第1篇 某某商業(yè)物業(yè)管理指標承諾
某商業(yè)物業(yè)管理指標承諾
對m*y商業(yè)物業(yè)各項管理指標的承諾,不僅是我們對客戶的莊嚴責任和義務,同時也是我們在企業(yè)內部推行目標責任管理和量化考核的基礎和標尺。我們將通過推行各級目標責任管理,實現(xiàn)量化考核,實現(xiàn)人人身上有指標,個個肩頭擔責任,爭取在接管m*y商業(yè)物業(yè)二年內達到省市或國家優(yōu)秀示范小區(qū)水平,各項管理指標達到'國優(yōu)'標準,我們對新保輝大廈各類指標做以下承諾,請考評和監(jiān)督實施。
各項管理指標承諾及措施
序號 指標各稱 國家標準承諾 指標完成 承諾指標的措施
1房屋及配套設施完好率98%99%以上采用分工負責、責任到人。建立完善的巡查制度,嚴格管理,健全檔案記錄,每半年進行一次房屋完好率檢查。
2房屋零修、急修及時率98%99%以上維修人員24小時待命,接到維修通知立即組織維修,十五分鐘內到達現(xiàn)場。零修工程及時完成,急修工程不過夜,并建立回訪制度和回訪記錄。
3保潔率99%100%保潔員十二小時保潔工作,按保潔標準進行操作,保潔工作落實到人,監(jiān)督檢查得力,嚴格考核,實行10%淘汰率。
4維修工程質量合格率100%100%維修工程師全程控制,部長監(jiān)督檢查,并按規(guī)定及時回訪。
5公共照明完好率95%99%落實責任人,堅持對公共照明及停車場等公用設施進行日常巡視檢修和定期維護保養(yǎng),由工程技術部監(jiān)督執(zhí)行,并健全檔案記錄。
6停車場完好率95%99%
7大廈內治安案件發(fā)生率1‰以下0建立閉路監(jiān)控、報警,巡更監(jiān)控等治安技防系統(tǒng),實行24小時保安巡查制度,明確保安職責,層層防衛(wèi),以人防和技防相結合。
8摩托車、汽車被盜率1‰以下0
9火災發(fā)生率1‰以下0全員義務消防員制,定期培訓和演習,加大宣傳力度,由保安員進行日常巡視,發(fā)現(xiàn)隱患及時處理確保院區(qū)安全。
10違章發(fā)生率1‰以下0.5‰以下建立以交叉巡視制度,跟蹤管理,及時發(fā)現(xiàn),及時處理加強宣傳,杜絕違章發(fā)生,并建立相應的回訪記錄
11違章處理率90%以上100%
12業(yè)戶有效投訴率2‰以下1‰以下采取措施,加強與顧客溝通,定期走訪,設立接待日,征求管理意見,強化服務意識,做到投訴處理有結果,有記錄和回訪。
13投訴處理率95%以上100%
14維修服務以及投訴回訪率95%100%
15物業(yè)管理服務滿意率95%99%實行人性化管理,增強服務意識,增進與業(yè)戶的溝通,在日常工作中注意收集業(yè)戶的廣泛意見,完善小區(qū)服務。
16綠化完好率95%99%劃定責任區(qū)域,片區(qū)負責與巡查制度相結合,發(fā)現(xiàn)問題,及時修復。
17大型及重要機電設備完好率95%99%制定嚴格的設備操作和保養(yǎng)規(guī)程,落實崗位責任制,實行巡查制度,建立設備檔案,制定預防性維修保養(yǎng)計劃。
18管理費收繳率90%95%按規(guī)定定期公布管理費收支帳目,接受業(yè)戶查詢,公布及查詢帳目以法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的項目及費用為準,
19管理人員專業(yè)培訓合格率98%100%人員培訓有計劃,有考核、有記錄,制度落實,各類人員熟悉物業(yè)情況和本崗位責任制,考核標準,服務意識和態(tài)度好,敬業(yè)精神強。
(注:支持性程序文件或作業(yè)指導書符后)
第2篇 商業(yè)物業(yè)中央空調管理要求
