某房地產(chǎn)開發(fā)項目成本檔案管理作業(yè)指引
e地產(chǎn)開發(fā)項目成本檔案管理作業(yè)指引
一、目的
為規(guī)范成本檔案管理,現(xiàn)結(jié)合成本管理的實際情況,制定本管理辦法。
二、范圍
本管理辦法適用于e地產(chǎn)**區(qū)域事業(yè)部下屬各開發(fā)項目成本管理部。
三、職責(zé)
3.1 事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部負(fù)責(zé)本管理辦法的制訂、修改、指導(dǎo)、解釋與檢查。
3.2 項目成本管理部負(fù)責(zé)本管理辦法的貫徹執(zhí)行。
四、方法與過程控制
4.1總則
4.1.1成本檔案是指各項目在開發(fā)過程中形成的與工程成本有關(guān)的且有保存價值的工程預(yù)算、工程合同、工程變更及現(xiàn)場簽證、招投標(biāo)、相關(guān)管理制度、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件內(nèi)容、付款臺帳、圖紙等應(yīng)歸檔保存的各種紙張介質(zhì)文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關(guān)的圖表、照片、錄相錄音、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r定額、造價信息等資料的總稱;成本檔案管理的工作內(nèi)容包括對成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理。
4.1.2 成本檔案必須具備真實性、統(tǒng)一性。成本檔案必須真實、準(zhǔn)確地記載項目成本管理活動過程中形成的內(nèi)容;成本檔案的各組成部分必須統(tǒng)一,不同載體(紙質(zhì)資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔)上的同一文件資料的名稱、編號、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致。
4.1.3成本檔案(書面紙張資料)分為三類,即工程成本類、規(guī)范制度類、其他文件資料類;其中工程成本類又分為工程合同類、工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標(biāo)類;工程成本類在分類時,還要按不同的竣工項目、在建項目、以及不同的建設(shè)項目開發(fā)期數(shù)進(jìn)行區(qū)分。
4.1.4成本檔案必須具備可復(fù)查性,對每項工程,以合同為主線進(jìn)行存檔。首先,對于每份《工程合同本》,必須把其《定標(biāo)簽報》(或《采購委員會會議紀(jì)要》)、《工程合同審批表》、《工程預(yù)、結(jié)算審批表》直接作為其附件,并合在一起存檔,同時做好相互對應(yīng)的編號鏈接標(biāo)識;而后,將隸屬該合同的其他有關(guān)工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標(biāo)類文件資料也依次附后存檔。
4.1.5成本檔案必須具備安全性及對外保密性。成本檔案實行統(tǒng)一歸檔、集中存放、不得將集團(tuán)公司、部門的成本檔案以個人名義保存在個人手中;嚴(yán)禁任何人未經(jīng)公司、部門的批準(zhǔn),就以個人名義私自外借(復(fù)印或郵件發(fā)送等方式)集團(tuán)或公司的成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為;如有關(guān)人員的換崗或離職,則必須及時做好資料的移交、回收及登記工作。
4.1.6 成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件的內(nèi)容也是成本檔案的重要組成部分,不斷充實和完善成本數(shù)據(jù)庫以及持續(xù)應(yīng)用和改進(jìn)成本管理軟件是成本管理部日常的重要工作。
4.1.7 成本管理應(yīng)設(shè)一兼職檔案管理員,該人員應(yīng)具備檔案基礎(chǔ)理論知識,熟練掌握自己所負(fù)責(zé)的檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù),對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致耐心。
4.2主要成本檔案的組成及其管理辦法
4.2.1工程合同資料
4.2.1.1 資料組成
a已竣工項目的完整的合同文本,包括前期類合同、建安類合同、基礎(chǔ)設(shè)施類合同、配套設(shè)施類合同。
b正在開發(fā)項目的合同文本。
c成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的各類合同內(nèi)容。
4.2.1.2 資料管理
a 使用專用檔案盒,按不同建設(shè)項目、不同開發(fā)期的單項工程的合同進(jìn)行分類存檔,檔案盒上須注明編號并粘貼資料目錄清單。
b 對每項工程,以合同為主線進(jìn)行存檔,每項工程的《工程合同文本》必須把其《定標(biāo)簽報》(或《采購委員會會議紀(jì)要》)、《工程合同審批表》、《工程預(yù)、結(jié)算審批表》作為附件,合在一起存檔,同時作好相互對應(yīng)的編號鏈接標(biāo)識,以便于工作快速復(fù)查。
c 《工程合同審批表》統(tǒng)一采用nc審批打印稿。
d 合同文本原件(包括合同文本、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、合同審批表等)是由公司辦公室保管,成本管理部應(yīng)備有合同文本等資料的原件或復(fù)印件(復(fù)印件存檔,需加蓋辦公室的專用章以示確認(rèn))。
e 其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《合同管理辦法》執(zhí)行。
4.2.2 工程預(yù)結(jié)算資料
4.2.2.1資料組成
a 已竣工項目的完整的決算書、結(jié)算書、預(yù)算書、估算書、預(yù)結(jié)算審批表、工程結(jié)算協(xié)議清單(或承包方確認(rèn)書)、付款臺帳、項目后評估報告等。
b 正在開發(fā)項目的估算書、預(yù)算書、結(jié)算資料、付款臺帳等。
c 成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件所包括的目標(biāo)成本、動態(tài)成本、預(yù)結(jié)算等內(nèi)容。
4.2.2.2資料管理
a 以合同為主線進(jìn)行每項工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的預(yù)結(jié)算資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。
b 《工程預(yù)、結(jié)算審批表》統(tǒng)一印制成固定格式(可手寫復(fù)印的),一式三聯(lián),第一聯(lián)辦公室存檔,第二聯(lián)成本管理部存檔,第三聯(lián)工程管理部存檔。
c 一份完整的工程預(yù)結(jié)算書應(yīng)包括編制說明、分部分項工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計算表、計價依據(jù)。
d其中的計價依據(jù)又包括:材料價格(政府指導(dǎo)價格、市場價格、甲供材料、限價材料通知書)、施(竣)工圖、圖紙會審記錄、工程變更簽證的預(yù)算書、工程竣工驗收資料、其他與工程結(jié)算相關(guān)的甲乙雙方確認(rèn)的協(xié)議等。
e 編制說明、分部分項工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計算表合訂成冊;計價依據(jù)作為附件,可分職能部門、分類別進(jìn)行保管,但計價依據(jù)資料也必須具備全面、快速復(fù)查的條件。
f 使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程預(yù)結(jié)算補(bǔ)充資料目錄備注清單。
g不同載體(各局面資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務(wù)器)的同一工程預(yù)結(jié)算資料的名稱、編號、內(nèi)容數(shù)據(jù)等必須完全一致。
h對于項目竣工結(jié)、決算書,在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時,還須將其電子文檔該錄成光盤,或者在成本管理軟件的基礎(chǔ)資料設(shè)置中把項目竣工結(jié)、決算書的電子文檔'打包'并上傳至服務(wù)器,以方便保存與使用。
i 其他有相關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程預(yù)、結(jié)算管理辦法》執(zhí)行
4.2.3工程變更與現(xiàn)場簽證資料
4.2.3.1 資料組成
a 已竣工項目的完整的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。
b 正在開發(fā)項目的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。
c 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程變更、現(xiàn)場簽證內(nèi)容。
4.2.3.2資料管理
a 以合同為主線進(jìn)行每項工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程變更及現(xiàn)場簽證的資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。
b 《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一印制成固定格式(可手寫復(fù)印的),一式四聯(lián),第一聯(lián)項目部存檔,第二聯(lián)施工單位存檔,第三聯(lián)成本管理部存檔,第四工程管理部聯(lián)存檔(四聯(lián)皆須蓋有甲方的工程變更及現(xiàn)場簽證專用章);《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一進(jìn)行編號。
c 使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場簽證的補(bǔ)充資料目錄備注清單。
4.2.3.3其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程變更與現(xiàn)場簽證管理辦法》執(zhí)行。
4.2.4 工程招投標(biāo)資料
4.2.4.1資料組成
a 已竣工項目的完整工程招標(biāo)資料(評定標(biāo)評審表、招標(biāo)文件、答疑記錄、開標(biāo)評標(biāo)記錄等)、工程投標(biāo)資料(主要是中標(biāo)單位的)。
b 正在開發(fā)項目的工程招投標(biāo)資料。
c 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程招標(biāo)內(nèi)容。
4.2.4.2 資料管理
a 以合同為主線進(jìn)行每項工程招投標(biāo)資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程招投標(biāo)資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。
b 《定標(biāo)簽報》及《采購委員會會議紀(jì)要》統(tǒng)一從eip辦公平臺打印,辦公室、成本管理部及工程管理部各存一份。
c項目招投標(biāo)資料(評定標(biāo)評審表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、承包商考察結(jié)果審批表、答疑記錄、開標(biāo)和評標(biāo)的記錄、相關(guān)會議紀(jì)要等)的收集、整理、歸檔、保管工作由工程管理部負(fù)責(zé)。
d 但評定標(biāo)評審表(或議標(biāo)及直接委托審批表)、中標(biāo)單位投標(biāo)文件中報價書、招標(biāo)文件等作為工程預(yù)結(jié)算必要依據(jù)的招投標(biāo)資料,成本管理部則應(yīng)每項皆保存其原件或復(fù)印件。
e 其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程招標(biāo)管理辦法》執(zhí)行
4.2.5 制度類文件
4.2.5.1文件組成
a國家及當(dāng)?shù)卣こ淘靸r管理等有關(guān)部門頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的
規(guī)章制度、管理規(guī)范、通知、決定等文件資料。
b集團(tuán)總部頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、操作指引、操作流程通知、決定等文件資料。
c本公司及本部門制訂的與成本管理有關(guān)的管理辦法、實施細(xì)則、通知、決定、相關(guān)會議紀(jì)要等文件資料。
4.2.5.2文件管理
a 成本管理制度要求在公司網(wǎng)站的相應(yīng)'管理制度'欄中或網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器中存放(政府有關(guān)部門頒發(fā)的法規(guī)文件可除外),以便網(wǎng)上查詢。
b主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份,裝訂成冊(活頁形式,可及時更新),以便書面查詢、使用。
4.2.6其他文件資料
其他文件資料包括目標(biāo)成本、有關(guān)設(shè)計階段成本控制的資料、相關(guān)會議紀(jì)要、同行成本比較資料、工程造價分析、相關(guān)往來文件、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r定額、信息月刊、圖集等工程造價有關(guān)專業(yè)書強(qiáng)等。這類文件資料也是實行資料管理員專人負(fù)責(zé),分類保管。
4.3成本檔案管理的其他規(guī)定
4.3.1歸檔與立卷
4.3.1.1 項目立項后,資料管理員即應(yīng)制定該項目文件資料的收集整理工作計劃,設(shè)定階段性歸檔的時間,按照邊工作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求,就每個環(huán)節(jié)上形成的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件資料,隨時加以收集,并存放于事先準(zhǔn)備好檔案盒中,以備整理。
4.3.1.2對工程造價影響較大的文件資料需原件存檔,復(fù)印件存檔須加蓋公司相應(yīng)資料主管部門的印章以示確認(rèn)。
4.3.1.3在項目開發(fā)的過程中形成的與成本有關(guān)的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷,以合同為主線、以項目為單位進(jìn)行立卷,一個項目的文件資料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷,一卷即裝成一個檔案盒。
4.3.1.4 對卷內(nèi)無頁號的文件資料應(yīng)逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫頁號,并在合適處標(biāo)明案卷題名、案卷號、存檔人及時間等。
4.3.1.5 卷內(nèi)文件資料的排列次序為;開發(fā)前擁準(zhǔn)備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán)境工程、配套設(shè)施工程類。
4.3.1.6 每卷成本檔案編號由部門統(tǒng)一擬定編號方案;各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi),排列方法為自左至右,從上到下。
4.3.1.7 對立好的案卷,成本檔案管理員應(yīng)定時進(jìn)行檢查,對不符合要求的應(yīng)及時予以完善或返工
4.3.2 編目與裝訂
4.3.2.1 卷內(nèi)文件資料目錄按卷內(nèi)文件資料的排列順序和內(nèi)容進(jìn)行編寫。第一列順序號,以文件資料排列先后順序逐件填寫;第二列字號,填寫文件資料制發(fā)部門的發(fā)文字號;第三列責(zé)任者,填寫對文件資料的著名者,即對文件資料負(fù)有責(zé)任的部門和個人;第四列題名,即文件資料標(biāo)題,一般應(yīng)照實抄錄:沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件,可自擬標(biāo)題,外加'[ ]'以示區(qū)別:第五列日期,文件資料的形成時間;第六列頁號,填寫文件資料起止頁號。
4.3.2.2檔案案卷裝訂的基本要求:在建工程的檔案做活頁裝訂;己竣工工程的檔案做固定頁裝訂。裝訂時,去除文件上的金屬物;破損和褪色的文件材料,應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)成復(fù)制;文件資料應(yīng)使用a4大小紙張,裝訂部分過窄或有字的,用紙加寬裝訂;紙面小的,加貼在標(biāo)準(zhǔn)的a4紙上;卷內(nèi)文件資料,一般不超過二百頁為宜,超過的可根據(jù)文件資料內(nèi)容的階段性分卷裝訂;裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時文件的右邊和下邊要取齊,不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀;文件資料字跡難以辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件并加以說明。
4.3.3保管與使用
4.3.3.1 歸集、接收成本檔案,檔案管理員必需認(rèn)真檢驗,并辦理好登記、交接手續(xù)。
4.3.3.2成本檔案要求集中存放于部門檔案柜,由檔案管理員管理,部門各職員手中只能持有正在處理的文件資料。
4.3.3.3成本檔案保管必須做到七防,即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。
4.3.3.4在現(xiàn)階段,保存期在十年之內(nèi)的成本檔案原則上皆不能作廢,須保存;保存期超過十年的成本檔案如需銷毀,須經(jīng)公司及總部的主管部門、領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
4.3.3.5對易褪色、易磨損的圖紙、材料等,檔案員要進(jìn)行定期檢查,檔案的修補(bǔ)對借閱次數(shù)頻繁、易損的案卷,可制作副本借閱,以加強(qiáng)對正本的保存。
4.3.3.6為維護(hù)成本檔案的真實性與安全性,任何人未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自涂改成本檔案;每天下班要鎖好檔案柜。
4.3.3.7如因工作需要,公司內(nèi)有關(guān)部門或人員借用成本檔案時,須填寫《成本檔案借閱登記表》(見支持文件一),經(jīng)部門或公司負(fù)責(zé)人(一股由成本管理部經(jīng)理批準(zhǔn),重要檔案的借閱還應(yīng)得到成本管理部主管副總的批準(zhǔn))批準(zhǔn)后方可借閱;檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的借閱經(jīng)辦工作,辦理檔案借閱的登記手續(xù),在借閱人歸還檔案時,還應(yīng)負(fù)責(zé)檢查檔案的完好情況,借出的文件資料由檔案管理人員負(fù)責(zé)及時收回井檢查完整情況,如發(fā)現(xiàn)遺失,需在《成本檔案借閱登記表》的'備注'欄加以注明,追究借閱者責(zé)任。
4.3.3.8在與公司之外進(jìn)行學(xué)習(xí)交流時,在維護(hù)成本檔案的機(jī)密性的同時,還要注意雙方應(yīng)進(jìn)行對等交流。
4.3.3.9公司正常開展的審計、工作檢查,則成本管理部須全力配合,井做好資料借閱的登記、回收工作。
4.3.3.10應(yīng)建立成本檔案臺帳,以記載檔案收進(jìn)、發(fā)出、保管、利用情況及兼職檔案管理人員的變動情況,檔案人員還要做好統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準(zhǔn),以便輸入計算機(jī),充分利用計算機(jī)進(jìn)行工程成本檔案的輔助管理。
4.3.3.11各項目成本管理部務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行本管理辦法,在執(zhí)行過程中,如與實際情況有不適合之處,各公司成本管理部可根據(jù)實際情況作修改之請示,報事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部核實,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施。
5.文件
5.1《工程成本檔案借閱登記表》
借閱
日期借閱
部門/人文件資料名稱數(shù)量借閱期限借閱
用途檔案
管理員審批人簽名歸還
