x物業(yè)小區(qū)管理處物資采購管理規(guī)定
物業(yè)小區(qū)管理處物資采購管理規(guī)定
為了加強管理處對物資采購的管理,采購資金合理周轉(zhuǎn),提高工作效率,使物資采購過程程序化、標準化,特制定本辦法:
1.物資采購的申請:
1.1.物資采購申請有三種:
1.1.1.每月由倉管員根據(jù)倉庫中受用物資消耗情況,填寫的《物資申請單》;
1.1.2.由各部門主管根據(jù)經(jīng)理安排的整改計劃所需材料,填寫的《物資申請單》,單價在2000元以上的資產(chǎn)或設備及配件須附《物資申請報告》;
1.1.3.工作人員因處理突發(fā)事件所需材料,填寫的《物資申請單》;
1.2.倉管員填寫的常用物資的《物資申請單》必須于每月25日前報采購員處,整改項目及突發(fā)事件所需物資的《物資申請單》可隨報采購員;
1.3.各部門填報的《物資申請單》上必須寫明所需物資的名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、用途及需要時間。
2.物資采購申請的批準:
2.1.采購員在收到由管理處經(jīng)理審批過的《物資申請單》方可予以采購;
2.2.單價在2000元以上的資產(chǎn)或設備及配件,將《物資申請單》報告遞交公司人事行政管理部審核,按體系要求的審批權(quán)限審批后方可采購;
2.3.若屬緊急采購,經(jīng)理不在時,須與經(jīng)理聯(lián)系同意后,先行采購之后填補《物資申請單》說明購買原因,由經(jīng)理審批。
3.物資的采購:
3.1.a類物資必須到公司指定供應商處采購;
3.2.b類物資的采購應按公司指定的供應商處采購;
3.3.單品種商品采購資金達1000元以上的,不能使用現(xiàn)金,必須使用轉(zhuǎn)帳支票支付。
3.4.物資采購申請在獲得經(jīng)理批準之后,采購員必須在一周內(nèi)完成采購任務,緊急采購需當天完成,物資采購均由專職人員執(zhí)行,非專職人員采購的物資,原則上將不予報銷;
3.5.采購員應以供應商所售商品的質(zhì)量、品牌、規(guī)格、價格進行詳細的了解,與《物資申請單》上該商品的質(zhì)量要求進行核對,準確無誤后方可購買。
4.采購物資的驗收:
4.1.物資采購完成后,采購員應及時通知各類物資的專項檢驗員、倉管員進行驗收,并將驗收結(jié)果及時填入《物資申請單》或《物資申請報告》中交資料室歸檔;
4.2.各物資的專項檢驗員負責對物資的質(zhì)量進行驗收,對于包裝物資出現(xiàn)無標志、有受潮、水跡、破損等異樣,必須打開包裝進行驗收,如出現(xiàn)不合格物資,由所驗物資的專項檢驗員填寫《不合格物資處理單》并呈請部門經(jīng)理審批,不合格物資的處理由采購人員按部門經(jīng)理意見執(zhí)行;
4.3.倉管員按照《物資申請單》上的要求及經(jīng)理的批復對采購回來的商品數(shù)量進行驗收,按重量計算的全部過秤,按件數(shù)計算的全部點數(shù),按理論換算的,全部檢尺換算,以實際檢驗結(jié)果數(shù)量為實收數(shù)量,并填寫《物資入庫單》,將商品入庫;
4.4.采購員憑《物資申請單》、采購商品發(fā)票和《物資入庫單》到財務人員處報銷;
4.5.采購完成后,采購的有關(guān)文件記錄交資料室存檔,以備查詢。