商業(yè)物業(yè)中央空調管理問題
商業(yè)物業(yè)包括各類商業(yè)廣場及shopping mall等,由于商業(yè)物業(yè)公共設施配套齊全,每年公共設施能源費的消耗大都在數(shù)百萬元乃至數(shù)千萬元不等。中央空調系統(tǒng)作為公共設施中的一個重要組成部分,運行期間水電費的消耗頗巨,控制其運行成本,并有效地處理實際管理中遇到的各類問題,是商業(yè)物業(yè)管理工作中的一項不可或缺的重要環(huán)節(jié),特別是對多產權、多業(yè)態(tài)的商業(yè)物業(yè)而言,尤為突出。
筆者根據對江蘇省首家shopping mall四年多的管理實踐,對中央空調運行成本及相關管理工作在此做一初探。
一、中央空調運行費用
中央空調系統(tǒng),由于管道多,覆蓋面積大,運行成本亦較高。在對商業(yè)物業(yè)的中央空調系統(tǒng)運行成本進行估算時,應主要考慮以上因素:
1、用電成本(p1、k1、p2)
主機(p1、k1)
根據商業(yè)物業(yè)所配備的空調主機數(shù)量、用電功率、營運時間、使用周期、用電價格等,對一年中夏冬二季的運行成本進行計算,然后按一年12個月進行平均,得出每個月的平均電費p1。
在實際操作過程中,由于主機并非滿負荷運行,故根據具體情況,在計算中要考慮其負荷系數(shù)k1,k1≈0.6~0.9。
輔機(p2)
此處主要指中央空調系統(tǒng)中的冷卻塔、冷卻泵、冷凍泵、空氣處理機組、各類風機盤管等?？筛鶕嶋H不同的類型、數(shù)量和功率,進行估算。需注意的是因季節(jié)的不同,在制冷和供暖時,輔機的數(shù)量和類型亦有所不同。
2、用水成本(p3)
中央空調管道內的循環(huán)用水,開放式冷卻塔的日常消耗用水,應根據空調供應期間的實際耗水量及每天的日均正常用水量綜合進行考慮。
3、用汽成本(p4)
對于以蒸汽為能源的溴化鋰機組,除考慮空調系統(tǒng)的用電成本外,還要考慮用汽費用。根據每臺主機每小時耗汽量、每天運行時間、蒸汽單價、每年空調運行的天數(shù)等,計算出每月的平均蒸汽費用。
4、管道損耗(k2)
冷暖氣在中央空調管道輸送過程中,因氣流的紊流損耗,管壁損失等所產生的管道損耗,以管道損耗系數(shù)k2表示,k2≈1.02~1.05。
5、預溫損耗(k3)
因管道內外溫度差異,冷暖氣在輸送過程中,在管道內要經過一段時間的預熱或預冷后,才能達到一定的出口溫度,故冷暖氣在傳輸過程中的能量損失,可用預溫損耗系數(shù)k3表示,k3≈1.05~1.08。
夏季預溫時間隨管道長短不同而有所變化,通常在40分鐘左右,冬季預溫時間較夏季短。
6、變損線損(k4)
廣場內電能的變壓器損耗和線路損耗應由所有用戶共同承擔,變損線損約占供電量的1%~3%,作為中央空調系統(tǒng),該項損耗可在其用電成本中,取變損系數(shù)k4≈1.01~1.03加以考慮。
7、電價差異(k5、k6)
在估算上述用電成本中,注意各地動力用電和照明用電的電價差異,動力用電比照明用電通常約低15%左右,故應根據各地實際電價對之進行計算。
另外,白天用電高峰時期與夜間低谷時期電價也不同,在計算中,應根據用電的不同時間段加以區(qū)分,在此白天和夜間的電價分別以k5、k6表示。
8、周期變化
由于一年中空調的使用周期主要集中在冬夏二季,同時冬夏季空調供應的時間和耗能量亦有區(qū)別。長江中下游地區(qū),通常一年中除三、四月份和十一月份不開空調外,其他月份每月耗能量均不同,因此計算中央空調運行成本時,在考慮到全年各種氣溫的變化因素后,按月均價格向業(yè)主收取費用較為合適。
9、成本匯總(p)
