家具制造公司物料采購管理條例
家具公司物料采購管理條例
目的:降低采購成本、提升采購質(zhì)量、保證采購時效、保障公司正常運營
適用:原材料采購、輔助材料采購、辦公耗材采購、臨時性物料采購、其它采購
保密:普通
關鍵詞:工作職責 采購流程 處理方法 責任 激勵
主(抄)送:總經(jīng)理室 副總經(jīng)理室 廠長室 財務室 倉庫 本司各生產(chǎn)與職能部門
管理條例如下:
第一條 采購員的主要工作職責
1、做好采購5r(合適的供應商、合適的品質(zhì)、合適的時間、合適的價格、合適的數(shù)量)管理。
2、采購單的下達。
3、物料交期的控制。
4、材料市場行情的調(diào)查。
5、查證進料的品質(zhì)和數(shù)量。
6、進料品質(zhì)和數(shù)量異常情況的處理。
7、與供應商進行有關溝通與協(xié)調(diào)。
8、公司交辦的其它事項。
第二條 采購的基本原則:成本效益原則、物料質(zhì)量原則、進度配合原則、公平競爭原則、集中采購原則。
第三條 采購流程
1、收集信息:采購前,采購員必須根據(jù)公司所需采購物料的種類,利用現(xiàn)有的資料、公開征求、同行業(yè)介紹、專業(yè)刊物、采購專業(yè)顧問公司或協(xié)會、產(chǎn)品展示會、供應商自薦等方式收集所需供應商的信息,并根據(jù)其價格、品質(zhì)、服務、地理位置、存貨政策、柔性等情況等進行分析,符合要求的,列入合格供應商(合格供應商的標準:優(yōu)秀的企業(yè)領導人、高素質(zhì)的管理人員、穩(wěn)定的員工群體、良好的機器設備、良好的技術、良好的管理制度、良好的地理位置等),并報倉庫存檔。
2、詢價、比價、議價:采購員必須根據(jù)采購計劃要求,采取多家供應商報價的方式,進行成本分析,價格分析,市場調(diào)研來確定采購目標價,并報總經(jīng)理核準,倉庫備檔。
3、評估、索樣、決定:采購員必須對供應商進行評估,再索取樣品進行對比分析,并根據(jù)市場行情,分析質(zhì)量狀況和價格變動情況,決定對物美價廉的物料進行購買。并協(xié)助倉庫做好樣品管理。
4、請購、訂購:各部門根據(jù)實際需求,填寫請購單,經(jīng)相關權(quán)限人員核實批準后,報送倉庫;倉庫人員根據(jù)各部請購物料的種類、數(shù)量、日期等信息進行分類整理,做好采購計劃,以集中采購的原則,通知采購員向合格供應商發(fā)出訂購信息。
5、協(xié)調(diào)、溝通、催交:采購員根據(jù)采購計劃,及時有效地與供應商進行協(xié)調(diào)與溝通(如品質(zhì)標準、交貨日期、退貨協(xié)議等等),確保物料按時到達,不得因為品質(zhì)、數(shù)量、交期等原因影響公司正常運營。
6、進貨檢收:采購回來的物料(包括供應商送貨上門的),采購員應及時通知質(zhì)檢人員進行檢驗,倉庫人員對合格物料進行清點入庫或直接移交給用料部門。
7、退貨:7.1)對合格率未達到要求的批量拒收退貨;
7.2)對良莠不齊的部分拒收退貨;
7.3)對在生產(chǎn)使用過程中發(fā)現(xiàn)的不良品的退貨;
8、整理付款:采購物料驗收合格后,由質(zhì)檢、倉庫等相關人員在進貨單上簽字確認,呈總經(jīng)理核準,財務付款。月結(jié)的記入臺賬報核;現(xiàn)金采購的由采購員在財務掛賬預支后核銷。
第四條 采購員原則上不能接受供應商的吃喝宴請以及禮物,無法拒絕的應征得公司同意后方可應邀或?qū)⒍Y物上繳公司。否則,予以吃喝宴請以及禮物金額的三倍的處罰。
第五條 嚴禁采購員索取或接受回扣。如違反禁條,經(jīng)查實后,予以回扣數(shù)額的三倍的處罰,情節(jié)嚴重的,交司法機關處置。
第六條 采購事故的處理方法與責任
1、非采購員采購不當?shù)?。比如下單采購貼皮板、虎腳、雕刻件等,而客戶取消訂單或改變材質(zhì)等原因造成的不良采購的,處理方法如下:a,若供應商還未進行訂單的正式生產(chǎn),由采購員與供應商協(xié)調(diào)取消此單,請其幫忙將所訂原材料用于其它產(chǎn)品的生產(chǎn)。b,若供應商已進行了生產(chǎn),要求供應商提供準確的生產(chǎn)數(shù)量,再協(xié)調(diào)看此種物料是否會在今后的生產(chǎn)中使用,若將來有用,只需與供應商協(xié)調(diào)將送貨期推后即可。若不可能再用,應盡快與供應商協(xié)調(diào)以成本價將物料金額算清,并考慮物料報廢后是否有利用價值,同時向客戶索取已生產(chǎn)物料的賠償金,盡可能將損失降到最低。責任由公司承擔(類似采購事故參照此條執(zhí)行)。
2、如果供應商交期無法達成時,采購員應先發(fā)改善通知書,強烈要求供應商改善,可根據(jù)交期未達成而影響公司生產(chǎn)情況的程度,給予扣款或延遲付款,以督導并強制供應商改善,若供應商無法改善,應及時報告并建議更換新的供應商。若既不報告又處理不當時,因而影響公司正常運作的,由采購責任人負擔相關損失費用。
3、第二條第7款的退貨事項由采購員負責辦理。如果7.1)、7.2)中的情形退貨未成而對公司造成的損失概由當事采購員承擔。
4、由于質(zhì)檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質(zhì)檢責任人員與采購責任人分別承擔80%和20%的損失。
5、如果某供應商對其所供應的某一物料價格提出上漲時,不管上漲的幅度是否符合市場行情,采購員必需做一個完整的市場調(diào)查,核實價格,了解行情,請供應商重新列出成本分析表與報價單,呈報總經(jīng)理核準,倉庫備檔后方可實施采購。否則,上漲部分由采購責任人承擔。
第七條 采購激勵
采購員應充分利用廣泛的采購資源、運用詢比議價技巧,在不影響品質(zhì)與公司正常運作的前提下,最大限度地將采購成本降到最低。如果在材料市場沒有大的變化的情況下,按原計劃進行的物料采購,對于比目標價低出的部分,公司給予當事采購員差價的20%的獎勵。
第八條 本制度由各部門負責人與相關人員配合行政人事部監(jiān)督落實執(zhí)行。
第九條 行政人事部對本制度享有最終解釋權(quán)。
第十條 本制度經(jīng)廠長審核, 呈總經(jīng)理核準后生效,修訂時亦同。
行政人事部
擬制:審校:審核: 核準:
