第1篇 公司公文管理規(guī)定7
公司的公文管理規(guī)定(七)
第一條 本公司公文,是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請示和答復(fù)問題,指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。
第二條 本公司公文,實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理,要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。行文單位,要克服官僚主義和文牘主義。
1. 各部室、各單位及各有關(guān)人員,對公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng),必須嚴(yán)守機(jī)密,不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
2. 公文保密等級(jí)分為:絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。
第三條 文件機(jī)密級(jí)數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
第四條 公司發(fā)文的程序?yàn)?擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
第五條 公司收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
第六條 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng):
(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。
(二)反映情況要客觀,實(shí)事求是。
(三)文字要準(zhǔn)確、精煉,條理要清楚,層次要分明,結(jié)構(gòu)要緊密,用語要規(guī)范。
(四)人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。
第七條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時(shí)閱批,急件的,當(dāng)天批復(fù);一般文件的,三天內(nèi)批復(fù)。
第八條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署具體意見的,要明確、具體。
第九條 公司所有發(fā)文,發(fā)文單位應(yīng)有存檔,并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的,還應(yīng)附批復(fù)件。
第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)?？偛棉k收文后,應(yīng)先做好歸類、登記,然后根據(jù)文件的內(nèi)容,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后,由總裁辦收回歸檔。
第十一條 所有文件發(fā)放,一定要有登記、簽收手續(xù)。
第十二條 公司發(fā)文,一定要由公司辦統(tǒng)一編號(hào):
(一)以公司名義對外發(fā)文,一律×××字(××年)××號(hào);
(二)公司黨委發(fā)文,用××黨字(××年)××號(hào);
(三)以工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文,用××政字(××年)××號(hào);
(四)公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文,用××監(jiān)字(××年)××號(hào);
(五)董事局發(fā)文,用××董字(××年)××號(hào);
(六)董事局委員會(huì)發(fā)文,用××董×字(××年××號(hào);
(七)董事局委員會(huì)所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文,用××董××字(××年)××號(hào);
(八)其他管理部門的發(fā)文,用×××字(××年)××號(hào)。
第十三條 董事會(huì)機(jī)構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意,一般不對外發(fā)文。
第十四條 紅頭文件,只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
第2篇 s物業(yè)管理公司公文管理規(guī)定
物業(yè)管理公司公文管理規(guī)定
為統(tǒng)一公文運(yùn)行程序,加強(qiáng)公文管理,提高辦公效率,制定本規(guī)定:
一、各級(jí)政府、上級(jí)部門下發(fā)和其他單位抄送的公文,統(tǒng)一由專人收管,并負(fù)責(zé)簽收、分類、登記和分發(fā)、傳閱。
二、以公司名義發(fā)出的各種文件,須編號(hào)、登記,統(tǒng)一對外發(fā)送。
三、公文處理:
1、公文登記分類,交辦公室負(fù)責(zé)人審閱,提出擬辦意見。
2、根據(jù)擬辦意見,送有關(guān)部門相關(guān)人員閱辦。
3、領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,按批示意見交有關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理。
4、如承辦過程中有疑問或問題,應(yīng)及時(shí)請示、報(bào)告。
5、辦理完畢后,應(yīng)填寫承辦結(jié)果,連同原文件退回存檔。
四、公文傳閱:
1、送閱文件要抓緊時(shí)間閱讀,不得無故拖延或扣押。
2、文件一律由專人傳送,一般不得橫向傳閱。
3、文件傳閱后,閱文人要簽名并寫上時(shí)間。
4、文件傳閱后,交回歸檔保管。
第3篇 南油物業(yè)公司公文管理規(guī)定7
物業(yè)公司公文管理規(guī)定(七)
1、為進(jìn)一步提高**物業(yè)管理有限責(zé)任公司(以下簡稱公司)公文處理工作的效率和質(zhì)量,促進(jìn)物業(yè)經(jīng)營管理工作,實(shí)現(xiàn)公文處理工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化,特制定本辦法。
2、本辦法適用于公司及公司各部門公文處理工作。
3、公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作,應(yīng)按照行文要求和公文處理的規(guī)定進(jìn)行,做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。
4、公司總經(jīng)辦管理公司公文處理工作并負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門公文處理工作。
