文件管理規(guī)章章程格式（十二篇）

發(fā)布時(shí)間：2024-04-11 15:32:02 查看人數(shù)：23

文件管理規(guī)章章程格式

第1篇文件管理規(guī)章章程格式

小編給大家整理了一份文件管理規(guī)章章程,希望對(duì)大家有用。

(一)總則

第一條為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實(shí)際情況,特制訂本制度。

第二條文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

第三條按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條公文的簽收

1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

第五條公文的編號(hào)保管

1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號(hào)、保管。

2.本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見'辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。

5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發(fā)文的管理

第八條發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。

3.對(duì)單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

第九條發(fā)文的范圍:

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:

(1)公布單位規(guī)章制度;

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;

(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);

(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);

(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:

(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。

5.各科室如會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

(四)發(fā)文程序與要求

第十條發(fā)文程序規(guī)定:

1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng);

2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);

5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));

7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;

8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;

9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;

11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條辦公室收發(fā)員(文書)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條文件的歸檔范圍:

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔:

(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);

(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄;

(4)支部黨代表大會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;

(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;

(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;

(9)單位日志和大事記;

(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十六條立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的銷毀

第十七條對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

第十七條實(shí)施及修改本辦法經(jīng)決策會(huì)通過后實(shí)施,修改時(shí)亦同。

第2篇三級(jí)文件：物業(yè)社區(qū)戶外宣傳張貼管理作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)三級(jí)文件:社區(qū)戶外宣傳、張貼管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、目的

對(duì)物業(yè)小區(qū)的環(huán)境整潔加強(qiáng)管理,整治社區(qū)環(huán)境。

2、范圍

適用于各管理處社區(qū)戶外宣傳、張貼管理。

3、職責(zé)

3.1管理人員負(fù)責(zé)對(duì)小區(qū)內(nèi)業(yè)主和私自制作、安裝、宣傳板塊門牌,宣傳畫等進(jìn)行清除。3.2公共秩序維護(hù)員負(fù)責(zé)對(duì)外來廣告宣傳、小張貼畫進(jìn)入小區(qū)的控制及清除。

4、方法和過程控制

4.1社區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁私自安裝任何廣告牌、宣傳畫及公司標(biāo)識(shí)、標(biāo)牌。

4.2由物業(yè)管理處張貼的海報(bào)、宣傳畫、公告等,應(yīng)統(tǒng)一制作,在指定位置張貼。

4.3管理處應(yīng)定期、定時(shí)由專人制作宣傳資料,貼到指定的位置,以求達(dá)到和業(yè)主溝通的功能。

4.4戶外各類公共標(biāo)識(shí),交通指引等應(yīng)遵照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定設(shè)計(jì)、設(shè)置,沒有國家統(tǒng)一規(guī)定的,應(yīng)統(tǒng)一設(shè)計(jì)制作。

4.5公共秩序維護(hù)員對(duì)來訪人員應(yīng)做詳細(xì)認(rèn)定,特別對(duì)做業(yè)務(wù)、搬家、做家政服務(wù)人員、家裝公司等提示,小區(qū)內(nèi)不允許私自張貼宣傳物品,發(fā)放傳單,卡片等,如有發(fā)現(xiàn)須立即上報(bào),由班組長或部門主管對(duì)其進(jìn)行處理。

4.6保潔員對(duì)已經(jīng)貼到公共部位或業(yè)主門庭上的傳單等應(yīng)做清除,如發(fā)現(xiàn)有人做禁止張貼的行為,應(yīng)制止并及時(shí)聯(lián)系公共秩序維護(hù)員報(bào)到管理處。

4.7任何單位及個(gè)人如張貼、懸掛各類出版物、廣告招貼、標(biāo)牌、條幅懸掛,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)任何工種、管理人員應(yīng)制止,并及時(shí)聯(lián)系管理處。

4.8各業(yè)戶不可于窗戶上裝置任何廣告形式的招貼或牌匾,如發(fā)現(xiàn)應(yīng)立即告知客戶服務(wù)員處理。

4.9宣傳欄管理規(guī)定

4.9.1任一部門如有向小區(qū)發(fā)布通知、海報(bào)及其他內(nèi)容的宣傳信息均需先擬好草稿,請(qǐng)部門經(jīng)理審批,正式稿出來后要加蓋公章后方可發(fā)布。

4.9.2文件發(fā)布的位置要同社區(qū)服務(wù)員(客戶服務(wù)員)結(jié)合,由社區(qū)服務(wù)員(客戶服務(wù)員)統(tǒng)一管理。

4.9.3宣傳欄內(nèi)容要求健康、向上,并張貼整齊,紙張規(guī)范,不允許亂張貼。

4.9.4板報(bào)為每月兩次更新內(nèi)容。

4.9.5保潔部負(fù)責(zé)宣傳欄的衛(wèi)生。

4.9.6社區(qū)服務(wù)員(客戶服務(wù)員)要隨時(shí)觀察宣傳欄內(nèi)容的有效性,對(duì)過期內(nèi)容及時(shí)撤掉。

5、相關(guān)文件

無

6、質(zhì)量記錄表格

無

第3篇工藝文件管理

1、內(nèi)容與適用范圍

本制度規(guī)定了工藝文件的編制,工藝文件的會(huì)簽,工藝文件的貫徹保密。

2、工藝文件的編制

2.1工藝文件是企業(yè)進(jìn)行工藝管理,組織生產(chǎn),指導(dǎo)操作的技術(shù)依據(jù),工藝文件的編制必須正確、完整、統(tǒng)一。

2.2工藝文件的編制應(yīng)簡(jiǎn)明易懂,避免繁瑣,但必須確保產(chǎn)品質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn),具有較好的經(jīng)濟(jì)效益。

2.3根據(jù)產(chǎn)品類型,確定必備的工藝文件。

2.3.1樣機(jī)試制必備的工藝文件。

工藝方案:產(chǎn)品零部件工藝路線表:自制件明細(xì)表,外協(xié)件明細(xì)表,外購及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工具明細(xì)表,工裝設(shè)計(jì)任務(wù)書,專用工藝裝備圖,專用工藝裝備驗(yàn)證單,材料消耗工藝定額明細(xì)表,材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結(jié)等有關(guān)文件。

2.3.2小批量生產(chǎn)必備工藝文件對(duì)照產(chǎn)品系列鑒定資料要求由技術(shù)科酌情自定。

2.3.3批量生產(chǎn)必備工藝文件--除了小批量生產(chǎn)的工藝文件外,各工序還必須有工藝守則及工序質(zhì)量管理表,由產(chǎn)品主管工藝員根據(jù)實(shí)際需要確定。

