某物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
1.職責范圍
1.1管理處綜合組人員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。
1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。
1.3業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。
1.4業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、房屋裝修聯(lián)系表、裝潢施工安全保證責任書、室內(nèi)設施驗收表、住戶裝潢協(xié)議書、物業(yè)管理合同、住宅移交手續(xù)。
1.5檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印。
1.6未經(jīng)領導同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《檔案資料調(diào)出登記》,并督促借調(diào)人及時歸還。
1.7檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質(zhì)。
1.8日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應立即修復。
2.質(zhì)量記錄:
2.1《檔案資料調(diào)出登記》c7.5.1-5.20-a
