)數(shù)量、所提供服務(wù)的質(zhì)量則可從另一方面更為真實(shí)地反映出其實(shí)力大小。
(3)當(dāng)?shù)馗?jìng)爭(zhēng)者的地域優(yōu)勢(shì)。物業(yè)管理提供的是服務(wù),其質(zhì)量的判定在很大程度上取決于業(yè)主的滿足程度。當(dāng)?shù)氐奈飿I(yè)管理公司可以利用其對(duì)當(dāng)?shù)匚幕?、風(fēng)俗的熟悉提供令業(yè)主滿足的服務(wù)。較之異地進(jìn)入的物業(yè)管理公司,他們一來(lái)可減少進(jìn)入障礙,二來(lái)可利用以往業(yè)務(wù)所形成的與當(dāng)?shù)貙I(yè)性服務(wù)公司的密切往來(lái),分包物業(yè)管理,從而具有成本優(yōu)勢(shì),同時(shí)他們還可能由于與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門的特殊聯(lián)系而具有某些關(guān)系優(yōu)勢(shì)。
(4)經(jīng)營(yíng)方式差異?，F(xiàn)有物業(yè)管理公司的組織形式有兩種:一是實(shí)體性,內(nèi)部分為兩個(gè)層次,即管理層和作業(yè)層,管理層由有經(jīng)營(yíng)頭腦的人組成,作業(yè)層由與服務(wù)內(nèi)容相關(guān)的操作人員組成;二是純由管理人員組成,無(wú)作業(yè)層,他們通常不帶工人隊(duì)伍,而是通過(guò)合同形式與社會(huì)上各類專業(yè)服務(wù)企業(yè)形成松散的聯(lián)合,以合同方式將物業(yè)管理內(nèi)容發(fā)包給相關(guān)的服務(wù)企業(yè)。這兩種不同組織形式?jīng)Q定了他們不同的經(jīng)營(yíng)方式,前者通常具有較強(qiáng)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)性,但管理成本較高;后者則相對(duì)靈活,管理成本低,但需要有優(yōu)秀的專業(yè)性服務(wù)公司與之配合,因而他們的投標(biāo)積極性與報(bào)價(jià)也相應(yīng)呈現(xiàn)差異。投標(biāo)公司可針對(duì)招標(biāo)物業(yè)所在地具體情況對(duì)其區(qū)別對(duì)待,權(quán)宜從事。
4.風(fēng)險(xiǎn)分析
在國(guó)內(nèi)從事物業(yè)管理投標(biāo),通常可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)有:
(1)通貨膨脹風(fēng)險(xiǎn)。主要是指由于通貨膨脹引起的設(shè)備、人工等價(jià)格上升,導(dǎo)致其中標(biāo)后實(shí)際運(yùn)行成本費(fèi)用大大超過(guò)預(yù)算,甚至出現(xiàn)虧損。
(2)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。即物業(yè)管理公司由于自身管理不善,或缺乏對(duì)當(dāng)?shù)匚幕牧私?不能提供高質(zhì)量服務(wù),導(dǎo)致虧損甚至遭業(yè)主辭退。
(3)自然條件。如水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害發(fā)生而又不能構(gòu)成合同規(guī)定的“不可抗力”條款時(shí),物業(yè)管理公司將承擔(dān)的部分損失。
(4)其他風(fēng)險(xiǎn)。如分包公司不能履行合同規(guī)定義務(wù),而使物業(yè)管理公司遭受經(jīng)濟(jì)乃至信譽(yù)損失等。
此外,當(dāng)物業(yè)管理公司從事國(guó)際投標(biāo)時(shí),還可能面臨政治風(fēng)險(xiǎn)。
這些因素都可能導(dǎo)致物業(yè)管理公司即使競(jìng)標(biāo)成功也會(huì)發(fā)生虧損,但這也絕非不可避免。物業(yè)管理公司必須在決定投標(biāo)之前認(rèn)真考慮這些風(fēng)險(xiǎn)因素,并從自身?xiàng)l件出發(fā),制訂出最佳方案規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),將其可能發(fā)生的概率或造成的損失盡量減少到最小。
二、投標(biāo)實(shí)施步驟
在通過(guò)資格預(yù)審之后,物業(yè)管理公司便可按以下步驟實(shí)施投標(biāo)
(一)購(gòu)買閱讀招標(biāo)文件
物業(yè)管理公司要想取得招標(biāo)文件必須向業(yè)主購(gòu)買,而取得招標(biāo)文件之后,如何閱讀成為關(guān)系到投標(biāo)成敗的重要環(huán)節(jié)。
首先,招標(biāo)文件可能會(huì)由于篇幅較長(zhǎng)而出現(xiàn)前后文不一致、某些內(nèi)容不清晰的情況。這些錯(cuò)誤雖是由于招標(biāo)業(yè)主的原因,但若投標(biāo)企業(yè)在投標(biāo)前不加重視,甚至不能發(fā)現(xiàn),將可能影響投標(biāo)標(biāo)價(jià)的制定,以至影響投標(biāo)的成功,甚至還可能影響中標(biāo)后合同的履行。因此,投標(biāo)企業(yè)在這一階段,應(yīng)本著仔細(xì)謹(jǐn)慎的原則,閱讀并盡可能找出錯(cuò)誤,再按其不同性質(zhì)與重要性,將這些錯(cuò)