2.4工藝文件的編制分工

產(chǎn)品工藝文件由技術(shù)科負(fù)責(zé)編制、審核。

3、工藝文件的會(huì)簽、驗(yàn)證和審批

3.1工藝文件會(huì)簽、技術(shù)科的工藝文件由所屬車間負(fù)責(zé)會(huì)簽、互相制約。

3.2工藝文件的驗(yàn)證,樣機(jī)試制及小批量生產(chǎn)的工藝文件,均應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)證,由車間負(fù)責(zé)人、技術(shù)科會(huì)同質(zhì)檢人員,負(fù)責(zé)收集整理試制過程中的情況,進(jìn)行一次可行性鑒定,然后由技術(shù)科認(rèn)真進(jìn)行修訂,經(jīng)修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件,是工廠工藝文件工作的法規(guī),各級(jí)人員都必須嚴(yán)格遵守。

3.3工藝文件的審批與簽字

根據(jù)新的工藝文件統(tǒng)一格式規(guī)定,每一種工藝文件必須統(tǒng)一編制,審核,會(huì).

簽,審查及標(biāo)準(zhǔn)化五個(gè)程序,并履行簽字手續(xù)。

3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。

3.3.2審核一一由技術(shù)科科長。

3.3.3會(huì)簽一一由相互制約單位履行,具體按3.1條貫徹執(zhí)行。

3.3.4審查一一產(chǎn)品工藝統(tǒng)一由技術(shù)副廠長進(jìn)行審查,并履行簽字手續(xù)。

3.3.5標(biāo)準(zhǔn)化一一為了確保產(chǎn)品工藝文件正確完整,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)審查工作。一律由標(biāo)準(zhǔn)化員承擔(dān),并履行簽字手續(xù)。

3.3.6非產(chǎn)品工藝文件的審查由車間主任簽字,標(biāo)準(zhǔn)化由標(biāo)準(zhǔn)化員簽字。

4、工藝文件的貫徹與實(shí)施..

4.1工藝文件是企業(yè)工藝工作的法規(guī),各級(jí)人員都必須嚴(yán)格遵守,認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

4.2技術(shù)科對(duì)車間工藝文件執(zhí)行情況及工藝紀(jì)律的貫徹情況,要定期組織檢查督促及時(shí)向技術(shù)副廠長作出報(bào)告。

4.3車間主任對(duì)工藝文件在本車間正確貫徹執(zhí)行負(fù)責(zé),要教育車間職工嚴(yán)格按工藝文件進(jìn)行操作。

4.4生產(chǎn)班組是貫徹實(shí)施工藝的基層單位,要堅(jiān)持按設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn),對(duì)執(zhí)行中的問題和需要作出改進(jìn)的建議,應(yīng)及時(shí)向車間主任提出,未經(jīng)許可,不得擅自不按工藝加工。

4.5質(zhì)檢人員應(yīng)按上述'三按'進(jìn)行質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)員工不按工藝操作時(shí),有權(quán)制止,并及時(shí)反映給車間領(lǐng)導(dǎo)處理。..

4.6技術(shù)科對(duì)工藝文件不全與差錯(cuò),工藝措施不力,工藝文件的實(shí)施、工藝管理混亂負(fù)責(zé)。

5、工藝文件修改

5.1工藝文件修改一般原則。..

5.1.1工藝文件需要修改時(shí),一般由技術(shù)部門下達(dá)工藝文件更改通知單,憑更改通知單修改。

5.1.2保證修改后的文件正確統(tǒng)一。

5.1.3工藝文件修改通知單下達(dá)后,需修改的文件應(yīng)在規(guī)定日期內(nèi)部修改完畢。

5.1.4由于臨時(shí)性的設(shè)備、工藝裝備或材料等問題,需臨時(shí)修改工藝時(shí),應(yīng)填寫“臨時(shí)脫離工藝通知單”,經(jīng)有關(guān)部門會(huì)簽和批準(zhǔn)后生效,但不能修改正式工藝文件。

5.2工藝文件修改程序

5.2.1填寫工藝文件更改通知單,其格式應(yīng)符合文件的更改程序規(guī)定。

5.2.2工藝文件更改通知單應(yīng)經(jīng)有關(guān)部門會(huì)簽并經(jīng)審核和批準(zhǔn)后才能下發(fā)。

5.2.3按批準(zhǔn)的工藝文件更改通知單要求進(jìn)行修改。

5.3修改方法

5.3.1修改時(shí)不得涂改,應(yīng)將更改部分用細(xì)實(shí)線劃去,使劃去部分仍能看清,然后在附件填寫更改后的內(nèi)容。

5.3.2在更改部位附近標(biāo)注本次修改所用標(biāo)記,標(biāo)記符號(hào)應(yīng)按更改通知單中的規(guī)定。

5.3.3修改時(shí)必須在被改文件表尾的更改欄內(nèi)填寫本次更改的標(biāo)記、更改次數(shù)、更改通知單的編號(hào),日期和修改人簽字。

5.3.4在下列情況下,工藝文件修改后需更改描曬。

5.3.4.1經(jīng)多次修改,文件已模糊不清。

5.3.4.2雖初次修改,但修改內(nèi)容較多,修改后文件已不清晰。

5.3.5更新描的底圖,更改欄內(nèi)應(yīng)按以下規(guī)定填寫。

5.3.5.1'標(biāo)記'欄填寫重描寫前本次更改所用的標(biāo)記。

5.3.5.2'處數(shù)'欄填寫'重描'字樣。

5.3.5.3'更改文件號(hào)'欄填寫重描前本次更改通知單編號(hào)。

5.3.5.4'簽字'和'日期'欄內(nèi),負(fù)責(zé)復(fù)核的工藝人員簽上姓名和日期。

5.3.5換發(fā)新描曬的工藝文件時(shí),舊工藝文件必須收回存檔備查,而且新的文件應(yīng)加區(qū)分標(biāo)記,嚴(yán)禁新舊兩種文件混用。

6、工藝文件的保管和處理胃

6.1凡保管的工藝文件應(yīng)及時(shí)登記,根據(jù)順序分類捕,裝訂或袋裝保管。

6.2技術(shù)科應(yīng)常備全套文件復(fù)制件

6.3凡需曬發(fā)的工藝文件,必須經(jīng)技術(shù)科審批后方可發(fā)放。

6.4工藝文件由技術(shù)科統(tǒng)一保管,失效廢除的工藝文件應(yīng)蓋'作廢'章后單獨(dú)存檔五年以上備查。-

6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標(biāo)準(zhǔn),簽字手續(xù)齊全。

7、工藝文件的借用與保密

7.1未經(jīng)批準(zhǔn),對(duì)外不準(zhǔn)借用工藝文件。

7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續(xù),并限期歸還,歸還時(shí)應(yīng)清點(diǎn)。

