第1篇 文件管理章程格式
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定,結合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。
2.一般禮儀性質的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉,收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導'批示'、'擬辦意見'辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍的文件,須經(jīng)領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術、管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經(jīng)分管領導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關指示精神,有關文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領導核稿(對文稿內(nèi)容、質量負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā);
10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔:
(1)上級機關來文,包括上級對單位報告、申請的批復;
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;
(4)支部黨的代表大會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業(yè)務科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實施及修改 本辦法經(jīng)決策會通過后實施,修改時亦同。
第2篇 物業(yè)企業(yè)管理體系文件之總說明
物業(yè)企業(yè)管理體系文件總說明
一、體系文件的構成及分類
生產(chǎn)、研發(fā)
一級文件
二級文件
三級文件
四級文件
對物業(yè)管理企業(yè)而言,公司的管理體系,基本可由以下四個子系統(tǒng)構成:質量、環(huán)境管理體系;營銷管理體系;人事行政管理體系;財務管理體系。其分別對應企業(yè)的'生產(chǎn)、研發(fā);營銷;人事;財務'五種基本職能。
文件體系分四個層次,'管理手冊'為一級文件,'程序文件'為二級文件,'工作手冊'為三級文件,'企業(yè)標準'為四級文件。
二、體系文件使用指南
質量、環(huán)境管理體系文件
我司提供的質量、環(huán)境管理體系文件是將質量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過認證,符合iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標準要求。
質量、環(huán)境手冊:iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標準,適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別,企業(yè)、組織需根據(jù)自身特點,用行業(yè)的語言來理解、描述iso9001、 iso14001標準條款的要求,從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質量、環(huán)境手冊》。本企業(yè)編制的《質量、環(huán)境手冊》章節(jié)號和iso9001標準基本相同,通過把iso14001條款映射到iso9001結構中,將其進行整合?！顿|量、環(huán)境手冊》是企業(yè)質量、環(huán)境體系的一級文件,通過閱讀《質量、環(huán)境手冊》,可對物業(yè)管理行業(yè)的服務理念、組織結構、職責職權分配、資源配備、產(chǎn)品(服務)實現(xiàn)過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測分析和改進方法等有一個整體綜合的理解。
程序文件:《程序文件》對物業(yè)管理活動中的重要過程、重要環(huán)境因素進行了識別,并告訴每個過程應做什么、什么時間做、什么地點做、由誰來做、為什么要做,如何做,即所謂的5w1h。程序文件是質量體系中的第二級文件。
接管入伙手冊:本手冊和以下手冊均為質量體系中的第三級文件,基本按專業(yè)進行劃分。本手冊詳細地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細得多),并提供了部分工作標準、方法、流程及驗收標準索引等。
工程管理手冊:包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設備管理三部分內(nèi)容。介紹了土建、設備、精裝修管理模式、制度及運作程序。
支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設備使用指南》、《房屋設備保養(yǎng)標準》、《紅旗設備檢評標準》、《計量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個企業(yè)標準(四級文件)。《房屋設備使用指南》描述主要(重要)房屋設備的操作方法、使用規(guī)程、經(jīng)濟性運行措施等內(nèi)容,《房屋設備保養(yǎng)標準》為我司企業(yè)標準,按'三級保養(yǎng)'詳細敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應達到的標準?！豆?jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導書。
清潔綠化手冊:實施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標準、綠化標準、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗標準、綠化檢驗標準。
安全護衛(wèi)手冊:由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構成。其中物業(yè)管理安全護衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區(qū)和車場管理。包括部分應急情況的處理,如消防演習、緊急集合等方面。另對護衛(wèi)員的職責、紀律、權限、著裝方面進行詳細說明。
應急手冊:識別了物業(yè)管理活動中可能出現(xiàn)的緊急情況、災害、事故,并制定了預防、反應措施及解決方案。
服務手冊:廣義上講,物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進行的全部活動均稱為服務,可分為公共服務、專項服務和特約服務。本手冊中的'服務'是指除基礎性的公共服務外的專項服務、特約服務及社區(qū)文化活動,'客戶'指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊是進行專項服務、特約服務、家政服務、社區(qū)文化活動及會所管理的指導性文件。
人事行政管理體系
行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的,在公司內(nèi)部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關系、對外宣傳等。
人事手冊:文件規(guī)定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細說明。
財務管理體系
財務管理手冊:財務管理手冊是在嚴格按照國家財務管理制度的基礎上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊,包括財務人員職責、財務管理、核算體制、各類費用政府標準等。
營銷管理體系
市場拓展手冊:是企業(yè)開拓市場的指導性文件。
第3篇 企業(yè)一體化管理手冊程序文件目錄
企業(yè)一體化管理手冊、程序文件目錄范例
一、一體化管理手冊
頒布令
管理者代表任命書
1 前言
2 引用標準
3 術語和定義
4 一體化管理體系
5 管理職責
6 資源管理
7 產(chǎn)品實現(xiàn)
8 測量、分析和改進
二、程序文件
文件控制程序(××××―c*―01)
記錄控制程序(××××―c*―02)
法律、法規(guī)與其他要求獲取、確認程序(××××―c*―03)
內(nèi)部審核控制程序(××××―c*―04)
管理評審控制程序(××××―c*―05)
信息交流溝通控制程序(××××―c*―06)
人力資源控制程序(××××―c*―07)
與顧客有關的過程控制程序(××××―c*―08)
顧客財產(chǎn)控制程序(××××―c*―09)
工程施工控制程序(××××―c*―10)
采購控制程序(××××―c*―11)
不合格品、不符合控制程序(××××―c*―12)
事故、事件調(diào)查處理控制程序(××××―c*―13)
糾正和預防措施控制程序(××××―c*―14)
監(jiān)視和測量裝置的控制程序(××××―c*―15)
顧客滿意監(jiān)測程序(××××―c*―16)
環(huán)境運行控制程序(××××―c*―17)
職業(yè)健康安全運行控制程序(××××―c*―18)
環(huán)境因素識別與評價控制程序(××××―c*―19)
危險源辨識和風險評價控制程序(××××―c*―20)
應急準備與響應控制程序(××××―c*―21)
合規(guī)性評價控制程序(××××―c*―22)
環(huán)境、職業(yè)健康安全績效監(jiān)視和測量控制程序(××××―c*―23)
方針、目標指標和管理方案控制程序(××××―c*―24)
施工現(xiàn)場管理程序(××××―c*―25)
對相關方施加影響管理程序(××××―c*―26)
危險化學品搬運、貯存控制程序(××××―c*―27)
消防安全管理控制程序(××××―c*―28)
環(huán)境影響管理控制程序(××××―c*―29)
勞動保護用品管理程序(××××―c*―30)
數(shù)據(jù)分析控制程序(××××―c*―31)
安全標識使用、管理控制程序(××××―c*―32)
節(jié)能降耗控制程序(××××―c*―33)
新項目的環(huán)境和職業(yè)健康安全評價控制程序(××××―c*―34)
易燃、易爆品防火控制程序(××××―c*―35)
廢棄物管理程序(××××―c*―36)
附錄1:一體化管理體系程序文件目錄
附錄2:一體化管理體系組織機構圖
附錄3:一體化管理體系職能分配表
自質量管理和質量保證的國際標準――is09000系列標準問世以來,以系統(tǒng)、科學、自我完善、持續(xù)改進、預防為主的思想,作為質量管理和質量保證的國際標準,被認為是顧客對企業(yè)的共同要求。