誤與遺漏劃分為“招標(biāo)前由業(yè)主明確答復(fù)”和“計(jì)人索賠項(xiàng)目”兩類。
其次,從事國(guó)際投標(biāo)的公司還應(yīng)注意招標(biāo)文件的翻譯。不同的翻譯可能會(huì)導(dǎo)致招標(biāo)文件內(nèi)容面目全非,而由精通外語(yǔ)的計(jì)價(jià)員直接閱讀招標(biāo)文件則是解決這一問(wèn)題的理想辦法。
此外,招標(biāo)公司還應(yīng)注意要對(duì)招標(biāo)文件中的各項(xiàng)規(guī)定,如開(kāi)標(biāo)時(shí)間、定標(biāo)時(shí)間、投標(biāo)保證書(shū)等,尤其是圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)和管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、要求和范圍予以足夠重視,作出仔細(xì)研究。
(二)考察現(xiàn)場(chǎng)
通常,開(kāi)發(fā)商或業(yè)主委員會(huì)將根據(jù)需要組織參與投標(biāo)的物業(yè)管理公司統(tǒng)一參觀現(xiàn)場(chǎng),并向他們做出相關(guān)的必要介紹,其目的在于幫助投標(biāo)公司充分了解物業(yè)情況,以合理計(jì)算標(biāo)價(jià)。在考察過(guò)程中,投標(biāo)人還將就投標(biāo)公司代表所提出的有關(guān)投標(biāo)的各種疑問(wèn)做出口頭回答,但這種口頭答疑并不具備法律效力。只有在投標(biāo)者以書(shū)面形式提出問(wèn)題并由招標(biāo)人做出書(shū)面答復(fù)時(shí),才能產(chǎn)生法律約束力。
根據(jù)慣例,投標(biāo)人應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)條件考察結(jié)果自行負(fù)責(zé),開(kāi)發(fā)商將認(rèn)為投標(biāo)者已掌握了現(xiàn)場(chǎng)情況,明確了現(xiàn)場(chǎng)物業(yè)與投標(biāo)報(bào)價(jià)有關(guān)的外在風(fēng)險(xiǎn)條件。投標(biāo)人不得在接管后對(duì)物業(yè)外在的質(zhì)量問(wèn)題提出異議,申明條件不利而要求索賠(當(dāng)然,其內(nèi)在且不能從外部發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題除外)。因此,投標(biāo)公司對(duì)這一步驟不得掉以輕心,必須就以下方面進(jìn)行細(xì)致了解:
(1)若物業(yè)管理在物業(yè)竣工前期介入,則應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)查看工程土建構(gòu)造,內(nèi)外安裝的合理性,尤其是消防安全設(shè)備、自動(dòng)化設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備、電力交通通訊設(shè)備等,必要時(shí)做好日后養(yǎng)護(hù)、維護(hù)要點(diǎn)記錄,圖紙更改要點(diǎn)記錄,交與開(kāi)發(fā)商商議。前期介入的優(yōu)點(diǎn)在于物業(yè)管理公司可與業(yè)主更好地協(xié)調(diào),有利于其接管后的管理。物業(yè)管理公司應(yīng)盡量利用這一機(jī)會(huì),認(rèn)真準(zhǔn)備、仔細(xì)查看,參與業(yè)主的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā),甚至可以就業(yè)主設(shè)計(jì)的不合理之處提出修改意見(jiàn),或提出更好的設(shè)計(jì)建議。
(2)若物業(yè)已經(jīng)竣工,則物業(yè)管理公司應(yīng)按以下標(biāo)準(zhǔn)視察項(xiàng)目:
①工程項(xiàng)目施工是否符合合同規(guī)定與設(shè)計(jì)圖紙要求;
②技術(shù)經(jīng)檢驗(yàn)達(dá)到國(guó)家規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),能滿足使用要求;
③竣工工程達(dá)到窗明、地凈、水通、電亮及采暖通風(fēng)設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)正常;
④設(shè)備調(diào)試、試運(yùn)轉(zhuǎn)達(dá)到設(shè)計(jì)要求;
⑤確保外在質(zhì)量無(wú)重大問(wèn)題;
⑥周圍公用設(shè)施分布情況。
(3)主要業(yè)主情況,包括收入層次、主要服務(wù)要求與所需特殊服務(wù)等。這些情況可由投標(biāo)公司自行安排人員與時(shí)間進(jìn)行調(diào)查。
(4)當(dāng)?shù)氐臍夂颉⒌刭|(zhì)、地理?xiàng)l件。這些條件與接管后的服務(wù)密切相關(guān)。例如,上海的氣候四季分明,晝夜溫差較大,春夏之交還有黃梅季節(jié),因此這里的物業(yè)注重朝向、通風(fēng)與綠化,相應(yīng)其物業(yè)管理也更應(yīng)注意加強(qiáng)環(huán)境維護(hù)與季節(jié)更替時(shí)的服務(wù)。再如素有“山城”之稱的重慶,其特點(diǎn)在于春秋兩季不分明,濕度大,夏季氣候悶熱,且由于地勢(shì)起伏大,交通甚為不便,因此這里的物業(yè)管理則應(yīng)突出交通便利服務(wù)與夏季的防暑工作。由此可見(jiàn),這些地理與氣候的差異必然導(dǎo)致具體服務(wù)內(nèi)容的差異,只有當(dāng)物業(yè)管理公司了解這些差異時(shí),其服務(wù)才會(huì)有的放矢,事半功倍。
