公司員工出差管理規(guī)定16
公司員工出差管理規(guī)定(十六)
一、目的:明確公司員工因公出差所必須遵循的規(guī)章制度以及報銷步驟,確保公司資金使用得當(dāng)。
二、適用范圍:
本規(guī)定適用于全體員工(副總裁以下級別)。
三、定義
(一)出差:離開原辦公地點異地(跨區(qū)/縣/市/省)辦公,當(dāng)日無法返回或當(dāng)日能夠返回。
(二)出差至同一分公司或業(yè)務(wù)區(qū)域(辦事處)并連續(xù)工作時間超過一月以上(節(jié)假日不計)視為派駐,按員工派駐管理辦法執(zhí)行;派駐人員出差按本規(guī)定執(zhí)行。
(三)出差天數(shù)統(tǒng)計:
出發(fā):中午12點前出差(上車、船、飛機)的,當(dāng)日按照1天計算;
中午12點后出差(上車、船、飛機)的,當(dāng)日按照半天計算。
返回:中午12點前銷差(下車、船、飛機)的,當(dāng)日不按出差計算;
中午12以后銷差(下車、船、飛機)的,當(dāng)日按照1天計算。
四、申請程序
(一)出差必須是因工作需要予以提出的,申請出差的工作目的應(yīng)非常明確和清晰。
(二)出差員工在出差前必須向其直接主管提出申請,詳細說明出差的目的、地點和所需的時間等相關(guān)事宜。
(三)員工出差,需本人填寫《出差申請表》(見附表一),由直接主管、上級主管簽批(《出差申請表》一式二份,審批完畢后一份交考勤管理人員備案,一份員工留存)。辦事處主任以下級別銷售人員,不需填寫《出差申請表》,按照經(jīng)審批通過后的《月行程計劃表》(核銷依據(jù))中的計劃行程執(zhí)行。區(qū)域經(jīng)理以上銷售人員,根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出出差申請。
(四)出差至分公司或辦事處者,須提前通知分公司或辦事處做好相關(guān)接待工作(特殊情況另定)。
(五)如需借款,憑簽批后的《出差申請表》,按照借款管理規(guī)定辦理。
(六)如需派車,按照現(xiàn)行派車管理規(guī)定辦理。
(七)所有外出培訓(xùn)申請,必須經(jīng)由本部門總監(jiān)(或被授權(quán)的指定人)和人力資源總監(jiān)審核批準(zhǔn)后,方可借款。
五、交通
(一)原則上,公司對交通工具的選擇要求依次為:火車、客車、輪船、飛機,員工應(yīng)根據(jù)出差路線及路程等,選擇適當(dāng)?shù)慕煌üぞ?。各交通工具?biāo)準(zhǔn)要求如下:
飛機經(jīng)濟艙
火車/動車硬座/硬臥
輪船三等艙、二等艙(經(jīng)理級及以上職務(wù))
市內(nèi)交通公交車、地鐵、出租車(經(jīng)理級及以上職務(wù))
(二)乘坐火車或長途汽車,連續(xù)乘車時間超過8小時的,可購?fù)才P鋪票。
(三)長途:始發(fā)站至終點站往返的路費,不在補貼標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi),按發(fā)票核銷(始發(fā)、終點站指出差起止車站、港口、機場等)。凡火車票、汽車票均以微機票為準(zhǔn)。出發(fā)地至始發(fā)站往返、終點站至目的地往返的交通工具按市內(nèi)交通工具標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
(四)飛機:
1、部門經(jīng)理(區(qū)域經(jīng)理/ka經(jīng)理/分廠廠長)及以上級別員工,因緊急公務(wù)需要可乘飛機經(jīng)濟艙。
2、從公司所在地出發(fā)的機票或能確定回程的往返機票一般由行政部門負責(zé)辦理。
3、從其他地區(qū)出發(fā)或返回的機票可以自購。凡自購機票報銷時,必須同時提供登機牌存根。財務(wù)部對不能提供有效登機牌存根的機票不予票面全額報銷。
(五)如果員工選擇的交通工具超出了允許的范圍,員工本人將承擔(dān)超出部分的費用。如有例外情況,必須先經(jīng)部門經(jīng)理認可,并同時獲本部總監(jiān)的批準(zhǔn)(乘坐飛機須總裁批準(zhǔn))。在補貼標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票核銷,超出部分不予核銷。