5、公文處理要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則,力戒形式主義和文牘主義,行文要少而精,注重實(shí)效。
第一章 公文種類
6、公司涉及行政、黨務(wù)的公文種類主要有:決定、規(guī)定、通知、通告、請示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要等。
第二章 公文的主要制發(fā)型式及適用范圍
7公司設(shè)《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司》公文首頁紙,適用范圍如下:1、《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司文件》主要用于公司決定、規(guī)定、年度工作計(jì)劃、總結(jié);部署全局性重要工作;向各部門通知重要事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)文件等。2、《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司》主要用于向上級(jí)報(bào)告、請示工作;批復(fù)請示;同不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的重要報(bào)告、講話等。
第三章 公文格式
8、公文一般由標(biāo)題、公文編號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、主送單位、正文、附件、附件名稱、印章、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文字號(hào)、印發(fā)傳送范圍、主題詞、抄送(報(bào))單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。如有附件,附件應(yīng)在正文之后,成文日期之前注明附件名稱和順序。
9、公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,并標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文種類。在標(biāo)題內(nèi)除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不使用或少使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),在標(biāo)題最后則不宜使用。
10、有關(guān)說明
1《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司文件》按'**[200*]*字 第**號(hào)'統(tǒng)一編發(fā),蓋公司印章;公司對外一般事項(xiàng)行文不編號(hào),使用公司信函紙,如需蓋章,須履行用印登記手續(xù)。
2、聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。
3、上報(bào)的公文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人(按領(lǐng)導(dǎo)班子分工標(biāo)注)、會(huì)簽人姓名。聯(lián)合上報(bào)的公文主辦單位簽發(fā)人姓名排列在前,其他單位簽發(fā)人姓名在主辦單位簽發(fā)人姓名之下,按發(fā)文單位順序依次排列。上報(bào)的請示性公文應(yīng)當(dāng)在印發(fā)單位名稱和印制日期之下注明聯(lián)系人的姓名和電話。
11. 機(jī)密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)密等級(jí),分別由總經(jīng)辦注明'絕密' '機(jī)密''秘密'。
12. 標(biāo)引主題詞,應(yīng)從《北京市人民政府公文主題詞表》中選擇與公文主題概念最直接相關(guān)的若干主題詞(一個(gè)文件一般不超過7個(gè))進(jìn)行標(biāo)引。
13. 上行文一般只寫一個(gè)主送單位,以公司名義發(fā)文視公文內(nèi)容應(yīng)當(dāng)標(biāo)明主送單位和抄送單位。除答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或者指定的重要公文外,各種公文一般不寫報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人稱謂字樣。
14. 成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文以最后單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn);會(huì)議通過的事項(xiàng),以通過日期為準(zhǔn)。
15. 公文用紙一般采用a4型。
16. 公文標(biāo)題、主標(biāo)詞等具體要求按(*政發(fā)[2001]12號(hào)文件)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第四章 行文規(guī)則
17.用公司名義行文的公文有:1、向上級(jí)報(bào)告、請示工作;2、與有關(guān)單位聯(lián)系重要事務(wù);3、向各部門下達(dá)重要指示決定等。
18.以部門名義行文的公文有:1、在職權(quán)范圍內(nèi),下達(dá)計(jì)劃、制度、要求、指導(dǎo)業(yè)務(wù)、了解情況、向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、請示工作。
19.請示性公文應(yīng)一事一文。
20.請示與報(bào)告必須嚴(yán)格分開,不得在報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng)。公文標(biāo)題不得使用'請示報(bào)告'字樣。
21.凡可以由公司各職能部門行文或面談解決的問題一律不用公司名義行文。需要用公司名義的行文,到總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。
第五章公文處理程序
22.公文辦理
公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩項(xiàng)內(nèi)容。
收文辦理包括:簽收、登記、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
主要程序如下:
1、凡上級(jí)機(jī)關(guān)來文、地方行政部門來文、外單位來文及公司各部門外出開會(huì)帶回文件及材料等先由總經(jīng)辦及時(shí)簽收、登記、編號(hào)。(屬總經(jīng)理的收文,由總經(jīng)理簽收后登記;屬公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親收件,一律由收件人親自拆封)