7.3借閱者應(yīng)保證工藝文件的完整、無缺,不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失,不得轉(zhuǎn)借,否則,一律作違反工藝紀(jì)律處理。

第4篇物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序5

物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序(五)

1.目的

為了保證政府、公司及公司的文件精神得到有效的貫徹落實(shí),規(guī)范公司內(nèi)部的文件收發(fā)、存檔管理。

2.適用范圍

本程序適用于公司內(nèi)部文件的收發(fā),上級(jí)或外來文件的收文及公司對(duì)外文件的發(fā)送工作。

3.職責(zé)

3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部門。

3.2 公司其他職能部門或所屬各管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)配合本程序的實(shí)施。

4.程序

4.1公司內(nèi)部文件的收發(fā)

4.1.1由公司總經(jīng)理室下發(fā)各部門(項(xiàng)目)的文件(通知),由公司行政部負(fù)責(zé)依據(jù)總經(jīng)理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,經(jīng)總經(jīng)理室審閱定稿后下發(fā)各部門(項(xiàng)目)執(zhí)行。

4.1.2由公司各職能部門下發(fā)各項(xiàng)目的文件(通知),由發(fā)文部門負(fù)責(zé)起草,交行政部打印,打印稿由發(fā)文部門負(fù)責(zé)校對(duì)定稿,下發(fā)有關(guān)項(xiàng)目執(zhí)行,并將文件(貳份)交公司行政部備案、歸檔。

4.1.3所有公司總經(jīng)理室或職能部門下發(fā)的文件(通知),必須實(shí)行簽收制度,公司職能部門(項(xiàng)目)在收到文件(通知)后,必須在《文件簽收記錄》上簽字確認(rèn),以便有效地落實(shí)文件(通知)精神。

4.1.4公司總經(jīng)理室的文件(通知)精神落實(shí)情況,由行政部負(fù)責(zé)督辦,公司職能部門的文件督辦由發(fā)文部門負(fù)責(zé)。

4.2上級(jí)文件的簽收和閱辦

4.2.1所有政府機(jī)關(guān)和公司公司及兄弟公司通過郵寄、送達(dá)或會(huì)議發(fā)放(由參會(huì)人員帶回公司)的上級(jí)文件資料,均由公司行政部負(fù)責(zé)簽收或參會(huì)人員直接送達(dá)公司行政部。

4.2.2公司行政部收到文件資料后,必須做好收文登記記錄,應(yīng)根據(jù)文件資料內(nèi)容的輕重緩急,認(rèn)真填寫《公司文件傳閱單》,粘貼于文件封頁之左上角,呈總經(jīng)理室閱示。由總經(jīng)理室在《公司文件傳閱單》上作出批示。

4.2.3公司行政部根據(jù)總經(jīng)理室的批示及指定的閱辦范圍、對(duì)象逐一送交相關(guān)部門(人員)傳閱,并保證主要牽頭(扎口)的部門(人員)優(yōu)先傳閱。文件所有的傳閱人員應(yīng)于閱后在《公司文件傳閱單》上簽明傳閱人和傳閱日期。

4.2.4所有傳閱文件在傳閱結(jié)束后,行政部應(yīng)負(fù)責(zé)將文件及時(shí)地收回,并協(xié)助總經(jīng)理室做好文件精神落實(shí)的督辦工作。

4.3公司對(duì)外發(fā)送的文件

4.3.1所有以公司名義對(duì)外發(fā)送的報(bào)告、請(qǐng)示、信函等文件均應(yīng)加蓋公司公章,所有以公司部門(項(xiàng)目)名義對(duì)外發(fā)送的文件應(yīng)加蓋部門(項(xiàng)目)印章。

4.3.2以公司名義對(duì)外的文件,原則上由公司行政部(也可由文件內(nèi)容的主要職能部門)負(fù)責(zé)起草。行政部將文件草稿打印校對(duì)后由行政部(或相應(yīng)的職能部門)呈公司總經(jīng)理室審閱定稿,并加蓋公章。

4.3.3以部門名義對(duì)外發(fā)送的文件,打印校對(duì)后,應(yīng)交總經(jīng)理室修改認(rèn)可后方可加蓋部門印章。

4.3.4以受托管理項(xiàng)目名義對(duì)外發(fā)送的文件,打印校對(duì)后,應(yīng)交公司管業(yè)部修改認(rèn)可后方可加蓋項(xiàng)目印章(如有)。

4.3.5所有對(duì)外文件均應(yīng)視文件主送和抄送抄報(bào)單位情況再增加份數(shù)公司留檔,來確定文件的原件份數(shù),以免發(fā)生少送或浪費(fèi)。

4.4項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的來信

4.4.1公司各部門(項(xiàng)目)收到項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函,收件部門(項(xiàng)目)應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)地予以登記。

4.4.2根據(jù)信函內(nèi)容,收件部門(項(xiàng)目)應(yīng)該或可以解決(答復(fù))的,部門(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決或回復(fù)?；貜?fù)操作參照本程序4.3條要求執(zhí)行。

4.4.3如收到投訴函件,則應(yīng)參照公司《麗景花園投訴處理程序》執(zhí)行。

4.4.4項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函處理完畢后,負(fù)責(zé)處理的部門(項(xiàng)目)應(yīng)將信函原件及處理意見、結(jié)果及相應(yīng)的資料原件(或復(fù)印件)裝訂后存入項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的檔案中備查。

4.5本程序所述的文件資料,由公司行政部負(fù)責(zé)按照文書檔案的登記、立卷、歸檔的要求進(jìn)行管理。

4.6本程序所述的文件資料,行政部及其他職能部門(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人必須按照文件的內(nèi)容及公司的要求做好文件資料的保密工作。

4.7公司行政部應(yīng)按照公司檔案管理要求,做好收發(fā)文件的登記和備查。

5.記錄

5.1《公司文件傳閱單》;

5.2《發(fā)文記錄》;

5.3《收文記錄》;

5.4《文件簽收記錄》。

第5篇物業(yè)管理體系文件內(nèi)部審核程序

物業(yè)綜合管理體系文件內(nèi)部審核程序

1.目的:確保管理體系有效實(shí)施、保持和改進(jìn)。

2.范圍:管理體系所覆蓋的所有區(qū)域。

3.職責(zé):

4.操作規(guī)程:

工作流程圖說明記錄

1、品質(zhì)管理部編制《年度內(nèi)審計(jì)劃》(每年至少一次),包括:確定審核目的、范圍、依據(jù)、頻次、辦法、受審部門、內(nèi)審時(shí)間,上報(bào)管理者代表審核。

2、管理者代表簽署意見后報(bào)公司總經(jīng)理審批。

3、當(dāng)組織機(jī)構(gòu)管理體系發(fā)生重大變化、法律法規(guī)及其它外部要求變更等情況發(fā)生時(shí),由管理者代表及時(shí)組織進(jìn)行內(nèi)部審核。

4、內(nèi)審組長和內(nèi)審組成員由管理者代表任命。

5、內(nèi)審組長編制本次《審核實(shí)施計(jì)劃》,包括:審核組成員、時(shí)間、地點(diǎn)、受審部門、審核要點(diǎn)、審核報(bào)告分發(fā)范圍、日期等,交管理者代表審核,報(bào)公司總經(jīng)理審批。

6、內(nèi)審組長組織編寫《內(nèi)審檢查表》,包括:審核項(xiàng)目、依據(jù)、方法等。

7、內(nèi)審組長于內(nèi)審實(shí)施前10天通知受審部門。

8、受審部門如有異議,應(yīng)于內(nèi)審前3天通知內(nèi)審組長。

9、內(nèi)審的首次會(huì)議由公司領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)審組成員及各部門負(fù)責(zé)人參加,與會(huì)者簽到并將會(huì)議記錄在公司品質(zhì)管理部歸檔。

10、首次會(huì)議內(nèi)容:由組長介紹內(nèi)審目的、范圍、依據(jù)、方式、組員、日程等。

11、首次會(huì)議后應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核,并將管理體系運(yùn)行效果及不符合項(xiàng)記錄在《內(nèi)審檢查表》中。

12、內(nèi)審組需每日召開內(nèi)審會(huì)議,對(duì)當(dāng)日的審核情況進(jìn)行核對(duì)。

13、現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后,審核組長召開內(nèi)審小組審核會(huì)議,對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行全面分析,確定不合格項(xiàng),填寫《不合格項(xiàng)分布表》。

14、審核組長于一周內(nèi)完成《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》,報(bào)告內(nèi)容包括:審核目的、范圍、方法、依據(jù)、審核組成員、受審核方代表名單、審核計(jì)劃實(shí)施情況、不合格項(xiàng)分布情況分析、不合格數(shù)量及嚴(yán)重程度、存在的主要問題分析、對(duì)體系的有效性、符合性的結(jié)論及今后應(yīng)改進(jìn)的地方。

15、將此報(bào)告交管理者代表審核,上報(bào)公司總經(jīng)理審批。

16、召開內(nèi)審末次會(huì)議,公司領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)審組成員及各部門領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)并簽到、公司品質(zhì)管理部將會(huì)議紀(jì)錄存檔。

17、會(huì)上內(nèi)審組組長通報(bào)檢查結(jié)果,宣讀《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》,提出完成糾正措施的要求及日期。

18、公司品質(zhì)管理部將《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》發(fā)放到各相關(guān)部門,并將內(nèi)審結(jié)果提交公司管理評(píng)審。

《審核實(shí)施計(jì)劃》 c*8.2-02-f01-01

《內(nèi)審檢查表》 c*8.2-02-f02-01

《不合格項(xiàng)分布表》 c*8.2-02-f03-01

《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》c*8.2-02-f04-01

第6篇物業(yè)程序文件：儀器儀表管理控制程序

物業(yè)程序文件:儀器儀表管理控制程序

1、目的

對(duì)監(jiān)視和測(cè)量用儀器儀表進(jìn)行控制,確保監(jiān)視和測(cè)量結(jié)果的有效性。

2、范圍

適用于對(duì)服務(wù)提供和服務(wù)過程進(jìn)行監(jiān)視和測(cè)量用的儀器儀表的管理。

3、定義

無

4 、職責(zé)

責(zé)任人職責(zé)

品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)公司標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)儀器儀表(母表)的管理。

負(fù)責(zé)公司儀器儀表的管理,及組織對(duì)各部門儀器儀表定期進(jìn)行檢測(cè)、校驗(yàn)。

管理處負(fù)責(zé)本管理處儀器儀表的購置、使用、管理。

管理處使用部門負(fù)責(zé)使用、搬運(yùn)、調(diào)試、維護(hù)及日常檢查。

5 方法及過程控制

5.1 監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備的采購

各項(xiàng)目如需增添、更新儀器儀表時(shí),按《采購控制程序》要求執(zhí)行。

5.2 監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備的初次校準(zhǔn)

5.2.1對(duì)新購入的涉及安全、健康和貿(mào)易結(jié)算的儀器儀表由品質(zhì)管理部尋找有資格的國家計(jì)量檢定部門(能夠溯源到國際或國家標(biāo)準(zhǔn)的測(cè)量標(biāo)準(zhǔn),以下同),報(bào)品質(zhì)管理部審核后,報(bào)送檢定,并由檢定部門出具鑒定結(jié)果證書;其它儀器儀表每年由品質(zhì)管理部組織各管理處,以公司通過專業(yè)機(jī)構(gòu)檢測(cè)的標(biāo)準(zhǔn)儀器儀表(母表)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)。儀器儀表應(yīng)按公司《儀器儀表臺(tái)帳》規(guī)定的檢定周期進(jìn)行檢定。

5.2.2儀器儀表分類說明:

每年需要外送專業(yè)機(jī)構(gòu)檢定儀器、儀表:計(jì)量保證器具,列入強(qiáng)制檢定的工作計(jì)量器具,作為公司檢定標(biāo)準(zhǔn)表。

每年需要進(jìn)行內(nèi)部檢定儀器、儀表:通用的、有準(zhǔn)確度要求的儀表,指用于客戶服務(wù)的儀表,有萬用表、兆歐表、鉗形表、壓力表、泳池水質(zhì)測(cè)試儀、接地電阻測(cè)試儀等。

每年需要進(jìn)行功能性檢查儀器、儀表:精度要求不高的,對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響較小的儀器儀表,如:直流電阻儀、紅外線測(cè)溫儀、溫濕度計(jì)等。

5.2.3檢定合格后,由各管理處在《儀器儀表臺(tái)帳》上進(jìn)行編號(hào)登記,并報(bào)品質(zhì)部備案,具體編號(hào)方法如下:

5.2.3.1儀器儀表的編號(hào)形式:** - yy -zz-vv

5.2.3.2上述編號(hào)中'**'為各管理處簡(jiǎn)稱的漢語拼音字頭(大寫)。

其中:假日廣場(chǎng)-- jr 世貿(mào)廣場(chǎng)--sm 城市花園-ch

都市花園--dh 新城-*c 美樹麗舍-ms

水晶城--s j 東麗湖-dl

5.2.3.3上述編號(hào)中'yy'為該儀表所安裝設(shè)備系統(tǒng)簡(jiǎn)稱的漢語拼音字頭(大寫)。其中:供電系統(tǒng)--gd消防系統(tǒng)-*f

自動(dòng)噴淋系統(tǒng)--pl 供水系統(tǒng)-gs

中央空調(diào)系統(tǒng)-kt供暖系統(tǒng)-gn

生活熱水系統(tǒng)-sh電梯部分-dt

5.2.3.4上述編號(hào)中'zz'為該儀表具體類型簡(jiǎn)稱的漢語拼音字頭(大寫)。其中:溫度計(jì)-wd電壓表-dy 電流表-dl

溫濕度計(jì)-sd電能表-dn水流量表-sb

兆歐表(搖表)-yb

5.2.3.5上述編號(hào)中'vv'為儀表的具體序列號(hào),以阿拉伯?dāng)?shù)字表示,暫設(shè)為兩位數(shù),以01為起始號(hào)。

5.2.4檢定后由管理處工程部對(duì)經(jīng)檢定的儀器儀表進(jìn)行標(biāo)識(shí)(應(yīng)包括檢定狀態(tài)、有效期限及檢定部門/人等),然后使用。

5.3 儀器儀表的周期檢定

5.3.1管理處工程部對(duì)所有儀器儀表應(yīng)制定周期檢定頻度并在《儀器儀表臺(tái)帳》中進(jìn)行登記。

5.3.2儀器儀表根據(jù)周期檢定頻度執(zhí)行周期檢定,按《儀器儀表臺(tái)帳》中規(guī)定的檢定方式(外檢/自檢)進(jìn)行檢定。

5.3.3需外檢的儀器儀表由管理處工程部按《儀器儀表臺(tái)帳》規(guī)定,在有效期內(nèi)報(bào)品質(zhì)管理部審核后,報(bào)送有資格的國家計(jì)量檢定部門進(jìn)行檢定,并出具鑒定結(jié)果證書,由管理處工程部保存并報(bào)品質(zhì)管理部備案。

5.3.4自檢的儀器儀表由品質(zhì)管理部具有檢定資質(zhì)的專業(yè)人員,組織管理處指定人員,按公司《儀器儀表檢定操作規(guī)程》要求進(jìn)行自檢,并填寫《儀器儀表自檢記錄》。

5.3.5外檢/自檢情況均需在《儀器儀表臺(tái)帳》中進(jìn)行記載。

5.4儀器儀表的使用、搬運(yùn)、調(diào)試和維護(hù)

5.4.1 責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照使用說明書使用檢測(cè)、測(cè)量設(shè)備,以確保儀器儀表的測(cè)量和監(jiān)控能力與要求相一致,避免可能使校準(zhǔn)失效的調(diào)整,并對(duì)檢測(cè)、測(cè)量設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。

5.4.2測(cè)量?jī)x器在使用前,使用人應(yīng)檢查是否工作正常。若儀器不能正常工作,先由使用人進(jìn)行調(diào)試,調(diào)試后正常則可以使用;若經(jīng)使用者調(diào)試儀器仍不能正常工作,報(bào)本管理處工程部對(duì)設(shè)備進(jìn)行處理(維修或報(bào)廢),并在《儀器儀表臺(tái)帳》中進(jìn)行記載。

5.4.3對(duì)在線使用的儀表,使用部門要定期(根據(jù)各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書)進(jìn)行巡檢,并對(duì)儀表狀態(tài)進(jìn)行記載(記入各相關(guān)質(zhì)量記錄)。

5.4.4 使用人在儀器儀表的搬運(yùn)、調(diào)試和維護(hù)過程中,要遵守使用說明書的要求,防止其損壞或失效。

5.5 儀器儀表偏離校準(zhǔn)狀態(tài)的控制

5.5.1 在周期檢定中發(fā)現(xiàn)有不合格的儀器儀表時(shí),外檢儀器儀表由管理處工程部填寫《儀器儀表不合格通知單》,并通知相關(guān)部門;自檢儀器儀表由檢定人員填寫《儀器儀表不合格通知單》,報(bào)告本管理處工程部。

5.5.2在日常巡查中發(fā)現(xiàn)儀器儀表異常時(shí),巡查人員在相關(guān)質(zhì)量記錄中進(jìn)行記錄,并填寫《儀器儀表不合格通知單》及時(shí)通知管理處工程部。

5.5.3當(dāng)使用者發(fā)現(xiàn)測(cè)量?jī)x器和儀表偏離校準(zhǔn)狀態(tài)時(shí),應(yīng)停止檢測(cè)工作,及時(shí)填寫《儀器儀表不合格通知單》,報(bào)告管理處工程部。

5.5.4管理處工程部對(duì)以上不合格或異常儀器儀表計(jì)量器具進(jìn)行相應(yīng)處理(維修或報(bào)廢),并評(píng)價(jià)以往測(cè)量結(jié)果的有效性,采取必要的措施記錄在《儀器儀表不合格通知單》中,如有涉及安全或貿(mào)易結(jié)算時(shí)需上報(bào)管理處經(jīng)理,采取相應(yīng)措施。

5.6 儀器儀表的保管與保存

管理處工程部應(yīng)將待檢定和暫不使用的儀器儀表予以標(biāo)識(shí)、妥善保管和保存,并在《儀器儀表臺(tái)帳》中注明,下次使用前必須經(jīng)檢定合格后方可使用。

5.7儀器儀表的維修

管理處工程部對(duì)在日常使用和周期檢定、校準(zhǔn)中發(fā)現(xiàn)的不合格儀器儀表進(jìn)行維修。工程部不能進(jìn)行維修的由管理處報(bào)品質(zhì)管理部批準(zhǔn)后,送專業(yè)檢修機(jī)構(gòu)進(jìn)行修理,并在《儀器儀表臺(tái)帳》中注明。所有儀器儀表在維修后都要重新按規(guī)定進(jìn)行外檢或自檢,檢定合格后,需重新進(jìn)行標(biāo)識(shí),方可正常使用。

