第1篇 醫(yī)院檔案管理制度范例
醫(yī)院檔案管理制度
為全面反映醫(yī)院歷年經營和管理工作的內容,妥善完整地保存各類重要文件、資料,加強檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、程序化,制定本制度。
1、適用范圍
本制度適用于醫(yī)院各類檔案的管理。
3、職責部門
3.1院辦(人事行政部)負責院級文件檔案的管理工作。
3.2部門(科室)指派專人兼任檔案管理員,負責部門(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦(人事行政部)負責人。
3.3院辦(人事行政部)負責指導與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
3.4部門(科室)負責人負責審批本部門(科室)普通文檔的借閱申請,其它文檔的借閱申請由總經理(院長)或指定負責人審批。
3.5機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經理(院長)或指定負責人審批。
4、檔案收集、歸檔
4.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發(fā)文件等),原件一律由院辦(人事行政部)統一歸檔管理,發(fā)文復印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
4.2各部門處理完畢或批存的文件材料,由部門文秘集中統一整理、歸檔。
4.3一項工作分別由幾個部門(科室)參與辦理形成的文件、決議,由主辦部門(科室)負責收集整理,交院辦(人事行政部)歸檔。
4.4部門(科室)組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門(科室)收集、歸檔。
4.5醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔,并由會議組織部門(科室)指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。
4.6醫(yī)院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的,應及時交院辦(人事行政部)歸檔。
5、檔案立卷
5.1檔案管理員應使用檔案盒(或文件夾)根據文件類型將檔案分別立卷,統一存放至檔案柜中。
5.2檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”,“案卷類目”條文必須簡明確切。
5.3案卷類目編制原則:含醫(yī)院全稱和經辦部門全稱,按上(醫(yī)院全稱)、下(經辦部門全稱)排版;根據文字量,也可以按左(醫(yī)院全稱)、右(經辦部門全稱)排版。
5.4案卷類目名稱需根據5.3款標準,采用標黑一號字體打印,粘貼于檔案盒(或文件夾)左側距頂部3厘米處。
5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷,立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度,對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。
5.6歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求,目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。
5.7部門(科室)經辦的文件原則上應于收、發(fā)文后一個月內完成歸檔;醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
6、檔案目錄編制
6.1檔案文件編號原則:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2為醫(yī)院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》),a3a4為兩位數年份號,b1b2為部門(科室)代字(大類)號,c1c2為文件類型(小類)號,d1d2為兩位數檔案序號。以上代字為漢字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西現代女子醫(yī)院的行政部為經辦部門,歸檔文件類型為2006年的通知,是此卷中的第7份文件,則檔號為:j*06―*ztz―07。
6.2檔案管理員應在檔案盒(或文件夾)首頁位置設立《檔案目錄》(附件10.1)。
6.3所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號,并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中,以便查閱。
6.4《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。
7、檔案保管權限、期限與類型
7.1檔案保管權限
7.1.1財務部檔案由財務部保存;
7.1.2人事部檔案由人事部保存;
7.1.3醫(yī)院證、章、信由總經理(院長)指定負責人保存;
7.1.4其它各類檔案由院辦(人事行政部)保存。
7.2檔案保管期限
7.2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
7.2.2醫(yī)院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。