(三)制定管理服務(wù)方法及工作量
通常投標(biāo)公司可根據(jù)招標(biāo)文件中的物業(yè)情況和管理服務(wù)范圍、要求,詳細(xì)列出完成所要求管理服務(wù)任務(wù)的方法及工作量。
住宅小區(qū)的特點(diǎn)在于規(guī)劃集中,功能多樣,產(chǎn)權(quán)多元,管理復(fù)雜。為突出其居住、服務(wù)、經(jīng)濟(jì)功能,物業(yè)管理內(nèi)容應(yīng)包括房屋的維護(hù)與修繕管理、環(huán)境的維護(hù)管理、市政公用設(shè)施的維護(hù)管理及綠化、治安管理等,其管理重點(diǎn)應(yīng)是日常維護(hù)、修繕。
對(duì)于寫(xiě)字樓,其管理側(cè)重于為該樓宇中的工作人員提供一個(gè)舒適的工作環(huán)境,服務(wù)內(nèi)容應(yīng)包括裝修圖紙審批、維修服務(wù)、保安服務(wù)、清潔服務(wù)、咨詢服務(wù)、公關(guān)服務(wù)等,其重點(diǎn)應(yīng)突出清潔、安全保衛(wèi)工作。
商業(yè)樓宇管理的重點(diǎn)則在于建立良好的商業(yè)形象,以吸引更多消費(fèi)者,故其日常管理工作包括安全保衛(wèi)工作、消防工作、設(shè)備管理、清潔衛(wèi)生工作、車輛管理工作等,其重點(diǎn)應(yīng)是保安、清潔工作。
工業(yè)廠房與倉(cāng)庫(kù)的管理因關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量與丟失損壞等問(wèn)題,其服務(wù)項(xiàng)目主要是做好各項(xiàng)保障事務(wù),如材料、物資、設(shè)備、工具的供應(yīng)保障;工作生活設(shè)施及工作條件的保障;優(yōu)美環(huán)境和娛樂(lè)的保障等,其重點(diǎn)應(yīng)放在材料、物資及工作條件的安全保障之上。
投標(biāo)物業(yè)可根據(jù)招標(biāo)物業(yè)性質(zhì)及所要求服務(wù)的內(nèi)容,制定和規(guī)劃管理服務(wù)內(nèi)容及工作量。這里,以最常見(jiàn)的住宅公寓為例,制定管理服務(wù)內(nèi)容及工作量。
(四)制定資金計(jì)劃
資金計(jì)劃應(yīng)當(dāng)在確定了管理服務(wù)內(nèi)容及工作量的基礎(chǔ)上制定。制定資金計(jì)劃目的主要有二:一是復(fù)核投標(biāo)可行性研究結(jié)果;二是做好議標(biāo)階段向開(kāi)發(fā)商或業(yè)主作承包答辯的準(zhǔn)備。資金計(jì)劃應(yīng)以資金流量為根據(jù)進(jìn)行測(cè)算,一般說(shuō)來(lái),資金流入應(yīng)當(dāng)大于流出,這樣的資金計(jì)劃安排對(duì)評(píng)標(biāo)委員會(huì)才具有說(shuō)服力。通常物業(yè)管理公司經(jīng)營(yíng)中主要的現(xiàn)金流入和流出項(xiàng)目為:
(1)標(biāo)書(shū)規(guī)定的預(yù)付款、保證金等。
(2)接管期間費(fèi)用支出。
(3)接管期間收入。
(4)其他資金來(lái)源。
(五)標(biāo)價(jià)試算
以上工作完成后,投標(biāo)者
便可進(jìn)行標(biāo)價(jià)試算。試算前,投標(biāo)者應(yīng)確保做到以下幾點(diǎn):
(1)明確領(lǐng)會(huì)了招標(biāo)文件中的各項(xiàng)服務(wù)要求、經(jīng)濟(jì)條件;
(2)計(jì)算或復(fù)核過(guò)服務(wù)工作量;
(3)掌握了物業(yè)現(xiàn)場(chǎng)基礎(chǔ)信息;
(4)掌握了標(biāo)價(jià)計(jì)算所需的各種單價(jià)、費(fèi)率、費(fèi)用;
(5)擁有分析所需的、適合當(dāng)?shù)貤l件的經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)。
通常,在確定了工作量之后,即可用服務(wù)單價(jià)乘以工作量,得出管理服務(wù)費(fèi)用。但對(duì)于單價(jià)的確定,不可套用統(tǒng)一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)(國(guó)家規(guī)定了管理服務(wù)單價(jià)的除外),因?yàn)椴煌飿I(yè)情況不同,必須具體問(wèn)題具體分析。同時(shí),確定單價(jià)時(shí)還必須根據(jù)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的狀況,從戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)上予以研究分析。
(六)標(biāo)價(jià)評(píng)估與調(diào)整
對(duì)于上述試算結(jié)果,投標(biāo)者必須經(jīng)過(guò)進(jìn)一步評(píng)估才能最后確定標(biāo)價(jià),這主要是因?yàn)?