以p表示空調運行總成本,則考慮到上述各種因素后空調系統(tǒng)運行成本可表示如下:
p=k2k3k4(k5+k6)(k1p1+k1p2+p3+p4)(1)
二、季節(jié)和溫度變化的影響
在長江中下游地區(qū)(其他地區(qū)可根據當?shù)貙嶋H情況進行修正),夏季空調供應時間平均為五個多月,冬季約四個多月,根據總建筑面積達7萬m2的揚州時代廣場四年來的實際統(tǒng)計資料,如果將全年空調供應成本的平均價格定為單位1,則全年不同月份,不同季節(jié)空調所耗費用的不同比例詳見圖1。
由圖1可見,中央空調的能源耗費高峰在夏季六至九月,其最高成本約為平均成本的178%,且整個空調系統(tǒng)的運行成本下半年的支出大于上半年。
三、公攤空調費
對于單一產權的商業(yè)物業(yè),無須區(qū)分自用空調和公攤空調的費用,但對于多產權多業(yè)態(tài)的商業(yè)廣場而言,計算公攤空調費用則是一項不可或缺的重要工作。盡管在封閉的業(yè)主自用部位和敞開的公共部分設有隔墻,但由于冷暖氣的流動和熱量的交換,自用部位和公共空間的空調溫度很快就會達到均衡。因此空調使用成本與空間容積大小成正比,故根據業(yè)主自用部位和公共部位各自的使用面積和層高,分別計算其容積,由此確定公共部位的容積(含室內中庭、公共用房等)占商業(yè)物業(yè)室內總容積的比例,并由此初步確定公攤空調費的大小。此處系用容積比例法,對公攤空調費用的估算作一探討。
1、氣體的不均勻影響
由于冷暖空氣性質的差異,存有暖升冷降的情況,同時由于公共部位如中庭等處,空間較大,溫度難以均衡,故存在溫度的不均勻性,因此在計算公共部位冷暖氣容積時,應考慮氣體的不均勻性影響,此處以影響系數(shù)k表示:k≈0.75~0.95。
2、計算步驟
①首先依據施工竣工圖,并根據商業(yè)物業(yè)室內享用空調的各部位的使用面積和層高逐一進行實地測量,對存有變化之處,做好記錄,對實際容積進行修正,作為數(shù)字統(tǒng)計的基礎。
②把修正過的實際數(shù)據填入表1中。
③業(yè)主自用和公攤空調費估算
a、業(yè)主自用空調費用成本a(元/ m2)=〔p/(∑s+∑f)〕×〔∑v/(∑v+k*∑g)〕 (2)
b、物業(yè)公攤空調費用成本b(元/ m2)=〔p/(∑s+∑f)〕-a(3)
④使用實例
時代廣場五樓由某娛樂公司經營,根據行業(yè)特點,開發(fā)商按合同未為其在室內安裝和配備中央空調設施,故室內空調全由業(yè)主另行安裝,室內空調費用亦由業(yè)主自行承擔。而對于公攤空調費用問題,業(yè)主認為應該交,但要求管理公司作出合理的收費依據,在我們將上述計算過程向業(yè)主交待并進行審核后,業(yè)主愉快接受了該項費用。
四、延時空調費
延時空調費指在正常的營業(yè)時間之外,按部分業(yè)主或使用人的要求,另外開啟空調系統(tǒng)所產生的費用。
延時空調費在多產權多業(yè)態(tài)的商業(yè)物業(yè)內,使用較為頻繁,如揚州時代
廣場因業(yè)態(tài)多,經營主題不同,在商場打烊后繼續(xù)使用中央空調至凌晨的商家不少,也有清晨即需供應空調的商家。
延時空調費的計算,除根據實際開機時間的長短,按第一部分所述內容逐一計算空調成本外,還需考慮加班人員的加班費用,即管理公司的加班成本。然后根據申請使用延時空調的業(yè)主的數(shù)量和實際享用空調的室內面積之和,計算延時空調費成本,由申請供應延時空調的業(yè)主或商戶共同承擔。由于單獨開機成本較高,如果業(yè)主較少或使用面積不大,則費用相對較高。
五、小結
根據四年多的工作實踐,對商業(yè)物業(yè)中央空調管理工作的幾個問題,小結如下:
1、對于單一產權的商業(yè)物業(yè)而言,計算中央空調的運行成本和收費標準,是一項重要的基礎性工作,由于商業(yè)物業(yè)面積大,能源費用運行成本高,如對成本估算不足或對收費標準制定有誤,則對整個財務收支平衡會帶來顛覆性的嚴重后果,故應引起各級管理人員高度重視。
2、對于多產權,多業(yè)態(tài)的商業(yè)物業(yè)而言,由于業(yè)主眾多,各業(yè)態(tài)經營時間差異較大,且業(yè)主入住的前期硬件條件又各有不同,故計算業(yè)主或商家的自用和公攤空調費用,是理順收費工作的一個不可或缺的重要工作。
3、在多業(yè)態(tài)的商業(yè)物業(yè)中,延時空調費的出現(xiàn)是一種常見的情況,由于前期建設和后期招商的變化,以及不同業(yè)態(tài)對中央空調的需求不同,導致空調運行成本增加,也增加了業(yè)主的使用成本。改變此狀況的根本方法是定位設計并定位引進商家,或是在商家入駐后,根據具體情況對空調系統(tǒng)進行局部改造。從節(jié)省能源的角度計,應盡量避免長期延時使用空調。
4、中央空調費的支出,在一年中起伏較大,夏季達到高峰,下半年的該項支出比上半年約增加30%~50%,為便于搞好成本控制和收費工作,在全年應按月均價收費,年終決算。
第3篇 商業(yè)物業(yè)經營管理
商業(yè)物業(yè)的經營管理
商業(yè)物業(yè)是為人民生活和社會生產提供購物的活動場所。
商業(yè)物業(yè)管理具有的特點包括:服務對象的雙重性,即租戶和進出的購物人員;使用時間相對固定,一般商業(yè)物業(yè)的時間都有個具體的營業(yè)時間,而且這時間是不輕易改變的;人員活動的集中和雜亂,來自不同地方的人員聚集一塊,并且各層次的人員不等;人流、物流同時進出,在進出的過程中即有人員也同樣有貨物一同;建筑空間大,建筑物內空間以貨架擺設為多,很少間隔物。
按建筑規(guī)模來分,商業(yè)物業(yè)可分為三類:
1、市級購物中心。建筑規(guī)模在3萬-10萬平方米之間,服務人口在30萬以上,年營業(yè)額在5億元以上。
2、地區(qū)級購物商場。建筑規(guī)模1萬-3萬平方米,服務人口在10萬之間,年營業(yè)額在1億-5億元之間。
3、居住區(qū)商場。建筑規(guī)模在0.3萬-1萬之間,服務人口在1萬-5萬之間,年營業(yè)額在3000萬-1億元之間。
按產權性質分,商業(yè)物業(yè)可分為三類:
1、臨時轉移產權型。即開發(fā)商把物業(yè)的產權以一定年限的形式出售給投資者,到期后,開發(fā)商退還投資款,收回物業(yè)。
2、統(tǒng)一產權型。以出租的形式經營物業(yè),產權統(tǒng)一,招租、管理等也統(tǒng)一,便于管理,經營效果比較好。
3、分散產權型。把物業(yè)產權出售給多個業(yè)主,,形成多人共有產權,缺乏管理的統(tǒng)一,無法樹立整體運營的形象,經營效果不理想。
按建筑結構分類為:敞開型;封閉型。
按建筑功能分類為:綜合型;商住兩用型。
商業(yè)物業(yè)管理的內容
1、營銷管理
(1)市場推廣。做好宣傳工作,通過廣告宣傳活動,樹立良好的商業(yè)企業(yè)形象,擴大商業(yè)物業(yè)的知名度和影響力,為企業(yè)的市場經營打下基礎。
(2)選配承租商。只有保證50%以上的出租面積是由實力雄厚的企業(yè)承租,才能使物業(yè)管理企業(yè)生存下去,不斷的發(fā)掘、選配新的租戶。
(3)確定合理租金。租金應在制定零售商業(yè)物業(yè)基礎租金的基礎上,根據物業(yè)所在地理位置、規(guī)模、設備配置、服務水準和商品類型、規(guī)格、數(shù)量、質量與價格等方面的差異進行分類,作為定價的調劑因素,以便合理確定每處、每層、每間房屋的租金。同時還要根據市場情況、租戶的租賃經營期限、租戶的經濟實力和信譽水平、租戶租賃物業(yè)面積的大小等,對這些基礎租金予以適當調整。