7.2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
7.2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
7.2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。
7.3文檔的保存形式:
7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
7.3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施,文件密碼由指定的文件保管人設定,并須將該文件路徑及密碼報院辦(人事行政部)備存,并保證其真實性。
7.3.3機密文檔以書面或實物形式保存。
7.4檔案類型
7.4.1行政檔案,包括:
營業(yè)執(zhí)照正、副本,復印件;
法定代表人身份證(護照)(復印件);
對內、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文;
各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料;
各部門(含財務、醫(yī)務科室)現行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;
院級會議的會議紀要、決議;
醫(yī)院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;
《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案;
購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證(復印件)等車輛管理檔案;
對外簽訂的各類購買(租賃、服務)性質的合同文件;
其它應歸檔保管的文件、資料。
7.4.2人事檔案,包括:
全院員工個人信息資料(花名冊);
勞動合同及保密協議;
考勤打卡數據;
工資、社保等薪酬相關資料;
招聘表格、人才庫等相關資料;
員工績效考核相關資料;
其它應歸檔保管的文件、資料。
7.4.3財務會計檔案,包括:
各類審計帳冊及報表;
各類會計帳冊及報表;
固定資產資料;
其它須保存文檔。
7.4.4藥械設備檔案,包括:
設備臺帳;
設備出廠合格證、使用說明書;
設備安裝、調試、驗收報告;
設備保修卡、保修協議及維修聯系方式;
設備運行維修、保養(yǎng)記錄;
設備更新改造記錄;
設備管理制度;
其它應保存的設備資料。
7.4.5醫(yī)療檔案,包括:
檔案內容由醫(yī)療管理部門提供。
8、檔案查閱與復制
8.1總經理有權查閱醫(yī)院所有檔案。
8.2部門(科室)負責人有權查閱本部門(科室)所有檔案。
8.3其他員工因工作需要應經過審批方可借閱有關檔案。
8.4文檔查(借)閱應在檔案保管部門(科室)進行登記,機密文檔及權限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。
8.5查(借)閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦(人事行政部)負責人審批,并進行相關登記。
8.6查(借)閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經理審批。
9、檔案的銷毀
9.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單,由院辦(人事行政部)負責人審核無誤后報總經理審批。
9.2總經理審批同意銷毀計劃后,必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程,并進行簽字確認。
第2篇 腫瘤醫(yī)院檔案保密制度
腫瘤醫(yī)院的檔案保密制度
一、檔案工作人員要認真執(zhí)行《中華人民共和國保密法》,嚴格遵守《保密守則》,切實保證檔案的安全管理。
二、凡查閱密級的檔案,應按劃密規(guī)定掌握使用,嚴格控制保密范圍。
三、檔案工作人員對案卷內容不準隨意談論或摘錄、外傳,不準以通信或任何方式泄漏檔案機密。
四、檔案工作人員不得任意將案卷帶出檔案庫房(室)。
五、工作中形成的帶有字跡的廢紙,不得隨意亂丟,應集中存放、銷毀。
六、到期應銷毀的案卷、資料,按手續(xù)報經領導批準,由兩人監(jiān)銷處理。
第3篇 ss醫(yī)院綜合檔案室管理制度
第一人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度
1、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,依法管理檔案。不斷完善醫(yī)院檔案的各種管理制度。
2、檔案是指在醫(yī)療、科研、教學、基建、設備、財務、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的,對醫(yī)院和社會有保存價值和各種文字、圖表、照片、磁介質(錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤)及其他實物的真實記錄。
3、按照檔案集中統一管理的原則,綜合檔案室負責全院醫(yī)療、教學、科研、基建、設備、財務、文書檔案的管理工作,以確保檔案的完整、準確、系統、安全,有利于開發(fā)利用。任何部門、科室或個人不得私自保存醫(yī)院檔案。