(1)試算所用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可能部分是預(yù)測(cè)性的,部分為經(jīng)驗(yàn)性的,不夠精確可靠,估價(jià)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)預(yù)測(cè)和經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)的適用基礎(chǔ)進(jìn)行審查,必要時(shí)予以調(diào)整。
(2)風(fēng)險(xiǎn)等不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用是主觀設(shè)定的,應(yīng)在計(jì)算結(jié)束后予以復(fù)核,綜合各渠道所得信息分析做出報(bào)價(jià)決策。
(3)可能由于估價(jià)人員比較保守,致使估價(jià)偏高,對(duì)此可參考幾個(gè)估價(jià)人員的估價(jià)結(jié)果,取平均值確定最終報(bào)價(jià)。
現(xiàn)行標(biāo)價(jià)的評(píng)估內(nèi)容大致包括兩方面:一是價(jià)格類比;二是競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)分析。分析之后便可進(jìn)行標(biāo)價(jià)調(diào)整。
通過(guò)這一步驟,投標(biāo)公司便可以確定出最終標(biāo)價(jià)。
(七)辦理投標(biāo)保函
由于投標(biāo)者一旦中標(biāo)就必須履行受標(biāo)的義務(wù),為防止投標(biāo)單位違約給招標(biāo)單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)上的損失,在投遞物業(yè)管理投標(biāo)書(shū)時(shí),招標(biāo)單位通常要求投標(biāo)單位出具一定金額和期限的保證文件,以確保在投標(biāo)單位中標(biāo)后不能履約時(shí),招標(biāo)單位可通過(guò)出具保函的銀行,用保證金額的全部或部分為投標(biāo)單位賠償經(jīng)濟(jì)損失。投標(biāo)保函通常由投標(biāo)單位開(kāi)戶銀行或其主管部門出具。
投標(biāo)保函所承擔(dān)的主要擔(dān)保責(zé)任有:
(1)投標(biāo)人在投標(biāo)有效期內(nèi)不得撤回標(biāo)書(shū)及投標(biāo)保函。
(2)投標(biāo)人被通知中標(biāo)后必須按通知書(shū)規(guī)定的時(shí)間前往物業(yè)所在地簽約。
(3)在簽約后的一定時(shí)間內(nèi),投標(biāo)人必須提供履約保函或履約保證金。
如果投標(biāo)人違反上述任何一條規(guī)定,招標(biāo)人就有權(quán)沒(méi)收投標(biāo)保函,并向銀行索賠其擔(dān)保金額。若投標(biāo)人沒(méi)有中標(biāo)或沒(méi)有任何違約行為,招標(biāo)人就應(yīng)在通知投標(biāo)無(wú)效或未中標(biāo)或投標(biāo)單位履約之后,及時(shí)將投標(biāo)保函退還給投標(biāo)人,并相應(yīng)解除銀行的擔(dān)保責(zé)任。
通常辦理投標(biāo)保函應(yīng)經(jīng)過(guò)以下程序:
(1)向銀行提交標(biāo)書(shū)中的有關(guān)資料,包括投標(biāo)人須知,保函條款、格式及法律條款等。
(2)填寫(xiě)《要求開(kāi)具保函申請(qǐng)書(shū)》及其他申請(qǐng)所要求填寫(xiě)的表格,按銀行提供的格式一式三份。
(3)提交詳細(xì)材料,說(shuō)明物業(yè)管理服務(wù)量及預(yù)定合同期限。
投標(biāo)保函的主要內(nèi)容包括:擔(dān)保人、被擔(dān)保人、受益人、擔(dān)保事由、擔(dān)保金額、擔(dān)保貨幣、擔(dān)保責(zé)任、索償條件等。保函的有效期限通常在投標(biāo)人須知中有規(guī)定,超過(guò)保函規(guī)定的有效期限,或在有效期內(nèi)招標(biāo)人因故宣布本次招標(biāo)作廢,投標(biāo)保函自動(dòng)失效。有效期滿后,投標(biāo)人應(yīng)將投標(biāo)保函退還銀行注銷。
除辦理投標(biāo)保函外,投標(biāo)方還可以保證金的形式提供違約擔(dān)保。此時(shí),投標(biāo)方保證金將作為投標(biāo)文件的組成部分之一。
投標(biāo)方應(yīng)將保證金于投標(biāo)截止之日前交至招標(biāo)機(jī)構(gòu)指定處。投標(biāo)保證金可以銀行支票或現(xiàn)金形式提交,保證金額依據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定確定。未按規(guī)定提交投標(biāo)保證金的投標(biāo),將被視為無(wú)效投標(biāo)。
中標(biāo)的投標(biāo)方的保證金,在中標(biāo)方簽訂合同并履約后5日內(nèi)予以退還;未中標(biāo)的投標(biāo)方的保證金,在定標(biāo)后5日內(nèi)予以退還,均不用支付利息。
(八)封送標(biāo)書(shū)、保函
投標(biāo)文件全部編制好以后,投標(biāo)人就可派專人或通過(guò)郵寄將標(biāo)書(shū)投送給招標(biāo)人。
封送標(biāo)書(shū)的一般慣例是,投標(biāo)人應(yīng)將所有投標(biāo)文件按照招標(biāo)文件的要求,準(zhǔn)備正本和副本(通常正本1份,副本2份)。標(biāo)書(shū)的正本及每一份副本應(yīng)分別包裝,而且都必須用內(nèi)外兩層封套分別包裝與密封,密封后打上“正本”或“副本”的印記(一旦正本和副本有差異,以正本為準(zhǔn)),兩層封套上均應(yīng)按投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)的規(guī)定寫(xiě)明投遞地址及收件人,并注明投標(biāo)文件的編號(hào)、物業(yè)名稱、“在某日某時(shí)(指開(kāi)標(biāo)日期)之前不要啟封”等。內(nèi)層封套是用于原封退還投標(biāo)文件的,因此應(yīng)寫(xiě)明投標(biāo)人的地址和名稱,若是外層信封上未按上述規(guī)定密封及做標(biāo)記,則招標(biāo)方的工作人員等對(duì)于把投標(biāo)文件放錯(cuò)地方或過(guò)早啟封概不負(fù)責(zé)。由于上述原因被過(guò)早啟封的標(biāo)書(shū),招標(biāo)人將予拒絕并退還投標(biāo)人。
