第1篇 物業(yè)質量手冊：采購管理
7.4 采購
7.4.1公司規(guī)定了物資(服務)的采購和供應商管理要求,以便確保采購的物資(服務)符合規(guī)定要求。
7.4.2采購工作由行政人事部為歸口負責部門,各部門與各單位必須指定物資采購專責。
7.4.3物資采購專責負責每月物資采購單的填報工作。
7.4.4各部門或各單位負責人為其部門物資采購計劃的一級審核責任人。
7.4.5行政人事部負責人負責采購計劃的審核工作,財務部負責采購資金審核。
7.4.6行政人事部采購員負責每月物資采購工作。
7.4.7各管理處倉管員負責采購物資的驗收入庫工作。
7.4.8經營部負責對服務分包方的選擇和統(tǒng)一管理。
7.4.9物資供應商的選擇
a)財務部負責建立相對穩(wěn)定的物資供應渠道,與具備一定規(guī)模、信譽較好、商品價格合理、有較可靠質量保證的公司和商店保持較為緊密的聯(lián)系,以便在價格、質量及售后服務上得到優(yōu)惠。
b)實行供應商信息登記。由采購員負責把有關供貨單位的名稱、帳號、地址、業(yè)務范圍、聯(lián)系電話及聯(lián)系人等作好登記,并注意收集商品價格信息,每季度開展一次,并填報《物資采購供應商檔案》。
c)實行供貨信息登記。定期對供應商的供貨質量、價格、售后服務等方面進行評定,能夠提供質優(yōu)價廉及良好售后服務供應商作為合格供應商,做好記錄,與之建立較為密切的聯(lián)系;相反,對商品質次價高或售后服務較差的供應商將取消聯(lián)系。每季度開展一次,并填報《供應商評審記錄》。
d)公用品按照集團公司指定物資供應商進行采購。
7.4.10 物資的采購
a)行政人事部采購員根據(jù)《采購計劃單》,每月15日前必須采購完畢。
b)倉管員在每月16日后對采購物品進行驗收入庫。對于驗收不合格品,返回行政人事部處理。
c)緊急采購:對于因特殊事由需緊急采購的物品,由各部門物資采購專責填報《緊急采購計劃單》,同時附上采購事由專項說明,報部門負責人審
7.4.11服務分包方的選擇、管理由經營部按照《招投標管理制度》、《經濟合同評審作業(yè)規(guī)程》有關規(guī)定進行。
7.4.12支持性文件
《采購控制程序》
第2篇 某物業(yè)公司采購管理運作程序
e物業(yè)公司采購管理運作程序
一、物料金額在500元以上的按下列程序辦理:
1、申購單位到經理助理處填寫材料《申購單》,并按《申購單》備注說明認真填寫。
2、經理助理審核。
3、由經理助理報經理審批。
4、由辦公室報公司領導審批。
5、申購單位憑審批報告采購相應物品,憑審批報告和入庫《驗收單》及發(fā)票到經理助理處按《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》辦理費用報銷手續(xù)。
二、物料金額在500元以下的按下列程序辦理:
1、申購單位到經理助理處填寫材料《申購單》,并按《申購單》備注說明認真填寫。
2、經理助理審核。
3、由經理助理報經理審批。
4、申購單位憑審批的《申購單》采購相應物品,憑審批的《申購單》和入庫驗收單及發(fā)票到經理助理處按《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》辦理費用報銷手續(xù)。
三、購買物品借款按下列程序辦理:
1、維修部在物業(yè)財務可辦理借款手續(xù)。其他單位可采取先購物后報賬,或者聯(lián)系供貨商直接送貨上門,也可到公司財務辦理借款手續(xù)。
第3篇 物業(yè)管理質量體系文件：采購控制程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:采購控制程序
1.0目的
確保采購的物資符合規(guī)定的要求,以保證公司利益。
2.0適用范圍
2.1物業(yè)管理所需要的物資(如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保安用的物資等)的采購活動。
2.2內部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實行。
3.0職責
3.1提出采購要求的部門負責制定采購計劃。
3.2物業(yè)管理公司經理負責審核采購計劃及配備資源,各管理處主任或部門主管可根據(jù)權限審批采購計劃。
4.0程序
4.1物資的采購
4.1.1各部門負責人根據(jù)下月的物資預計用量并結合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃,說明物資的品種名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等(如有特殊要求,須說明)。采購計劃也可以《采購申請單》提出。
4.1.2各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批,必要時應經公司經理審批,具體執(zhí)行參見《物業(yè)公司財務管理制度》。
4.1.3單項金額在2000元以上的應簽署合同、協(xié)議并經評審,參見《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定》。
4.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員,由其在合格供應商處進行采購。嚴格在計劃范圍內組織采購和安排開支。
4.1.5如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應由各部門提出追加申請,并詳細說明原因,并按4.1.2各款執(zhí)行,填寫《采購申請單》。
4.1.6對常用物資、貴重物資,采購人員應在合格供應商處進行采購,如有急需等特殊情況,經部門主管或管理處主任批準后可在其他供應商處購買。