5.8儀器儀表的報(bào)廢

當(dāng)發(fā)現(xiàn)儀器儀表由于長期使用不能維修或其它原因?qū)е聯(lián)p壞而不能通過維修恢復(fù)其精度要求時(shí),由所在的使用部門填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢單》,屬固定資產(chǎn)的儀器儀表由管理處經(jīng)理確認(rèn),辦公室、品質(zhì)管理部、財(cái)務(wù)部審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行標(biāo)識(shí)、隔離和處置;屬非固定資產(chǎn)的儀器儀表由管理處經(jīng)理審核,辦公室、品質(zhì)管理部、財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)后進(jìn)行標(biāo)識(shí)、隔離和處置,所有報(bào)廢儀器儀表應(yīng)在《儀器儀表臺(tái)帳》中注明。

6.相關(guān)文件

tjzzwy7.4-z01《采購控制程序》

tjzzwy7.6-g01-01《儀器儀表檢定操作業(yè)指導(dǎo)書》

7.相關(guān)記錄

tjzzwy7.6-g01-f1 《儀器儀表臺(tái)帳》

tjzzwy7.6-g01-f2 《儀器儀表自檢記錄》

tjzzwy7.6-g01-f3《儀器儀表不合格通知單》

第7篇公司文件、檔案質(zhì)量管理過程

某公司文件、檔案質(zhì)量管理過程

目標(biāo):*檔案管理全年不出現(xiàn)10次錯(cuò)漏現(xiàn)象;

*倉庫管理年無事故率100%

1 文件管理:

文件管理包括:對(duì)文件的制定、編寫、發(fā)放、回收、作廢的管理和控制,具體操作步驟按《文件控制程序》條款5.1流程的步驟進(jìn)行。

2 檔案入庫流程

流程說明:

2.1各部門將需要保管的資料經(jīng)文員整理后,移交給檔案管理員。由文員填寫移交表格。

2.2合同類文件必須復(fù)印一份到財(cái)務(wù)部,并填寫《文檔簽收表》。

2.3檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。

2.4檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。

2.5對(duì)檔案管理員的考評(píng)按行政部的月考評(píng),每月1次。

3 檔案管理:

3.1傳統(tǒng)文件、記錄的管理按照按《文件控制程序》、《質(zhì)量記錄的控制程序》執(zhí)行;

3.2電子文檔的管理參見《文件控制程序》條款5.10執(zhí)行;

第8篇企業(yè)經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

公司經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

經(jīng)營部檔案定義:從經(jīng)銷商合同、采購合同、合格供方資料及評(píng)審記錄、市場(chǎng)調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個(gè)人資料、發(fā)貨記錄<包括產(chǎn)品、宣傳資料、展廳設(shè)備>、部門合同評(píng)審資料、空白合同、經(jīng)營部會(huì)議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃<工作報(bào)告>、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。

一、目的

通過對(duì)經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動(dòng)的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績(jī)的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

三、管理職責(zé)

3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負(fù)責(zé)對(duì)檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對(duì)工作;負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

3.3經(jīng)營部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評(píng)審程序監(jiān)督管理。

3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部對(duì)經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報(bào)告的審批。

四、管理程序

4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級(jí)審批后簽訂并結(jié)合合同評(píng)審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級(jí)審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報(bào)告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營部會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個(gè)人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對(duì)后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對(duì)于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

4.12檔案管理員應(yīng)對(duì)不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。

4.13檔案管理員應(yīng)先對(duì)有效文件進(jìn)行分類整理編號(hào),并就文件名稱、文件編號(hào)、主題內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進(jìn)行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。

4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對(duì)檔案柜防潮、防蟲處理,對(duì)電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。

五、獎(jiǎng)懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。

5.2經(jīng)營部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.3對(duì)于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評(píng)、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金時(shí)的重要依據(jù)。

5.4對(duì)于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評(píng)、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰,并作為工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.5對(duì)于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對(duì)進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。

第9篇文件和資料管理程序

文件和資料的管理程序

1.目的

對(duì)公司文件和資料進(jìn)行規(guī)范化管理、控制,以滿足規(guī)定的要求。

2.適用范圍

2.1本程序適用控制公司物業(yè)管理中如下文件:

a.政府法規(guī)、法律、標(biāo)準(zhǔn)等外來文件;

b.程序文件;

c.作業(yè)指導(dǎo)書;

d.公開文件;

e.技術(shù)資料。

3.引用文件

3.1質(zhì)量手冊(cè)4.5文件和資料的管理。

3.2iso9002標(biāo)準(zhǔn)4.5文件和資料的管理。

4.職責(zé)

4.1程序文件由iso9000工作小組負(fù)責(zé)制定,并由相關(guān)授權(quán)人員批準(zhǔn),作業(yè)指導(dǎo)書由各職能部門編制,報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.2iso9000工作小組負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放修改和控制。

4.3物管部負(fù)責(zé)政府法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來文件和技術(shù)資料的接收和借閱。

5.程序

5.1文件和資料的編制和存檔

5.1.1程序文件由iso9000工作小組組織編制,管理者代表審核后,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書由各職能部門歸口編制,部門經(jīng)理批準(zhǔn),公司質(zhì)量體系文件原件由iso9000工作小組存檔保管。

5.1.2國家法律/法規(guī)、專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等外來文件和技術(shù)資料由物管部統(tǒng)一接收存檔。

5.1.3公司文件由各職能部門編制,部門經(jīng)理批準(zhǔn),存檔在各職能部門。凡是以物業(yè)管理公司名義對(duì)外發(fā)放的文件,必須填好發(fā)文審批單由總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批并蓋章。

5.1.4物管部負(fù)責(zé)存檔文件和資料分類、編目、登記、上柜。

5.2 文件和資料的發(fā)放

5.2.1公開文件由各職能部門發(fā)放,并填制公開文件發(fā)放登記表。

5.2.2 iso9000工作小組負(fù)責(zé)編制《質(zhì)量體系文件清單》和《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放。

5.2.3物管部負(fù)責(zé)編制法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來文件目錄清單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)至各部門。

5.2.4工程部編制技術(shù)資料目錄清單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)放至各部門,并負(fù)責(zé)借閱管理。

5.3文件和資料的借閱及歸還。

5.3.1各部門需借閱文件和資料時(shí),應(yīng)填用《文件/資料借閱登記表》、經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。

5.3.2歸還借閱資料時(shí),借閱人應(yīng)如數(shù)歸還資料,經(jīng)管理員清點(diǎn)無誤后,在《文件/資料借閱登記表》注銷。

5.4 文件和資料的更改。

5.4.1 文件需修改時(shí),各相關(guān)部門提出修改申請(qǐng),說明建議修改內(nèi)容,經(jīng)原審核批準(zhǔn)的人員審核批準(zhǔn),并按照5.2文件和資料的發(fā)放程序予以發(fā)布,同時(shí)收回作廢文件集中銷毀。

