第1篇 物業(yè)公司合同管理規(guī)定13
物業(yè)公司合同管理規(guī)定(十三)
為了加強(qiáng)對合同的有效管理,規(guī)范合同的訂立和履行,保障公司的利益,維護(hù)公司的信譽(yù),依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī),并結(jié)合本公司實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
一、適用范圍
屬于公司范疇內(nèi)的所有合同和協(xié)議。
二、合同的類型
1、業(yè)務(wù)管理:工程設(shè)備、維修保養(yǎng)、工程改良、設(shè)計安裝、委托加工及其他。
2、行政人事部:咨詢代理、租賃、對外投資(注冊資)、裝、辦公用品、信息、電腦及其他個人保險、合同制、借用工、勞務(wù)協(xié)議、委托代辦(退、進(jìn)檔)及其他。
3、質(zhì)量管理:質(zhì)量、環(huán)境審核及其他第三方測評。
4、財務(wù)管理:融資借貸、擔(dān)保抵押、固定資產(chǎn)、保險(財產(chǎn)、公眾、機(jī)器及其他)、涉外經(jīng)濟(jì)。
5、市場管理:投資竟標(biāo)、經(jīng)營項(xiàng)目及其他。
三、評審方法
1、各管理處及下屬部門所簽合同涉及到的可行性調(diào)查、談判、簽約等情況及重大合同履行中發(fā)生的問題,應(yīng)主動會同公司對口部門評審,必要時請公司法律顧問一并會審。
2、公司一般不為其他企業(yè)或個人提供擔(dān)保。若需提供擔(dān)保的,必須經(jīng)公司計劃財務(wù)部審查后,報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
四、職責(zé)
1、管理處經(jīng)理全面負(fù)責(zé)合同的擬定并審核合同所有條款。
2、計劃財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核合同的付款方式和合同標(biāo)的。
3、行政人事部負(fù)責(zé)對行政管理范圍的合同進(jìn)行審核并負(fù)責(zé)對所有合同會簽流轉(zhuǎn)的總體控制。
4、物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)審核合同全文內(nèi)容。
5、地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理負(fù)責(zé)合同的最終審批和簽約或指定合同簽約的委托人。
六、適用條件
凡超出管理處經(jīng)理審批權(quán)限,須經(jīng)公司行政人事部負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn),經(jīng)公司職能部門會簽后報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn),并以公司名義蓋章生效的一切合同和協(xié)議。
七、合同會簽控制
1、填制合同會簽單:
(1)合同編號:
公司行政人事部負(fù)責(zé)公司合同及管理處經(jīng)理審批權(quán)限外的合同編號的規(guī)范管理,確保合同編號的連性,具體規(guī)定為:管理處名稱+年份+合同流水號,其中“管理處名稱”按照公司行政人事部質(zhì)量管理體系三類文件中的《上崗證編碼管理規(guī)定》(i/*r7.5.3-01)實(shí)施,舉例如下:
gy――公園世家管理處;*r――行政人事部;jc――計劃財務(wù)部。
(2)合同名稱
指該合同全稱(包括合同附件或資料)。
(3)部門意見
由合同履行所在部門負(fù)責(zé)人說明訂立合同的有關(guān)情況并簽名。
(4)管理處經(jīng)理意見
合同主辦部門為管理處的,須由管理處主要負(fù)責(zé)人結(jié)合部門意見做出有關(guān)評定。
(5)計劃財務(wù)部意見
公司計劃財務(wù)部依據(jù)合同訂立的預(yù)算方案,從資平衡的角度提出相應(yīng)意見。
(6)行政人事部意見
行政人事部依據(jù)合同訂立的涉及內(nèi)部規(guī)章的條款,從行政、人事管理的角度提出相應(yīng)意見。
(7)評審小組意見
若設(shè)有評審小組的,則由評審小組組長填寫評審意見;若不設(shè)評審小組的,則由合同主辦部門填寫“無”。
(8)物業(yè)經(jīng)理意見
物業(yè)經(jīng)理依據(jù)公司整體情況,對合同的詳細(xì)內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審核,并簽署有關(guān)意見和責(zé)任人,確保合同的規(guī)范、有效。
(9)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理意見
地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理在綜合各部門的意見后對合同是否簽約做出最終的批示。
2、合同委托
以公司名義簽訂的合同須經(jīng)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理審批核準(zhǔn)后,方可由經(jīng)辦人辦理簽定手,否則作無效合同。
3、合同內(nèi)容
合同訂立時內(nèi)容應(yīng)條款齊全,責(zé)任明確,一般應(yīng)有下列條文:
合同前注正文結(jié)尾附則
合同名稱合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、付款方合同正本副本的份數(shù)、發(fā)開戶帳號聯(lián)系人電話及雙方全稱式、地點(diǎn)運(yùn)輸方式、履行期限、包裝、送位合同有效期限、簽其他須補(bǔ)充的有關(guān)事項(xiàng)訂約目的倉儲、擔(dān)保、驗(yàn)收、第三者責(zé)任、維修約地點(diǎn)、日期、雙方代表訂約依據(jù)保養(yǎng)、違約責(zé)任簽名及蓋章
4、合同訂立應(yīng)提供合作方的下列文件
資信調(diào)查報告:如營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的業(yè)務(wù)許可證、企業(yè)法人的有效授權(quán)委托書、驗(yàn)證報告等。
5、會簽流轉(zhuǎn)
(1)合同的流轉(zhuǎn)會簽由公司行政人事部統(tǒng)一辦理,行政人事部文件資料員嚴(yán)格按照合同會簽流轉(zhuǎn)程序在公司各部門及各管理處之間進(jìn)行流轉(zhuǎn),并對每一環(huán)節(jié)的責(zé)任人實(shí)行簽收、簽發(fā),以保證流轉(zhuǎn)的時效和防止合同的遺失。
(2)對于符合要求的合同,合同自行政人事部收到之日到蓋章生效之日為4個工作日。
(3)如果合同會簽部門對合同條款發(fā)生異議,需由經(jīng)辦部門辦理修改并再次與合作方協(xié)商有關(guān)條款的合同,行政人事部自收到之日到退回經(jīng)辦部門之日為4個工作日。
(4)重新進(jìn)行合同會簽的合同須再次填寫合同會簽,須附上上一次的合同修改原稿、修改后的合同正稿及上一次流轉(zhuǎn)的合同會簽,再次會簽確認(rèn),整個會簽期限為4個工作日。
6、合同簽約
(1)簽約用印條件:地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)的合同會簽;
(2)用印申請單:地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)的用印申請;
(3)供方企業(yè)代表簽名和有效合同印章
7、合同檔
(1)一般合同簽定份數(shù)為肆份,合同訂立位各執(zhí)貳份。
(2)屬于公司職能部門負(fù)責(zé)訂立的合同,公司行政人事部保留合同會簽過程中的外委項(xiàng)目申請表、合同會簽(包括修改稿)正本,一份正本合同送公司計劃財務(wù)部,叁份正本合同送合同訂立部門,由合同訂立部門負(fù)責(zé)遞交合作方和本部門留存。
(3)屬于管理處負(fù)責(zé)訂立的合同,公司行政人事部保留合同外委項(xiàng)目申請、合同會簽(包括修改稿)正本,壹份正本合同送公司計劃財務(wù)部,叁份正本合同送管理處,由管理處負(fù)責(zé)遞交合作方和管理處留存。
(4)每年6月底前,公司計劃財務(wù)部門將前一年已履行完成的正本合同交公司行政人事部統(tǒng)一檔。
第2篇 中海物業(yè)公司合同簽訂管理規(guī)定
zh物業(yè)公司合同簽訂管理規(guī)定
一、合同的簽訂按照**程序文件辦理。
二、對外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同,按以下程序辦理:
1.對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同必須經(jīng)分公司經(jīng)理同意,才可辦理加蓋合同專用章手續(xù)。
2.各部門保存合同復(fù)印件,監(jiān)管合同條款執(zhí)行情況。
3.財務(wù)會計保存合同復(fù)印件,監(jiān)管應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)。
三、合同章由行政部管理,并由主任負(fù)責(zé)保管和使用。
四、印章保管人在使用合同章時要進(jìn)行登記,登記內(nèi)容包括:日期、合同名稱、蓋印份數(shù)、承辦人、批準(zhǔn)人等。
五、未經(jīng)批準(zhǔn),印章保管人不得將合同章交予其他人員攜帶和使用;不得在空白的合同文本上加蓋合同章。如有特殊情況需要,須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
六、分公司所有經(jīng)濟(jì)合同在簽訂后要將正本上報**一份備案。
七、行政部對所有經(jīng)濟(jì)合同文本進(jìn)行分類、編號、建檔。
八、因工作需要使用合同文本時,須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn),辦理借閱手續(xù),并在一周內(nèi)歸還。如因特殊情況須延長使用期限,須經(jīng)重新辦理申請。