隨著全球經(jīng)濟一體化進程的加快和國際貿(mào)易自由化的發(fā)展,市場競爭日趨激烈,顧客對質量的期望越來越高,以is09000標準進行質量管理體系認證的企業(yè)日益增加。繼is09000系列標準之后,國際標準化組織(iso)著手進行環(huán)境管理體系的標準化工作,頒布了旨在規(guī)范組織的環(huán)境行為,強調(diào)資源的合理利用,預防污染,倡導環(huán)境保護、綠色產(chǎn)品的is014000系列標準,同時也正在醞釀推出職業(yè)健康安全管理體系標準。英國標準協(xié)會(bsi)、挪威船級社(dnv)等13個組織制定的ohsasl8000職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系標準已在一些發(fā)達國家推廣實施。越來越多的優(yōu)秀企業(yè)憑借質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全等認證證書,走向國際市場,向世界展示自己的品牌和企業(yè)形象,同時也以鮮活的實例證明:通過認證可以大大增強企業(yè)的競爭力和效益,帶來更多的經(jīng)營契機。
國際標準化組織環(huán)境戰(zhàn)略咨詢組(iso/sage)早在起草is014000標準之前向國際化組織建議:“考慮到質量與環(huán)境管理體系均是組織管理體系的一部分,盡管分別建立體系,最終還會融合在一起,可能會更有效。因此制定環(huán)境管理體系標準時,應與is09000標準保持協(xié)調(diào)和相似?！眎so一直重視這些標準的結合問題,推動了這些標準的一體化進程。ohsasl8001與is014001在標準條款結構和要素功能上保持了很強的一致性。
我國參照國際標準相繼推出gb/t19000族質量管理體系系列標準、gb/t24000環(huán)境管理體系系列標準和gb/t28000職業(yè)健康安全管理體系系列標準。
gbfn9001標準是以實現(xiàn)產(chǎn)品或服務質量為目標向顧客提供承諾;gb/t24001標準是以實現(xiàn)節(jié)約資源、改善環(huán)境質量為目標向社會提供承諾;gb/t28001標準是以實現(xiàn)安全生產(chǎn)、確保員工健康為目標向企業(yè)員工提供承諾。
多種國際管理標準的推出,給企業(yè)提供了實現(xiàn)多種不同目標的管理手段。作為當代企業(yè)的最高管理者,在建立、經(jīng)營和管理一個企業(yè)時應該向顧客、社會、員工分別作出質量、環(huán)境、安全以及效益的承諾,實施質量、環(huán)境和執(zhí)業(yè)健康安全(即qms、ems和ohsms)一體化體系管理是由過去簡單的質量、環(huán)保、安全管理走向系統(tǒng)化、科學化、規(guī)范化管理。
三標準雖然各自管理體系的對象和目標不同,卻具有許多共同點,遵循共同的管理體系原則,基本思想和方法一致,都著眼于持續(xù)改進、貫徹預防為主的思想,強調(diào)最高管理者的承諾,建立方針和目標,強調(diào)員工培訓以及全員參與等;建立管理體系的原則一致,強調(diào)系統(tǒng)化、程序化的管理,必要的文件支持等;強調(diào)與其他管理體系協(xié)同運作,提高整個組織的效率和素質,節(jié)約資源,不斷自我完善。
第4篇 a工廠管理文件資料控制程序
工廠管理文件和資料控制程序
1.目的
規(guī)定了質量體系管理文件在運行過程中的控制要求,以確保質量體系運行的各場合都能得到和使用相應文件的有效版本。
2.適用范圍
適用于本廠質量體系運行中的管理文件和資料的控制活動。
3.定義
文件和資料的管理:指與質量體系有關文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。
4.職責
4.1質保部質管室負責質量體系管理文件的控制和管理。
4.2各職能部門負責相關的管理性文件的編寫,并負責各自專用文件及資料的管理。
5.工作程序
5.1文件的分類
5.1.1工廠的質量體系文件分為四個層次:
a.第一層次為《質量手冊》;
b.第二層次為《程序文件》;
c.第三層次為《技術類文件》、《作業(yè)指導書》等;
d.第四層次為《質量記錄》。
5.1.2文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。
5.2文件的編制
5.2.1《質量手冊》在管理者代表領導下由質保部負責編制。
5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負責編制。
5.2.3《技術類文件》、《作業(yè)指導書》等由技術開發(fā)部或有關部門負責編制。
5.2.4《質量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。
5.2.5其它管理文件由相關職能部門負責編制。
5.2.6《質量手冊》、《程序文件》、《技術類文件》、《作業(yè)指導書》、《質量記錄》的編制格式和標識按照《質量體系文件編寫導則》要求執(zhí)行。
5.3文件的審批權限
5.3.1文件和資料在發(fā)布前由授權人員審批其適用性。
a.《質量手冊》由管理者代表審核、廠長批準;
b.《程序文件》由有關職能部門主管領導審核、管理者代表批準;
c. 《技術類文件》、《作業(yè)指導書》等由有關職能部門主管領導審定;
d. 其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領導批準,屬工廠級文件由部門領導審核、廠長批準。
5.3.2批準后的文件由質保部發(fā)布。
5.4文件的發(fā)放和使用
5.4.1文件管理部門負責文件的標識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準,受控文件加蓋'受控文件'印章,并注分發(fā)號。
5.4.2文件的發(fā)放
a.《質量手冊》按審批的范圍發(fā)放;
b.《程序文件》按審批的范圍發(fā)放;
c.其他文件的發(fā)放,按編制部門建議的范圍經(jīng)批準發(fā)放。
d.文件的發(fā)放由文件管理人員填寫《文件發(fā)放領用登記表》,按批準發(fā)放范圍發(fā)放文件。
5.4.3文件領用人在《文件發(fā)放領用登記表》上簽名。領取具有唯一分發(fā)號和加蓋'受控文件'印章的文件,便于控制。
5.4.4工廠內(nèi)不得使用擅自復印的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷毀。
5.4.5當文件嚴重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領用申請表》到文件管理部門辦理更新手續(xù),文件管理員負責將破損文件銷毀,并做好記錄。
5.4.6當文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領出手續(xù),但必須在領用中
做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補發(fā)文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關使用部門,防止誤用。
5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負責解釋。
5.5文件的更改
5.5.1如文件需要更改時,應由文件更改提出人或提出部門負責填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術參數(shù))還應附有充分的證明材料。
5.5.2文件更改的審核、批準應由原審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料。
5.5.3文件更改申請批準后,由文件管理員根據(jù)批準的《文件更改申請單》意見實施更改,并按《文件發(fā)放領用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。
5.6文件的換版與作廢
5.6.1文件更改一般以換頁形式進行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號;文件需進行大幅度的修改,應進行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。
5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋'作廢'印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負責人批準后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經(jīng)文件管理部門負責人批準后,由文件管理員加蓋'作廢留用'印章可留用。
5.7文件的管理
5.7.1文件經(jīng)編制審核批準后,由文件管理員列入《質量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應有備份,每月檢查一次。
5.7.2需臨時借閱文件的人員,經(jīng)文件管理部門負責人批準可借閱文件,借閱者應在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗收,原版文件一律不準外借,以防止丟失或缺損。
5.7.3文件編制部門的負責人每年進行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術開發(fā)部負責)。文件管理員應每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
5.8文件的保存
文件的保存按規(guī)定的地點和方式有序存放,以便存取,質量文件的保存應嚴格管理,存放地點應具有防水、防火、防盜設施,以確保文件的完整性。
6.相關文件和記錄
qr/sh05.01-01《質量體系文件清單》
qr/sh05.01-02《文件更改申請單》
qr/sh05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》
qr/sh05.01-04《文件發(fā)放領用登記表》
qr/sh05.01-05《文件銷毀申請單》
qr/sh05.01-06《文件留用申請單》
qr/sh05.01-07《文件領用申請表》
第5篇 物業(yè)管理公司程序文件－內(nèi)部質量審核程序
物業(yè)管理公司程序文件:內(nèi)部質量審核程序
為了有效地實施內(nèi)部質量審核,確保公司質量體系的適用性和有效性。
2.范圍
適用于公司內(nèi)部質量審核活動。
3.職責
3.1 公司品質主管負責內(nèi)部質量審核的計劃及組織實施工作,編寫年、月審核計劃,保存內(nèi)部質量審核全部文件和記錄。
3.2總經(jīng)理負責審批年度、月度內(nèi)審計劃,任命審核組長和審核員,并監(jiān)督審核的實施。
3.3 內(nèi)部質量審核應由經(jīng)過正規(guī)培訓,具有內(nèi)審資格證書的內(nèi)審員獨立、公正地進行,審核員應與其所審核的部門無直接的責任關系。
4.方法和過程控制
4.1 審核計劃
4.1.1 品質主管負責在每年十二月制定下一年度的審核計劃,并報總經(jīng)理審核、審批。
4.1.2 月度《審核計劃》由品質主管負責編制,報總經(jīng)理審批,并于審核一周前發(fā)至受審核部門負責人和審核組成員。
4.2 審核前準備
審核計劃批準后,審核組長應結合受審部門具體情況及上次審核的不合格項(含觀察項),與組員共同協(xié)商編制《內(nèi)審檢查表》和審核方式,以確保審核效果.