4、指導全院各科室的檔案業(yè)務工作,并實行'四同步管理'(即布置、檢查、總結、驗收與檔案工作同時進行)。
文藝工作檔案包括黨、政、工、團形成的檔案,由文書部門統一立卷歸檔。
各科室按照歸檔范圍要求,將上年的檔案在本年度3月底前完成立卷,并向檔案室移交。
(1)會計檔案在本科室保存二年;然后列清冊,向綜合檔案室移交。
(2)基建檔案在工程(或項目)完成竣工驗收后,兩個月內完成立卷后向市城建檔案移交的同時向綜合檔案室移交一套復制件。
(3)綜合檔案室永久、長期保管的文書檔案,保管滿十年后向市檔案館移交。
綜合檔案室利用現代化工具管理檔案,編制各種索引工作。檔案一般不外借,如確需外借,需信息處負責人批準;密級、受控檔案報分管院長審批。外單位憑介紹信或身份證查閱檔案。
嚴格執(zhí)行檔案的安全、保密制度。做好'七防'(即防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防潮、防蟲鼠)。
建立檔案鑒定小組,根據檔案的保管期限,定期對檔案進行鑒定,對于超過保管期限的檔案,列清冊,經分管院長審批后,定點銷毀。
第4篇 附五醫(yī)院醫(yī)療設備檔案制度
第五醫(yī)院醫(yī)療設備檔案制度
1、醫(yī)院所有醫(yī)療設備必須建立檔案,檔案有醫(yī)院設備科統一建立,并設專人專職管理。大型精密儀器設備就萬元以上貴重設備必須單獨建檔。
2、檔案資料必須完整,不得外借、遺失;有關科室需借閱時,應事先征得有關領導同意。各科復印的資料應妥善保管,未征得有關部門和領導同意不得外借。
3、儀器設備檔案內容包括:科室申購報告、訂貨合同、發(fā)票復印件、出入庫憑證付聯、驗收記錄、產品樣本說明書、安裝調試記錄、維修保養(yǎng)記錄、零配件耗損及補充記錄以及其它有關的一切技術資料。
4、建立儀器設備管理卡,作為建立管理帳的依據。一式二份,一份由使用科室保存,作為清點和管理本科室儀器設備的依據;一份存放在設備檔案內。
5、保持檔案的完整,加強儀器設備使用管理,對于每一件貴重精密儀器均設立一本儀器設備使用維修記錄,每次換用新冊時,應將舊冊存入檔案。
第5篇 醫(yī)院護理技術檔案管理制度
某醫(yī)院護理技術檔案管理制度
(1)護理業(yè)務技術資料檔案內容
1)護理技術資料:包括本院制訂的各種疾病護理常規(guī),各項技術操作規(guī)程,每年制訂的科研計劃,發(fā)表的護理學術論文,國內外護理科技動態(tài),編目存檔。全國、省、市有關護理學術論文資料,各種學習班及業(yè)務學習情況,專題講座等。
2)護理業(yè)務工作檔案:包括年度護理工作計劃、工作總結,以及上級有關護理文件,申報上級有關呈批件存底;年度、季度護理工作檢查評比總結;院內外有關護理工作制度;各種會議紀要、記錄;護理人員的執(zhí)業(yè)注冊、進修、培訓、出勤情況,以及獎、懲、缺陷事故等資料,均應登記存檔。
3)各級護理人員業(yè)務技術檔案:主要包括個人學歷、經歷、業(yè)務培訓、業(yè)務技術考核情況,科研成果,學術論文,獎、懲及晉升材料等。
(2)護理業(yè)務技術檔案管理
1)護理部指定專人負責材料收集、登記和保管工作。應保證材料的完整、清晰。
2)建立保管制度,平時分卷、分檔存放,年終進行分類、分冊裝訂,長期保管。
3)每位科護長配備電腦一臺,建立檔案與護理部聯網。
第6篇 x醫(yī)院人事干部檔案管理制度
附屬醫(yī)院人事干部檔案管理制度
一、干部檔案保管制度
1、干部檔案要建立堅固、防火、防潮的庫房,做到庫房、辦公室、查閱室分開,庫房面積每1000卷需20-25平方米,要有數量充足的鐵質檔案柜。
2、配備必要的安全設施,保持清潔衛(wèi)生,做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
3、對庫房設備和安全措施進行經常檢查,發(fā)現問題及時解決。
4、對干部檔案收進、移出、調閱、歸還都要嚴格登記,做到有章可循,有目可查。
5、每年要核對一次干部檔案順序號,并作好登記,發(fā)現錯號、錯位要及時糾正;發(fā)現缺少,及時查找。
6、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出的,應視情節(jié)輕重,予以嚴肅處理。
二、干部檔案管理部門的十項職責
1、保管干部檔案,為國家積累檔案史料。
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉遞。
4、登記干部職務的變動情況。
5、為有關部門提供干部的情況。
6、做好干部檔案的安全、保密、保護工作。
7、調查研究干部檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導。
8、推廣、應用干部檔案現代化管理技術。
9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。
10、辦理其他有關事項。
三、檔案管理人員崗位職責
1、嚴格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規(guī)定,認真執(zhí)行干部檔案管理的各項制度。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦專研業(yè)務,不斷提高業(yè)務水平和工作能力。
3、經常與有關部門聯系,及時收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實干部檔案內容。
4、對收集的材料進行認真鑒別,準確分類,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊;對要銷毀的材料進行詳細登記,并報請主管領導同意后,按規(guī)定處理。