(六)因公前往市(縣)內(nèi)各類場所,屬于常規(guī)工作且能于工作日內(nèi)往返,不屬出差范圍,交通工具乘坐及核銷標(biāo)準(zhǔn)按本規(guī)定執(zhí)行。
(七)多人(2人及以上)出差起止地點相同時,若共同乘座同輛計程車出(返)差,交通費僅能由一人代表申報。
(八)低階員工隨同高階員工出差,視實際需要,可搭乘同級標(biāo)準(zhǔn)交通工具。
(九)出差時有直達車、船的須乘坐直達車、船,不準(zhǔn)無故繞道,否則當(dāng)日所有發(fā)生費用不予核銷。
(十)經(jīng)理級(區(qū)域經(jīng)理)以下級別員工,乘坐公交車。因緊急公務(wù)需要可乘坐出租車,須事先征得上級主管同意后方可按票實銷。
(十一)異地調(diào)動或因事至總部、分公司辦事人員,只核銷路途費及車站、港口、機場往返路費,無交通/用餐補貼。
(十二)在出差過程中發(fā)生的交通費用,員工必須在票據(jù)背面或出差報告中注明細節(jié),包括不限于:日期、從哪里到哪里等事項(包括出租車費及租車費用)。不注明細節(jié)的交通費,公司將不予報銷。
(十三)銷售人員出差開會、培訓(xùn)等期間,視同非銷售人員,參照非銷售人員相關(guān)管理規(guī)定,按同級別非銷售人員出差標(biāo)準(zhǔn)核銷,提供相關(guān)票據(jù)亦同。區(qū)域經(jīng)理/ka經(jīng)理同部門經(jīng)理/分廠廠長級,辦事處主任/城市經(jīng)理同部門主管級。
(十四)銷售人員至所屬郊縣辦理業(yè)務(wù),須當(dāng)天往返,按標(biāo)準(zhǔn)憑票報銷路途費。
(十五)(包括但不限于)以下情況無交通補貼:
*中午12時以后出差或中午12時以前銷差者(員工出差不論當(dāng)天能否往返,中午12時以前出差或中午12時以后銷差者,按出差全日補貼交通/用餐標(biāo)準(zhǔn))。
*乘坐公司交通工具或由出差處提供交通工具者。
*司機人員駕車出差無交通補貼,不予核銷路途費用。
六、住宿
(一)按員工級別入住,憑正規(guī)住宿發(fā)票在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)按票面金額實銷,超出部分不予核銷。
(二)由出差處所免費提供住宿者,無住宿補貼。
(三)出差至分公司或辦事處,均由駐地公司或辦事處提供住宿,無住宿補貼(區(qū)域稽核人員除外)。如不能提供住宿時,須由當(dāng)?shù)刂鞴芴峁┪窗才抛∷藓炞肿C明作為核銷依據(jù)。
(四)低階員工隨同高階員工出差,視實際需要,可入住同級標(biāo)準(zhǔn)旅館,予以核銷。
(五)出差到家庭所在地(區(qū)/縣/市),無住宿補貼。
(六)經(jīng)理級以下兩人(同性別)同時出差同一地點時,應(yīng)同住一房,只由一人報銷住宿費用。
(七)至所屬郊縣辦理業(yè)務(wù),須當(dāng)天往返,無住宿補貼。
(八)出差地有公司的簽約賓館時,原則上必須入住簽約賓館。若特殊情況入住非簽約賓館,費用核銷時,按簽約賓館價格予以核銷。
七、用餐
(一)按補貼標(biāo)準(zhǔn)與出差天數(shù)予以補貼,憑票核銷。
(二)員工出差1天者,當(dāng)日餐費補貼按正常標(biāo)準(zhǔn)給予核銷;出差半天者無餐費補貼。
(四)員工因參加學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、會議等事宜出差,如主辦單位免費提供一餐,無用餐補貼
。
(五)普通員工隨同高層管理人員出差,一起用餐則由高層管理人員按標(biāo)準(zhǔn)報銷,員工不得額外提報補貼。
(六)出差至分公司等,如有免費提供用餐,則無用餐補貼。參加由本公司自己組織和籌辦的會議或活動,因公司通常都有就餐安排,所以對參加者不再給予額外伙食津貼。
(七)伙食費報銷,原則上需提供相關(guān)的餐飲或食品類的有效憑據(jù)。
(八)旅館住宿費用已包含用餐的;出差人員出席或陪同招待客戶就餐的,在申請出差伙食費時應(yīng)做相應(yīng)的扣減。
(九)在賓館或旅館內(nèi)的迷你吧,酒吧,小商場等場所所消費的食品、飲料或商品等個人費用由員工自理。