4.3 審核的實施
4.3.1 審核組長負責召開首次會議并宣布審核員分工,被審核方有關責任人參加首次會議。
4.3.2 審核員依照《內(nèi)審檢查表》逐項進行審核。
4.3.3 審核完畢后,審核組長召集審核員匯總審核意見,分析、確定審核結果。
4.3.4 審核組長召開末次會議,宣布審核結果。
4.3.5 被審核方人員有權對審核員提出的問題予以澄清,審核員應接受合理的澄清,并現(xiàn)場予以關閉。
4.3.6 對于經(jīng)確認的不合格項,由審核員填寫《不合格報告》及《內(nèi)審觀察項報告》,交審核組長審核,被審核方部門負責人簽字確認。
4.3.7 審核組長將被審核方已確認的《不合格報告》及《內(nèi)審觀察項報告》原件交被審核部門制定糾正措施,復印件留存?zhèn)洳椤?/p>
4.4 糾正措施的制定及落實
4.4.1 由被審核方責任人負責填寫糾正措施,經(jīng)部門負責人審核后,在四個工作日內(nèi)報審核組組長,經(jīng)認可后, 由被審核部門落實糾正措施。
4.4.2 糾正時間自審核組長簽字認可之日起計,糾正期限原則上定為1個月,根據(jù)不合格糾正的難易程度和部門的實際情況,由被審核部門與內(nèi)審員協(xié)商,可定為3個月內(nèi)或下次審核前。
4.4.3 自糾正期限到期之日起一周內(nèi),由原審核員負責驗證,將驗證情況記錄在《不合格報告》或《內(nèi)審觀察項報告》上,并將已關閉報告交予品質主管存檔。原件保留在公司,部門保留復印件。
4.5 審核報告
審核組長應在審核結束后,不合格報告和觀察項報告的糾正措施經(jīng)審核員確認后三個工作日內(nèi)向總經(jīng)理及受審核部門提交《審核報告》,《審核報告》內(nèi)容如需更改,由審核組長負責對《審核報告》及相關的《不合格報告》、《內(nèi)審觀察項報告》作相應更改。
5.質量記錄和表格
jsnhwy8.0-02-f1《內(nèi)審檢查表》
jsnhwy8.0-02-f2《內(nèi)審觀察項報告》
jsnhwy8.0-02-f3《不合格報告》
第6篇 物業(yè)管理手冊－文件控制程序
物業(yè)管理手冊:文件控制程序
1、目的
對與管理體系有關的文件進行控制,確保服務過程中使用的文件為有效版本。
2、適用范圍
適用于與公司管理體系有關的文件控制。
3、職責
3.1總經(jīng)理負責批準發(fā)布管理體系文件。
3.2管理者代表負責審定管理體系文件。
3.3管理部負責對行政管理性文件的管理與控制。
3.4品質部負責對管理體系文件的審核、管理與控制。
3.5工程部負責技術性文件的管理與控制。
3.6各部門負責本部門業(yè)務范圍內(nèi)與管理體系相關文件的管理與控制。
4、程序
4.1文件分類及保管
4.1.1公司內(nèi)部使用的文件:各種行政管理制度,由管理部負責保管;管理體系文件由品質部負責保管;建筑單位移交的全部圖紙、文件資料和生產(chǎn)設備的圖紙等技術性文件,由工程部負責保管。具體執(zhí)行《技術資料、圖紙、文件分類管理辦法》的相關規(guī)定。
4.1.2外來文件,如與物業(yè)管理行業(yè)相關的國家和地方性政策、法規(guī)及標準等文件資料,由管理部負責保管。
4.1.3對于上述文件,各部門如有借用,需填寫借閱清單。
4.2文件的編號
4.2.1管理手冊編號
4.2.1.1文件號:jw/qem-ххх-2005
“jw”:河南**物業(yè)管理有限公司
“qem”:管理手冊
“ххх”:管理手冊編號
“2005”:管理手冊版本發(fā)布年份
4.2.1.2版本號:х/a
“х”:修訂次,以阿拉伯數(shù)字順序0、1、2、3……表示
“a”:版本狀態(tài),英文大寫字母順序a、b、c……表示
4.2.2作業(yè)指導書編號
4.2.2.1文件號:jw/wi-ххх-2005
“wi”:作業(yè)指導書
“ххх”:作業(yè)指導書編號
4.2.2.2版本號同管理手冊
4.2.3記錄編號:jw/jl-х.х-ххх
“jl”:記錄
“х.х”:記錄隸屬章節(jié)號
“ххх”:記錄編號
4.3文件的編寫、審核、審定和批準
4.3.1管理手冊由編寫小組編寫,品質部審核,管理者代表審定,總經(jīng)理批準。
4.3.2作業(yè)指導書由各部門組織編寫,品質部審核,管理者代表審定,總經(jīng)理批準。
4.4文件的發(fā)放和回收
4.4.1公司內(nèi)部的發(fā)放范圍以適用部門和人員為原則,嚴格控制文件的濫發(fā),以便于管理和防止泄密,且保證為有效版本。
4.4.2公司的管理體系文件均為“受控文件”,并制作《受控文件清單》予以控制。但為了讓顧客或上級機關了解公司的管理體系,一般只提供《管理手冊》的“非受控版本”。同時按照本章節(jié)4.4.3的規(guī)定發(fā)放。
4.4.3品質部應在《受控版本文件分發(fā)及回收單》和《非受控版本文件分發(fā)單》上詳細記錄發(fā)放情況,便于追溯管理。
4.4.4受控版本文件和非受控版本文件應蓋有“受控版本”或“非受控版本”印章。
4.4.5作廢/失效的受控版本文件回收后應及時處理,留作資料的在封面上加蓋“作廢”章。
4.4.6非受控版本文件無需更換新的版本和回收。
4.5文件的保存、修訂、作廢與銷毀
4.5.1文件的保存和修訂
4.5.1.1各部門文件由本部門保管并填寫《文件保管清單》。
4.5.1.2任何人不得私自涂改、外借受控文件。
4.5.1.3文件修訂,填寫《文件修訂單》,經(jīng)管理者代表審核,總經(jīng)理批準后,品質部負責修訂、換頁。
4.5.2文件的作廢與銷毀
4.5.2.1各部門應按照體系的要求及時撤出失效或作廢的文件,由品質部加蓋“作廢”印章。
4.5.2.2要銷毀的作廢文件,由相關部門填寫《文件銷毀申請》,經(jīng)管理者代表批準后,由品質部監(jiān)督相關部門銷毀。
4.6借閱管理體系有關的文件時,應填寫《文件借閱記錄》,由相關負責人審批后方可借閱,并登記備案。
4.7品質部每季度對各部門文件的保管及有效性進行檢查并填制《品質部抽檢單》。
4.8本程序產(chǎn)生的記錄按《記錄控制程序》規(guī)定執(zhí)行。
5、相關文件
5.1《記錄控制程序》
5.2《技術資料、圖紙、文件分類管理辦法》
6、相關記錄
6.1《受控版本文件分發(fā)及回收單》jw/jl-4.2.3-001
6.2《非受控版本文件分發(fā)單》jw/jl-4.2.3-002
6.3《文件保管清單》jw/jl-4.2.3-003
6.4《文件修訂單》jw/jl-4.2.3-004
6.5《文件銷毀申請》jw/jl-4.2.3-005
6.6《文件借閱記錄》jw/jl-4.2.3-006
6.7《受控文件清單》jw/jl-4.2.3-007
6.8《品質部抽檢單》jw/jl-5.4.5-003
第7篇 物業(yè)公司辦公設備及環(huán)境管理程序文件
物業(yè)公司辦公設備及環(huán)境管理程序
1、目的
為營造舒適的辦公環(huán)境、 更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規(guī)定。
2、范圍
適用于物業(yè)公司各部門、各管理處辦公環(huán)境管理。
3、定義:
無
4、職責
4.1 辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環(huán)境管理和辦公設施管理進行監(jiān)督。
4.2 各部門、各管理處負責各自辦公環(huán)境和辦公設施日常的管理和維護。
5、方法及過程控制
5.1 辦公環(huán)境管理
5.1.1辦公環(huán)境應保持整潔,辦公用品應擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應放入廢紙簍內(nèi),不得隨意拋棄;不得在個人工作區(qū)域內(nèi)擺放與辦公環(huán)境不符的私人裝飾品。
5.1.2離開辦公區(qū)域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面,離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時間,應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內(nèi),桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。
5.1.3辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙、就餐,吸煙、就餐應到指定區(qū)域;嚴禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位,聚眾聊天,對違章者每次扣罰薪金50元。
5.1.4辦公區(qū)域內(nèi)交談須輕聲細語,不準大聲喧嘩、聊天;辦公時間不允許做與工作無關的事情;業(yè)余時間不要在辦公區(qū)域內(nèi)進行娛樂性活動(公司組織的除外)或接待外來訪客。