所有投標(biāo)文件都必須按招標(biāo)人在投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)中規(guī)定的投標(biāo)截止時(shí)間之前送至招標(biāo)人。投標(biāo)文件從投標(biāo)截止之時(shí)起,有效期為30天。招標(biāo)人將拒絕在投標(biāo)截止時(shí)間后收到的投標(biāo)文件。
三、定標(biāo)后的工作
(一)中標(biāo)后的合同簽訂與履行
經(jīng)過(guò)評(píng)標(biāo)與定標(biāo)之后,招標(biāo)方將及時(shí)發(fā)函通知中標(biāo)公司。中標(biāo)公司則可自接到通知之時(shí)做好準(zhǔn)
備,進(jìn)入合同的簽訂階段。
通常,物業(yè)委托管理合同的簽訂需經(jīng)過(guò)簽訂前談判、簽訂諒解備忘錄、發(fā)送中標(biāo)函、簽訂合同協(xié)議書(shū)幾個(gè)步驟。由于在合同簽訂前雙方還將就具體問(wèn)題進(jìn)行談判,中標(biāo)公司應(yīng)在準(zhǔn)備期間對(duì)自己的優(yōu)劣勢(shì)、技術(shù)資源條件以及業(yè)主狀況進(jìn)行充分分析,并盡量熟悉合同條款,以便在談判過(guò)程中把握主動(dòng),避免在合同簽訂過(guò)程中利益受損。同時(shí),物業(yè)管理公司還應(yīng)著手組建物業(yè)管理專案小組,制訂工作規(guī)劃,以便合同簽訂后及時(shí)進(jìn)駐物業(yè)。
物業(yè)委托管理合同自簽訂之日起生效,業(yè)主與物業(yè)管理公司均應(yīng)依照合同規(guī)定行使權(quán)利、履行義務(wù)。
(二)未中標(biāo)的總結(jié)
競(jìng)標(biāo)失利不僅意味著前期工作白白浪費(fèi),而且還將對(duì)公司聲譽(yù)產(chǎn)生不利影響,因此,未中標(biāo)公司應(yīng)在收到通知后及時(shí)對(duì)本次失利的原因做出分析,避免重蹈覆轍。分析可從以下幾方面考慮:
(1)準(zhǔn)備工作不充分。投標(biāo)公司在前期收集的資料是否不夠充分,致使公司對(duì)招標(biāo)物業(yè)的主要情況或競(jìng)爭(zhēng)者了解不夠,因而采取了某些不當(dāng)?shù)牟呗?導(dǎo)致失利。
(2)估價(jià)不準(zhǔn)。投標(biāo)公司還可分析報(bào)價(jià)與中標(biāo)標(biāo)價(jià)之間的差異,并找出存在差異的根源,是工作量測(cè)算得不準(zhǔn),還是服務(wù)單價(jià)確定得偏高,或是計(jì)算方法不對(duì)。
(3)報(bào)價(jià)策略失誤。這里包含的原因很多,投標(biāo)公司應(yīng)具體情況具體分析。
對(duì)于以上分析得出的結(jié)果,投標(biāo)公司應(yīng)整理并歸檔,以備下次投標(biāo)借鑒參考。
(三)資料整理與歸檔
第6篇 物業(yè)區(qū)公共場(chǎng)地使用管理工作程序
物業(yè)轄區(qū)公共場(chǎng)地使用管理工作程序
1 目的
維護(hù)業(yè)戶/使用人利益,保障公共場(chǎng)地規(guī)范、合理使用。
2 適用范圍
適用于轄區(qū)內(nèi)公共場(chǎng)地的使用管理。
3 職責(zé)
3.1 客服部負(fù)責(zé)巡查、糾正公共場(chǎng)地不規(guī)范使用現(xiàn)象。
3.2 客服助理、保安員負(fù)責(zé)對(duì)樓道、屋面、門崗、等處不規(guī)范使用現(xiàn)象進(jìn)
行巡查、糾正,并及時(shí)向客服部匯報(bào)。
3.3 管理公司其他人員在發(fā)現(xiàn)公共場(chǎng)地不規(guī)范使用現(xiàn)象時(shí),均有責(zé)任制止或向有關(guān)人員報(bào)告。
4 工作程序
4.1 客服部
4.1.1 客服部在日常工作時(shí)應(yīng)注意檢查業(yè)戶/使用人有無(wú)未經(jīng)客服部批準(zhǔn)私自使用轄區(qū)內(nèi)的公共場(chǎng)地及在窗外和玻璃上懸掛、張貼招牌及廣告的情況出現(xiàn)。
4.1.2 在業(yè)戶/使用人有特殊情況需占用或使用公共場(chǎng)地時(shí),客服部應(yīng)請(qǐng)業(yè)戶/使用人寫(xiě)出書(shū)面申請(qǐng),在不違反《消防安全管理?xiàng)l例》和物業(yè)的美觀整齊的前提下根據(jù)'有償使用'的原則,對(duì)相應(yīng)公共場(chǎng)地實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃,有償使用,同時(shí)在《公用場(chǎng)地使用登記表》相應(yīng)欄目中做好記錄。
4.1.3 對(duì)違反公共場(chǎng)地使用規(guī)定的,損壞公共場(chǎng)地設(shè)施、設(shè)備者,物業(yè)管理部除責(zé)令其拆除、撤銷違章物品、修補(bǔ)破損部位并恢復(fù)原狀外,還應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定作出相應(yīng)處罰。
4.1.4 客服部在日常工作中應(yīng)注意檢查公用場(chǎng)地清潔衛(wèi)生,對(duì)于亂涂、亂畫(huà)、亂貼等現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)制止并根據(jù)有關(guān)規(guī)定作出處理。
4.2保安員及管理公司其他工作人員均有責(zé)任對(duì)公共場(chǎng)所不規(guī)范使用現(xiàn)象進(jìn)行制止和糾正。
5 流程圖(略)