八、其他費用
(一)郵費以郵局的證明為報帳憑證。
(二)因公攜帶的行李運費以正式的運費收據(jù)為報帳憑證。
(三)出差期間,因工作需要發(fā)生的通訊,電訊費,必須提交賓館旅店結(jié)算清單或移動電訊電話局出具的有效通訊結(jié)算清單。電訊電話局出具的費用通知單不能作為有效清單,用做通訊費用報銷的依據(jù)。財務(wù)會計部將對不能提供有效清單的出差手機通訊費用不予認可和報銷。
(四)出差期間,酒店住宿費以外的個人消費(如洗衣消費、小酒吧消費等)不予核銷。
(五)與出差有關(guān)的招待費按公司相關(guān)管理辦法執(zhí)行。
九、考勤
(一)出差期間按實際工作時間記錄考勤。
(二)因工作需要延期出差,須事先以電話請示部門主管同意;返回后,由主管補簽《出差申請單》。
(三)員工不得借出差之便,辦理與工作無關(guān)的私人事項,否則視為曠工,且不報當(dāng)日任何補貼。
十、出差報告、總結(jié)
(一)返回后,須在3日內(nèi)完成員工《出差報告》,詳細說明起始地點、時間、任務(wù)完成情況、每日工作情況等,交直接主管審核檢查。
(二)出差期間取得的技術(shù)、培訓(xùn)等資料,須及時交存相關(guān)部門存檔。
十一、核銷
(一)核銷標(biāo)準(zhǔn):
1、具體見《銷售人員出差標(biāo)準(zhǔn)一覽表》(附表二)、《非銷售人員出差標(biāo)準(zhǔn)一覽表》(附表三);城市級別劃分見《出差城市級別劃分一覽表》(附表四)。
2、凡出差補貼,均在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)核銷,超出不支。出差費用申請人在費用報銷時應(yīng)自覺扣減超出的部分。若有在規(guī)定范圍之外申請核銷的特殊費用,必須經(jīng)過人力資源總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)會簽,或總裁批準(zhǔn)。
3、不得在差旅費中附帶核銷其他費用,否則不予核銷差旅費用。
(二)核銷票據(jù):
1、費用核銷時,必須提供帳單或原件發(fā)票。
2、每位員工必須詳細單獨填寫、提交自己的差旅費用報銷單。填寫時應(yīng)根據(jù)具體分類歸類并填寫每項費用發(fā)生日期、地點、事由、金額和內(nèi)容。如所發(fā)生的差旅費是以借款,或公司直接劃款方式支付的,還必須在費用報告相應(yīng)欄目中列示。
(三)審批流程:
1、差旅費用單據(jù)由出差員工的直接主管、上級主管批準(zhǔn),若直接主管不在,則由部門更上一級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。其他經(jīng)理的簽字則不予認可。
2、審批者應(yīng)按要求最大限度的進行有效控制。通過檢查每張附件,仔細查看每個費用報銷單,評估每筆支出的有效性,并注明審核日期。任何不合乎情理的費用,審批者必須提出質(zhì)疑。
3、在實際審批時,審批者應(yīng)參照以下幾點:
*該筆費用是必須的。
*發(fā)生費用的項目是符合本規(guī)定中的標(biāo)準(zhǔn)。
*所報銷的數(shù)額是合情合理。
*所有必須附上的文件是否已齊全。
*所有與人力資源部政策有關(guān)的費用申請,例如特殊情況下的搬遷費、探親費等,都必須經(jīng)過人力資源總監(jiān),或人力資源總監(jiān)所授權(quán)的二級審批者的批準(zhǔn)。
4、經(jīng)過批準(zhǔn)的出差費用報銷單應(yīng)交財務(wù)部作以下核查:
*該報銷單是否獲得正確的審批。
*數(shù)字計算是否正確,包括匯率的計算。
*是否遵照公司有關(guān)出差費用的規(guī)定。
*有關(guān)會計人員在審核無誤后應(yīng)簽字,然后在遞交財務(wù)總監(jiān)進行審批,審批完成后轉(zhuǎn)交另外會計進行報銷和相關(guān)賬務(wù)處理。
(四)非銷售人員核銷:
1、出差返回后,須在一周內(nèi)將各項費用、借款一并核銷,特殊情況亦不得超過兩周。
2、若可以把幾個連續(xù)性的費用報銷單放在一起報銷,還公司款時間可適當(dāng)放寬,一般不超過一月。否則,不允許把現(xiàn)金余額保留在費用報銷單上,必須結(jié)清余額。