5.1.5辦公區(qū)域內(nèi)禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。
5.1.6辦公區(qū)域內(nèi)嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入,對來訪人員,應由前臺接待員進行詢問和引導。
5.1.7愛護辦公設備,出入公司電子門時,應輕拉輕放;下班前關閉電腦設備、切斷電源,擺正座椅;晚間最后離開辦公室的人員應注意關閉辦公區(qū)域照明設備、辦公設備及電器設備。
5.1.8辦公桌內(nèi)不要存放大量的現(xiàn)金及貴重物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。
5.1.9 當室外溫度大于(等于)27oc時,公司將視情況開啟空調(diào)系統(tǒng),調(diào)節(jié)室溫,當室外溫度小于(等于)26oc,空調(diào)系統(tǒng)將設置在通風狀態(tài)。
5.1.10 辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環(huán)境,對未按本規(guī)定要求執(zhí)行的將對其及其部門經(jīng)理進行通報批評。
5.2辦公設施、設備管理
5.2.1 辦公設備的管理
5.2.2.1 辦公設備為公司財產(chǎn),任何人不得故意損壞及因私使用。
5.2.2.2 所有辦公設備應由資產(chǎn)管理員根據(jù)價格進行分類資產(chǎn)登記,確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。
5.2.2.3各使用部門應明確設備的使用或保管人,負責設備的日常管理;各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養(yǎng);當設備發(fā)生故障時,應及時通知辦公室系統(tǒng)組進行維修處理,不得擅自拆裝。
5.2.2.4 電腦類設備的管理
5.2.2.4.1 電腦類設備由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一管理,其安裝、調(diào)試、系統(tǒng)配置等工作由辦公室系統(tǒng)組負責。
5.2.2.4.2使用人應嚴格遵守辦公室系統(tǒng)組的有關規(guī)定,正確使用電腦。
5.2.2.4.3使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。
5.2.2.4.4電腦發(fā)生故障應及時通知公室系統(tǒng)組進行處理維修,嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。
5.2.2.4.5公司配置的計算機設備禁止安裝游戲軟件,需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人,以通報形式提交辦公室系統(tǒng)組,統(tǒng)一由系統(tǒng)管理員確定可行性、安裝并操作。
5.2.2.4.6未經(jīng)允許,不得隨意翻閱他人資料,查閱他人電腦。
5.2.2.5 傳真機的管理
5.2.2.5.1各管理處及物業(yè)本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理;前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發(fā),他人如因工需向外發(fā)送傳真,應標明欲傳送地點及傳真號碼,由前臺接待員負責發(fā)送;對收、發(fā)傳真件應做好登記,并注意對內(nèi)容的保密。
5.2.2.5.2前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養(yǎng),發(fā)生故障時及時通知辦公室系統(tǒng)組,由專人維修處理,保證傳真機正常工作。
5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業(yè)務無關的私人材料。
5.2.2.6復印機的管理
5.2.2.6.1各管理處及物業(yè)本部應指定專人負責復印機的日常使用和管理。
5.2.2.6.2正常情況下,復印機按照部門配備密碼,相應秘密對應限制復印張數(shù),部門之間密碼不得混用,并將復印材料、廢紙等隨身帶走。
5.2.2.6.3辦公復印時,要正確使用復印機,節(jié)約復印紙,復印的材料可雙面復印的盡量避免單面復印;使用后將復印機調(diào)整到節(jié)能狀態(tài)。
5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。
復印機使用人員,特別時復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養(yǎng),及時補充紙張和碳粉,使用故障時及時通知辦公室系統(tǒng)組,通知專人進行維修處理,保證復印機的正常高效使用。
5.2.2.7 電話的管理
5.2.2.7.1辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置(部門統(tǒng)一位置),話筒與話機的連接不得打結,撥打電話時聲音不要過大,以免影響其他同事工作;接聽外來電話注意bi規(guī)范;若來電話時同事不在辦公位,同室其他人員應代為接聽。
5.2.2.7.2辦公人員應保管好辦公桌上的電話,并定時做好清潔工作。
5.2.2.7.3因工作需要撥打長途時,應通知前臺總機進行轉接并統(tǒng)一登記《長途電話登記簿》后方可撥打。
5.2.2.7.4禁止撥打私人長途電話,若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記,花費自行承擔。
5.2.2.7.5電話出現(xiàn)故障時要及時通知辦公室行政組,不得私自拆裝。
5.2.2.8 打印機的管理
5.2.2.8.1各部門、各管理處應指定專人負責所屬范圍內(nèi)打印機的日常使用機管理。
5.2.2.8.2打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節(jié)約使用,達到使用壽命時要及時更換,同時注意環(huán)保,使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一收集處理。
5.2.2.8.3不得使用打印機重復打印文件,如需多份,請打印一份后復印。
5.2.3 辦公家私的管理
5.2.3.1 員工應自覺愛護公司辦公家私,并負責個人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。
5.2.3.2 部門公用辦公家私,應指定專人負責保管;辦公家私出現(xiàn)故障或損壞時,使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理,不得私自拆裝。
5.2.4 影響設備的管理
5.2.4.1 影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。
5.2.4.2 辦公室系統(tǒng)組負責影響設備的日常管理、維護工作。
5.2.4.3 辦公室系統(tǒng)組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序,并令其負責使用期間設備的保管、清潔,使用完畢后應檢查設備及相關附件是否正常,并按正常操作程序關閉機器、關掉電源,發(fā)生故障應及時匯報。
5.2.4.4使用人若將設備搬離原場地,應獲得辦公室系統(tǒng)組人員的同意,并做好《電子設備領(借)用申請表》。
5.3本規(guī)定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監(jiān)督執(zhí)行。
6、支持性文件
無
7、質量記錄及表格
tj**wy6.4-z01-f1《長途電話登記簿》
第8篇 物業(yè)管理體系文件內(nèi)部審核程序
物業(yè)綜合管理體系文件內(nèi)部審核程序
1.目的:確保管理體系有效實施、保持和改進。
2.范圍:管理體系所覆蓋的所有區(qū)域。
3.職責:
4.操作規(guī)程:
工作流程圖說明記錄
1、品質管理部編制《年度內(nèi)審計劃》(每年至少一次),包括:確定審核目的、范圍、依據(jù)、頻次、辦法、受審部門、內(nèi)審時間,上報管理者代表審核。
2、管理者代表簽署意見后報公司總經(jīng)理審批。
3、當組織機構管理體系發(fā)生重大變化、法律法規(guī)及其它外部要求變更等情況發(fā)生時,由管理者代表及時組織進行內(nèi)部審核。
4、內(nèi)審組長和內(nèi)審組成員由管理者代表任命。
5、內(nèi)審組長編制本次《審核實施計劃》,包括:審核組成員、時間、地點、受審部門、審核要點、審核報告分發(fā)范圍、日期等,交管理者代表審核,報公司總經(jīng)理審批。