2、日常管理
(1)對租戶的管理。建立租戶檔案,收存租賃合同文本復印件,詳細了解租戶的信息,與租戶建立良好的關系,及時溝通,對租戶的要求盡量給予及時的答復。
(2)安全保衛(wèi)工作。做好門前警衛(wèi),注意車輛與行人的安全;協(xié)助阻止可疑分子逃出;注意職工專用通道的安全檢查;加強值班和巡邏,并著便衣暗中巡視,晚上盤點完后鎖好門窗,嚴格檢查清場。啟封時,按預定路線從上到下,從里到外逐層啟封并做好記錄。
(3)消防工作。對消防龍頭、滅火器、消防通道定期檢查和不定期抽查,確保專項設備的專項使用,貫徹'預防為主,防消結合'的方針。提高承租戶及業(yè)主的危機意識,制定各種安全規(guī)章制度。
(4)服務性設備的管理。電梯(客運、貨運、自動扶梯)的安全性堅持檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時報修,對水電系統(tǒng)、衛(wèi)生設備要做好日常檢查工作,避免在使用過程中發(fā)生問題。
(5)交通組織管理。在現(xiàn)有條件下管理好交通,以有效地引導和留住顧客,為商場的業(yè)主帶來更多的商機和利潤。
(6)清潔衛(wèi)生管理。做好商場內部的環(huán)境清掃,停車場、廣場、衛(wèi)生死角的清潔。
(7)綠化美化管理。通過盆景、綠地、花草、雕塑、噴泉等形式修飾商場內外,給顧客和員工一個溫馨、舒適、優(yōu)美的購物和工作環(huán)境。商場的綠化美化管理不僅直接影響著管理者管理水平的定級,而且直接塑造著顧客心中的商場形象,影響著顧客對商場的信譽和層次的判斷。
(8)停車場的管理。有效的疏導和管理車輛的進出和停放,盡可能的避免車輛的損壞和丟失。
商業(yè)物業(yè)管理的要求
(1)保持良好的商業(yè)特色和一貫的管理形象。商場管理突出一貫形象,使顧客熟悉、認知、印入腦海,并潛移默化地產生聯(lián)想,通過具體對象、特征部分的認可,逐步強化認識,達到接受目的。當商業(yè)市場進入印象時代后,消費者認可的是店牌、品牌,同樣的商品在不同的商場會有不同的價值,會給企業(yè)帶來不同的效益。
(2)營造良好的商業(yè)服務環(huán)境。商場環(huán)境是否優(yōu)美、清潔,綠化情況如何等,不僅直接影響著顧客的購物欲望和在商場逗留的時間,進而也影響到商場的營業(yè)利潤,而且會給顧客和員工留下深刻的印象,從而影響商場在社會的形象和商業(yè)競爭力。商場環(huán)境的好壞也影響顧客的環(huán)境意識。
(3)提供高標準的保安服務。大型商場營業(yè)面積大,商品多,價值大,人群的層次、素質和來源較復雜,管理起來困難,治安保衛(wèi)工作十分艱巨,所以需要提供高標準的治安服務。
(4)高度重視消防管理。商業(yè)物業(yè)建造費用高,內部設施完善,裝飾豪華,流動資金和各類高檔消費品儲存較多,一旦發(fā)生火災比一般建筑物的直接損失要高,還會在國內外造成不良的社會政治影響。
第4篇 z商業(yè)物業(yè)值班管理流程
商業(yè)物業(yè)值班管理流程
1、目的
保證值班時間內商戶的訴求及時發(fā)生的問題與現(xiàn)場情況得到妥善、及時的處理。
2、適用范圍
適用于各物業(yè)工作人員的值班。
3、職責
(1)物業(yè)現(xiàn)場管理經理負責決定疑難問題的處理和提出《值班安排表》并按輪值值班。