5、嚴格執(zhí)行查、借閱干部檔案規(guī)定,熱情接待查閱者,積極提供檔案為干部工作服務。
6、嚴格遵守《保密法》的規(guī)定,保守干部檔案秘密。
7、加強干部檔案的安全保護工作,保證檔案無丟失、損壞、盜竊、蟲蛀、霉爛等。
8、完成領導交辦的其他工作。
四、干部檔案安全保衛(wèi)制度
1、檔案工作人員對干部檔案安全要有高度意識,增強崗位責任感,自覺的做好檔案安全工作。
2、檔案庫房非檔案管理人員嚴禁入內。
3、檔案工作人員應嚴格遵守庫房安全管理規(guī)定,經常檢查庫房安全,離開庫房時,必須關好門窗切斷電源。
4、檔案庫房應具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲、防塵、防高溫八防設施;嚴禁吸煙,室內外嚴禁堆放易燃、易爆物品。
5、檔案工作人員應定期或不定期檢查檔案安全情況,及時將情況報告分管領導。
6、檔案的摘抄、復印過程,必須隨時有檔案工作人員監(jiān)護。
五、干部檔案庫房管理制度
1、干部檔案庫房是干部檔案管理的基礎設施,檔案人員應高度重視,搞好庫房管理。
2、庫房內檔案柜架要排列整齊,柜內案卷排列寬松適度,柜架編號利于取放。
3、定期觀察庫房溫、濕度表,做好記錄,并根據情況采取調節(jié)措施,使溫度控制在14-24°c,相對濕度控制在45-60%。
4、加強干部檔案保護,搞好清潔衛(wèi)生,做到檔案無霉變、蟲蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。
5、切實搞好干部檔案庫房的保密、保衛(wèi)和防火工作,落實安全措施,下班前要關好電源、門窗。
6、非檔案管理人員,未經允許不得擅自進入庫房。
六、查閱干部檔案規(guī)定
1、因工作需要查干部檔案,須填寫《查閱干部檔案審批表》,按規(guī)定辦理審批手續(xù)后,方可查閱。不得憑借調查證明或介紹信查閱干部檔案。
2、查閱人必須是查閱單位的兩名*黨員干部。
3、任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。
4、查閱人應嚴格遵守保密制度,不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容。
5、嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經批準,不得擅自復制、拍攝檔案內容。
6、查閱檔案在查閱室內進行;查閱時不得喝水、吸煙,防止檔案材料被毀壞。
7、查閱完畢,要進行登記。
七、借閱干部檔案規(guī)定
1、干部檔案一般不外借,如遇特殊情況要借閱時,借閱單位必須填寫《借閱干部檔案審批表》,由單位領導簽字,經主管部門負責人批準方可外借。
2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。
3、借出的干部檔案必須指定專人保管,不得轉借,更不得把檔案給無關人員或干部本人翻閱。
4、借出的檔案嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經批準,不得擅自復制、拍攝、公布檔案內容。
5、借閱干部檔案的時間,最長不超過15天,若需延長使用時間,應辦理續(xù)借手續(xù)。
八、轉遞干部檔案規(guī)定
1、干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
2、縣及相當縣以上黨委組織,人事部門,可以直接轉遞干部檔案。
3、轉出的檔案必須齊全完整,并按規(guī)定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、轉出檔案必須按統一規(guī)定的“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記,嚴密包封。
5、收到檔案的單位,經核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回,逾期一個月未退回者,應進行催問,防止丟失。
6、為使干部檔案能夠隨著干部調動或職務的變動而及時轉遞,干部調配、任免工作部門應將干部調入單位和任免通知及時告訴干部檔案管理部門,并建立必要聯系制度。
第7篇 z醫(yī)院檔案利用保密制度
人民醫(yī)院檔案利用保密制度
1.凡利用檔案者,必須嚴格遵守檔案管理的規(guī)章制度,認真履行借閱手續(xù),編寫利用效果登記表。
2、檔案一般不出檔案室,查閱檔案在閱檔案室進行,對保密檔案,須經領導批準,專人查閱。
3.本單位人員因工作需要借閱,一般不得超過十天;外單位借閱檔案須憑單位正式介紹信,經檔案部門領導批準后在閱檔室查閱。
4.凡是檔案抄錄、復制、復印的材料,經核對無誤后,加蓋“檔案材料證明專用章”,予以證明。
5.借閱人員負責所借檔案的安全、保密,查閱時嚴禁吸煙,不得抽換、污損,不得自行轉借、翻印,不得給無關人員查看。
6.借閱人員因公出差、請假、休假、探親,應立即歸還所借檔案,調動工作及退休人員應持有檔案部門歸還檔案證明單,人事部門方可辦理手續(xù)。借閱檔案要按期催還和歸還。
第8篇 z醫(yī)院檔案庫房管理制度
人民醫(yī)院檔案庫房管理制度
1.檔案室未經檔案人員許可不得入內。
2、檔案庫房應配置防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染等“七防”設施,并檢查登記使用情況。
3.堅持定期檢查庫房,保持室內整潔、空氣流通。