2、文件登記后,由總經(jīng)辦主任根據(jù)文件性質(zhì)及涉及內(nèi)容填寫'文件擬辦單'送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示,除特殊情況請領(lǐng)導(dǎo)3天內(nèi)做出批示。(請主批領(lǐng)導(dǎo)使用鋼筆或簽字筆在'文件擬辦單'上明示意見及批示時(shí)間,其他人或部門圈閱示為同意)。
3、公文辦理應(yīng)遵循以下原則。
3.1、需要有關(guān)部門傳閱的文件,由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)分別轉(zhuǎn)交,各部門閱畢文件應(yīng)及時(shí)歸還,禁止文件橫傳。
3.2、公司對請示批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件,應(yīng)在收文后的7天內(nèi)答復(fù)來文單位。
3.3、送有關(guān)部門辦理的公文不能超過48小時(shí),對不能按期辦理的要及時(shí)說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的公文,應(yīng)迅速退回總經(jīng)辦并說明情況,不得積壓逾期。
3.4、總經(jīng)辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見,負(fù)責(zé)對各部門承辦的公文進(jìn)行催辦和督辦。
發(fā)文辦理包括:擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、印制、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。
23.公文起草及需要注意的事項(xiàng)
1、起草公文應(yīng)符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示;準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況,提出的辦法、措施切實(shí)可行;觀點(diǎn)明確,表達(dá)準(zhǔn)確,文字精練,文風(fēng)端正,并做到一文一事。
2、公文中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體年月日,數(shù)字除作修辭句中詞素外,一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為'一',第二層為'(一)',第三層為'1',第四層為'(1)'。在同一公文中數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。引用文件應(yīng)注明發(fā)文時(shí)間、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和文號(hào)。使用簡稱時(shí),應(yīng)先用全稱并加以說明,不得使用不規(guī)范的用詞和用字。公文的結(jié)構(gòu)層次、序數(shù)、數(shù)字的詳細(xì)情況按(京政發(fā)[2001]12號(hào)文件)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、制發(fā)公司公文需經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理同意,主辦部門負(fù)責(zé)公文的起草。
4、各部門起草好公文后,應(yīng)先到總經(jīng)辦填寫'發(fā)文稿紙',并由總經(jīng)辦對公文的文種、格式、文字、結(jié)構(gòu)、密級(jí)、主題詞等進(jìn)行把關(guān)。公文中的意圖、觀點(diǎn)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、技術(shù)術(shù)語、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、涉密密
級(jí)、保密期限和定密依據(jù)等由起草公文的部門負(fù)責(zé)。
5、經(jīng)把關(guān)后的公文草稿由呈報(bào)部門呈報(bào)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,公司行政、黨務(wù)公文依領(lǐng)導(dǎo)工作分工,由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、黨支部書記、工會(huì)主席審核簽發(fā)。請簽發(fā)人使用鋼筆或簽字筆在'發(fā)文稿紙'上簽署自己的意見、姓名和年月日,以便查考和保存。
6、如遇公文內(nèi)容復(fù)雜特殊、涉及若干部門、需要會(huì)簽的由起草部門注明,由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)送簽。
7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)后的公文定稿由總經(jīng)辦安排登記、編號(hào)并打印。打字員在打印公文時(shí)要忠實(shí)于定稿,不允許改動(dòng)定稿的文字、段落、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和格式。如發(fā)現(xiàn)定稿有不當(dāng)之處,要經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)及起草公文部門同意,才能改動(dòng)。
8、打字完成后,由打字員通知起草公文的部門或有關(guān)人員進(jìn)行校對,校對要認(rèn)真,與定稿無誤后,在'發(fā)文稿紙'上簽字,然后才能印制。公文印刷標(biāo)準(zhǔn)按《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司公文制發(fā)和公文格式的規(guī)定》執(zhí)行。
9、公文成文時(shí)間應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)時(shí)間一致。
24.公文傳遞
公文的傳遞方式根據(jù)其緊急程度、秘密等級(jí)確定:一般性公文可采用便捷方式傳遞,秘密公文要經(jīng)專人傳遞,不得使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
25. 公文管理
1、上級(jí)或公司秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍要按發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行;復(fù)制上級(jí)秘密公文需經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn),復(fù)印公司秘密公文需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并視同原件管理。