(2)物業(yè)各值班人員負責按輪換值班,處理或報告物業(yè)現(xiàn)場隊長處理值班中發(fā)生的一般問題,重大問題要及時上報現(xiàn)場物業(yè)管理經理。
4、程序
(1)物業(yè)現(xiàn)場隊長每月月底提出下月各物管處各工種值班安排表并報經理備案。
(2)在值班安排表需修改時,由物業(yè)現(xiàn)場隊長隨時提出并報管理部經理備案。
(3)物管處值班人員為物業(yè)現(xiàn)場隊長和水電工、清潔工及現(xiàn)場協(xié)管人員。
(4)值班人員按下列規(guī)定值班:
①代班視同正常上班,代班員須堅守崗位,不得擅離。
②值班時發(fā)生/發(fā)現(xiàn)問題,要即解決,疑難問題現(xiàn)場管理人員應報告現(xiàn)場管理經理決定處理措施,重大問題現(xiàn)場管理經理應及時報告公司以理決定。
③對值班情況要逐項認真記錄,填寫值班記錄表記錄應表達清楚事情的過程,處理結果及及遺留移交問題并告知于下輪值班員,一般情況下不得把本班未解決的問題移交下班。如有商戶投訴時,應先安撫商戶的情緒,再及時報現(xiàn)場領導來及時處理;
④有事不能值班,物業(yè)現(xiàn)場隊長須向現(xiàn)場管理經理說明并得到批準;現(xiàn)場管理經理向物業(yè)管理經理說明并得到批準。經批準的缺值由現(xiàn)場管理經理安排替值或換值。任何值班人員不得擅自安排替值/換值班。
⑥交班人員應共同在值班記錄上簽名。接班人逾時未到崗接班,值班人員不得離崗。
⑦逾時接班或不接班的,按遲到或曠工處理。
第5篇 某某商業(yè)物業(yè)檔案建立與管理
某商業(yè)物業(yè)檔案建立與管理
科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為m*y商業(yè)物業(yè)公共設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。我們擬采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的手段,配備專職檔案管理人員,抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環(huán)節(jié),對現(xiàn)有檔案資料進行嚴格、科學、集中的管理。
1、檔案資料的分類簡索
1)開發(fā)建設單位移交檔案資料
產權資料
a、項目批準文件
b、用地批準文件
c、投資許可證
d、規(guī)劃許可證
e、開工許可證
f、拆遷安置資料
技術資料
a、物業(yè)規(guī)劃圖
b、建筑施工圖
c、竣工圖
a)總平面圖
b)單體建筑、結構、設備竣工圖
c)消防、附屬工程及地下管網竣工圖
d、地質勘測報告
e、工程合同
f、開、竣工報告
g、工程預決算
h、圖紙會審記錄
i、工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
j、隱蔽工程驗收簽證
k、沉降觀察驗收簽證
l、竣工驗收證明書
m、鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
n、新材料、構配件的鑒定合格證書
o、水電、衛(wèi)生器具、電梯等設備的檢驗合格證書
p、砂漿、混凝土試塊試壓報告
q、供水的試壓報告
r、綠化工程竣工圖紙及相關資料
s、消防系統(tǒng)驗收證明
t、房地產權屬關系的有關資料
u、公共設施檢查驗收證明
v、機電設備使用說明書
w、用水、用電、用氣指標批文
*、水、電、氣表、校驗報告
y、智能系統(tǒng)、通訊、電視等交驗證明及相關資料
物業(yè)資料
a、大廈基本資料
b、分區(qū)資料
2)管理單位自建檔案資料
(1)顧客資料
a、入住業(yè)主資料