第7篇 物業(yè)管理處入住期日常管理工作內(nèi)容
進(jìn)入全面管理階段后,物業(yè)管理處將以公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo),主要開(kāi)展以下工作(但不限于):
1.房屋管理:建筑物以及其附屬物的保養(yǎng)、維修;
2.裝修管理:監(jiān)督產(chǎn)權(quán)人根據(jù)物業(yè)的裝修管理規(guī)定進(jìn)行房屋裝修;
3.設(shè)備設(shè)施管理;對(duì)物業(yè)范圍內(nèi)的共用設(shè)備設(shè)施日常的運(yùn)行、保養(yǎng)、維修;
4.清潔服務(wù):加強(qiáng)清潔員工的管理,維護(hù)物業(yè)范圍內(nèi)的清潔衛(wèi)生;
5.綠化服務(wù):物業(yè)范圍內(nèi)的綠化建設(shè)和養(yǎng)護(hù);
6.消防管理:建立消防隊(duì)伍,對(duì)物業(yè)范圍內(nèi)消防器材、消防設(shè)施等管理;
7.安全管理;加強(qiáng)保安隊(duì)伍的建設(shè)管理,確保物業(yè)內(nèi)安全、舒適;
8.車輛管理:維護(hù)行人、車輛的交通秩序,以及車輛停放秩序;
9.產(chǎn)籍管理:指對(duì)產(chǎn)權(quán)登記過(guò)程中所產(chǎn)生的各種圖表、登記資料進(jìn)行完善和修正,保證產(chǎn)籍的完整、準(zhǔn)確、與實(shí)際相符;
10.財(cái)務(wù)管理:對(duì)物業(yè)管理資金運(yùn)作和管理。
第8篇 z物業(yè)監(jiān)控管理員工作職責(zé)
物業(yè)監(jiān)控管理員工作職責(zé)
1. 按規(guī)定使用,保養(yǎng)監(jiān)控消防、ba系統(tǒng)等設(shè)備、設(shè)施。
2. 定期協(xié)助工程技術(shù)人員對(duì)苑區(qū)各類監(jiān)控、消防ba系統(tǒng)等設(shè)備,設(shè)施進(jìn)行檢查,記錄設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)管理部處理。
3. 詳細(xì)記錄當(dāng)值期間的工作情況,保持與當(dāng)值管理人員的暢通聯(lián)系,每半小時(shí)與各巡邏、保安、大堂、管理崗聯(lián)系一次。
4. 忠于職守,工作嚴(yán)肅認(rèn)真,密切注視監(jiān)控,消防等設(shè)備工作情況,必須掌握監(jiān)查區(qū)域內(nèi)的動(dòng)態(tài)情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題按程序或應(yīng)急方案處理。
5. 嚴(yán)禁擅自開(kāi)機(jī),使用電話辦理私人事務(wù),保持專用電話暢通,嚴(yán)禁吸煙,看報(bào)紙,脫崗,嚴(yán)禁與他人在室內(nèi)閑聊。
6. 對(duì)日常工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告,不得延誤,并詳細(xì)記錄時(shí)間、地點(diǎn)、程度、原因和處理結(jié)果,將詳細(xì)情況書(shū)寫(xiě)書(shū)面報(bào)告呈管理處。
7. 保持監(jiān)控室內(nèi)的清潔工作,使工作環(huán)境良好,嚴(yán)禁在室內(nèi)食用任何物品,免招老鼠侵襲,破壞。
8. 注意保密,無(wú)關(guān)人員嚴(yán)禁闖入,如需查看資料,須得到主管的批準(zhǔn)。
第9篇 物業(yè)公司人事管理工作時(shí)間考勤規(guī)定
物業(yè)公司人事管理之工作時(shí)間與考勤
2.工作時(shí)間與考勤
2.1.工作時(shí)間
2.1.1 員工每周工作6天。具體工作時(shí)間,根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展及運(yùn)作需要,由各部門編制交由人事行政部審核,報(bào)經(jīng)理審批后執(zhí)行。
2.1.2 特殊情況下工作時(shí)間如有變動(dòng),以人事行政部通知為準(zhǔn)。
2.2.考勤
2.2.1 打卡制度
1)根據(jù)打卡的記錄資料及出勤解釋單和請(qǐng)假單,依據(jù)薪酬標(biāo)準(zhǔn)按月薪制計(jì)算當(dāng)月工資;
2)每天按排班表或上班時(shí)間打卡;
3)如發(fā)現(xiàn)打錯(cuò)卡或漏打卡或忘記打卡,又或者因業(yè)務(wù)工作需要外出而無(wú)法按時(shí)打卡者,應(yīng)于一個(gè)工作日內(nèi)填寫(xiě)《出勤解釋單》,按程序報(bào)批。一般員工報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批,部門負(fù)責(zé)人報(bào)經(jīng)理審批,并交人事行政部加簽核準(zhǔn)。逾期不辦理者,視作缺勤處理。每月打錯(cuò)卡或忘記打卡共超過(guò)5次者,扣20元;
4)人事行政部人事行政專員負(fù)責(zé)公司考勤管理、監(jiān)督工作,每月一日整理、統(tǒng)計(jì)出勤情況。
2.2.2 遲到與早退
1)工作時(shí)間開(kāi)始后到崗為遲到;
2)工作時(shí)間終了前離崗為早退;
3)遲到15分鐘以上,以曠工半日處理(因公外出及請(qǐng)假者除外);
4)無(wú)故提前15分鐘以上下班者,以曠工半日處理;
5)遲到或早退處罰措施:每次遲到或早退從當(dāng)月工資中扣罰10元,一個(gè)月出現(xiàn)一次即扣除當(dāng)月全勤獎(jiǎng),累計(jì)三次按曠工一日處理;
6)曠工處罰措施:曠工期間薪資不予計(jì)算,曠工半日除扣罰一日半工資(含基本工資及績(jī)效工資)外,并扣除當(dāng)月全勤獎(jiǎng);曠工一日除扣罰三日工資外,并扣除當(dāng)月全勤獎(jiǎng)。連續(xù)曠工三日者作自動(dòng)離職處理,不計(jì)發(fā)當(dāng)月薪資。一年內(nèi)累計(jì)曠工達(dá)十日者,作自動(dòng)離職處理,不計(jì)發(fā)當(dāng)月薪資。
2.3.加班