6、內(nèi)審組長組織編寫《內(nèi)審檢查表》,包括:審核項目、依據(jù)、方法等。
7、內(nèi)審組長于內(nèi)審實施前10天通知受審部門。
8、受審部門如有異議,應于內(nèi)審前3天通知內(nèi)審組長。
9、內(nèi)審的首次會議由公司領導、內(nèi)審組成員及各部門負責人參加,與會者簽到并將會議記錄在公司品質管理部歸檔。
10、首次會議內(nèi)容:由組長介紹內(nèi)審目的、范圍、依據(jù)、方式、組員、日程等。
11、首次會議后應進行現(xiàn)場審核,并將管理體系運行效果及不符合項記錄在《內(nèi)審檢查表》中。
12、內(nèi)審組需每日召開內(nèi)審會議,對當日的審核情況進行核對。
13、現(xiàn)場審核結束后,審核組長召開內(nèi)審小組審核會議,對審核結果進行全面分析,確定不合格項,填寫《不合格項分布表》。
14、審核組長于一周內(nèi)完成《內(nèi)部管理體系審核報告》,報告內(nèi)容包括:審核目的、范圍、方法、依據(jù)、審核組成員、受審核方代表名單、審核計劃實施情況、不合格項分布情況分析、不合格數(shù)量及嚴重程度、存在的主要問題分析、對體系的有效性、符合性的結論及今后應改進的地方。
15、將此報告交管理者代表審核,上報公司總經(jīng)理審批。
16、召開內(nèi)審末次會議,公司領導、內(nèi)審組成員及各部門領導到會并簽到、公司品質管理部將會議紀錄存檔。
17、會上內(nèi)審組組長通報檢查結果,宣讀《內(nèi)部管理體系審核報告》,提出完成糾正措施的要求及日期。
18、公司品質管理部將《內(nèi)部管理體系審核報告》發(fā)放到各相關部門,并將內(nèi)審結果提交公司管理評審。
《審核實施計劃》 c*8.2-02-f01-01
《內(nèi)審檢查表》 c*8.2-02-f02-01
《不合格項分布表》 c*8.2-02-f03-01
《內(nèi)部管理體系審核報告》c*8.2-02-f04-01
第9篇 建筑公司環(huán)境管理程序文件發(fā)布令
建筑集團公司《環(huán)境管理程序文件》發(fā)布令
集團公司依據(jù)gb/t24001-1996idtiso14001:1996環(huán)境管理體系-規(guī)范及使用指南,結合實際編制了《環(huán)境管理程序文件》,并于2001年4月10日開始實施。經(jīng)過幾個月的運行,發(fā)現(xiàn)文件中的某些規(guī)定與標準和實際不相適應。在內(nèi)審和管理評審中以及認證中心的第一階段審核,也提出了一些修改意見。根據(jù)方方面面的意見,文件編寫人員對a版文件的適用性進行了評審,對文件進行了第一次修改。本程序文件對集團公司的環(huán)境管理體系要求做了詳細的描述,更加符合標準和實際的要求,是集團公司實施環(huán)境管理的法規(guī)性文件和行為準則?，F(xiàn)予以正式發(fā)布,望全體員工遵照執(zhí)行。
需要說明的是:在本程序文件中,對與iso9001:2000質量管理體系要求相容的要素(4.2.3文件控制、4.2.4質量的記錄控制、5.6管理評審、7.4采購、8.2.2內(nèi)部審核、8.5.2糾正措施與8.5.3預防措施),合并編寫了相應的程序文件,與之對應的原質量體系文件同時作廢,執(zhí)行本程序文件的規(guī)定。
管理者代表:
年 月 日
第10篇 物業(yè)管理質量體系文件：分供方管理程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:分供方管理程序
1.0目的
確保物業(yè)公司選擇的分供方能提供滿足合同要求的物資和服務。
2.0適用范圍
適用于相關部門采購物資時,對物資供應商(即分供方)和物業(yè)管理服務項目分承包方的選擇。
3.0職責
3.1行政部組織對分供方和物業(yè)管理服務項目分承包方進行資格審查、質量審查和檔案的建立及管理。
3.2物業(yè)管理公司經(jīng)理負責批準確定合格分供方與分承包方名單,并由經(jīng)理或其指定人員簽署采購或分包合同。
4.0工作程序
4.1物資供應商的選擇和評審
4.1.1供應商的資格要求:
a)必須有合格的營業(yè)執(zhí)照,
b)供應商提供商品的價格,
c)供應的物資必須能保證符合所需物資的型號、規(guī)格、質量要求等。
4.1.2各部門(管理處)應擬出符合上述要求的若干家供應商,對其評審等從以下幾方面進行:
a)供應商的資質,信譽情況,
b)供應商的品牌,
c)產(chǎn)品樣品的評審,
d)對比類似產(chǎn)品使用的歷史情況,
e)對比類似產(chǎn)品的試驗結果,
f)供應商售后服務狀況等。
4.1.1行政部對評審結果進行記錄,并將兩個以上入選的供應商評審記錄報物業(yè)管理公司經(jīng)理確認批準,形成《分供方評審表》。
4.1物業(yè)管理服務項目(包括外協(xié)加工及制作)分承包方的選擇和評審
4.2.1分承包方的資格要求
a)有合格的營業(yè)執(zhí)照,
b)提供的服務能滿足本公司管理和質量要求,
c)在達到質量要求的前提下,價格適宜。
4.2.2行政部擬定出符合上述要求的若干家分承包方,會同相關部門或人員對其進行初審,內(nèi)容包括:
a)分承包方的資質,信譽情況,
b)分承包方的質量保證體系資料(如有),
c)分承包方的技術力量、人員素質。
d)價格,
e)有無服務方面的承諾等。
4.2.3行政部對評審結果進行記錄,入選的分承包方評審記錄由管理者代表確認以后,報物業(yè)管理公司經(jīng)理批準。
4.2.4所有經(jīng)評估合格的供應方都應列入《合格分供方一覽表》中,該名單由物業(yè)管理公司經(jīng)理批準。
4.2.5工程發(fā)包由物業(yè)管理公司經(jīng)理負責,應注意:
a)工程發(fā)包應嚴格按照投標或定向議標程序和相關規(guī)定進行,
b)對方提供的業(yè)績及榮譽資料必須進行驗證考查作出評審,
c)建安工程合同除應有明確的工程范圍、工期、質量標準、竣工時間外,還必須明確取費等級、材料設備供應責任、工程造價核定及撥款結算的規(guī)定等。
a)由相關部門起草合同的文本,按《采購與分包合同、協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定》核準。
4.1對分供方的詢價控制參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》
4.2合格分供方的年度復審
4.4.1物業(yè)管理公司經(jīng)理每年12月組織對合格供應商和合同期在1年以上的合格分承包方進行一次年度復審,審核內(nèi)容包括:
a)過去一年分供方的業(yè)績,
b)過去一年供應的物資質量狀況/分承包服務的質量管理狀況,
c)各部門對相關分供方工作的檢查和評定記錄,
d)本公司于其在以往的采購活動中未發(fā)現(xiàn)過嚴重質量問題糾紛。
(注:提供一次性服務的分供方無需進行該項目復審)
4.4.2凡在評審中確定沒有達到合同要求的分承包方,經(jīng)物業(yè)管理公司經(jīng)理批準,以下列方式處理:
a)取消其合格分供方資格,
b)要求其限期整改,對未能在限期內(nèi)改進的,終止承包合同,取消其合格分承包方資格。
4.4.3行政部建立合格分供方檔案,并將《合格分供方一覽表》按受控文件的方式發(fā)放到管理者代表和相關部門。合格分供方檔案主要包括以下內(nèi)容:
a)分供方提供初審時的資料,
b)供應商的產(chǎn)品介紹或說明/分承包方年度復審記錄,
c)分供方提供的其他資料。
1.0相關文件
5.1《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》
5.1《采購與分包合同、協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定》
1.0相關記錄
6.1《分供方評審表》
6.2《合格分供方一覽表》
第11篇 地鐵工程項目竣工文件管理
地鐵工程項目竣工文件管理
第一條、總則
1、竣工文件是工程驗收、評優(yōu)的主要依據(jù)，并且是辦理工程結算的重要組成部分。
2、工程管理部要把竣工文件編制工作作為施工技術管理的重要內(nèi)容納入職責范圍，負責竣工文件編制的組織工作。
第二條、竣工文件編制依據(jù)
1、工程竣工文件編制依據(jù)成都地鐵有關管理辦法執(zhí)行。
2、其他工程項目按業(yè)主和相應的單位、部門要求辦理。
第三條、竣工文件的編制
1、工程管理部按建設單位或其委托單位的要求編制竣工文件，負責竣工文件移交。
2、工程管理部負責本單位竣工文件編制工作，各部門負責提供相關資料。
3、竣工文件編制的時間要求。
(1)、相關資料要與施工進度同步進行，準確反映工程施工中的技術狀態(tài)。在單位工程完工后的一個月內(nèi)、竣工驗收前十日或建設單位規(guī)定的時間內(nèi)完成竣工文件的整理、組卷。