a)入住業(yè)主通知書
b)入住業(yè)主協(xié)議書
c)顧客公約
d)其它
b、人員檔案
a)企業(yè)情況登記表
b)身份證
(2)日常管理資料
a、環(huán)境管理記錄
a)日常巡查記錄
b)垃圾清運記錄
c)消殺記錄
d)噪音檢測記錄
b、保安管理記錄
a)日常巡查記錄
b)交接班記錄
c)值班記錄
d)物資搬運放行記錄
e)緊急事件處理記錄
f)車輛管理記錄
g)夜間查崗記錄
h)閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶
b、出租檔案
a)入住認定書
b)承租人員資料
d、車輛檔案
a)車輛詳細資料
b)車位使用協(xié)議
c、裝修管理檔案
a)裝修申請表
b)裝修工程隊安全責任書
c)臨時施工人員登記表
d)施工單位營業(yè)執(zhí)照
e)消防審批資料
d、維修服務檔案
a)維修委托單
b)維修服務回訪記錄
e、收費管理檔案
a)月收費明細表及匯總表
b)管理費收支公布表
c)管理處與外單位簽訂的各類合同
d)其它
f、設備管理檔案
a)公用設施保養(yǎng)維修記錄
b)機電設備保養(yǎng)維修及運行記錄
c)設備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d)智能系統(tǒng)值班記錄
e)設備設施巡視檢查記錄
f)水箱清洗記錄
g)二次供水設施衛(wèi)生合格證
h)水質抽樣檢查報告
i)設備臺帳
g、大廈文化檔案
a)各項活動計劃及實施記錄
b)圖片及錄像
c)新聞媒介報導剪集
d)大廈文化活動總結
h、顧客意見調查、統(tǒng)計記錄
i、顧客訪問記錄
j、顧客投訴及處理記錄
k、員工管理檔案
a)員工個人詳細資料
b)員工培訓考核記錄
c)員工業(yè)績考核記錄
d)員工內務管理檢查記錄
l、培訓檔案
a)培訓計劃及實施記錄
b)培訓考核及跟查記錄
c)軍事訓練及消防演習記錄
m、行政文件
a)政府部門文件
b)函件
c)物業(yè)公司及集團公司文件
d)管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件
e)管理處榮譽資料
n、其它
2、檔案、資料的管理辦法
1)檔案、資料建立及管理運作流程示意圖
2)檔案資料收、發(fā)管理程序
a、管理處重要資料(如開發(fā)商提供的資料)接收必須經過管理處經理或其指定負責人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。
b、管理處日常管理文件按照本公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接收,并分卷歸檔。
3、檔案資料管理要求
1)采用各種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。
2)盡可能把其它形式的檔案資料轉
化為電腦儲存,便于查找和利用。
3)電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期失效文件。
4)原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數(shù)據,以保證查閱者及時找到有效的文件。
5)檔案的鑒定必須由管理處主任或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。
6)檔案按不同業(yè)務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務部門分柜保存。為工作方便可設置部門開架檔案。
