第1篇 項目管理處資料室管理規(guī)定
項目管理處資料室管理規(guī)定
一、目的妥善保管管理處所有資料,以確保相關(guān)資料、質(zhì)量記錄保管的完整、有效,便于查找和借閱。
二、 適用范圍適用于__ __ 物業(yè)管理處。
三、 職責(zé)
3.1 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督資料的保管工作。
3.2 資料管理員負(fù)責(zé)管理處所有資料的存放及分類歸檔工作。
3.3 各主管/主辦負(fù)責(zé)現(xiàn)場各類質(zhì)量記錄表格的完整與收集工作。
四、 方法與過程控制
4.1 管理處收發(fā)文件和資料實行各辦公現(xiàn)場集中收集、資料管理員統(tǒng)一管理的原則。
4.2 資料保管須根據(jù)公司的《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》、《迎檢目錄》和體系文件要求進(jìn)行資料的分類歸檔和整理。
4.3 資料柜須標(biāo)識清晰、明顯,以便于查找,并確保文件、資料、檔案的完整和安全。
4.4 資料柜鑰匙由資料管理員和控制中心各持一套,其他人員不得持有資料柜鑰匙。
4.5 資料管理員下班后要將所有資料柜上鎖,避免文件、資料及物品遺失。
4.6 任何人員借閱文件,須由資料管理員負(fù)責(zé)查找和提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后,方可借閱。
4.7 借閱者須在及時歸還所借資料,資料員負(fù)責(zé)督促借閱人歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時間等,歸還的文件、資料要及時歸檔。
4.8 屬公司和管理處保密級文件須妥善保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。
4.9 文件、資料須根據(jù)體系文件定期歸檔,對過期文件和資料經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,按填寫《質(zhì)量記錄存儲清單》相應(yīng)欄目進(jìn)行報廢和銷毀處理。
4.1 0資料管理員須定期對文件、資料、物品進(jìn)行整理,保持環(huán)境干凈、整潔;對破損、裝訂不牢固的文件、資料,須及時修補,并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整。
5. 質(zhì)量記錄表格《借閱登記表》《文件資料存儲清單》
第2篇 n項目管理處資料室管理規(guī)定
項目管理處資料室管理規(guī)定
一、目的
妥善保管管理處所有資料,以確保相關(guān)資料、質(zhì)量記錄保管的完整、有效,便于查找和借閱。
二、適用范圍
適用于**物業(yè)管理處。
三、職責(zé)
3.1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督資料的保管工作。
3.2資料管理員負(fù)責(zé)管理處所有資料的存放及分類歸檔工作。
3.3各主管/主辦負(fù)責(zé)現(xiàn)場各類質(zhì)量記錄表格的完整與收集工作。
四、方法與過程控制
4.1管理處收發(fā)文件和資料實行各辦公現(xiàn)場集中收集、資料管理員統(tǒng)一管理的原則。
4.2資料保管須根據(jù)公司的《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》、《迎檢目錄》和體系文件要求進(jìn)行資料的分類歸檔和整理。
4.3資料柜須標(biāo)識清晰、明顯,以便于查找,并確保文件、資料、檔案的完整和安全。
4.4資料柜鑰匙由資料管理員和控制中心各持一套,其他人員不得持有資料柜鑰匙。
4.5資料管理員下班后要將所有資料柜上鎖,避免文件、資料及物品遺失。
4.6任何人員借閱文件,須由資料管理員負(fù)責(zé)查找和提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后,方可借閱。
4.7借閱者須在及時歸還所借資料,資料員負(fù)責(zé)督促借閱人歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時間等,歸還的文件、資料要及時歸檔。
4.8屬公司和管理處保密級文件須妥善保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。
4.9文件、資料須根據(jù)體系文件定期歸檔,對過期文件和資料經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,按填寫《質(zhì)量記錄存儲清單》相應(yīng)欄目進(jìn)行報廢和銷毀處理。
4.10資料管理員須定期對文件、資料、物品進(jìn)行整理,保持環(huán)境干凈、整潔;對破損、裝訂不牢固的文件、資料,須及時修補,并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整。
5.質(zhì)量記錄表格
《借閱登記表》
《文件資料存儲清單》