(2)、工程竣工后兩個月或建設單位規(guī)定的時間內(nèi)，工程管理部應按照建設單位規(guī)定的份數(shù)把竣工文件移交給指定的單位。
(3)、新增工程初驗會議提出需整改或增加的工程完工后，竣工文件宜立即完成。
(4)、正式驗收交接前，工程管理部必須對編制的竣工文件及相關資料嚴格審核。
第三條、竣工文件編制的內(nèi)容及要求
1、工程竣工文件編制的內(nèi)容及要求執(zhí)行國家、行業(yè)有關文件或執(zhí)行建設單位規(guī)定的有關竣工文件編制辦法。
2、項目經(jīng)理是工程交驗和保修的第一責任人;項目總工程師是工程竣工驗收報告簽字蓋章的第一責任人，竣工資料編制由項目部總工程師負責領導，工程管理部為責任部門。
3、相關資料要與施工進度同步進行，嚴格遵守“三同步”的要求，即在布置施工任務的同時布置竣工文件的編制工作，工程竣工文件的積累形成與施工進度同步進行，工程驗收交接與竣工文件交接同步進行。
第四條、竣工文件的移交歸檔
1、工程管理部牽頭組織竣工文件移交。
2、所有竣工文件在工程結束后應及時交所屬公司檔案室保存。
第12篇 售樓處管理文件手冊目錄
售樓處管理文件手冊目錄
一、部門及崗位職責
1、經(jīng)營部職責及架構
2、售樓部職責及架構
3、經(jīng)營部經(jīng)理的崗位職責
4、銷售經(jīng)理的崗位職責
5、辦證主管的崗位職責
6、售樓員的崗位職責
二、制度或規(guī)則
1、售樓員基本要求
2、售樓員業(yè)務守則
3、售樓員的義務
4、銷售基本流程
5、經(jīng)營部管理原則
6、銷售的日常管理
7、售樓員傭金提成制度
8、客戶以及傭金分配方法
9、經(jīng)營部考核制度
10、業(yè)主按揭應交資料的明細表
11、辦房產(chǎn)證業(yè)主應交資料明細表
12、購房方應交費用明細表
13、客戶檔案管理辦法
三、流程圖
1、售樓員基本工作程序圖
2、重要客戶接待流程
3、銀行按揭流程圖
4、銷售考核流程圖
5、樓房銷售審核流程
四、工作表單
1、售房認購書樣本
2、房地產(chǎn)租賃合同樣本
3、商品房買賣合同樣本
4、新客戶登記表(電話來訪)
5、新客戶登記表(上門來訪)
6、新客戶登記表
7、銷售周統(tǒng)計表
8、員工銷售情況周報表
9、已成交客戶檔案
10、已定房客戶檔案
11、移交通知單
12、跨部門協(xié)調(diào)單
第13篇 物業(yè)突發(fā)事件管理控制程序作業(yè)指導文件
物業(yè)程序文件:突發(fā)事件管理控制程序
突發(fā)事件處理流程圖
發(fā)生部門部門負責人管理處經(jīng)理公司領導/執(zhí)法部門品質管理部公司管理層/管理者代表
1.目的
對突發(fā)事件做出及時、正確的處理,降低經(jīng)營管理風險,減少公司及顧客損失,維護公司信譽及顧客利益。
2.范圍
適用于公司各管理處對突發(fā)事件的處理。
3.定義
打破正常的管理或服務秩序,意外發(fā)生的具有一定影響或造成人身傷害或財產(chǎn)損失的事件。
4.職責
責任部門/崗位工作職責時效
公司管理層/管理者代表組織對質量事故的分析處理。事件發(fā)生后24小時內(nèi),并持續(xù)跟進事件落實情況直至事件關閉。
總經(jīng)理辦公室向集團或地產(chǎn)公司反饋質量事故信息。事件發(fā)生后24小時內(nèi)
品質管理部
判定突發(fā)事件是否屬于質量事故,并根據(jù)判定結果及時組織召集事件評審會。
提出突發(fā)事件處理和指導意見,并將信息傳遞給總經(jīng)理辦公室。
現(xiàn)場驗證質量事故及突發(fā)事件糾正預防措施的落實情況。
統(tǒng)計分析。事件發(fā)生后12小時內(nèi)
接到文字(含郵件)記錄后11小時內(nèi)
整改期限到達后1周內(nèi)
半年
管理處經(jīng)理
突發(fā)事件現(xiàn)場協(xié)助處理。
若現(xiàn)場判定為質量事故通報公司管理層。
審批糾正預防措施并發(fā)送品質管理部。
監(jiān)督并驗證突發(fā)事件糾正預防措施的落實情況。及時
事件發(fā)生后30分鐘內(nèi)
事件發(fā)生后12小時內(nèi)
部門申請后持續(xù),整改期限到達后3天內(nèi)
管理處部門負責人突發(fā)事件的現(xiàn)場協(xié)調(diào)處理、控制。
向管理處經(jīng)理和品質管理部上報突發(fā)事件發(fā)生情況。
制定糾正預防措施并報管理處經(jīng)理審批。
落實糾正預防措施并申請管理處經(jīng)理驗證。及時
事件發(fā)生后30分鐘內(nèi)
事發(fā)發(fā)生后8小時內(nèi)
按整改期限完成
現(xiàn)場員工及時上報部門負責人,現(xiàn)場處理、控制。及時
5.方法及過程控制
5.1突發(fā)事件的分類:
安全類:治安:報警(周界、居家)、搶劫、盜竊、斗毆等;
消防:易燃、易爆、危險品泄漏;居家火警、車輛著火等
交通:交通堵塞、車輛沖卡、憑證丟失、車輛損傷等。
設備類:房屋;設施、設備類;機電類;停電、停水、電梯困人等;
其他類:服務缺陷、公共傳媒類突發(fā)事件等:
災害類:酷熱、嚴寒、暴風雨、沙塵、地震等;
傷病類:疫情、中毒、危病、受傷等;
事務類:媒體報道、群眾*、客戶糾紛、擾亂辦公等。
5.3一類質量事故:公共媒體負面報道,負有管理責任的火災,員工盜竊客戶財產(chǎn),員工與客戶打架,員工集體脫崗,負有管理責任的客戶群訴,10000元以上的賠償責任,經(jīng)政府機構鑒定屬人員重大傷殘或非正常死亡的事故等。
5.4二類質量事故:小區(qū)發(fā)生的入室盜竊案(以戶為單位),汽車被盜,5000元以上的賠償責任,其他由公司確定的對公司聲譽造成較大影響的事件等。
5.2方法和過程控制
5.2.1突發(fā)事件信息傳遞原則
5.2.2及時性:事件發(fā)生部門應按規(guī)定時間將信息傳遞到指定對象,規(guī)定時間見'3.職責'。
5.2.3完整性:各管理處傳遞信息應包括事件發(fā)生的具體時間和地點、處突現(xiàn)場人員崗位名稱、事件發(fā)生起因、造成財產(chǎn)損失情況或人員傷亡情況、現(xiàn)場處理情況、從物業(yè)管理角度提出的原因分析以及制定相應的糾正措施。如現(xiàn)場判斷為質量事故的,在初次上報信息時應優(yōu)先保證及時性,同時通過后續(xù)信息上報保證其完整性。
5.2.4真實性:各管理處應根據(jù)事實制作信息,不得含糊其辭、隱瞞現(xiàn)場情況或加入主觀臆測。
5.3突發(fā)事件處理流程
5.3.1突發(fā)事件發(fā)生后,事件當事人或第一接報人應立即通知監(jiān)控中心和部門負責人,對現(xiàn)場情況作要點性敘述和處理需求。
5.3.2事件當事人應根據(jù)現(xiàn)場情況做好事態(tài)控制處理及保護工作,以先自救后救人再救物為原則,盡量減少損失,同時注意規(guī)避公司風險。
5.3.3監(jiān)控中心在得到突發(fā)事件的信息后,立即將信息傳遞至管理處前臺及管理處經(jīng)理,并在《監(jiān)控室值班記錄表》上記錄接報準確時間、事件發(fā)生地點、事件主題以及報送人員。
5.3.4事發(fā)部門負責人接到信息后,應根據(jù)突發(fā)事件處理預案在第一時間趕赴現(xiàn)場協(xié)調(diào)處理,并須在突發(fā)事件發(fā)生后的30分鐘內(nèi)以電話形式告知品質管理部經(jīng)理或對口業(yè)務督導,并敘述事件發(fā)生時間、地點、原因、現(xiàn)場基本(損失)情況及當時采取的應急措施。
5.3.5管理處在處理完事件現(xiàn)場后,事發(fā)部門負責人應了解事件發(fā)生的全過程,分析事件發(fā)生主要原因,確定事件性質分類并制定糾正和預防措施,填寫《突發(fā)事件處理記錄表》上報管理處經(jīng)理或管理處授權負責人審批,管理處須在事發(fā)后12小時內(nèi)將記錄表發(fā)送品質管理部和總經(jīng)理辦公室。
5.3.6品質管理部經(jīng)理或對口業(yè)務督導根據(jù)傳遞信息或現(xiàn)場調(diào)查核實結果進行分析,按職責要求時間內(nèi)在《突發(fā)事件處理記錄表》回復處理指導意見,并同時抄送總經(jīng)理辦公室信息負責人。
5.3.7管理處判斷或品質管理部判斷為質量事故的突發(fā)事件,品質管理部應在獲悉事故發(fā)生后12小時內(nèi)到達事故發(fā)生現(xiàn)場,調(diào)查事故發(fā)生原因、經(jīng)過、涉及方、涉及人員情況、初步估計損失、現(xiàn)場糾正措施、對我司可能產(chǎn)生的影響等。
5.3.8總經(jīng)理辦公室按照職責規(guī)定時間向集團和地產(chǎn)公司上報質量事故信息,并根據(jù)事態(tài)的進展情況及時報送后續(xù)信息及跟進落實集團或地產(chǎn)公司指導意見,品質管理部協(xié)助其跟進各管理處事態(tài)進展情況和監(jiān)督、驗證集團或地產(chǎn)公司指導意見。