2、總經(jīng)辦電腦錄入員離開'機(jī)位'時(shí),應(yīng)將錄有重要文件的軟盤妥善保管,設(shè)定密碼以防泄密。
3、總經(jīng)辦定期對公文進(jìn)行清理、清退和銷毀。
4、公司各部門工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),不得將個(gè)人暫時(shí)保管或借用的公文帶走,應(yīng)及時(shí)歸還總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。
第六章 公文立卷、銷毀
26.公文辦完后,應(yīng)歸還總經(jīng)辦,根據(jù)立卷歸檔的有關(guān)規(guī)定,總經(jīng)辦及時(shí)將公文定稿正本和有關(guān)資料整理立卷。
27.沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以銷毀。
第七章 附則
第4篇 置業(yè)公司公文管理規(guī)定
置業(yè)公司公文管理規(guī)定
一、本文所指的公文是指:
1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件,如規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免等;
2、以公司名義向公司以外的單位、團(tuán)體、部門發(fā)出的正式文件;
3、以各部門名義發(fā)出的文件;
二、公文種類
1、請示:請上級(jí)指示和批準(zhǔn),用'請示'。
2、報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用'報(bào)告'。
3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。
4、批復(fù):答復(fù)請示事項(xiàng),用'批復(fù)'。
5、通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
6、通報(bào):表揚(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用'通報(bào)'。
7、決定、決議:對某些問題或者重大行動(dòng)作出安排,用'決定'.經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用'決議'。
8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用'函'。
9、會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會(huì)議紀(jì)要'。
10、其它資料:包括公司內(nèi)部各種專業(yè)計(jì)劃、方案、報(bào)表、報(bào)告等資料,適用于公司內(nèi)部的經(jīng)營和管理。
11、外來公文:包括獲自于或來自于本公司以外的各類文件、資料、批復(fù)、傳真、信函等公文。
三、公文格式
公文一般由公司文頭、公文字號(hào)、秘級(jí)、簽發(fā)人、簽發(fā)時(shí)間、標(biāo)題、正文、落款、成文時(shí)間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報(bào)抄送單位、辦文事項(xiàng)、附件等部分組成。
1、公司文頭:一律事先在電腦上制作好。外行編號(hào)文首頁一律用彩色打印;內(nèi)行編號(hào)文首頁一律用黑白打印;部門行文不得使用公司正式紅頭文式。
2、公文字號(hào):按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號(hào)統(tǒng)一由行政部編排。
3、公文秘級(jí):分為'絕密'、'機(jī)密'和'秘密'。
絕密是最重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密是重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。
文件機(jī)密級(jí)數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。
4、簽發(fā)人/時(shí)間:按內(nèi)容性質(zhì)由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)在定稿上審簽。正式公文上打印。
5、公文標(biāo)題:應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容;標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);標(biāo)題用2號(hào)簡體宋體字。
6、公文正文:正文用小4號(hào)字;正文中的一極小標(biāo)題,用4號(hào)黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。
7、落款/成文時(shí)間/公文用印:除會(huì)議紀(jì)要外,正式編號(hào)公文應(yīng)在落款和成文時(shí)間上加蓋印章。
8、主題詞:一般為標(biāo)題的關(guān)鍵詞。
9、主送/抄送單位:由審稿人確定。
10、辦文事項(xiàng):如實(shí)記載擬稿人、審核人、打印人、校對人的姓名,以及實(shí)際印發(fā)、存檔的份數(shù)。
11、公文附件:單獨(dú)排版、裝訂在正文之后;成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。
12、附樣式:
文頭
(公文字號(hào))
簽發(fā)人: 秘級(jí) 簽發(fā)時(shí)間:
標(biāo) 題
主送單位:
(正 文)
(落款、成文時(shí)間、用印)
(附件序號(hào)、名稱)
主題詞:
報(bào)送:
發(fā)送: 存檔()
擬稿: 審核:打印: 校對: 共印 份
本公司公文行文一律使用下列公文字號(hào),并對應(yīng)適用范圍使用:
“發(fā)”字號(hào)
“函”字號(hào)
“紀(jì)”字號(hào)
國地公司
國地發(fā)[ ]號(hào)
國地函[ ]號(hào)
國地紀(jì)[ ]號(hào)
適
用
公
文
范
圍
內(nèi)行/下行文
決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報(bào)、
/
會(huì)議紀(jì)要
內(nèi)行/上行文
/
請示、報(bào)告、批復(fù)、
會(huì)議紀(jì)要
外行/上行文
/
公函
/
四、公文辦理
(一)、收文處理
1、程序:凡送交公司或公司收到的外來公文,均按:'簽收-登記-分送-處理-復(fù)文-立卷存檔'程序辦理。
2、要求:
1 )當(dāng)公文送達(dá)或收到公文時(shí),均由總經(jīng)辦文書收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求,用傳閱夾并附上批閱單后,將其及時(shí)分送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示;待領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示后,再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門辦理公文涉及和領(lǐng)導(dǎo)批閱涉及的有關(guān)事項(xiàng)。辦理過程中,辦文部門、人員應(yīng)根據(jù)要求,及時(shí)了解辦理情況并向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理信息。如需就公文辦理事項(xiàng)向來文單位作出答復(fù),則由公文辦理相關(guān)部門按下述內(nèi)部公文辦理程序向來文單位復(fù)文。辦理完結(jié),總經(jīng)辦或相關(guān)部門及時(shí)將公文收回并存檔。
2 )上級(jí)發(fā)來的文件及注有密級(jí)的簡報(bào)、電傳、資料和平級(jí)發(fā)來的文件,均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件,及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。
各部門收到急件時(shí),應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù),一般要辦理的文件,一周內(nèi)應(yīng)辦理。需要研究而不能馬上處理的,要先書面或口頭簡要回復(fù)。
3 )加強(qiáng)公文檢查催辦工作。總經(jīng)辦對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認(rèn)真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門對上級(jí)發(fā)出的文件,需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的,要及時(shí)檢查反饋。
4 )領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件,在匯報(bào)和傳達(dá)后,應(yīng)將會(huì)議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。
(二)發(fā)文處理。
一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。
1、草擬公文的要求:
1)要符合公司制度、政策和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。
2)情況要確實(shí),觀點(diǎn)要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確,篇幅要力求簡短。
3)引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。
4)草擬公文必須使用a4的公文稿紙,文面應(yīng)保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。
5)數(shù)字的寫法。正式文件中,除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外,其他用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列:第一層為:'一',第二層為'(一)',第三層為'1',第四為'(1)'。
6)不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。
2、公文審核。
公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后呈送。
1)審核的重點(diǎn):
2)是否需要行文。
3)是否符合公司制度、政策;與本單位發(fā)過的公文是否銜接。
4)提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。
5)處理程序是否完備,行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。
6)文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。
7)審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進(jìn)行修改,屬于重要的原則性的問題,應(yīng)退回原承辦部門修改,改動(dòng)過大的,要重新擬正。
3、公文簽發(fā)。
1)公司行政文件,由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件,由分管副總簽署意見后,由總經(jīng)理簽發(fā)。
2)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。
3)公文辦理完畢后,要及時(shí)送交檔案管理人員整理立卷,個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。
4)印制:
①公文印制一般應(yīng)使用a4紙張打印一套,其余復(fù)印;
②各公司、各部門的打印件,應(yīng)提供已制作、命名、u盤,或提供已撰寫的手稿給總經(jīng)辦打印加工;
③各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。
5)存盤拷貝:原則上,凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機(jī)打印的正式公文、資料,均需在公司檔案機(jī)要室電腦上及時(shí)存盤和按規(guī)定分類,不得遺漏。
6)用印/裝訂/分送/登記/存檔:公文印制完成后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂;在公司內(nèi)部分送時(shí),由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領(lǐng)件簽字;凡編排了發(fā)文字號(hào)的文件公文和有保存價(jià)值的非文件公文,均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。
(三)其它內(nèi)部公文的辦理:
1、程序:凡其它非編號(hào)的內(nèi)部公文,均按擬稿-審稿、校對-印制-存盤拷貝-分送-處理-復(fù)文-存檔程序辦理。
2、要求:
(1)需辦理的公文,應(yīng)及時(shí)送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。