2.3.1 本公司如因業(yè)務(wù)需要,可于辦公時(shí)間以外指定員工加班,被指定的員工,除因特殊情況經(jīng)上級(jí)主管批準(zhǔn)外,不得拒絕,違者以不服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)論處。
2.3.2 員工加班,事先由直接上級(jí)填寫(xiě)《員工加班申請(qǐng)表》,報(bào)部門負(fù)責(zé)人及人事行政部主管核準(zhǔn)(部門負(fù)責(zé)人須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn))后方可加班,并須按規(guī)定打卡,否則不作加班處理(如因上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)外出未能及時(shí)批準(zhǔn)的,亦須事先以電話請(qǐng)示征得領(lǐng)導(dǎo)同意)。
2.3.3 本公司原則上除休息日加班先作補(bǔ)休處理外,其余加班(如延長(zhǎng)時(shí)間加班及節(jié)假日加班)按規(guī)定計(jì)發(fā)加班費(fèi)。因工作繁忙確實(shí)無(wú)法于六個(gè)月內(nèi)安排補(bǔ)休的,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人事行政部主管核準(zhǔn)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可計(jì)發(fā)加班工資。
2.3.4 加班工資計(jì)算及發(fā)放標(biāo)準(zhǔn):根據(jù)相關(guān)政策規(guī)定及結(jié)合公司實(shí)際計(jì)發(fā)。
2.3.5 員工的加班必須以打卡記錄為依據(jù),未打卡而加班者不予計(jì)算加班費(fèi),加班時(shí)間按實(shí)計(jì)算。特殊原因無(wú)法打卡,須填寫(xiě)《出勤解釋單》報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)簽名確認(rèn),并由人事行政部主管加簽核準(zhǔn)后,方可視作加班。
2.3.6 員工的加班工資由公司財(cái)務(wù)部憑經(jīng)審批的《員工加班申請(qǐng)表》及員工 考勤記錄計(jì)發(fā)。
第10篇 行政后勤管理兼治安消防專責(zé)物業(yè)工作職責(zé)
物業(yè)行政后勤管理兼治安消防專責(zé)工作職責(zé)
⑴負(fù)責(zé)公司的行政后勤管理工作,諸如:辦公、勞保、福利用品的購(gòu)買和發(fā)放,車輛調(diào)度、使用和維修保養(yǎng)工作等;
⑵宣傳、貫徹、執(zhí)行國(guó)家有關(guān)治安和消防方面的政策規(guī)定,并制定各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;
⑶負(fù)責(zé)制定落實(shí)小區(qū)各項(xiàng)治安、消防制度,嚴(yán)格治安管理,落實(shí)消防安全責(zé)任制;
⑷負(fù)責(zé)簽定各部門《治安、消防安全協(xié)議書(shū)》,并督促檢查、考核;
⑸完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
第11篇 物業(yè)管理公司行政部工作職責(zé)12
物業(yè)管理公司行政部工作職責(zé)(十二)
一、在總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)公司日常行政管理工作,編制工作計(jì)劃報(bào)告,協(xié)助總經(jīng)理貫徹公司董事會(huì)的管理意圖,檢查、督促計(jì)劃、任務(wù)的實(shí)施情況。
二、組織公司(項(xiàng)目)規(guī)章制度的制定與修改,負(fù)責(zé)對(duì)外來(lái)文函的接收、登記和處理,并跟蹤其實(shí)施情況,及時(shí)向總經(jīng)理室反饋信息。
三、負(fù)責(zé)管理、歸檔公司內(nèi)部資料、公文,對(duì)部門(項(xiàng)目)分管資料管理情況進(jìn)行檢查。
四、負(fù)責(zé)公司人力資源規(guī)劃,儲(chǔ)備和人員招聘、錄用的控制,建立健全相應(yīng)崗位責(zé)任制、工作制度。
五、負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督部門(項(xiàng)目)依據(jù)考核制度,實(shí)施月、季、年度工作績(jī)效的評(píng)估考核。
六、制訂公司培訓(xùn)計(jì)劃,組織實(shí)施新員工培訓(xùn),提高員工培訓(xùn)效果。
七、負(fù)責(zé)公司的物資采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)管理及服裝管理,配合財(cái)務(wù)部做好公司的財(cái)產(chǎn)管理工作。
八、負(fù)責(zé)公司后勤保障工作。
九、負(fù)責(zé)公司各類資質(zhì)證明的辦理、變更及年檢工作,負(fù)責(zé)公司來(lái)訪人員接待。
十、負(fù)責(zé)公司對(duì)外宣傳活動(dòng)的落實(shí)。
十一、配合公司及相關(guān)職能部門收集、匯總、分析市場(chǎng)業(yè)務(wù)的信息,努力拓展公司業(yè)務(wù)。
十二、收集客戶信息,為公司決策提供參考依據(jù)。
十三、指導(dǎo)、配合部門(項(xiàng)目)調(diào)查、分析、處理各類投訴意見(jiàn),及時(shí)回訪客戶/業(yè)主。
十四、公司的車輛管理。
第12篇 別墅物業(yè)管理早期介入工作規(guī)范
別墅項(xiàng)目物業(yè)管理早期介入工作
前期物業(yè)管理早期介入工作計(jì)劃:派項(xiàng)目經(jīng)理和相關(guān)工程技術(shù)人員,根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)具體情況制定和實(shí)施員工招聘工作,實(shí)施員工崗前專業(yè)培訓(xùn)工作。其他主要任務(wù):
參與工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收過(guò)程。
