某大學后勤集團文書檔案管理規(guī)定
大學后勤集團文書檔案管理規(guī)定
文書檔案是集團工作運行的記錄,是集團實施有效管理的依據。文書檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認真負責、嚴謹、遵守保密制度,嚴格執(zhí)行文書檔案管理的各項規(guī)定。為規(guī)范集團文書檔案管理工作,特制訂本規(guī)定。
一、文書檔案管理的基本原則
文書檔案管理應遵循集中管理與分散管理相結合的原則,以集中管理為主。
集團各職能部門及各單位下發(fā)的紅頭文件及執(zhí)行辦理的公文應在集團黨政辦公室備案。
集團職能部門和各單位辦公室分別負責文書檔案的管理,以便于及時利用和維護文書檔案的完整與安全。
保密性文書按照上級規(guī)定執(zhí)行。
二、歸檔文書的范圍
1.學校和上級部門簽發(fā)、轉發(fā)的文件。
2.集團各職能部門、各單位簽發(fā)、轉發(fā)的文件。
3.各類請示、報告、通知、年度工作總結、工作計劃等。
4.會議記錄、紀要、決定、收發(fā)文記錄等。
5.與有關單位的往來信件、各種協(xié)議書、責任書、合同書等。
6.相關的法律法規(guī)及標準。
7.具有查存價值的資料。
三、管理部門及職責
1.集團黨政辦公室:負責學校和上級部門簽發(fā)、轉發(fā)的文件、信函和集團簽發(fā)、轉發(fā)的文件以及各單位上報的請示、報告等文書檔案的管理。
負責對集團各單位文書檔案管理工作實施監(jiān)督檢查。
2.集團各職能部門負責學校、上級有關部門和集團簽發(fā)、轉發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本部門簽發(fā)文件的管理。
3.各單位辦公室負責學校、上級有關部門和集團簽發(fā)、轉發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本單位簽發(fā)文件的管理。
4.各單位應確定一名文件管理人員,負責本單位文件的管理與歸檔工作。
5.管理職責
⑴ 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案。
⑵ 積極開展文書檔案的提供與利用工作。
⑶ 進行文書檔案鑒定與統(tǒng)計。
⑷ 保證文書檔案質量,防止丟失、損壞。
四、文書檔案的點驗
辦公室文件管理人員在文書檔案歸檔前應按照下列要求對文書檔案進行點驗:
1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應及時詢問遞交人進行追查補齊。
2.對領導審批的文件,應確認領導簽署的意見是否已辦理,如已辦理,應在辦理結果一欄簽字,并將相關文書合并統(tǒng)一歸檔。
3.歸檔文書應具有擬稿人、審核人、行文部門負責人簽字,主管領導審批簽發(fā),并注明簽發(fā)日期。
五、立卷
1.歸檔文件的種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
2.歸檔文書應按照發(fā)文單位及類型進行整理,每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復與請示、轉發(fā)與原件等分別歸在一起,不得分開,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批復在前,請示在后;轉發(fā)在前,原件在后。
3.不同年度的文件不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼埵九c批復,應放在請示年度立卷;跨年度的計劃應放在第一年立卷;跨年度的總結應放在最后一年立卷。
4.卷內文件應按照發(fā)文時間先后順序,依次編寫公文份數及頁號。公文份數在每份公文的右上角填寫,頁號在公文右下角連續(xù)填寫。
5.卷內應放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。
6.填寫完整檔案盒各項內容,將整理好的公文,放入檔案盒存入文件柜。
六、歸檔管理
1.各單位文件管理人員應在每年一月底前,將上一年度的文件整理歸檔,歸檔時應按照立卷要求整理。
2.個人不能保存應歸檔的公文。
3.擬制、修改和簽批的公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
4.歸檔文件除絕密級和注明不能翻印的以外,需翻印的須經辦公室主任批準。翻印時,應當注明翻印單位、日期、份數和印發(fā)范圍。翻印的公文作為正式公文使用時,應當加蓋復制單位印章。
5.各單位應設立專用文件柜,保持歸檔文件清潔,防止受潮、蟲蛀、腐蝕。
七、歸檔文書的借閱
1.借閱歸檔公文應履行借閱手續(xù),填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級以上的公文須經主管領導批準。
2.原則上案卷不許借出,只供在辦公室查閱,需借出的須經主管領導或辦公室批準。
3.借閱期限一般不超過十天,到期應及時歸還。需延長借閱時間的,應經辦公室主任同意。到期未還的,文件管理人員應及時催促借閱人員歸還。
4.借閱歸檔公文的人員必須愛護檔案,不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復制、拍攝、轉借檔案。
5.因工作需要復制檔案時,必須經辦公室主任批準。
6.借閱檔案歸還時,文件管理人員應當面認真查驗檔案的完整性,發(fā)現(xiàn)遺失、損壞時,應查問借閱人員原因,并報辦公室主任。
7.集團以外的單位借閱歸檔公文時,須經主管領導同意,并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
八、公文保存期
1.集團、集團黨委、集團工會和各職能部門以及集團各單位行文并下發(fā)的集團內部規(guī)章制度和機構設置的通知、任命等類公文正在執(zhí)行期間均為保存期。
2.指導工作運行類公文保存期為三年。
3.一般短期通知類公文保存期為一年。
九、公文的收回與銷毀
1.不具備歸檔和存查價值的公文,經過辦公室主任批準后,可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時,由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》,注明銷毀的公文名稱、發(fā)文編號、份數、銷毀日期,批準人和銷毀人應簽名。
2.集團、集團黨委、集團工會行文下發(fā)的公文由集團黨政辦公室負責收回并銷毀。
集團各職能部門行文下發(fā)的公文由本部門負責收回并銷毀。
各單位行文下發(fā)的公文由本單位辦公室負責收回并銷毀。
3.集團黨政辦公室、各職能部門應在每年一月份前對歸檔公文進行清理,已到保存期的公文應編寫收回與銷
毀公文的通知和目錄,明確應收回和銷毀的公文發(fā)文編號、文件名稱、份數等。
收回的公文應建立收文登記。
4.收回過期公文,文件管理人員應填寫《文件銷毀清單》,銷毀人和監(jiān)督銷毀人應在清單上簽名,并注明銷毀日期。
6.對銷毀的公文由行文部門負責留存一份以便查閱,并加蓋“作廢保存”印章。
十、電子文檔的處理
1.集團黨政辦統(tǒng)一管理各單位電子文檔備案。
2.各單位應有專人和專門設備,對各類公文和宣傳材料進行電子文檔備案。
3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團黨政辦統(tǒng)一備案。
十一、本規(guī)定由后勤集團黨政辦公室負責解釋。