4.1.7各部門在支付費用及采購物資前需借款時,由經辦人填寫《借款單》,財務部根據(jù)相關合同、協(xié)議或計劃審核后,按《物業(yè)公司財務管理制度》辦理借款。
4.2供應商的選擇
在采購物資時要選用符合要求的供應商,在指定的合格供應商名單內進行采購活動,按《分供方管理程序》和《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。
4.3采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人驗收,交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄,入庫檢驗執(zhí)行《進貨檢驗程序》。
4.4采購資料的控制
4.4.1采購資料如有政府、地方法規(guī)關于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴格依照執(zhí)行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。
4.4.2對經常要采購的物資如涉及圖樣,規(guī)格,樣板時,要經過審批和批準確保依照這些資料正確購入物資,對外協(xié)加工及制作的產品,其圖紙要求必須要經工程部的認可,確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗收的依據(jù)。
4.4.3對以上的采購資料要有準確的標識方法,如采購定單,分承包方的工程合同的編號。所簽合同應在《合同、協(xié)議收文登記目錄》上有記載。
4.4.4對服務項目的分承包方合同須說明各項服務質量要求及服務的評價標準等。
4.4.5服務項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權人員簽訂后實施。
4.5對提供服務方面的供應商對其過程監(jiān)控參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。
4.6為確保采購的物資不受人為的影響,采購員應由各管理處主任或部門主管指定,并應遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關規(guī)定。
5.0相關文件
5.1《分供方管理程序》
5.2《進貨檢驗程序》
5.3《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》
5.4《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定》
6.0 相關記錄
6.1《采購申請單》
6.2《借款單》
6.3《合同、協(xié)議收文登記目錄》
7.0 附錄
7.1《員工手冊》
7.2《物業(yè)公司財務管理制度》
編寫: 審批:
第4篇 物業(yè)管理手冊－采購控制程序
物業(yè)管理手冊:采購控制程序
1、目的
對采購過程和供方進行控制,確保所采購的產品和供方提供的服務符合規(guī)定要求。
2、適用范圍
適用于對服務所需的物資采購和對供方的選擇、評價和控制。
3、職責
3.1各部門負責本部門所需采購計劃的編制及對供方提供的產品進行監(jiān)督、反饋。
3.2管理部負責采購計劃的審核、落實,采購物資的驗證、管理及供方的評價,建立供方檔案。
3.3工程部負責服務設施、設備采購計劃的審核工作。
3.4總經理負責采購計劃的審批工作。
4、程序
4.1評價范圍
4.1.1對價值高、用量多、對服務質量影響大的維修配件、物資的供方需進行評價。
4.1.2對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資,如:水暖管件、衛(wèi)生潔具、電料等的供方需進行評價。
4.1.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資,如:掃帚、拖把等的供方可進行現(xiàn)場、簡單的驗證。
4.1.4對公司分包出去的綠化服務供方需進行評價。
4.2評價方式
4.2.1對產品資料的獲取
4.2.1.1生產廠家不在本地的,由管理部采取信函的方式或到本地的批發(fā)商店、專賣店,調查物資的生產廠家、營業(yè)執(zhí)照、規(guī)格型號、合格證、質量標準及認證情況等。
4.2.1.2生產廠家在本地的,可直接到廠家所在地收集資料,內容同上。
4.2.1.3對分包出去的綠化服務供方的質量按合同要求進行控制。
4.2.2對供方的評價方法
4.2.2.1對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資,由管理部調查供方的營業(yè)執(zhí)照、
產品認證、供貨能力、產品規(guī)格型號等,對其供方進行評價,填寫《供方質量、環(huán)境保證能力調查記錄》。
4.2.2.2對分包出去的“服務產品”的供方由管理部調查其營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)簡介、信譽等級及質量保證能力等進行評價。
4.2.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資,可由使用部門、采購人員在采購現(xiàn)場對質量、價格進行目測、比較等方法進行評價。
4.2.4對評價合格的產品和供方,報總經理審批同意后,可列入《采購物資一覽表》、《合格供方名錄》。
4.3對于屬4.1.1、4.1.2范圍,而又未列入《采購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據(jù)使用情況進行評審。