3、差旅費用報銷時,由員工本人填寫《差旅費報銷單》與《費用報銷單》,以《費用報銷單》作為封面,依次附相關(guān)單據(jù),并附《出差報告》,經(jīng)部門經(jīng)理或上級主管審簽后到財務(wù)部核銷。
4、如屬個人原因拖欠或延遲歸還剩余借款的,將作為個人誠信不良記錄備案,財務(wù)部將在1年之內(nèi)取消其出差暫借款的資格。
5、差旅費的報銷和其他費用一樣,除特殊情況外,都將在財務(wù)部收到費用報銷單15個工作日之內(nèi)(遇節(jié)假日順延),通過現(xiàn)金形式給予員工。
(五)銷售人員核銷:
銷售人員費用核銷按《業(yè)務(wù)人員費用核銷流程》執(zhí)行。
(六)其它:
1、凡外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)發(fā)生的差旅費、參訓(xùn)費、課程費等費用,應(yīng)逐項由人力資源經(jīng)理(總監(jiān))簽批。
2、事先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的,參加會議或培訓(xùn)等由主辦方統(tǒng)一安排的相關(guān)費用實報實銷,其余個人費用不予核銷。
3、外出培訓(xùn)有具體協(xié)議規(guī)定者,按協(xié)議規(guī)定核銷費用。
4、未按公司規(guī)定提前填寫、報批《出差申請表》的;未按計劃行程出差的,差旅費用不予核銷。
5、私人外出、旅行等費用,應(yīng)與因公出差分開,此類費用不予報銷。
6、邀請或委托本公司外人員出差(培訓(xùn)、咨詢、調(diào)研等),應(yīng)報送相關(guān)職能部門審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。
7、員工出差購車票/機票/船票時,購買意外傷害險的費用自理。
8、公司將不負擔(dān)出差過程中發(fā)生的任何健身和娛樂方面的費用,例如健身俱樂部、客房內(nèi)的娛樂設(shè)施、收費電影或電視等。
9、任何沒有實質(zhì)業(yè)務(wù)而杜撰、虛報費用的行為都屬違紀(jì)行為。弄虛做假者一旦被查實將視為“偷竊或騙取公司或其他雇員財物”(詳見獎懲制度)的行為,按公司規(guī)定處置。
10、自備車出差者,公司給予報銷過路費、燃油費。
(七)出差費用報銷無原始憑據(jù)或預(yù)支款遺失:
1、原始憑據(jù)確屬被盜,被搶,可出示當(dāng)?shù)毓不蛑伟膊块T,賓館,旅店保安部門的有效證明,由員工本人提出書面報告經(jīng)部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)后
提交財務(wù)會計部作為費用報銷依據(jù)。
2、原始憑據(jù)屬于員工自己保管不善而遺失,員工可與開票單位進行協(xié)商,以取得票據(jù)重新開具或取得開票單位的有效證明。不能取得重開票據(jù)或獲得有效證明的,財務(wù)會計將按照費用票據(jù)管理規(guī)定不再給予認可。為減少個人不必要的損失,希望出差員工妥善保管好原始憑據(jù),視同自己的物品和錢包。
3、一旦員工收到預(yù)支款(或備用金)后就應(yīng)該對該款項負責(zé)。如有遺失,該員工應(yīng)對此負責(zé)并交還該款。如果是帳單或發(fā)票遺失,有關(guān)費用也不予報銷。除非該員工能提供相關(guān)可證明的報告,(例如公安局提供的證明、或酒店、旅行社提供的可證明該偷竊發(fā)生的證明文件),或者其他充足證明(例如所遺失帳單、發(fā)票的復(fù)印件)。
十二、職務(wù)等級確認:出差員工職務(wù)等級由人力資源部確認備案,并正式發(fā)文通知相關(guān)部門、員工本人和財務(wù)部。員工職務(wù)若有變更,由人力資源部重新確認并通知財務(wù)部及相關(guān)部門。
十三、本規(guī)定下發(fā)之后,原各分公司/本部的出差管理規(guī)定如與本規(guī)定條款發(fā)生沖突時,以本規(guī)定為準(zhǔn)。
十四、本規(guī)定由人力資源本部負責(zé)解釋、修訂。
