物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序5
物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序(五)
1.目的
為了保證政府、公司及公司的文件精神得到有效的貫徹落實(shí),規(guī)范公司內(nèi)部的文件收發(fā)、存檔管理。
2.適用范圍
本程序適用于公司內(nèi)部文件的收發(fā),上級(jí)或外來(lái)文件的收文及公司對(duì)外文件的發(fā)送工作。
3.職責(zé)
3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部門(mén)。
3.2 公司其他職能部門(mén)或所屬各管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)配合本程序的實(shí)施。
4.程序
4.1公司內(nèi)部文件的收發(fā)
4.1.1由公司總經(jīng)理室下發(fā)各部門(mén)(項(xiàng)目)的文件(通知),由公司行政部負(fù)責(zé)依據(jù)總經(jīng)理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,經(jīng)總經(jīng)理室審閱定稿后下發(fā)各部門(mén)(項(xiàng)目)執(zhí)行。
4.1.2由公司各職能部門(mén)下發(fā)各項(xiàng)目的文件(通知),由發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)起草,交行政部打印,打印稿由發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)校對(duì)定稿,下發(fā)有關(guān)項(xiàng)目執(zhí)行,并將文件(貳份)交公司行政部備案、歸檔。
4.1.3所有公司總經(jīng)理室或職能部門(mén)下發(fā)的文件(通知),必須實(shí)行簽收制度,公司職能部門(mén)(項(xiàng)目)在收到文件(通知)后,必須在《文件簽收記錄》上簽字確認(rèn),以便有效地落實(shí)文件(通知)精神。
4.1.4公司總經(jīng)理室的文件(通知)精神落實(shí)情況,由行政部負(fù)責(zé)督辦,公司職能部門(mén)的文件督辦由發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)。
4.2上級(jí)文件的簽收和閱辦
4.2.1所有政府機(jī)關(guān)和公司公司及兄弟公司通過(guò)郵寄、送達(dá)或會(huì)議發(fā)放(由參會(huì)人員帶回公司)的上級(jí)文件資料,均由公司行政部負(fù)責(zé)簽收或參會(huì)人員直接送達(dá)公司行政部。
4.2.2公司行政部收到文件資料后,必須做好收文登記記錄,應(yīng)根據(jù)文件資料內(nèi)容的輕重緩急,認(rèn)真填寫(xiě)《公司文件傳閱單》,粘貼于文件封頁(yè)之左上角,呈總經(jīng)理室閱示。由總經(jīng)理室在《公司文件傳閱單》上作出批示。
4.2.3公司行政部根據(jù)總經(jīng)理室的批示及指定的閱辦范圍、對(duì)象逐一送交相關(guān)部門(mén)(人員)傳閱,并保證主要牽頭(扎口)的部門(mén)(人員)優(yōu)先傳閱。文件所有的傳閱人員應(yīng)于閱后在《公司文件傳閱單》上簽明傳閱人和傳閱日期。
4.2.4所有傳閱文件在傳閱結(jié)束后,行政部應(yīng)負(fù)責(zé)將文件及時(shí)地收回,并協(xié)助總經(jīng)理室做好文件精神落實(shí)的督辦工作。
4.3公司對(duì)外發(fā)送的文件
4.3.1所有以公司名義對(duì)外發(fā)送的報(bào)告、請(qǐng)示、信函等文件均應(yīng)加蓋公司公章,所有以公司部門(mén)(項(xiàng)目)名義對(duì)外發(fā)送的文件應(yīng)加蓋部門(mén)(項(xiàng)目)印章。
4.3.2以公司名義對(duì)外的文件,原則上由公司行政部(也可由文件內(nèi)容的主要職能部門(mén))負(fù)責(zé)起草。行政部將文件草稿打印校對(duì)后由行政部(或相應(yīng)的職能部門(mén))呈公司總經(jīng)理室審閱定稿,并加蓋公章。
4.3.3以部門(mén)名義對(duì)外發(fā)送的文件,打印校對(duì)后,應(yīng)交總經(jīng)理室修改認(rèn)可后方可加蓋部門(mén)印章。
4.3.4以受托管理項(xiàng)目名義對(duì)外發(fā)送的文件,打印校對(duì)后,應(yīng)交公司管業(yè)部修改認(rèn)可后方可加蓋項(xiàng)目印章(如有)。
4.3.5所有對(duì)外文件均應(yīng)視文件主送和抄送抄報(bào)單位情況再增加份數(shù)公司留檔,來(lái)確定文件的原件份數(shù),以免發(fā)生少送或浪費(fèi)。
4.4項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的來(lái)信
4.4.1公司各部門(mén)(項(xiàng)目)收到項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函,收件部門(mén)(項(xiàng)目)應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)地予以登記。
4.4.2根據(jù)信函內(nèi)容,收件部門(mén)(項(xiàng)目)應(yīng)該或可以解決(答復(fù))的,部門(mén)(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決或回復(fù)。回復(fù)操作參照本程序4.3條要求執(zhí)行。
4.4.3如收到投訴函件,則應(yīng)參照公司《麗景花園投訴處理程序》執(zhí)行。
4.4.4項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函處理完畢后,負(fù)責(zé)處理的部門(mén)(項(xiàng)目)應(yīng)將信函原件及處理意見(jiàn)、結(jié)果及相應(yīng)的資料原件(或復(fù)印件)裝訂后存入項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的檔案中備查。
4.5本程序所述的文件資料,由公司行政部負(fù)責(zé)按照文書(shū)檔案的登記、立卷、歸檔的要求進(jìn)行管理。
4.6本程序所述的文件資料,行政部及其他職能部門(mén)(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人必須按照文件的內(nèi)容及公司的要求做好文件資料的保密工作。
4.7公司行政部應(yīng)按照公司檔案管理要求,做好收發(fā)文件的登記和備查。
5.記錄
5.1《公司文件傳閱單》;
5.2《發(fā)文記錄》;
5.3《收文記錄》;
5.4《文件簽收記錄》。