(2)根據(jù)閱批范圍送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。批閱公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見,并寫上姓名和審批時(shí)間。其他人圈閱,應(yīng)當(dāng)視為同意。
(3)為縮短傳閱時(shí)間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門經(jīng)理要及時(shí)閱看,閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞,也不允許帶離公司,以免丟失和延時(shí)誤事。
(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
第5篇 x公司公文管理規(guī)定
公司公文管理規(guī)定
第一條目的
為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化,結(jié)合公司的實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
第二條定義
是指公司內(nèi)部以及和其它組織之間為處理組織內(nèi)外事務(wù)而形成的各種來往和記錄的文本。
第三條使用公文的種類
公司使用公文的種類有:決定、決議、公告、通知、通報(bào)、章程、制度、規(guī)定、條例、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、工作志、工作簡報(bào)、大事記、通啟。
第四條公文格式
從格式上將公司目前的公文分為4類,即紅頭文件、內(nèi)部通啟、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告,各公文格式家具體見附件。
1、紅頭文件
適用范圍:主要用于印發(fā)制度、規(guī)定,重要工作計(jì)劃、機(jī)構(gòu)和人事異動(dòng)等公司或公司一級(jí)部門的重要文件。公司一級(jí)部門所有的紅頭文件須抄報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)及抄送公司行政人事部,公司二級(jí)及以下部門不得印發(fā)紅頭文件。
2、內(nèi)部通啟
適用范圍:主要用于內(nèi)部日常事務(wù)性工作或內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)的公司或部門一般性文件。
3、會(huì)議紀(jì)要
適用范圍:主要用于記錄公司或部門經(jīng)營與重要工作會(huì)議主要內(nèi)容與決議的文本。
4、工作報(bào)告
適用范圍:主要用于下級(jí)機(jī)構(gòu)向上級(jí)機(jī)構(gòu)定期匯報(bào)工作情況和工作計(jì)劃,提出工作建議的文件。公司工作報(bào)告分工作周報(bào)、工作月報(bào)、年度工作報(bào)告3種。
第五條處理公文的表格
公司處理公文的表格為《某公司公文審批表》(見附件),適用于處理各種公文。
第六條公文密級(jí)
公司公文的密級(jí)分為“普通”、“機(jī)密”、“絕密”三級(jí),具體密級(jí)和保密期限由擬辦部門根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定提出。
第七條公文處理時(shí)限
除有專門規(guī)定外,公文的處理時(shí)限一般為2個(gè)工作日,公文每個(gè)分流環(huán)節(jié)的時(shí)限為0.5小時(shí),每個(gè)審核、審批環(huán)節(jié)的時(shí)限為1個(gè)工作日,緊急公文需即時(shí)處理。
第八條公文處理程序
公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷毀等五個(gè)階段。
1、公文簽發(fā)
(1)簽發(fā)權(quán)限:公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總經(jīng)理助理在權(quán)限范圍內(nèi)可以簽發(fā)以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文;各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人在規(guī)定權(quán)限內(nèi)可以簽發(fā)以本部門名義發(fā)出的公文。
(2)簽發(fā)方式:以公司名義行文的公文,經(jīng)審簽后,蓋本公司公章發(fā)出,但在公司內(nèi)部行文也可采用簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。
2、公文分送
(1)公司主要采用簽收、傳真、電報(bào)、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下,分送公文應(yīng)采取簽收方式(對公司機(jī)密及以上級(jí)公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送)。采用其它方式分送公文,分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。
(2)收件工作人員應(yīng)對公文進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、秘字等的核定。如其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即通知發(fā)文機(jī)構(gòu),并登記出錯(cuò)文件。對封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。
(3)各部門公文經(jīng)行政人事部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯(cuò)誤的,退回原部門重新擬文。
(4)相關(guān)人員在工作中,應(yīng)積極、準(zhǔn)確、快捷地處理公文事務(wù),并嚴(yán)格遵守公司保密制度,不泄露和透露公司秘密。
3、公文閱處
公司領(lǐng)導(dǎo)收到公文后,在公文上作出處理意見(簽發(fā)或批復(fù)等)。
4、公文反饋與跟蹤
行政人事部接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后,應(yīng)盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門(同時(shí)保存批示件的復(fù)印件)。
5、公文清理、存檔和銷毀
各部門文員或相關(guān)工作人員應(yīng)對收發(fā)的公文每周進(jìn)行一次整理,對有存檔價(jià)值的公文應(yīng)按公司檔案管理制度的規(guī)定向檔案管理部門移交。
第九條附則
1、本制度自頒布之日起執(zhí)行,由行政人事部負(fù)責(zé)解釋和修改。
2、附件:《紅頭文件模板》、《內(nèi)部通啟模板》、《會(huì)議紀(jì)要模板》、《工作報(bào)告模板》、《公文審批表模板》。
