辦公大樓房屋檔案建立管理規(guī)范

辦公大樓房屋檔案建立管理規(guī)范

辦公大樓房屋檔案的建立與管理

檔案資料的分類:

1.辦公樓檔案資料包括:建筑產(chǎn)權產(chǎn)籍資料;規(guī)劃批準文件;規(guī)劃總平面圖;道路規(guī)劃圖;縱向規(guī)劃圖;綠地規(guī)劃圖;詳細規(guī)劃說明書;環(huán)境評價書;辦公樓購、租房業(yè)主和用戶的資料、狀況等;

2.辦公樓工程、公建檔案資料包括:辦公樓竣工和相關資料、土建結(jié)構(gòu)、平、立、剖圖;供水、供熱平面系統(tǒng)圖;電氣系統(tǒng)圖;地下管網(wǎng)圖;市政設施管網(wǎng)綜合規(guī)劃圖;人防布置及結(jié)構(gòu)圖等;

3.辦公樓設備檔案資料包括:各類設備設施保修及售后服務合同、出廠說明書及附帶的圖紙、資料等。

檔案資料的交接:

1.物業(yè)管理中心參照建設部建材(1991)第69號《房屋接管驗收標準》對大廈交接驗收。

2.物管中心辦公室和物業(yè)管理部負責同開發(fā)商相關部門進行辦公樓檔案資料的交接工作。

3.物管中心工程部負責同開發(fā)商相關部門進行辦公樓工程、公建檔案資料和設備檔案資料的交接。

4.物管中心對交接的檔案資料要一一登記注冊,記錄在交接驗收單上。交接驗收單一式兩份由雙方負責人簽字確認后各自歸檔保存。

5.物管中心對辦公樓的各類檔案資料,按照檔案管理規(guī)定分類歸檔,妥善保管。

檔案管理:

1.在物業(yè)管理中心成立后,將立即建立zz海關辦公樓工程資料檔案,將通過產(chǎn)權單位、設計單位、施工單位等處接收到的完整的zz海關辦公樓檔案資料建檔保存。

2.zz海關辦公樓入住后建立的用戶檔案屬于物業(yè)管理中心要建立的重要資料檔案,內(nèi)容包括客戶資料,客戶資料變化情況等。

3.日常管理資料檔案,包括:公用設備設施檔案、財務檔案、員工個人檔案、客戶意見調(diào)查表、服務質(zhì)量回訪記錄、保修記錄、客戶投訴記錄及處理情況、重大事件等,以科學、完善地記錄zz海關辦公樓的日常管理工作。

4.在檔案資料的保管方面,物業(yè)管理中心將本著安全、完整、保密、方便查閱的原則,專人專柜保管,制定完善管理、查閱制度,確保不丟失、不泄密。

檔案目錄

1.物業(yè)接管資料;

2.專業(yè)化管理資料;

3.業(yè)主資料;

4.委托合同;

5.各項管理制度;

6.人員素質(zhì)與培訓;

7.房屋管理及維修養(yǎng)護;

8.設備管理;

9.環(huán)境衛(wèi)生、綠化管理;

10.市政公用設施管理;

11.治安保衛(wèi)管理;