基建檔案資料管理規(guī)定
基建檔案資料管理辦法
為使基本建設(shè)檔案資料管理工作規(guī)范化,科學(xué)化,收集、整理和歸檔有據(jù)可依,做到檔案工作有序、安全、規(guī)范、科學(xué),特制定有關(guān)基本建建工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理辦法。凡借閱、領(lǐng)取基本建設(shè)工程的資料及圖紙,基建檔案管理員必須予以登記,借閱、領(lǐng)取人必須簽字,辦理借閱移交手續(xù)。在資料及圖紙歸還時(shí),基建檔案管理員應(yīng)進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)完整后才可予以核銷;若不完整,則不予接收
*基本建設(shè)工程前期資料,有關(guān)人員在辦完相關(guān)手續(xù)后,必須及時(shí)將文件、資料原件移交給基建檔案管理員,不得拖延或不移交,移交時(shí)需移交2份(如只有1份原件,同審批部門協(xié)商在復(fù)印件上加蓋印章)。原則上文件、資料原件不再借出,只提供復(fù)印件。
*在簽訂“施工合同”和“監(jiān)理合同”時(shí),應(yīng)有工程資料的整理、歸檔條款,明確報(bào)送套數(shù)及時(shí)間,待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達(dá)到檔案移送標(biāo)準(zhǔn)時(shí),由基建檔案管理員簽字,財(cái)務(wù)處予以結(jié)帳。
*在工程竣工驗(yàn)收前應(yīng)做好基建檔案資料的驗(yàn)收準(zhǔn)備工作,由基建檔案管理員通知市城建檔案館和院檔案館人員對(duì)該工程竣工檔案資料進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收,合格后方可組織工程竣工驗(yàn)收?？⒐を?yàn)收必須通知基建檔案管理員參加。
由施工技術(shù)科負(fù)責(zé)催促施工單位在工程竣工驗(yàn)收合格后,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。如遇特殊情況,應(yīng)向建設(shè)單位說明情況,經(jīng)同意后可在延長(zhǎng)的期限內(nèi)報(bào)送。
*施工技術(shù)科項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工期資料及竣工圖的驗(yàn)收審查工作,對(duì)不符合要求的應(yīng)予以退回整改,直到符合要求。施工技術(shù)科在移交資料前,需將所有資料和圖紙認(rèn)真核對(duì),在資料移交表(清單)上簽名,并及時(shí)把工程資料移交給基建檔案管理員。
*歸檔的施工期資料、圖紙均應(yīng)為2套,必須是原件,且滿足以下要求:
*資料必須真實(shí)、完整,準(zhǔn)確、清潔、整齊。紙張大小不一的,需進(jìn)行粘貼等處理使之一致。若是復(fù)印件需加蓋單位公章。
*文字資料須裝訂成冊(cè),頁(yè)面尺寸為a4,卷面應(yīng)清潔,無撕破,對(duì)破損材料要裱糊,用鉛筆編頁(yè)碼,不可用號(hào)碼機(jī)編頁(yè)碼,技術(shù)文件材料的蓋章,簽字手續(xù)須完備。
*報(bào)送資料按專業(yè)分:a、土建 b、給排水 c、電氣 d、暖通 e、裝飾等
*竣工圖須裝訂成冊(cè),規(guī)格尺寸為a4。圖面須整潔、無破損,字跡工整。變更內(nèi)容要蓋變更圖章,設(shè)計(jì)圖簽折在右下角。如有破損,要裱糊整齊,避免隨意切破圖紙,要保證竣工圖的完整。
*歸檔順序嚴(yán)格按《建設(shè)工程檔案審核意見表》中的相關(guān)內(nèi)容報(bào)送。
*歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為2套,要求裝訂成冊(cè),一套必須是原件,另一套可為復(fù)印件(但必須加蓋圖章),要清楚、整齊。具體要求同第7條,順序嚴(yán)格按《z市檔案館歸檔內(nèi)容及排列順序》報(bào)送。
*對(duì)于移交的工程資料,凡不符合檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的,基建檔案管理員有權(quán)拒收,并要求限期整改。
審核人員在交還基建檔案資料時(shí),應(yīng)使資料及圖紙完整,如不完整,應(yīng)補(bǔ)齊后再返還。基建檔案管理員要查看圖紙是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齊。基建檔案管理員需提醒審核人員審核結(jié)算時(shí),不要把圖紙撕破或自行拆除裝訂線,使圖紙遺失,要注意保護(hù)圖紙的安全性,完整性。
*其它
(1) 未盡事宜應(yīng)由基建處負(fù)責(zé)解釋。
(2) 本辦法自公布之日起執(zhí)行。