5.3.9發(fā)生質量事故后,總經(jīng)理辦公室應在職責規(guī)定時間內(nèi)召集質量事故分析處理會議,參會人員至少包括總經(jīng)理,分管事發(fā)管理處經(jīng)理處理,事發(fā)管理處經(jīng)理或負責人,事發(fā)部門負責人,事發(fā)當事人,品質管理部經(jīng)理、對口業(yè)務督導,必要時相關職能部門負責人以及法務人員也應參加。
5.3.10管理處經(jīng)理按職責規(guī)定時效監(jiān)督、驗證突發(fā)事件糾正預防措施的落實情況。品質管理部跟據(jù)管理處措施驗證反饋進行現(xiàn)場驗證。
5.3.11品質管理
部每半年對突發(fā)事件進行統(tǒng)計分析并提交管理評審。
5.4預警信息上報流程
5.4.1當發(fā)現(xiàn)突發(fā)事件的預兆時,應及時通過郵件形式告知相關責任部門,信息內(nèi)容至少包括目前了解到的事件、可能產(chǎn)生的影響、事件涉及方、相關人員的情況簡介、管理處采取的預防措施等。
5.4.2相關部門在接到預警信息后,作出預防準備。
5.5突發(fā)事件處理預案
5.5.1突發(fā)事件發(fā)生后,應根據(jù)《突發(fā)事件處理辦法》(見附件)中規(guī)定的相應流程,按各管理處制定的突發(fā)事件處理預案進行現(xiàn)場應急處理。
5.5.2各管理處應結合本項目實際情況,編制各類突發(fā)事件處理預案,經(jīng)管理處各部門負責人審核、管理處經(jīng)理審批,在品質管理部備案后生效。
5.5.3各類突發(fā)事件處理預案的控制管理依《文件資料控制程序》執(zhí)行,編碼方法見《質量體系文件編寫導則》。
5.5.4各管理處將各類突發(fā)事件處理預案的培訓列入《管理處年度培訓計劃》,結合實際需求有計劃的開展相關人員的培訓和實戰(zhàn)演練,并對培訓和演練效果進行評估和總結,并填寫《演練情況記錄表》上報品質管理部備案。
5.5.5各管理中心依據(jù)演練及突發(fā)事件實際處理情況,不斷修改完善本管理處各類突發(fā)事件處理預案。
6.支持性文件
tjzzwy7.5.1-a01-04 《消防管理辦法》
tjzzwy8.2.3-a01-01《突發(fā)事件處理辦法》
7.質量記錄表格
第14篇 某外資企業(yè)hse管理體系文件危險分析案例-2
1 說明
危險分析以“如果……將會怎樣”和/或危險與操作性(hazop)研究的形式在每一個生產(chǎn)設施上實施。對于后來的過程變更應當采用變更管理方針里面限定的、經(jīng)過批準的方法進行工藝危險復核。
關鍵任務分析是通過對任務的系統(tǒng)檢查來確定任務被執(zhí)行時出現(xiàn)的潛在危險和根據(jù)嚴重程度和頻度確定每一危險所包含的風險。它包括4個步驟:危險確定、風險評估、風險控制、實施和保持控制措施。
如果最初的分析顯示任務確實有風險,應當進行全面的分析來確定所關心的特定區(qū)域,以便明確控制措施。應當對控制措施進行監(jiān)控以確保風險已被控制并且控制措施保持足夠。
如果所有的關鍵任務都能確定,所有的控制措施都能到位來控制確定的風險,則人員的傷害,財產(chǎn)的損失,設施、商務的中斷和對環(huán)境的破壞一定能夠降低。
2 管理承諾
管理應當確保有符合資質的人員、工作程序、時間和資源來保證工作以高效、安全和經(jīng)濟的方式來進行,以使對環(huán)境的負面影響最小。這可以通過發(fā)布表明承諾、支持和對所需資源的配置等適當?shù)闹甘緛韺崿F(xiàn)。
所有的經(jīng)理和主管應當熟知各項指示,并且確定一個目標使工作的任務分析在一個特定的時間框架內(nèi)置于其控制之下,并且對所采用的控制措施進行監(jiān)控。
3 任務清單
確定關鍵任務的目標可以通過采用系統(tǒng)接近來實現(xiàn)。這種接近應當在整個組織機構內(nèi)貫徹執(zhí)行以確保對共同目標的完整理解。
3.1 職業(yè)的劃分
一個完整的任務分析應當被引入到各個職業(yè)中去以明確任務。在關鍵任務分析中,那些與施工、鉆井、作業(yè)或維修工藝交叉的職業(yè)應當予以首先考慮。
3.2 任務
每一職業(yè)開展許多對正常工作條件有影響的任務。這些任務中可以導致高風險情況上升的應當予以評估。通過對所有職業(yè)所實施的任務進行羅列可以幫助確定這些任務,然后進行基本的風險分析。風險高于某一特定水平的任務將被歸類為關鍵任務。
3.3 危險確定
特定工作物質和材料所帶來的危險應當從不同的信息資源中區(qū)分出來,例如:
a) 立法和支持性批準文件;
b) 中華人民共和國安全和環(huán)境規(guī)定;
c) 材料安全數(shù)據(jù)表;
d) 有關的國際標準;
e) 工業(yè)和貿(mào)易協(xié)會指南;
f) 雇員的個人知識和經(jīng)驗;
g) 事故/事件信息和安全公告。
3.4 任務分析
應當采取的方法如下:
a) 實施風險分析以確定關鍵任務;
b) 確定關鍵活動和重大步驟;
c) 分析關鍵活動/重大步驟造成損失的潛在可能;
d) 采用的控制措施。
3.5 風險分析
應當對每一個確定出來的任務進行基本風險分析。應當對任務中每一元素中的人員、設備、材料和環(huán)境的相互作用進行考慮,并考慮如下的情況:
a) 相關的健康、安全和環(huán)境問題;
b) 任務相關的健康危險;
c) 無論是對人員還是對設施的火災/電氣危險;
d) 開展工作之前的問題;
e) 在開展工作過程中以前出現(xiàn)的事故和事件;
f) 當前工作所使用的設備;
g) 使用的材料以及它們是否具有危險;
h) 工作環(huán)境、空間、照明、氣流、進口和出口等;
i) 管道和容器內(nèi)容物及如果發(fā)生泄漏時可能出現(xiàn)的后果;
j) 與可能在同一時間內(nèi)展開的其他任務的相互影響;
k) 完成工作所必須的知識和技能;
l) 是否需要許可證及何種許可證;
m) 當前的程序和規(guī)程。
3.6 嚴重性
風險分析要考慮任何人員傷害、環(huán)境或財產(chǎn)損失的嚴重性及潛在事故(風險)發(fā)生的機會。那些具有高風險可能的任務元素應當通過采取程序和工作規(guī)程以及其他的控制機制來給予進一步關注。
3.7 風險矩陣
圖1的矩陣將幫助每一確定風險所應當給予的優(yōu)先權:
圖1 風險矩陣
圖中陰影部分顯示任務是關鍵的,最關鍵的是指具有最嚴重后果和最大發(fā)生幾率的任務,而最低關鍵是指具有最輕后果和最低發(fā)生幾率的任務。
對于那些被確定為最關鍵的任務在矯正時應當給予最大的優(yōu)先權。
3.8 關鍵任務分析
一項任務一旦被子確定為具有高風險潛在可能,就應當通過分析進一步地確定其重大的實施步驟和關鍵活動。
4 控制措施
任務一旦被劃定為關鍵任務就必須采取某些控制措施以降低潛在的風險。這類的控制措施可以在一個過程中兩種截然不同的情形下采用。
·接觸之前
·接觸時
5 監(jiān)測
為關鍵任務編寫的書面程序在被首頁使用時應當證明其是“在職的”。任何的異常所應向程序協(xié)調(diào)員報告,程序則根據(jù)需要可能做修正。
應當進行主動的檢測來確保工作作業(yè)根據(jù)管理指示和管理目標進行。應當實施進一步監(jiān)測以確定采取措施的有效性和所使用程序的連續(xù)相關性。
在任何的事故/事件之后,應當開展對程序的反應監(jiān)測,以確保執(zhí)行標準或程序中的薄弱環(huán)節(jié)和遺漏得到改正。
6 文件
所有的關于分析的文件應當被保留并且可以用于其他項目和程序的參考。所有的分析要保存到工作不進行了或者工作已經(jīng)改變了需要一個新的分析時,文件的詳細程度反映了風險的程度。
7 定義
職業(yè):雇用人員所從事的工作,如操作工、修理工、電工等。
任務:任務是指日常工作的一部分或者是委派的一項特定工作。
工作程序:在正確執(zhí)行一項任務時,描述工作如何從開始到結束一步步進行的文件。
規(guī)程:有助于實施某一特定類型工作的一套積極有效的指南,這類工作可能有其他幾種不同的做法。
任務清單:由每一職業(yè)所實施的任務羅列,目的是對所適用的程序、規(guī)程、指導和培訓進行劃分。
任務分析:為了確定所有在任務實施過程中出現(xiàn)的損失暴露而對任務進行的系統(tǒng)檢查。
關鍵任務:如果不正確地予以實施將會導致重大損失的任務。
控制措施:防止損失發(fā)生確保工作能夠以最高效率運行的行動和措施。
第15篇 房地產(chǎn)公司文件管理程序
房地產(chǎn)公司文件管理程序(十一)
1.目的及范圍:建立公司文件制作、審核、批準、發(fā)放、回收及更新、保存等程序,確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關部門及個人。
2. 職責:
2.1 總經(jīng)理室負責公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督,并受理各部門有關文件延誤的投訴;
2.2 各部室資料員負責文件管理的具體工作,即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。