4.3.1此類物資的采購應根據(jù)實際使用量進行最小采購,發(fā)生質量問題隨時退貨、退款。
4.3.2管理部根據(jù)此類物資的使用特性確定其試用期(1-3個月),試用期內各使用部門根據(jù)使用批次填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部。
4.3.3試用期結束后,管理部依據(jù)《物資質量使用情況反饋單》,對符合使用要求的物資按4.2中的有關規(guī)定進行評審。評審合格,由總經理簽署意見,列入《采購物資一覽表》。
4.4管理部負責合格供方的業(yè)績考核,其依據(jù)為雙方的供貨協(xié)議及國家有關技術標準?？己朔椒?物資使用部門,對物資質量情況隨時填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部,管理部對其匯總評價?？己藰藴蕿?對同一類物資連續(xù)兩次發(fā)生質量問題的,由管理部報總經理審批取消供方資格。
4.5采購計劃的編制、審批與落實
4.5.1各部門于每月26日前編制下月采購計劃,通過辦公平臺以公文形式上報給管理部。
4.5.2管理部依據(jù)《合格供方名錄》和《采購物資一覽表》及上月的《倉庫盤點表》在三天內分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數(shù)量和價格審核,報總經理審批。
4.5.3審批完畢,管理部根據(jù)總經理批示,通過辦公平臺以公文形式發(fā)至財務部。
4.5.4管理部負責在每月7日之前完成對采購計劃的落實工作,并通報采購情況。
4.6管理部應保存有關采購產品的規(guī)格、型號、等級及相應的國家標準、行業(yè)標準或企
業(yè)標準等資料。各部門在編制采購計劃時,應列出采購產品的規(guī)格、型號、技術參數(shù)。管理部負責有關資料的收集,對采購中發(fā)生的合同,在采購結束后,由管理部統(tǒng)一保存。
4.7采購產品的驗證
4.7.1零星維修配件的采購由采購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買,在購買時目測質量情況。
4.7.2對需要在貨源處驗證的,則由采購人員在現(xiàn)場進行驗證;如不需要,則在產品使用過程中由使用部門進行驗證。
4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運工作,品質部、物業(yè)服務中心按照委托合同的約定進行監(jiān)督、考核。
5、相關文件
5.1《相關記錄控制程序》
5.2《綠化服務委托合同》
5.3《垃圾清運服務合同》
6、相關記錄
6.1《合格供方名錄》jw/jl-7.4-001
6.2《采購物資一覽表》jw/jl-7.4-002
6.3《采購計劃》jw/jl-7.4-003
6.4《供方質量、環(huán)境保證能力調查記錄》jw/jl-7.4-004
6.5《物資質量使用情況反饋單》jw/jl-7.4-005
6.6《倉庫盤點表》jw/jl-7.4-006
第5篇 餐飲火鍋原材料采購管理手冊
火鍋餐飲原材料采購管理手冊
采購是指餐飲業(yè)者依據(jù)其既定的營運方針,對其所要購進的食品與飲料進行市場的調查研究、選擇、購買、收貨(驗收)、儲藏,最后到發(fā)放使用這一系列的處理方式。所以采購人員不是單純的負責購買食品與飲料,他還要負責上述其他方面的處理或運作。
一、采購的主要職責
1、總體負責對貨物的購進、驗收和儲存等業(yè)務。
2、負責采購所有有關餐飲貨品的指導工作。
3、確保并掌握貨源的不斷供應。
4、開發(fā)并探尋品質相同而價錢便宜的貨源。
5、調查研究產品、市場、價格趨勢等事項。
6、配合市場需要而評估新產品。
7、協(xié)調生產部門使其所需貨品標準化以求倉庫存貨不致發(fā)生積壓的情況。
8、與生產、管理、會計、行銷業(yè)務部門保持密切聯(lián)系。
9、向上級經理人員提出報告或匯報。
這里需要強調的是,上級經理人員必須將其所屬的采購部門養(yǎng)成一個創(chuàng)造利潤的導向單位,而不是一個普通的服務部門。
二、采購手續(xù)
采購工作有其一定的手續(xù)或程序,這可分為五個階段或步驟:
1、請購表--這是由有關單位的主管,諸如:主廚、餐廳經理或者倉儲主任提出來,通知采購經理存貨需要補充的數(shù)量及名稱。
2、供貨廠商的選擇。
3、和供貨廠商簽約--商定貨品價格及交貨的時間地點。
4、定貨的驗收--交貨時如在品質或數(shù)量上有所不符時應做的處理。
5、進貨移交給請購單位或直接送進倉庫。
三、如何選擇供應廠商
選擇供應廠商要特別謹慎,可根據(jù)如下幾點進行考慮:
1、該廠商的營業(yè)情況及其所售貨物的范圍。
2、最近的價目表。
3、售貨條件的細節(jié)。
4、和該廠商往來的其他顧客的情形。
5、全部產品的樣品。
最理想的方法是直接參觀,實地了解廠商的營業(yè)規(guī)模,加工與倉儲設施的大小,運輸工具的數(shù)量及種類。如滿意,即可與其建立采購與供貨關系。先試訂,并做定期評估。這可從三方面考慮,那就是價格是否盡可能的低,品質是否盡可能的高及交貨是否盡可能的快。
四、采購作業(yè)注意事項
1、采購的貨品要適應當時的市場需要,所購貨品需能在預期的時間內銷售出去。這是對采購人員經驗與技術的一大考驗。
2、購進貨品的價格需能符合當時的市場價格,否則將會造成直接經濟損失。
3、采購人員應當通過各種渠道了解和熟悉市場產品種類和價格。
五、食品的采購
采購食品時首先注意貨品的實際成本和廠商的價目表上的價格有何關系:就是說某一貨品大量購進后定會在倉庫儲藏一段時間,因此而產生的儲藏費用,安全風險等問題,所以必須以特惠價格購進;最后是生產成本,如果購進的某種食品會增加菜肴調理的生產成本時則應慎重考慮。
食品采購有以下幾種主要方式:
1、合同采購
餐飲業(yè)者與供應廠商簽訂食品采購或供貨合同,雙方遵照和約條款的規(guī)定進行購貨或供貨交易。這種合同普遍分為定期合同和定量合同。
2、逐日采購
這主要用于采購容易腐敗的食品,而且應當有兩三家廠商隨時供貨以便買到最新鮮的食品。每天工作結束前,廚務部門派出一位資深廚師清點存貨,列出清單交給主廚,再由主廚以此清單列出一份第二天需要補充采購的食品請購單交給采購經理。這類食品采購通常是利用電話要求供貨商供貨并一定是當天買當天交貨。
3、臨時采購
這主要用于采購臨時所需的食品。在廚務部門的工作過程中臨時會產生對某種食品的需要,這就要采購人員及時地購進某種食品以配合廚務部門的正常工作。
六、食品的采購規(guī)格
所謂采購規(guī)格就是所購貨品的一種簡單說明,主要是品質、數(shù)量、重量以及大小尺寸。每一采購規(guī)格均由餐廳的經理團人員(采購經理、主廚、餐飲經理等)依照餐飲營業(yè)方針,菜單需求及其定價尺度,事先協(xié)商擬定。規(guī)格副本應由經理部門分發(fā)給供應廠商,供其保存參考。制定規(guī)格的理由為:
1、確立貨品材料的采購標準,以便廚房調理出標準產品,從而服務顧客。
2、規(guī)格具有書面通知的作用,使供應商明確了解本餐廳的需要,并可提出合理而具有競爭性的報價。
3、提供驗收與倉儲人員明確資訊,使其了解他們所接收與庫存的標準情況。
4、使餐廳員工確實了解進貨的詳情,既大小、重量、品質數(shù)量等情形。
采購規(guī)格的制訂,應以標準的表格為準,其中不可缺少的資料為:
1、物品名稱:所用的名稱務求明確而習慣通用者,尤其要與供應商所用的名稱一致。
2、貨品或品牌名稱:以蘋果為例,本地產或進口貨,什么品牌等資料。
3、重量:公斤,磅或市斤。
4、單價:以供應商報價為準,例如每公斤、每磅、每箱價格多少元。
5、附注:如果是肉類可能需要記明其切割方式、包裝及處理情形,凡是必要加以說明的事項均應詳細載明與附注,不可等閑視之。
采購規(guī)格是采購作業(yè)中必要的書面樣本,也是各個部門以及經理人員必需的書面參考資料。
七、飲料的采購
飲料的采購與食品的采購大致相同,以物美價廉為共同的,不變的原則。由于飲料所能賺取的利潤高于食品,所以餐飲業(yè)者在這方面都相當注重。采購飲料請務必牢記:包裝華麗的產品并不一定就是高級品。采購飲料必須注意以下事項:
1、貨源的供應在時間上有所限制。
2、特別昂貴的飲料有沒有必要購買。
3、應當重視酒類供應商的建議。
4、品質的評估很困難,應由曾受特別訓練的專業(yè)人員負責,最好是有參與名酒品嘗活動的經驗。
5、酒類的登記不容易劃分,僅能做概略的歸類。
6、酒類的價格波動不大。
任何飲料的購買應依據(jù)是否符合本店顧客的需要與價格上是否具有競爭力的原則。采購貨源方法如下:
1、運酒商
有些供應
商從產地直接買酒運回來賣,當然他們的貨品范圍也僅限于某一特定產品。
2、批發(fā)商
他們供應的貨品范圍相當廣,所售貨品不僅在價格上比較便宜,而且還有一些好處。如可以貨款暫欠,可以暫借存放,可以免費享用其廣告和廣告宣傳品等。
3、飲料制造廠商
大批量的飲料和酒水可向制造廠商直接定貨,不僅價格便宜,條件優(yōu)惠,還可有多種付款方式和優(yōu)惠的付款條件。
4、付現(xiàn)金自己運貨
這主要是針對那些數(shù)量極少使用極少,只供一時之須的貨品。
八、飲料的采購規(guī)格
采購規(guī)格的目的在于以書面裝訂產品的標準及用途。采購經理將訂好的規(guī)格交付供應商,使其明了本餐廳的需要與規(guī)定的要求。并以此為依據(jù)來洽談買賣價格。交貨時,驗收人員以此為根據(jù)進行收貨。
飲料的購進與售出都是依照產品的品牌標簽為準,每一產品的品質及數(shù)量都有始終如一的標準。規(guī)格中應詳細注明這些標準和規(guī)格。
九、市場走訪調查制度
為保證購進貨品的合理質量和價格,就應充分了解和掌握市場信息,推動新原料的開發(fā)使用,從而降低成本達到贏利的目的。為此特制定以下制度。
1、采購員應自覺加強市場調查。在采購工作中,做到“貨比三家”,在保質保量的基礎上,努力降低原材料的成本,并將了解到的市場信息及時反饋公司采購部。
2、餐廳經理,廚師長,庫管員和會計人員、采購部經理組成市場走訪調查小組。每月至少安排兩次走訪,調查所在地周邊市場情況。每次應對20種以上貨品進行調查,以獲取同等質量基礎上貨品(蔬菜,酒水,海鮮,肉類,調輔料等)的最低最真實的價格,以便更好的控制進貨成本。
3、公司管理人員每月應進行兩次以上的獨立的市場走訪調查,力求第一手掌握市場的供求和價格情況。
4、以上人員的走訪調查所獲的信息應于走訪第二日書面反饋公司采購部和財務部。
第6篇 機電工程材料的采購與管理
材料質量的保證是整個工程質量保證的一個先決條件，因此對材料質量的控制是非常重要和關鍵的。工程材料選用的優(yōu)劣將直接影響到工程的內在質量及產品的外觀質量，為確保工程所用材料的質量，我們將從材料的采購工作著手。所有的材料供貨都應是合格供應商，因為我們是取得國際質量體系認證資格的企業(yè)。
材料進場后使用前質量保證措施
1）設備或材料在使用前按設計要求核對其規(guī)格、材質、型號，材料必須有制造廠的合格證明書或質保書，材料的運輸、入庫、保管過程中，實施嚴格的控制措施，每道工序均有交接制度。
2）材料的入庫后實行標化和分類、分規(guī)格堆放及管理，同時防止變形，防止受潮、霉變等措施，材料出庫檢驗和辦理領用手續(xù)。
3）材料出庫后，在施工現(xiàn)場妥善保管，存放地點安全可靠。材料堆放要求整齊，并掛上標識牌。
4）材料使用前進行嚴格檢查包括外觀檢查、附著物的清除。
5）對不合格材料的控制。一旦發(fā)現(xiàn)材料不能滿足或可能不滿足設計要求時，應將其與合格材料相隔離，在自檢過程中如發(fā)現(xiàn)質量問題及時整改。
第7篇 設備的采購、安裝和調試管理
一、生產設備科在分管總經理的領導下，負責機械設備的采購、安裝、調試等工作。
二、企業(yè)因生產需要購置新設備時，生產設備科應通過書面或其它形式聯(lián)系國內有資信證明的廠家和主要經銷商，宣傳購買意向和所要求的機器性能。要求各廠家或經銷商根據(jù)我公司的要求以書面形式提供其所能提供的機器型號、產品性能、價格以及所能提供的服務。
三、生產設備科根據(jù)提供的資料，通過考察、論證進行綜合評價，大型設備必須經過結合財務、生產、質檢、材料等部門領導和專家進行的可行性論證。選定機器型號和經銷商，通過供應部再次與經銷商就運輸、安裝、調試及付款方面等相關問題進行協(xié)商，協(xié)商后經公司批準簽訂合同。
四、不需要安裝的設備或由企業(yè)自己組織安裝的設備，到廠時，生產設備科和設備使用部門共同組織驗收、清點。隨機圖紙、資料由設備部保管，工具、用具由車間造冊保管使用。
五、需供方安裝的設備，設備到廠時，由生產設備科組織初步清點驗收，并派人配合供方安裝人員安裝，車間也應派人協(xié)助安裝調試。待供貨方認為調試合格后，供應科組織由質檢科、車間主任、領機等人員參加的驗收，驗收合格的，由設備部簽字驗收，驗收不合格的，由供方重新組織調試，直到調試合格。新設備質量有問題，采購部門負責要求調換、退貨和索賠。
六、由企業(yè)自己組織安裝調試的設備，由設備部從機電車間組織力量進行安裝，車間應派人配合安裝調試，調試成功后，由車間主任簽字驗收，設備部辦理固定資產領用轉賬手續(xù)。
七、安裝過程中發(fā)現(xiàn)不合格或不適宜的配件，用具等應由設備部與供方聯(lián)系進行調換。
八、新進設備應有一定的保修期，大中型設備不低于一年，小型設備不低于三個月。
第8篇 項目管理處物資采購控制程序
項目管理處物資的采購控制程序
1.0目的
對物資采購的申請、計劃的編制、審批等過程制定相應程序,確保采購物資符合規(guī)定要求。
2.0適用范圍
適用于管理處提供服務活動所需物資的采購。其他物資(如辦公用品)的采購可參照執(zhí)行。
3.0職責
3.1提出采購的部門制定《采購計劃》和其他采購文件,由部門負責人或分管領導審核后報公司批準。
3.2提出采購的部門負責實施采購。
4.0工作程序
4.1物資的采購
4.1.1計劃性采購
4.1.1.1倉管員根據(jù)物資庫存情況,作出下月補充物資采購計劃。
4.1.1.2各部門主管每月下旬制定下個月的物資采購計劃,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等(如有特殊要求,須說明)。
4.1.1.3各部門將月份物資采購計劃交本部門經理審核后,報公司總經理批準。
4.1.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員由其在合格供應商處進行采購。
4.1.2零星采購
4.1.2.1各部門需要零星物資和計劃外的物資時,先填寫《請購單》,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等(如有特殊要求,須注明)。
4.1.2.2《請購單》由各部門主管確認后按公司的有關規(guī)定執(zhí)行審批和報批手續(xù)后交負責采購的人員。
4.1.2.3采購人員一般在合格供應商處進行采購,如有急需等特殊情況,根據(jù)物品價值可由部門負責人或總經理批準后也可在其他供應商處對實物質量進行驗證合格購買。
4.2供應商的選擇
見《分供方的選擇和評審程序》。
4.3驗證
見《進貨檢驗程序》。
4.4采購人員在進行采購時,將采購物資的時間、供應商登記在計劃表或《請購單》相應欄目內。
4.5采購回來的物資交倉管員辦理入庫手續(xù)并作出記錄。
5.0相關文件
5.1《分供方的選擇和評審程序》
5.2《進貨檢驗程序》
5.3《采購計劃》
5.4《請購單》
第9篇 金地花園物業(yè)采購管理程序
城市花園物業(yè)采購管理程序
1.目的
控制采購過程,保證所采購物資和服務符合質量要求.
2.范圍
適用于公司內各類物資和服務的采購管理.
3.職責
3.1 總經理辦公室后勤主管負責物資采購的實施,行政副主任負責物資采購的管理控制.
3.2 品質管理部負責組織對分供方進行評定和控制.
3.3 各部門質檢員或專業(yè)技術人員負責采購物資和服務的驗收.
4.程序
4.1 根據(jù)采購物資對服務質量的影響程序,將采購物資分為三類:
a類:對服務質量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機電設備等.
b類:對服務質量有直接影響的物資.如:娛樂設施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設施維修使用物資等.
c類:對服務質量無明顯影響的物資.如:辦公文具等
4.2 采購資料
4.2.1 物資使用部門負責提供采購資料,包括:規(guī)格、名稱、價格、技術要求、相關國家、專業(yè)標準等.
4.2.2 總經理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按《分供方評估管理程序》調整《合格分供方名單》,并保存采購資料.
4.3 采購計劃審批
4.3.1 各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工作計劃,填寫《物資申請單》由部門經理簽字后交總經理辦公室后勤主管匯總后報總經理審批.
4.3.2 《物資申請單》包括:物資名稱、規(guī)格、型號、等級、數(shù)量、價格、交貨期、技術要求、檢驗方法等內容,必要時注明分供方名稱.
4.3.3 計劃審批后后勤主管安排倉管員根據(jù)庫存情況制作全公司采購計劃填寫《物資申請單》.
4.3.4 后勤主管審核公司《物資申請單》,并將各部門《物資申請單》于26日前同時報總經理或其授權人審批.
4.3.5 審批工作在每月28日前完成.
4.3.6 采購員根據(jù)審批后的安排《物資申請單》及《合格分供方名單》實施采購.大批量集中采購于月底前完成.
4.3.7 后勤主管及時將各部門《物資申請單》中未列入全公司采購計劃項目反饋到各部門.
4.3.8 應急物資的采購由部門經理、總經理助理審核后報總經理批準.
4.3.9 固定資產和高額物資采購需加專項報告.
4.3.10 各級管理采購物資審批權,按財務規(guī)定執(zhí)行.
4.3.11 需要采購服務的部門提出服務采購申請,經部門經理、總經理助理審核后報總經理審批.
4.3.12 按《分供方評估管理程序》或《設備(服務)合格分供方名單》選擇合格分供方.
4.3.13 按《合同審批程序》實施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔的責任.
4.3.14 嚴格履約.
4.4 采購物資的驗證
4.4.1 物資購進后,采購員應及時通知質檢員辦理入庫報檢手續(xù);庫管員根據(jù)《物資申請單》項目進行檢驗及入庫登記,填寫《入庫單》,做好臺帳記錄.
4.4.2 質檢員對物資進行驗收時,若發(fā)現(xiàn)物資有標識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進行檢驗或向經理報告,填寫《物資驗收單》.
4.4.3 如果采購物資需在分供方供貨處進行檢驗時,由后勤主管負責組織相關部門質檢員與分供方聯(lián)系,實施現(xiàn)場驗證,認真填寫《物資驗收單》.
4.4.4 如果客戶提出對我公司分供方驗證時,由后勤組負責雙方聯(lián)系,公司可以參考其意見,但客戶的驗證結果不能代替公司對采購物資的檢驗.
4.4.5 機電設備等技術性較強的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收其技術性能等.
4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應進行驗收,以確保其質量符合要求.
4.4.7 服務質量驗收由服務申請部門負責.
4.4.8 當出現(xiàn)不合格物資時,由質檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請部門經理審批,由采購員按審批意見處理執(zhí)行.
4.4.9 對小批量采購的a、b類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗的方法.
4.4.10 采購完成后采購的有關文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?
4.4.11 對采購服務不合格項由服務采購部門負責人根據(jù)合同等,要求分供方賠償或返工.
4.5 物資的保管按《倉庫管理程序》執(zhí)行.
5.監(jiān)督執(zhí)行
由總經理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.
6.支持性和相關性文件
bvpqs4.6-01-01 《a、b、c類物資合格供應商名單》
bvpqs4.15-01 《倉庫管理程序》
bvpqs4.6-01-02 《設備(服務)合格分供方名單》
7.質量記錄及表格
bvpqs4.6-01-f1-01《物資申請單》
bvpqs4.6-01-f2-01《入庫單》
bvpqs4.6-01-f3-01《物資驗收單》
bvpqs4.6-01-f4-01《不合格物資處理單》
第10篇 金地工程采購與招標管理
采購與招標管理
1、監(jiān)理招標
1.1入圍資格
1)工業(yè)與民用建筑甲級監(jiān)理資質;
2)無通報批評或重大投訴記錄;
3)近三年來同類工程監(jiān)理服務總建筑面積不小于30萬m2;
4)擬定的總監(jiān)理工程師同類工程監(jiān)理服務經驗不少于2項,總建筑面積不小于10萬m2;
5)擬定的項目主要監(jiān)理人員在本公司的工作時間不少于2年。
1.2監(jiān)理人員的資質審查
1)招標前應詳細列出對監(jiān)理公司派駐現(xiàn)場的人員數(shù)量及資質要求,要求土建工程師不少于2名,水暖、強電、弱電工程師各不少于1名,專職資料員1名。
2)評標時應對擬派的項目總監(jiān)理工程師和主要監(jiān)理公司人員進行面試。
3)核對進場監(jiān)理人員名單是否與監(jiān)理合同相符,檢查和了解監(jiān)理人員的學歷證書、職稱證書、資格證書、工作簡歷是否真實可靠;并對進場的監(jiān)理人員進行面試,符合要求才能進場開展監(jiān)理工作。
4)及時將長駐現(xiàn)場的監(jiān)理人員姓名、性別、專業(yè)、技術職稱、資格證書名稱、進出時間等情況登記在《監(jiān)理人員登記表》上。
5)定期(每月)對現(xiàn)場開展工作的監(jiān)理人員進行考核,填寫《監(jiān)理工作考核表》,及時調整不合格的監(jiān)理人員。
2、總包招標
2.1入圍資格
1)公司近三年入選當?shù)貎?yōu)秀施工企業(yè);
2)項目經理近三年內累計同類工程建筑面積5萬m2以上;
3)項目經理近兩年來在各地施工企業(yè)質量與安全業(yè)績考核中無重大不良記錄;
4)具備建筑企業(yè)一級及以上資質。
3、分包管理與甲供材料協(xié)調
3.1總包管理工作包括:
1)報建與驗收:分包單位對所承包工程范圍的施工質量、進度和竣工資料的完整性負責;總包負責監(jiān)督、檢查和有關報建、驗收、竣工資料備案手續(xù)辦理。
2)進度協(xié)調:總包單位應在開工后30日內提交分包工程的進出場時間,經甲方監(jiān)理、確認后執(zhí)行;協(xié)調日常工作,按月提供對各分包工程的進度要求。
3)合同付款:分包工程在支付進度款時,分包單位向總包提交形象進度及付款申請,經總包確認后,提交監(jiān)理公司、甲方才能向分包單位支付工程款。
4)安全文明施工:分包單位進場后,總包負責對其現(xiàn)場安全和文明施工進行管理;分包工程施工過程中及竣工后,總包方負責督促分包單位將易破壞部分進行包裝保護。
3.2總包配合工作包括:
1)在分包工程施工前,按甲方及分包單位的要求完成有關的土建項目施工,提供具備各分包工程施工的條件。
2)提供必要的測量定位線;::與分包單位核對各分包工程圖紙與總包圖紙間相關聯(lián)的尺寸、標高等數(shù)據(jù)是否統(tǒng)一,并對所提交資料的準確性負責。
3)提供工地現(xiàn)有的垂直運輸、腳手架供分包工程使用,如需拆除應報甲方批準;
4)施工、生活用水用電接口,水電費由總包單位負責;
5)提供辦公和生活便利、加工場地等;
6)提供分包人員、材料、設備 進場、吊裝、堆放、保管條件;
7)負責在交叉施工過程中,采取措施保護分包工程成品,分包工程的成品遭到破壞,(除當場抓住破壞者外)全部責任由分包單位承擔80%,總包單位承擔20%;
8)分包工程竣工后,由分包單位和總包辦理移交手續(xù),總包負責該分包工程的成品保護工作,移交后保護不周造成損失概由總包負責;
9)按圖紙、規(guī)范要求等完成分包工程預留預埋(線管須穿通鐵絲),修補分包工程施工損壞,完成分包工程安裝后的修補及塞縫;
10)其他方便分包工程施工的工作。
11)分包工程的余土由各分包單位自行負責清理,工完場清;總包單位對此進行監(jiān)督。
3.3甲供材料管理
1)除甲供材料、設備外, 其它材料、設備均由總包單位采購。
2)總包單位應于合同簽訂后30天內編制甲供/限價材料、設備計劃報甲方采購,總包不及時上報或上報數(shù)量有誤,責任由總包負責。由于工程變更引起甲供材料、設備數(shù)量的變化,總包應在收到變更通知5日內書面通知甲方。
3)甲供材料、設備送到現(xiàn)場,由供應商負責卸貨;甲方、總包和供應商三方共同驗收后即交總包保管。總包應為甲供材料、設備的進場、卸貨和倉儲提供必要的條件。
4)總包提交的甲供材料、設備數(shù)量應準確,超出工程用量及其合理損耗量部分由總包向甲方購買。
5)因總包對材料、設備供應商的付款拖延導致供貨不足影響工程進度,由此帶來的損失由總包承擔。甲方有權利從總包的付款申請中扣除該款項直接支付給指定供應商。
6)總包供應的裝飾材料,水電管線、設備均需向甲方報送三家以上供應商資料,經甲方和監(jiān)理公司確定、封樣后方可采購。
7)所有材料、設備均由總包按規(guī)定進行檢查、送檢。
8)材料、設備的見證取樣應符合國家和當?shù)赜嘘P規(guī)定要求,并保證每一種需檢測的材料、設備均有見證取樣。
9)所有材料、設備均必須符合圖紙、規(guī)范和有關規(guī)定的要求,總包有責任拒絕不合格的甲供材料、設備,并書面通知甲方,說明理由。因甲供材料、設備不合格帶來的退貨及損失由甲方全部承擔。
4、配套專業(yè)分包工程招標
對于小區(qū)內市政配套工程:供水、供電、供熱、燃氣、電信、有線電視工程,應盡可能采取'貨比三家'招標、比價方式確定承建商、供應商;部分配套工程由于受到社會資源的限制,可以直接委托,但費用審核和管理仍服從統(tǒng)一協(xié)調;工程部應盡可能直接與市政配套主管部門溝通,充分了解、理解各配套主管部門的業(yè)務操作流程和規(guī)定,做到'有章可循',避免信息不對稱帶來的被動局面,防止人為操作。
第11篇 某餐飲采購管理方法
一:原材料采購
固定原材料采購申購單分別由前廳經理和廚師長、總經理或其授權人、財務部門共同確認原材料名稱和品牌后制作成單,每晚由使用部門(前廳和廚房)填寫數(shù)量后交采購部門以書面或口頭方式通知供應商。供應商通過招標的方式進行。
二:零星物料采購
使用部門根據(jù)經營收支、物資儲備情況確定采購量,并填制請購單后報送采購部門。采購計劃由采購部門制訂,呈報總經理或其授權人批準后,實施采購計劃。
三:物資以外的商品采購
1. 采購申請單由使用單位申請經本部門主管同意報總經理或其授權人批準。
2.采購實行歸口管理,即采購部負責存貨采購、物料采購,行政部門負責it,辦公電腦及辦公用品采購。
3. 采購部門根據(jù)批準后請購單進行采購。
4.訂立合同使用標準合同。合同要有信用期管理,一般賬期不得低于30天。
四:采購驗貨制度
1.以下情況驗收人員拒收:無訂貨手續(xù)不收,送貨憑證不清不收,規(guī)格數(shù)量不符不收,物資明顯異樣不收。
2.驗收基本程序:
a)值班店長負責監(jiān)督重量或數(shù)量,廚房值班組長負責核對是否和申購物品一致,質量是否符合標準,采購人員負責監(jiān)督價格是否合理;
b)驗收人采用鼻聞、目測、手觸摸、耳聽等方式對原料質量進行檢驗;
c)凡有外包裝的貨物必須打開驗收,用塑料袋包裝的物品必須倒至酒店漏塑料筐并瀝去水分后再稱重;
d)采購員應每天驗收物品前檢查稱重工具是否準確。
3.固定原材料采購的驗收人員:值班經理,倉庫人員,廚房值班組長三人。
4.零星物品驗收:使用部門負責人(前廳經理或廚師長),倉庫人員,采購人員。
五:報損報丟制度
1.對固定用品的損壞、丟失制定合理的報損率,員工人為因素損壞餐具的由損壞人員照價賠償,顧客損壞餐具須經前廳經理簽字認可,否則將認定為損壞;
2.人為損壞的餐具不計入合理損耗餐具;
3.賠償金額按餐具平均價格計算,無故丟失物品由丟失本人負責賠償,無事主的由物品所屬部門負責賠償;
4.餐具損耗額度為千分之二,合理損耗額度之外的餐具損耗將從本部門獎金中按實數(shù)扣除。
六:出入庫及領用制度
為方便部門運營,所有物品的出入庫及領用制度暫按直撥形式直接由使用部門領用保管,采購部及財務部門將不定時檢查部門小倉庫,對領用不當或安排使用不當造成霉變、過期等浪費現(xiàn)象,將追究相關人員責任。
七:報價與詢價制度
財務部,采購人員,前廳經理與廚師長,行政部定期對所有物資進行廣泛的市場詢價,貨比三家,對采購價格進行分析反饋,發(fā)現(xiàn)有差異及時督促糾正。對于每天使用的原材料,根據(jù)市場行情每周二公開報價一次,并召開定價例會,例會有采購部、使用部門、財務部門參加,對供應商所提供物品的質量和價格進行公平、公正的選擇。對新增物資及大宗物資、零星緊急采購的物資,須附有經批準的采購單才能報賬。
第12篇 飯店原料采購流程管理
原料采購是餐飲店最重要的環(huán)節(jié)之一,從源頭上做好成本把控,這樣才能在接下來的每一個流程里提升利潤空間,想管理好原料采供流程,可以從下面幾點來開展:
1、餐飲訂貨、采購的組織表現(xiàn)形式
所有餐飲業(yè)務攤子較大、餐飲營業(yè)收入較多、餐飲部地位較重要的中資飯店。由于食品等采購由餐飲部自己管理,所以采購的及時性、靈活性和食品原料本身難以掌握,因此餐飲部的主管領導就應訂閱相應的規(guī)章制度,嚴把質量和數(shù)量關,使采購環(huán)節(jié)的成本費用降至最低。
另外,采購工作的好壞,采購人員的誠實、踏實與否,直接影響到餐飲成本率,這同樣是搞好餐飲成本控制的重要一環(huán)。合格的采購員是企業(yè)搞好采購工作的第二個前提(第一前提是“采購組織機制的確定”),國外一些小型飯店通常由業(yè)主或經理親自兼任采購員,可見采購員的選擇對成本控制有著舉足輕重的影響。有的管理學家甚至認為,一個好的、理想的采購員可以為餐飲企業(yè)節(jié)約5%的餐飲成本。
2、采購運作程序的制定
采購程序是采購工作的核心之一。實施采購首先制定一個有效的工作程序,使從事采購的有關人員和管理人員都清楚應該怎樣做、怎樣溝通,以形成一個正常的工作流程,也使管理者利于履行職能,知道怎樣去控制和管理。各飯店可根據(jù)自己的管理模式,制定符合本飯店的采購程序,但設計的目的和原理是相同的。
通常的餐飲原料采購程序:餐飲部所需要的食品應向儲藏倉庫申請,申領應通過正式的申請手續(xù)——領料單,倉庫根據(jù)申領手續(xù)發(fā)放,所有食品原料都必須經過這一手續(xù)獲得。發(fā)放的食物原料既可以是倉庫本身保管儲藏的,也可以是當天經驗收合格的新鮮食品原料。
餐飲部和倉庫分別通過采購申請單向采購部門提出訂貨要求。餐飲部的訂貨品種是除倉庫之外的食品,通常為新鮮食品;而倉庫訂購的是種類需儲存保管的食品,當庫存量低于規(guī)定的數(shù)量時,就要提出申購,被足必要的庫存量。
當采購部門接到訂貨申請之后,通過正式的訂購單手續(xù)向供應單位訂貨,同時給驗收部門一份訂購單,以備收貨時核對。
訂貨后,供應單位或個體經營者如送貨上門,則由驗收部門驗收合格后轉送入庫;如供應單位不提供送貨服務,則由采購部門承運回來,交驗收部門驗收入庫。當驗收部門收到廚房訂購的新鮮食品時,應立即通知廚房通過申領手續(xù)及時領去。
對于單據(jù)的處理,應使各部門明了:各項工作均應以向生產部門及時提供適質、適價、適量的食品為惟一目標,各部門在提供食品時都不得負有各自的責任,管理者應嚴格按采購程序對采購過程進行督導和管理。
3、采購質量的控制
要保證餐飲產品的質量始終如一,飯店使用的食品原料的質量也應該始終如一。食品原料的質量是指食品原料是否適用。越適于使用,質量就越高。
餐飲管理人員應在確定本企業(yè)的目標和編制有關計劃時規(guī)定食品原料的質量標準。采購部經理或成本控制會計員應當在其他經管人員的協(xié)助下,列出本企業(yè)常用的需采購的食品原料的目錄,并用采購規(guī)格書的形式,規(guī)定對各種食品原料的質量要求。