4.庫房內禁止吸煙、使用明火,嚴禁存放易燃易爆物品和食品。
5.檔案庫房鑰匙應有專人保管,不得隨身攜帶,未經批準不得交給他人。
6.每天下班前應關閉門、窗、切斷電源,確保檔案安全。
第9篇 附五醫(yī)院檢驗檔案管理制度
醫(yī)院檢驗檔案管理制度
一.檔案管理范圍:包括科室人員業(yè)務技術情況、業(yè)務資料(含有檢驗操作規(guī)程、質控資料、檢驗結果登記等)、儀器及試劑資料、財產情況、教育及科研資料、醫(yī)療糾紛資料、管理制度等。
二.檔案資料應注意完整、規(guī)范、保密,不得用圓珠筆書寫,不得用熱敏紙打印,不得任意抽樣或丟失,不得向無關人員泄露。
三.所有檔案資料應登記、分類、編號,并由專人保管。
四、歸檔資料中的質控資料、檢驗結果登記及操作規(guī)程應至少保存五年。銷毀前必須經科室領導審批。
五.檔案資料多時為便于查閱可建立索引。
六.外來人員查閱檔案資料,均應經科主任同意。
七.上述檔案亦可存入計算機,并按上述管理辦法進行管理。未經允許,不得任意打開。可用加密措施保護檔案的安全。
第10篇 醫(yī)院財務會計檔案立卷、歸檔、調閱、銷毀制度
醫(yī)院財務管理制度--會計檔案立卷、歸檔、調閱、銷毀制度
為了加強對會計檔案的科學管理,健全會計檔案工作制度,根據中華人民共和國財政部、國家檔案局頒發(fā)的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結合本單位的實際情況,特制定本辦法:
一、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計專業(yè)材料,它是記錄和反映經濟業(yè)務活動的重要史料的證據。因此必須加強對會計檔案的管理,建立和健全會計檔案的立卷歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度,切實把會計檔案管好。
二、本單位每年形成的會計檔案,應由財會部門按照歸檔要求,負責整理立卷及裝訂成冊。當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財會部門保管一年,第二年上半年應由財會部門編造清冊移交檔案室保管。
三、歸檔范圍:
1、會計報表2、會計帳簿3會計憑證
實行會計電算化,年末必須將本年帳套數據軟盤備份,每份數據均要備份二份,異地保管在指定的保管柜內。
四、整理方法:
1、分類:一般按年度形成分類,即首先按會計年度分開,然后按'類別名稱'將會計檔案分為報表、帳簿、憑證三大類。
帳薄:一般是一本為一卷(冊),即一個保管單位?；铐搸槌隹瞻醉?再按會計科目順序裝訂成冊,并加具帳簿封面。
憑證:按會計憑證的材料形成時間為順序,連同所附的原始憑證,按日、旬、月的先后整理裝訂成冊,年內連續(xù)編號共幾冊,并填寫封面和備注。每冊厚度要適中,裝訂線處要封角并由立卷人、會計主管人員簽名或蓋章,履行簽封手續(xù),以示負責。
報表:按年報、季報、月報、旬報等分別組成保管單位,可按文書立卷要求進行,卷內目錄一般填到月或季表類型。
2、組卷:
會計憑證中工資清單簽名的一頁,應按月、按年歸入到當年度的文書檔案中去,屬長期保管。
3、卷內排列:一般應按會計材料形成時間順序排列,報表卷內文字材料(如決算說明等)在前,表格在后。
4、編頁號:只編有效頁號,一頁一號,活頁空帳頁要抽出。
5、裝訂:應拆除所有金屬物,對已損壞的會計材料要進行裱糊,缺少裝訂線的要加邊。
6、擬寫案卷題名(標題):一般應由責任者(即作者)、時間(針對年月)、內容和名稱四部分組成。
7、案卷排列與編卷號:應先分報表、帳簿、憑證三大類,再按每類的不同保管期限順序由長到短排列,一年度一個流水案卷號。
8、編制案卷目錄:歷年案卷目錄分報表、帳簿、憑證裝訂成三本。
9、歸檔時間:當年的會計檔案、在會計年度終了后,可暫由本單位財會部門保管一年,以方便利用。期滿后,原則上應按期將會計檔案移交給檔案室保管。移交時,財會部門應編制會計檔案移交清冊(案卷目錄)一式兩份,交接雙方應簽字,一份由會計部門留存,一份隨會計檔案移交。若檔案庫房限制不能全部接收時,可暫留財會部門保留,但會計部門需編制會計檔案案卷目錄送檔案室存檔。
五、保管期限:
1、會計報表:
年報為永久;月報表和季報表為五年。
2、會計帳簿:總帳十五年;現金日記帳二十五年;銀行日記帳二十五年;明細帳和輔助帳均為十五年。
3、會計憑證:十五年。
六、會計檔案的保管和利用:
1、會計檔案實行集中統一管理的原則。
2、對會計檔案必須進行科學管理,做到妥善保管。存放有序,查找方便。同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
3、會計檔案應為本單位積極提供利用,也可以為上級單位提供利用。調閱時,要嚴格辦理手續(xù)。本單位人員調閱,要經會計主管人員同意;外單位人員借閱,要有調閱單位的正式介紹信,并注明調閱會計檔案的內容,經單位領導人和會計主管人員批準后,辦理調閱手續(xù)。在調閱過程中,只能調閱與調閱內容有關的資料,不能調閱與調閱內容無關的資料。原則上檔案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)冊。外單位調閱會計檔案,要抄錄和復制的由會計主管人員簽署意見,經本單位領導批準。如有特殊需要,經本單位負責人批準后,提供查閱或者復制,并辦理登記手續(xù)。各單位應當建立會計檔案查閱、復制登記制度,為會計檔案的利用提供依據。
七、會計檔案的鑒定與銷毀:
會計檔案保管期滿需要銷毀,(除未了結的債權債務的原始憑證、涉及房地產權的轉讓契約外),由檔案室提出銷毀意見,會同財會部門共同鑒定,嚴格審查、編造銷毀清冊,按不同情況分別報請主管領導或上級主管部門批準后銷毀,銷毀時應派人監(jiān)銷。銷毀后,經銷人、監(jiān)銷人、批準人均應銷毀清冊上簽名蓋章
第11篇 醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理制度
人民醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理制度
醫(yī)療儀器設備檔案是醫(yī)院整個檔案的組成部分,也是醫(yī)療儀器設備動態(tài)管理工作中不可能缺少的部分。它對醫(yī)療儀器設備的計劃、購置論證、安裝、驗收、使用、維護、計量、質量管理、調劑、報廢等全過程管理中有著特別重要的作用,特制訂如下制度:
(一)檔案管理的要求:要體現真實、完整、動態(tài)。
(二)確定兼職檔案員一名,負責醫(yī)療儀器設備的建檔工作。
(三)凡屬固定資產管理的醫(yī)療設備,均應建立醫(yī)療設備檔案;5萬元及以上的醫(yī)療設備應建立完整的檔案,5萬元以下的醫(yī)療設備建立簡易檔案(具體簡易程度要根據儀器設備的特性、使用的場合來決定)。
(四)醫(yī)療儀器設備完整檔案的內容包括:
1.籌購資料:申請報告、論證表、合同、安裝調試、驗收記錄及有關醫(yī)療器械的合法證件等。
2.儀器設備隨機資料:產品樣本、使用手冊、維修手冊、線路圖及其它有關資料。
3.管理資料:操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度、應用質量檢測與評價、計量、使用維修記錄、效益評價及調劑、報廢情況記載等。
(五)檔案的建立:
1.兼職檔案員參與大型儀器設備的開箱驗收,并詳細記錄隨機所附的有關技術資料。
2.收集建檔范圍內的有關資料。
3.整理、分類、登記,建立設備檔案。
(六)檔案的管理:
1.5萬元以上的醫(yī)療設備檔案交醫(yī)院總檔案室保管,5萬元以下的檔案由醫(yī)療設備科負責保管。
2.上一年度的醫(yī)療儀器設備技術檔案應在本年度末完成建檔工作,5萬元及以上的設備檔案移交給醫(yī)院總檔案室保管。
3.及時做好動態(tài)檔案信息的補充更新工作。
4.醫(yī)療設備檔案的借用手續(xù),遵守醫(yī)院總檔案室的規(guī)定。
5.技術檔案要按規(guī)定保存時間進行保管;銷毀檔案資料要經過批準。
6.兼職檔案管理人員工作變動時,要辦理好檔案移交工作。
第12篇 某人民醫(yī)院檔案管理制度
某市人民醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī),健全檔案管理制度。統一管理本單位的檔案,并按規(guī)定及時向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結、驗收各項工作時應同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
3、院內各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會計檔案由財務部門負責整理立卷裝訂成冊,并按規(guī)定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內,負責基建人員應及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項目完成后,由項目負責人及時收集整理后交綜合檔案室。
7、設備檔案應由綜合檔案室統一管理,確因工作需要的,設備科可采取借用形式保管使用,新設備開箱前,應有檔案人員在場清點全部機器資料,辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密制度,及時向查檔人中進行保密宣傳。
2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應嚴格查閱手續(xù),必要時使用閱檔案保密夾。
3、會計檔案、科技檔案除直接責任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經責任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復制時,須領導批準,不得擅自轉借及復制。
5、經鑒定確認無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關規(guī)定手續(xù)辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現有的設備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護檔案的完好性。
5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經辦公室負責人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應在閱文室或指定地點。欲外借者,需經辦公室負責人批準,借期不得超過一周(設備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對超期不還者,除及時催收外,對其進行批評教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經分管領導批準。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴格填寫登記簿。歸還的檔案,進行復查其完整度,辦理注銷手續(xù)。
統計制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準確及時填報檔案工作情況報表。
3、做好檔案的利用情況統計,包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統計,包括保存、剔出、銷毀數。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負責對醫(yī)院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調整檔案密級,決定檔案存毀。
2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。
3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經批準后,指派專人負責監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統計,包括保存、剔出、銷毀數。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責任心,熟悉業(yè)務、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。
檔案修改補充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現歸檔文件有誤,表達不確切,應予修改補充。
2、修改前應填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關科室同意,分管領導的批準。
3、文件材料修改、補充后在卷內備考表中注明更改情況。
科室預立卷制度
1、院的發(fā)文及上級來文由文書收發(fā)人員做好平時的分發(fā)工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務科室在開展疾病防治、教學、健康教育、科研培訓及其它業(yè)務活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進行預立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內的檔案按永久、長期、短期安放、排列。
2、進入庫房的檔案應放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現問題及時處理,在適當時候進行自然通風。
3、檔案架內放置樟腦丸,室內存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內做到防火、防蟲、防潮等六防措施。
4、庫房內經常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經允許,不得入內,與檔案無關的物品不得存放庫房內。未經鑒定和批準的檔案,不得任意銷毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗收、設備開箱制度
1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設備儀器開箱,經辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。
3、儀器、設備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運行后即歸檔。
4、科研課題、專題調查項目待調查、研究結束或告一段落時做出總結和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應及時交院綜合檔案室集中統一管理,任何部門和個人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應是原片,并貼有文字說明。
4、存放照片與聲像檔案的庫房應采取防止高溫、高濕和強化的措施,應定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。
財務檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。
2、會計檔案資料是記錄和反映經濟業(yè)務的重要資料和證據,必須專人負責保管。
3、每年形成的會計檔案由財務部門按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務科保管一年,期滿后,由財務科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務科要加強管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細記錄查閱會計檔案的時間、內容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領導等內容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經院領導批準并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關于制發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。
7、月報、季報保存期為五年。
8、現金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。
9、涉及外事的會計憑證、預算、決算工資冊保存期限為永久。