5.4.2作廢文件原件加蓋“作廢”章后,由物管部、iso9000工作小組存放于過期檔案柜。

6.支持文件和質(zhì)量記錄。

6.1外來文件清單

6.2公開文件發(fā)放登記表

6.3質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表

6.4深圳融發(fā)物業(yè)管理有限公司發(fā)文審批單

6.5文件/資料借閱登記

6.6質(zhì)量體系文件清單

6.7 文件修改申請(qǐng)表

第10篇物業(yè)管理文件控制程序

物業(yè)管理公司文件控制程序

1.0目的

對(duì)質(zhì)量體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程進(jìn)行控制,確保公司所有受控的場(chǎng)合使用的均為相應(yīng)文件和資料的有效版本。

2.0適用范圍

適用于公司質(zhì)量體系和相關(guān)的外來文件(如強(qiáng)制執(zhí)行文件或參考標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖紙等)的控制。

3.0引用文件及術(shù)語(略)

4.0職責(zé)

4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《部門工作手冊(cè)》,管理者代表負(fù)責(zé)審核。

4.2品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)對(duì)全公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件的總體控制。

4.3品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的發(fā)放控制和正本保管。

4.4各部門負(fù)責(zé)人或指定一名文件管理人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門有關(guān)質(zhì)量體系文件的管理。

5.0工作程序

5.1文件和資料的分類

本公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件,本公司質(zhì)量體系文件和與質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件均為受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件,如為了投標(biāo)等其他目的而分發(fā)的質(zhì)量體系文件。

文件內(nèi)容:

按本單位情況制定的質(zhì)量方針、目標(biāo)和適用標(biāo)準(zhǔn)描述的質(zhì)量體系;

描述各職能部門為實(shí)施質(zhì)量體系要素所開展的活動(dòng);

詳細(xì)的工作文件,包括各類工作規(guī)程、表格、報(bào)告等。

本公司質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和其他質(zhì)量文件,其層次結(jié)構(gòu)如下圖:

質(zhì)量手冊(cè)

(第一級(jí)文件)

程序文件

(第二級(jí)文件)

其他質(zhì)量文件

(第三級(jí)文件)

b. 質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件包括政府部門或上級(jí)管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類強(qiáng)制性法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求,詳細(xì)的工作文件等。

5.2質(zhì)量體系文件的控制

5.2.1編制與審批

a.質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)編寫,由管理者代表組織相關(guān)部門及有關(guān)人員對(duì)初稿進(jìn)行討論后,《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》由管理者代表負(fù)責(zé)最終審核、總經(jīng)理批準(zhǔn);

b.工作規(guī)程由各部門負(fù)責(zé)人組織編寫,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

c.質(zhì)量文件頁面編排:

――紙張:標(biāo)準(zhǔn)a4紙,頁面設(shè)置為:頁邊距上為2.3厘米,下為2厘米,左為2.5厘米,右為2.5厘米。頁眉頁腳均為1.5厘米。

――版式:標(biāo)題,居中,小二號(hào)楷體,;正文,首行縮進(jìn)二字符,小四楷體。

5.2.2標(biāo)識(shí)與編碼

a. 受控的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和工作手冊(cè)封面加蓋“受控文件”專用印章,但正本(原稿)上不需蓋章;非受控的質(zhì)量體系文件封面均加蓋“非受控文件”專用印章;

b. 質(zhì)量手冊(cè)編碼

cshy/qm/ -01

序號(hào)

質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)

加州城市花園公司代號(hào)

a)程序文件編碼

cshy/ qp/-□□

順序號(hào)

程序文件代號(hào)

公司代號(hào)

b)作業(yè)文件編碼

cshy/qw/-□□-□□

順序號(hào)

部門代碼

公司代號(hào)/作業(yè)文件

d)外來文件編碼

外來文件用其原編號(hào)作為文件編碼。

e)質(zhì)量記錄編碼

□□-qr-□□

順序號(hào)

質(zhì)量記錄

部門代碼

f) 部門記錄編碼:

□□- □□□□-□□

順序號(hào)

年號(hào)

部門代碼

g) 部門代碼:

*z―行政部

pz―品質(zhì)督察部

kh―客戶服務(wù)部

rl―人力資源部

gc―工程維修部

ba―保安部

cw―財(cái)務(wù)部

sc―市場(chǎng)拓展部

5.2.3復(fù)制

受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制,質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的復(fù)印由各部門文件控制員填寫《受控文件復(fù)印申請(qǐng)表》,經(jīng)品質(zhì)督察部確認(rèn)后執(zhí)行;工作手冊(cè)的復(fù)印由使用人向部門文件管理員申請(qǐng),經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由部門文件管理員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

5.2.4發(fā)放與保管

a. 受控文件的發(fā)放與保管

――質(zhì)量手冊(cè):品質(zhì)督察部向有關(guān)部門或人員發(fā)放,并做好發(fā)放記錄;

――程序文件和工作手冊(cè):由品質(zhì)督察部填寫《文件發(fā)放/回收記錄》發(fā)放到有關(guān)的場(chǎng)所和人員,并做好簽收記錄;

――工作手冊(cè):工作手冊(cè)正本由品質(zhì)督察部保存,各部門持有的工作手冊(cè)由其部門文件管理員負(fù)責(zé)保存,并保證相關(guān)場(chǎng)所或人員現(xiàn)場(chǎng)使用的文件是最新有效版本;

b. 文件破損嚴(yán)重影響使用或不慎遺失時(shí),應(yīng)重新辦理申領(lǐng)手續(xù),由品質(zhì)督察部文件管理員填寫《受控文件復(fù)印申請(qǐng)表》后按5.2.3執(zhí)行補(bǔ)發(fā);

c. 文件管理員在發(fā)放文件時(shí),應(yīng)注意文件分發(fā)號(hào)的確定

受控文件的分發(fā)號(hào)按照文件的發(fā)放順序,由文件管理員確定,要求每份文件只有一個(gè)對(duì)應(yīng)的分發(fā)號(hào)。

d. 非受控文件的發(fā)放由有需要的部門提出書面申請(qǐng),經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由文件管理員做發(fā)放登記。

