房地產(chǎn)公司檔案管理程序15

房地產(chǎn)公司檔案管理程序15

房地產(chǎn)公司檔案管理程序(十五)

1.目的和范圍:建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序,確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì),檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。

2.職責(zé):

2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦法進(jìn)行組織管理,即圖書檔案室(隸屬人力資源部)負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理,部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作,圖書檔案室對各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.2鑒于財務(wù)檔案的特殊性,公司財務(wù)檔案(包含各類合同)由財務(wù)計統(tǒng)部自管,圖書檔案室提供存放點。使用時,由財務(wù)計統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性,公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管,人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。

3.流程:

3.1檔案分類:

3.1.1文書檔案:即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。

3.1.2基建檔案:即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財務(wù)檔案:即在公司經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的會計憑證、帳簿和財務(wù)報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案:即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。、

3.1.5經(jīng)營銷售檔案:即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價值的歷史記錄,如合同評審記錄、商品房預(yù)售合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料、樓盤宣傳資料等。

3.1.6客戶服務(wù)檔案:即公司在提供客戶服務(wù)過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄,如客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查與分析記錄等。

3.1.7對外聯(lián)絡(luò)檔案:即公司在項目報批報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀(jì)要等。

3.1.8聲像檔案:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保存價值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。

3.2具體管理:

3.2.1立卷歸檔:

a.流程:

b.要求:

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時,均需附上移交清單一式兩份。移交時,交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點簽收,并各自保存一份。(移交清單即文件清單)

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數(shù)完整,圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段,要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整,防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

d.各部室可根據(jù)實際工作需要保存文件,但向檔案室移交檔案時,則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。

a)總經(jīng)理室:會議紀(jì)要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與年度計劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文件、大事記等;

b)人力資源部:人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料(應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等)、內(nèi)部刊物等;

c)工程材料部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等);其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集,竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制;文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等;

d)財務(wù)計統(tǒng)部:財會檔案見第三層次文件《財務(wù)檔案管理程序》;

e)審計核算部:決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等;

f)經(jīng)營銷售部:合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等;

g)設(shè)計研發(fā)部:工程地質(zhì)勘察報告、方案設(shè)計圖紙和說明、擴(kuò)初設(shè)計圖紙和說明、勘察設(shè)計報告及招標(biāo)文件(標(biāo)書、合同等)、工程設(shè)計概算說明、各項目往來文件(傳真、工作聯(lián)系函等)、施工設(shè)計圖紙和說明、設(shè)計變更、設(shè)計合同、外送文件、外來文件等。

h)對外聯(lián)絡(luò)部:聯(lián)絡(luò)函、活動計劃、外送文件、外來文件等。

i)客戶服務(wù)部:客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查及分析記錄等。

3.2.2整理上架:

a.流程

b.要求:

a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時間順序依次排列,具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起,即批復(fù)在前、請示在后;正件在前、附件在后;基建檔案的卷內(nèi)排列順序為文前圖后。

b.不同保存價值的文件應(yīng)分開組卷。

c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號碼(采用打號機(jī),正面右上角,背面左上角)。

d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法,規(guī)格為30cm×21cm;裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。

3.2.3保管:

a.庫房管理:

a.庫房應(yīng)集中布置、自成一區(qū),不堆放與檔案資料無關(guān)的物品,不從事與庫房管理無關(guān)的活動;庫內(nèi)檔案必須按順號上架,不得錯架、亂架;

b.除檔案員外,非檔案人員不得隨意出入庫房,確需進(jìn)庫的(如維修庫房或設(shè)備等),則須有檔案員陪同并相伴始終;

c.庫房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備,檔案員要定期檢查,以確保以上設(shè)施的安全有效;

d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數(shù),務(wù)必使溫度保持在140c~200c,相對濕度50%~65%;

e.檔案入庫前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作,特別注意檢查易于生蟲的部位;同時對檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查,有計劃、分期分批地對檔案進(jìn)行翻動;

f.每月中旬定期對庫房進(jìn)行清掃擦拭,包括擦洗密集架、地面、門窗等,特別是對一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生;

g.檔案員離開庫房時應(yīng)隨手鎖門,并注意檢查庫房門窗的緊閉性;

h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放,密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起,從左自右,從上到下。

b.流動中的安全防護(hù):

a.檔案在庫房外未被使用時,不允許長時間攤放在桌子上,而應(yīng)及時放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好,更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所;

b.未經(jīng)許可,利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人,以防泄密;

c.未經(jīng)許可,利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;

d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中

的滯留時間,以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4提供利用:

a.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作:

a.編制必要的全引目錄和案卷目錄,為檔案用戶提供必要的檢索工具;

b.安裝使用快捷便利的檔案管理軟件,提高查檔效率;

c.開辟閱覽室,向檔案用戶提供檔案信息。

b.開展查借服務(wù):

a.借閱:

a)公司內(nèi)部人員借閱檔案的,須填寫《檔案借閱登記表》,閱畢及時歸還;歸還時,管理人員必須當(dāng)面清點檔案頁數(shù),之后再入庫;

b)非公司人員借閱檔案的,須持有關(guān)單位介紹信,并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱;

c)借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案,不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標(biāo)記;不得撕去檔案內(nèi)頁;

d)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。

b.借出:

a)檔案使用人如需借出檔案,須填寫《檔案借出登記表》,并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還,不能及時歸還的,經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù);歸還時,檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫。

b)非公司人員若需借出檔案,須持有關(guān)單位介紹信,并征得公司相關(guān)部門主管同意后,方可借出;

c)借出人員須妥善保管好檔案,不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借,并負(fù)有保密的完全責(zé)任。

c.復(fù)印:

a)檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的,須經(jīng)檔案員同意;

b)圖紙資料若需借出復(fù)印的,須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

3.2.5銷毀:

a.流程:

b.要求:

a.準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨保管;

b.批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀,嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途,更不允許出賣。

c.檔案銷毀時,須有兩人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字以示負(fù)責(zé)。

4.相關(guān)文件:

4.1《rr集團(tuán)檔案管理辦法》之《檔案保管期限表》

4.2《rr集團(tuán)人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》

4.3《財務(wù)檔案管理制度》

5.相關(guān)表單:

5.1文件清單/移交清單(具體見《文件管理程序》)

5.2檔案借閱登記表

5.3檔案借出登記表

5.4檔案銷毀清冊

編制:

日期:20**.4.22審核:

日期:20**.4.28批準(zhǔn):

日期:20**.4.30