協(xié)助售房、向購(gòu)房者提供該項(xiàng)目的物業(yè)管理咨詢,按照國(guó)務(wù)院、江蘇省《物業(yè)管理?xiàng)l例》協(xié)助開(kāi)發(fā)商與購(gòu)房者簽訂《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》和《業(yè)主臨時(shí)公約》。
確定現(xiàn)場(chǎng)辦公地點(diǎn),為開(kāi)發(fā)商和潛在業(yè)主聯(lián)系提供方便;采購(gòu)所需的各種物資裝備、辦公用品共計(jì)及相關(guān)員工的制服;編制各項(xiàng)工作程序和工作進(jìn)度時(shí)間表,以確保核監(jiān)督各項(xiàng)工作和物業(yè)交接的順利完成。完善小區(qū)各項(xiàng)管理規(guī)定、規(guī)范。
處理小區(qū)物業(yè)的交接程序,保障開(kāi)發(fā)商、業(yè)主的合法權(quán)利。
根據(jù)實(shí)地情況,列出改善工程項(xiàng)目工作聯(lián)系單,提供給開(kāi)發(fā)商。督促開(kāi)發(fā)商根據(jù)存在的問(wèn)題及時(shí)加以改善和完善,改善業(yè)主在日后使用中的便利條件,同時(shí)為物業(yè)管理公司在今后的管理服務(wù)過(guò)程中提供一個(gè)良好的空間和條件。
協(xié)助開(kāi)發(fā)商做好《房屋質(zhì)量保證書(shū)》、《房屋使用說(shuō)明書(shū)》'兩書(shū)'的制作、發(fā)放工作。
做好各項(xiàng)房屋面積測(cè)繪資料的手機(jī)、統(tǒng)計(jì)、明細(xì)、測(cè)算和存檔工作,竣工圖紙資料和相關(guān)設(shè)施、設(shè)備的資料。
前期介入具體工作:
1.介入開(kāi)發(fā)商規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、銷售全過(guò)程,為開(kāi)發(fā)商提供建設(shè)性的建議。
2.從物業(yè)建成后的管理角度出發(fā),對(duì)設(shè)計(jì)的規(guī)劃、圖紙可操作性和住戶的方便使用以及物業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)提出專業(yè)性的建議。
3.從設(shè)施的配置能否滿足住房普遍需要出發(fā),對(duì)物業(yè)的設(shè)施提供專業(yè)性的建議。
4.從物業(yè)的長(zhǎng)效管理和物業(yè)的百年使用大計(jì)出發(fā),建筑施工如干線、設(shè)備安裝等進(jìn)行監(jiān)督檢查,向開(kāi)發(fā)商或業(yè)主提供設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)方面的建議,積極參加開(kāi)發(fā)商重大修改回憶。
5.從利于今后物業(yè)管理,主動(dòng)觀察和分析管理難點(diǎn),有針對(duì)性的提出施工方面的建議,編制工程完善和遺漏工程項(xiàng)目聯(lián)系單等。
6.積極協(xié)助和爭(zhēng)取為開(kāi)發(fā)商辦理或承包設(shè)計(jì)施工有關(guān)通信、寬帶網(wǎng)、燃?xì)?、照明、綠化園藝工程、小區(qū)市政、小區(qū)智能化設(shè)施(保安監(jiān)控、家庭防盜、電子對(duì)講機(jī)、電子巡更、可視對(duì)講機(jī))等工程。
7.根據(jù)開(kāi)發(fā)商、施工單位的要求和協(xié)議,為開(kāi)發(fā)商和施工隊(duì)伍提供前期介入物業(yè)管理相關(guān)服務(wù)。
8.參與部分驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收和綜合驗(yàn)收,認(rèn)真負(fù)責(zé)做好物業(yè)接管驗(yàn)收工作。
9.爭(zhēng)取開(kāi)發(fā)商的理解和邀請(qǐng),認(rèn)真參與施工單位的分部驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收,熟悉和掌握一手資料。
10.參與由政府部門組織的綜合驗(yàn)收,掌握物業(yè)全面狀況。
11.找開(kāi)發(fā)商書(shū)面通知的安排日程,按規(guī)范及時(shí)組織物業(yè)驗(yàn)收接管,對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題必須及時(shí)約請(qǐng)開(kāi)發(fā)商協(xié)商解決。
12.提請(qǐng)和協(xié)助開(kāi)發(fā)商手機(jī)提供國(guó)家法律規(guī)定的所有接管圖紙資料。
13.做好住戶入住和全面運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)施物業(yè)管理的準(zhǔn)備工作;做好員工招聘和培訓(xùn)工作,確保員工應(yīng)知應(yīng)會(huì),確保員工具備基本上崗素質(zhì)。
14.制定物業(yè)管理制度和各項(xiàng)規(guī)定,制定入住手冊(cè)(用戶手冊(cè)),建立住戶基本檔案(入伙通知書(shū)、證件、購(gòu)(租)房合同、住戶登記表、戶冊(cè)、維修臺(tái)帳、住戶來(lái)信來(lái)訪都記錄、業(yè)主臨時(shí)公約、前期物業(yè)管理協(xié)議、住宅裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議書(shū)、裝修申請(qǐng)表及物件、裝修臺(tái)賬)。
15.與開(kāi)發(fā)商協(xié)助確定房屋設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收、接管的具體日程安排,按建設(shè)部《物業(yè)驗(yàn)收接管規(guī)定》,有計(jì)劃的進(jìn)行接管前的驗(yàn)收,對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的工程遺留問(wèn)題或需要完善的項(xiàng)目,按程序修改后方可接受。
16.接收和妥善分類保管住房鑰匙。