5.2.5更改

a.各級(jí)人員在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)有必要對(duì)受控文件作出修改,需填寫《文件修改申請(qǐng)單》報(bào)原文件編制部門/人員或所在部門負(fù)責(zé);

b.修改建議被采納實(shí)施時(shí),原文件編制部門的文件管理員須將《文件修改申請(qǐng)單》復(fù)印一份交品質(zhì)督察部備案;

c.文件的更改由原文件編制部門或人員負(fù)責(zé)執(zhí)行,必要時(shí)應(yīng)附有更改說明;

d.更改后的文件按本程序5.2.1條款審核、批準(zhǔn),并注明生效日期;

e.更改后的文件按本程序5.2.2條款標(biāo)識(shí)、編碼后,按5.2.3、5.2.4條款復(fù)制和發(fā)放,同時(shí)收回舊版文件并作出“作廢文件”標(biāo)識(shí)或銷毀;

f.修改頁應(yīng)反映出最新狀態(tài),文件每頁的修改狀態(tài)通過阿拉伯?dāng)?shù)字(1、2、3……)表示,每頁修改一次,其編號(hào)就隨著變更一次,當(dāng)修改狀態(tài)變更到第10次或質(zhì)量體系文件作重大變更時(shí),該文件需換版,版本狀況用英文大寫字母(a、b、c……)表示。

5.3外來文件的控制

5.3.1評(píng)審

對(duì)為顧客提供服務(wù)所需的外來文件如政府部門或上級(jí)管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的強(qiáng)制性各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等,在使用前由品質(zhì)督察部主管進(jìn)行評(píng)審后使用,各部門填寫《部門使用外來文件清單》。

5.3.2標(biāo)識(shí)

品質(zhì)督察部文件管理員在批準(zhǔn)后的《外來文件一覽表》上加蓋受控文件專用印章。

5.3.3發(fā)放與保管

品質(zhì)督察部的文件管理員負(fù)責(zé)外來文件的發(fā)放和保管,必要時(shí)也可張貼在有關(guān)的作業(yè)場(chǎng)所,但須做好發(fā)放登記。

5.3.4 外來文件如需復(fù)印,須填寫《受控文件復(fù)印申請(qǐng)表》,經(jīng)品質(zhì)督察部批準(zhǔn),由文件管理員負(fù)責(zé)復(fù)印和登記。

5.3.5 更改

文件管理員收到新版的外來文件后應(yīng)及時(shí)將其發(fā)放到相關(guān)部門、場(chǎng)所。若新版文件是舊版文件的替代,則收回舊版文件,若新版文件是舊版文件的補(bǔ)充,則將新、舊版文件存放在一起。

5.4公開文件的控制

5.4.1每份公開文件(如用戶須知、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)項(xiàng)目清單等)上均應(yīng)有版本號(hào)和生效日期,版本號(hào)用英文大寫字母(a、b、c……)表示。

5.4.2由文件管理員負(fù)責(zé)做好公開文件的發(fā)放登記。

5.4.3公開文件的內(nèi)容每發(fā)生一次更改,版本號(hào)和生效日期隨之變更一次。文件管理員負(fù)責(zé)對(duì)有固定張貼、發(fā)放地點(diǎn)的公開文件進(jìn)行更換,同時(shí)管理處必須發(fā)出公開告示,確保更改后的公開文件內(nèi)容能及時(shí)傳達(dá)給用戶及有關(guān)人員。

5.5質(zhì)量記錄的控制見《質(zhì)量記錄控制程序》。

6.0相關(guān)文件

6.1 《質(zhì)量記錄控制程序》

6.2 《受控文件清單》

6.3 《文件發(fā)放/回收登記表》

6.4 《文件修改申請(qǐng)單》

6.5 《外來文件清單》

第11篇物業(yè)公司住戶文件提供管理控制程序

公司程序文件版號(hào): a

修改號(hào): 0

ej-qp 6.4物業(yè)公司提供給住戶的文件管理控制程序頁碼: 1/2

1.目的:

對(duì)提供給住戶及住戶管理機(jī)構(gòu)的文件的制訂、審批、傳送、查閱實(shí)施控制。

2.適用范圍:

適用于公司對(duì)所管理的小區(qū)向住戶提供文件的控制。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.5章

3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.5章

4.職責(zé):

4.1日常管理業(yè)務(wù)中需要提供給住戶的文件由各相關(guān)部門制訂。

4.2新的物業(yè)項(xiàng)目入住時(shí)的住戶公約等文件由經(jīng)營管理部或由副總經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)制訂。

4.3管理者副代表負(fù)責(zé)對(duì)住戶提供文件進(jìn)行規(guī)范性審查。

4.4管理者代表負(fù)責(zé)提供給住戶的文件的審批。

4.5綜合辦公室負(fù)責(zé)提供給住戶的文件的發(fā)放工作。

5.工作程序:

5.1提供給住戶的文件的制訂:

5.1.1各相關(guān)部門在管理業(yè)務(wù)工作中需要向住戶發(fā)出文件時(shí),主要是指維修、管理需要住戶配合時(shí);制訂或修訂有關(guān)規(guī)章制度需要告知住戶時(shí);需要召開產(chǎn)權(quán)人會(huì)議時(shí);需向住戶發(fā)出臨時(shí)通知時(shí),各相關(guān)部門負(fù)責(zé)文件的起草。

5.1.2根據(jù)物業(yè)管理方案和合同的要求,每年由經(jīng)營管理部應(yīng)對(duì)上年物業(yè)管理費(fèi)用的收支作出總結(jié),并制訂本年的管理工作計(jì)劃。

5.1.3新承接的物業(yè)項(xiàng)目,總經(jīng)理應(yīng)指定項(xiàng)目小組或特定人員在住戶入住前應(yīng)準(zhǔn)備住戶公約及其它管理文件。詳見ej-qp3.2《物業(yè)的入住管理》。

5.2提供給住戶文件的審批和標(biāo)識(shí):

5.2.1各相關(guān)部門完成文件起草工作后,由管理者副代表進(jìn)行審查、批準(zhǔn)。

5.2.2文件審批后由綜合辦公室進(jìn)行打印、標(biāo)識(shí),并登記在《文件/資料一覽表》上。

5.3提供給住戶的文件的發(fā)放:

5.3.1文件經(jīng)過審批打印后,各相關(guān)部門加蓋部門印章之后進(jìn)行發(fā)放。

5.3.2會(huì)議通知、整改通知、收費(fèi)通知等涉及到全體住戶的文件可通過信箱分發(fā),也可通過張貼方式通知住戶。

5.3.3管理工作報(bào)告或費(fèi)用收支情況等應(yīng)提供給全體住戶及其代表機(jī)構(gòu),可在開會(huì)時(shí)在小區(qū)宣傳欄公布。

5.4文件更改:

5.4.1提供給住戶的文件發(fā)生修改時(shí),必須經(jīng)原審批人復(fù)審,發(fā)放給住戶時(shí)需要聲明舊文件作廢。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄: