第1篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
h物業(yè)公司檔案管理制度為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理1.歸檔范圍a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2. 歸檔要求a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。
歸檔的電子文件需排版整齊;
字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;
語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3. 歸檔時(shí)間a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4. 歸檔份數(shù)a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;
電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。
6. 各部門主任要對(duì)本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2. 存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;
在保存電子文件時(shí),按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級(jí)文件夾中。
文件夾名稱應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。
存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。
3. 底圖除修改、送曬外,不得外借。
修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。
底圖存放以平放為宜。
4. 存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。
必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;
對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6. 行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2. 員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn)。
查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3. 在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫。
4. 借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6. 借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。
7. 調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;
日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2. 鑒定的主要項(xiàng)目有:a.檔案保管期限表。
b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
3. 確定保管期限原則:a.對(duì)本部門有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4. 鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。
鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6. 銷毀檔案的程序:a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。
銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。
分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷毀時(shí),由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第2篇 中海物業(yè)公司薪酬與福利制度
zh物業(yè)公司薪酬與福利制度(試行)
第一章 薪 酬
第一條本公司薪酬分配原則是按勞分配、同工同酬,實(shí)行月薪制。月薪分為基本工資、效益工資和崗位補(bǔ)貼(含獎(jiǎng)金)三部分,基本工資按員工行政職務(wù)或技術(shù)業(yè)務(wù)水平等綜合評(píng)定月薪等級(jí)。
第二條分公司實(shí)行當(dāng)月工資下月發(fā)放制度,每個(gè)核算月的工資于次月15日(遇假期順延)計(jì)發(fā)。行政部于次月1日至5日認(rèn)真審查員工出勤卡、休假、加班加點(diǎn)及其它獎(jiǎng)懲情況,核算工資,于15日計(jì)發(fā)工資。
第三條員工從報(bào)到之日起作起薪日,經(jīng)批準(zhǔn)離職(辭退)的員工,工資支付到離職(辭退)之日止。
第四條調(diào)薪
1.調(diào)薪:每年年末,由公司行政部負(fù)責(zé)核算次年員工薪金水平。
2.轉(zhuǎn)正加薪:員工試用期或見(jiàn)習(xí)期滿轉(zhuǎn)正后,可依崗位加薪。
3.個(gè)別調(diào)薪:員工行政職務(wù)或工作崗位變動(dòng),由公司行政部視具體情況負(fù)責(zé)調(diào)整薪金標(biāo)準(zhǔn)。
4.獎(jiǎng)勵(lì)加薪:表現(xiàn)突出的員工由主管領(lǐng)導(dǎo)或行政部提名,經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后給予獎(jiǎng)勵(lì)加薪。
5.工齡加薪:員工在本公司每工作滿一年增發(fā)崗位補(bǔ)貼,每年10元。
6.崗位補(bǔ)貼:因工作崗位具有某種特殊性或具有相應(yīng)技術(shù)職稱的員工,給予崗位補(bǔ)貼。附表(夜班時(shí)間:24:00-8:00,除說(shuō)明外為元/月):
項(xiàng)目 級(jí)別通訊 補(bǔ)貼技術(shù) 補(bǔ)貼交通 補(bǔ)貼伙食
補(bǔ)貼勞保每季婦女補(bǔ)助每季夜班每晚
員級(jí)
助理級(jí)
主管級(jí)80100-
中級(jí)100300-
第五條加班工資:員工加班加點(diǎn),按下列標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放加班工資:平時(shí)加班為基本工資日平均工資的150%;法定休息日加班為基本工資日平均工資的200%;法定節(jié)假日加班為基本工資日平均工資的300%。
第六條按規(guī)定應(yīng)納個(gè)人所得稅款由員工本人負(fù)擔(dān),分公司在每月薪金中代扣代繳。
第二章 福利
第七條住房補(bǔ)貼:分公司為員工按基本工資的10%發(fā)放住房補(bǔ)貼。
第八條社會(huì)保險(xiǎn):公司將為員工辦理失業(yè)、養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等社會(huì)保險(xiǎn),員工可按規(guī)定享受有關(guān)失業(yè)、養(yǎng)老退休、醫(yī)療、工傷待遇。
第九條有薪假期:按公司規(guī)定,員工將可享受法定節(jié)假日、年休假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、規(guī)定時(shí)限的長(zhǎng)病傷假、喪假等有薪假期。
1.員工按規(guī)定享受法定節(jié)假日、年休假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假時(shí),工資照發(fā)。
2.員工在享受規(guī)定時(shí)限的長(zhǎng)病假時(shí),不發(fā)放效益工資和獎(jiǎng)金,但分公司按下列標(biāo)準(zhǔn)支付病傷假期工資:本公司工齡不滿五年者,為本人基本工資之70%;滿五年不滿十年者,為本人基本工資之80%;滿十年及十年以上者,為本人基本工資90%。到規(guī)定之時(shí)限后不能如期參加工作而又不能轉(zhuǎn)為其它假期者,分公司可以解除其勞動(dòng)合同。
第十條員工普通病假、事假均不發(fā)放工資。
第3篇 中海物業(yè)公司24小時(shí)值班制度
zh物業(yè)公司24小時(shí)值班制度
一、為保證**大廈安全、正常運(yùn)作,特設(shè)立值班經(jīng)理24小時(shí)值班;
二、值班經(jīng)理由各部門主管以上人員擔(dān)任,每人值班一天,按周輪換;
三、行政部負(fù)責(zé)制定《周值班表》,并督促值班制度的執(zhí)行;
四、值班經(jīng)理職責(zé)是:
1.了解各部門工作情況,檢查、督促各部門規(guī)范運(yùn)作;
2.及時(shí)處理客戶投訴,督促有關(guān)部門落實(shí)解決;
3.協(xié)調(diào)各部門關(guān)系;
4.填寫《**大廈值班日志》。
五、值班時(shí)間為:8:30--第二天的8:30。
第4篇 中海物業(yè)公司員工培訓(xùn)制度
zh物業(yè)公司員工培訓(xùn)制度
一、培訓(xùn)目的
提高員工整體素質(zhì),使員工牢固掌握本崗位必須具備的專業(yè)知識(shí)和技能,確保所有員工均能嚴(yán)格按iso9002質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)完成本崗位工作,保證物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。
二、培訓(xùn)職責(zé)
1.工程部負(fù)責(zé)提出年度工程師、維修工等技術(shù)人員的培訓(xùn)計(jì)劃與要求。
2.物業(yè)部負(fù)責(zé)提出年度物業(yè)主管、質(zhì)量主管、營(yíng)銷主管、客戶主管、安管員、清潔工、綠化工的培訓(xùn)計(jì)劃與要求。
3.行政部提出主管以上員工的培訓(xùn)計(jì)劃與要求。
4.行政部按照分公司發(fā)展要求和各部門的年度培訓(xùn)計(jì)劃要求,編制分公司'年度培訓(xùn)計(jì)劃'。
5.行政部按照'年度培訓(xùn)計(jì)劃'組織培訓(xùn)。
三、培訓(xùn)的實(shí)施
1.新員工的培訓(xùn)
(1)新員工分配、招聘到分公司及部門試用期間,由行政部負(fù)責(zé)制定新員工培訓(xùn)計(jì)劃,并進(jìn)行如下內(nèi)容的培訓(xùn):
a.入職培訓(xùn):分公司的基本概況、規(guī)章制度、勞動(dòng)紀(jì)律的培訓(xùn)及軍訓(xùn)。
b.崗位培訓(xùn):崗位職責(zé)、專業(yè)技術(shù)、消防安全等業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)。
(2)按照培訓(xùn)的職責(zé)分工,負(fù)責(zé)進(jìn)行新員工培訓(xùn),做好記錄和培訓(xùn)考核,行政部將員工培訓(xùn)資料記入本人檔案。
(3)新員工經(jīng)上述培訓(xùn)考核合格后上崗。
2.崗位培訓(xùn)
(1)行政部根據(jù)物業(yè)部、工程部的年度培訓(xùn)計(jì)劃要求,制訂年度培訓(xùn)計(jì)劃,并組織實(shí)施。
(2)具體培訓(xùn)計(jì)劃內(nèi)容如下:
a.接受培訓(xùn)的崗位、工種、人員;
b.培訓(xùn)項(xiàng)目,即專業(yè)知識(shí)和技術(shù)、服務(wù)質(zhì)量教育、規(guī)章制度等;
c.實(shí)施各種培訓(xùn)的方法,即自學(xué)、內(nèi)培、外培;
d.培訓(xùn)授課人,具有培訓(xùn)資格人員;
e.培訓(xùn)考試方式,即口試、筆試、實(shí)際操作、工作鑒定;
f.培訓(xùn)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。
(3)內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)由行政部統(tǒng)籌組織安排,自學(xué)和實(shí)際操作的培訓(xùn)由各部門組織安排。
(4)內(nèi)部培訓(xùn)是根據(jù)工作需要,部門主任提出的培訓(xùn)范圍內(nèi)有計(jì)劃性的培訓(xùn)項(xiàng)目。外部培訓(xùn)是全體員工接受市、區(qū)或有關(guān)主管部門通知要求,或部門主任和各部門提出的培訓(xùn)計(jì)劃要求,參加內(nèi)部培訓(xùn)以外的培訓(xùn)項(xiàng)目。
(5)每次培訓(xùn)實(shí)施時(shí),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都要進(jìn)行培訓(xùn)記錄和培訓(xùn)考核。
3.特殊工種和業(yè)務(wù)專業(yè)人員的培訓(xùn)
(1)司機(jī)、電工、焊工、管道工、空調(diào)工等特殊工種人員需經(jīng)市有關(guān)部門培訓(xùn)、年審,獲得有關(guān)工種的等級(jí)證、操作證。
(2)各部門業(yè)務(wù)管理人員參加市有關(guān)部門組織的培訓(xùn)、學(xué)習(xí),獲得畢業(yè)文憑、職稱、物業(yè)上崗證書。
(3)特殊工種和業(yè)務(wù)管理人員將獲得的等級(jí)證、操作證和畢業(yè)文憑、職稱、物業(yè)上崗證書交行政部認(rèn)可,并將復(fù)印件存入員工檔案。
4.計(jì)劃外培訓(xùn)
a.根據(jù)實(shí)際情況,臨時(shí)提出的培訓(xùn),由行政部統(tǒng)籌安排。
b.鼓勵(lì)員工通過(guò)自學(xué)、參加專業(yè)培訓(xùn)等途徑提高專業(yè)技能和質(zhì)量管理理論,取得的有關(guān)培訓(xùn)或?qū)W歷證書均記入員工的檔案。
5.培訓(xùn)的費(fèi)用
a.由行政部組織的培訓(xùn),費(fèi)用由分公司負(fù)擔(dān)。
b.參加培訓(xùn)的員工必須為分公司服務(wù)一定的年限才能辭職,否則要按比例承擔(dān)培訓(xùn)費(fèi)。
c.培訓(xùn)與服務(wù)年限對(duì)應(yīng)表
服務(wù)一年電工年審、消防上崗證等培訓(xùn)費(fèi)用金額在500元以下的培訓(xùn)
服務(wù)二年物業(yè)管理上崗證(管理員)等培訓(xùn)費(fèi)用金額在500元--1000元以下的培訓(xùn)
服務(wù)三年物業(yè)管理上崗證(部門經(jīng)理)、iso9000內(nèi)審員等培訓(xùn)費(fèi)用金額在1000元--2000元以下的培訓(xùn)
服務(wù)五年物業(yè)管理上崗證(經(jīng)理)等培訓(xùn)費(fèi)用金額在2000元以上的培訓(xùn)
四、培訓(xùn)的獎(jiǎng)罰
1.所有員工應(yīng)按規(guī)定、按時(shí)參加分公司組織的各類培訓(xùn)。行政部執(zhí)行嚴(yán)格考勤制度。
2.按《員工素質(zhì)量化考核辦法》中對(duì)培訓(xùn)的要求,按月對(duì)員工進(jìn)行嚴(yán)格的考核。
3.由行政部組織分公司范圍內(nèi)的考核或競(jìng)賽,對(duì)獲前三名的員工給予獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)不及格的員工,要求補(bǔ)考。補(bǔ)考仍不及格,給予處罰或辭退。
第5篇 中海物業(yè)公司經(jīng)理辦公例會(huì)制度
zh物業(yè)公司經(jīng)理辦公例會(huì)制度
為了進(jìn)一步加強(qiáng)分公司內(nèi)部管理,提高工作效率,特制定本制度。
一、會(huì)議時(shí)間。為每周一下午4:00-6:00。
二、會(huì)議主持。由經(jīng)理主持,經(jīng)理因事不能參加,可委托副經(jīng)理主持召開(kāi)。
三、會(huì)議參加人員。主任以上管理人員。如會(huì)議需要,可擴(kuò)大有關(guān)人員參加。
四、會(huì)議主要內(nèi)容?？偨Y(jié)本周(前段)工作情況,協(xié)調(diào)各部門有關(guān)問(wèn)題,研究部署下周(后期)工作任務(wù),以及落實(shí)分公司經(jīng)營(yíng)方針、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、重大改革方案、年度工作目標(biāo)、培訓(xùn)計(jì)劃、人事管理、工資調(diào)整、獎(jiǎng)金分配等重大事項(xiàng)。
五、會(huì)議記錄。由行政部主管做好記錄,對(duì)每周協(xié)調(diào)的有關(guān)問(wèn)題、下周工作安排以及重大問(wèn)題的研究形成會(huì)議紀(jì)要,下發(fā)各部門,以便貫徹實(shí)施。
第6篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度
zh物業(yè)公司檔案管理制度
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時(shí)間
a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對(duì)本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2.鑒定的主要項(xiàng)目有:
a.檔案保管期限表。
b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
3.確定保管期限原則:
a.對(duì)本部門有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷毀時(shí),由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