3．工作流程:
3.1 文件分類:
3.1.1 通用文件:指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件,分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。a.內(nèi)部文件:即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報告、工作聯(lián)系函、通知、會議文件、周記、制度文件等b.外來文件:即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等c.外送文件:即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等
3.1.2 專用文件:指只在公司一定工作部門或業(yè)務范圍內(nèi)使用的專門文件。分為技術文件、財務文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。a.技術文件:即以圖紙為核心的工程建設專用文件。如報批文件、標準圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。b.財務文件:即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業(yè)材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關的財務報告等。c.人事資料:即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。d.合同文件:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設計合同、售樓合同等。e.簽價單:即審計核算部在簽價認價時專用的文件。f.決算資料:即審計核算部在辦理工程結算審核過程中產(chǎn)生的文件。
3.1.3 記錄:即公司各項質量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等
3.2 總要求:
3.2.1 文件處理必須做到及時、準確、安全。
3.2.2 內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)
一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規(guī)定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第,加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限,必須先通知文件發(fā)出部門,并說明原因和預計文件處理完結時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務計統(tǒng)部等控制性部門的處理時間可根據(jù)實際需要合理延長,但必須將延長的時限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應加強橫向聯(lián)系,發(fā)文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。
3.2.8 在文件處理權限方面,部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應進行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發(fā)文件職責時,由副經(jīng)理替代,必要時可通過電話向正職經(jīng)理請示,有若干個副經(jīng)理的部門應明確指定常務副經(jīng)理。
3.2.9 總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認,以省略各部室二次重復會簽的環(huán)節(jié)。(具體做法參見《合同管理制度》)。
3.2.1 0總經(jīng)理室負責對文件的傳遞、執(zhí)行情況進行督查,受理各部室有關文件延誤的投訴,并定期向總經(jīng)理匯報;
3.2.1 1各部室可根據(jù)實際需要制定各類表單,但必須根據(jù)本程序提供的相應表單樣式及要素進行調(diào)整;若需要增設程序以外的表單,在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意,涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報總經(jīng)室。
3.2.1 2電子郵件及傳真收發(fā)時應進行登記和存盤,如需要電話確認的應在備注欄做好確認記錄。
3.3 分類管理:
3.3.1 通用文件:a.內(nèi)部文件:
a. 請示單:即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時限要求的需在文中注明,各級審批人無法實現(xiàn)的需及時向經(jīng)辦人反饋。報告:即各部室向總經(jīng)理匯報工作情況時使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補充形式。a)知曉性報告:b)執(zhí)行性報告:通知:即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關部室了解或辦理事項時使用的文件,一般公司層面的、指示性質的通知由總經(jīng)理室發(fā)出,周知性通知由人力資源部發(fā)出。a)總經(jīng)理室發(fā)文:b)人力資源部發(fā)文:
d. 工作聯(lián)系函:即公司部門之間進行的一般日常工作聯(lián)系時使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門,對方反饋時應同時將反饋情況函告抄送部門。
a. 會議性文件:即記載公司經(jīng)理例會、專題例會、工程監(jiān)理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。
a. 周記:即各部室每周的工作總結及計劃、存在問題的文字記錄。
a. 制度文件:即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范,其編制、批準、發(fā)放、評審、更改、換版等均須嚴格受控。如質量手冊由總經(jīng)理批準,管理制度和程序文件由管理者代表批準。各部門內(nèi)部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準。b.外來文件:
a. 法律法規(guī):
a. 外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等c.外送文件:如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文件
3.3.2 專用文件:a.技術文件:
a. 圖紙:具體管理詳見《設計過程管理程序》
a. 施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》b.財務文件:具體管理詳見《財務管理制度》c.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》d.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》e.簽價單:具體管理詳見《工程造價管理程序》f.決算資料:具體管理詳見《工程造價管理程序》
3.3 .3記錄:記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執(zhí)行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。
4. 相關文件:
4.1 《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)
4.2 《設計過程管理程序》
4.3 《施工管理程序》
4.4 《財務管理制度》
4.5 《合同管理制度》
4.6 《工程造價管理程序》
5. 相關表單:
5.1 發(fā)文登記表
5.2 收文登記表
5.3 文件清單/移交清單
5.4 請示單登記表
5.5 文件借閱登記表
5.6 工作請示單
5.7 工作聯(lián)系函
5.8 工作周記
5.9 蓋章聯(lián)系單
5.1 0圖紙收發(fā)登記表(見《設計過程管理程序》)
5.1 1圖紙作廢通知單(見《設計過程管理程序》)
5.1 2圖紙借閱登記表(見《設計過程管理程序》)
5.1 3文件更改申請表編制:包秋霞日期:200
2.4 .22審核:林立強、陳衛(wèi)斌日期:200
2.4 .28批準:林權日期:200
2.4 .30
