地產(chǎn)代理銷售現(xiàn)場檔案管理制度
地產(chǎn)代理公司銷售現(xiàn)場檔案管理制度
(一)目的
為了使各銷售現(xiàn)場檔案管理更加規(guī)范化及減少結案工作的工作量。
(二)適用范圍
公司所有在售項目及開盤新項目。
(三)檔案分類
1.人事類:包括排班、考勤、培訓、考核
2.行政類:包括辦公設備、辦公用品、預算、發(fā)文、申請、交接記錄
3.營銷管理類:包括項目籌備期策劃類、項目營銷過程中策劃類
4.銷售管理類:包括制度、資料、價格、任務、數(shù)據(jù)類、合同協(xié)議等
(四)管理方法及要求
1.文檔版
1)文檔版文件分類要清晰,并按類別進行建檔、存檔。
2)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應編制'檔案分類編號表',即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
3)文件夾內文件要有目錄并統(tǒng)一進行編號。文件夾內文件擺放順序要與文件編號保持一致。
4)每年非常用管理性文檔必須在次年年初歸檔,裝盒;每個檔案盒要有統(tǒng)一的檔案標簽格式,檔案盒內附文件清單;常用文檔在項目結案后歸檔。
5)項目結案根據(jù)公司規(guī)定將整理資料銷售管理部項目負責人。
2.電子版
1)電子版文件要分類清晰,編號、排序要與文檔版文件保持一致,以便于查找方便。
2)項目電子文檔應定期刻盤,以保證資料的安全性;由銷售管理部項目負責人保管。
3)項目結案后電子版文件應經(jīng)過一定的整理和編輯;并根據(jù)公司規(guī)定,所有的文本文件必須為最終定稿刻盤,一式兩份;并附文件清單移交銷售管理部項目負責人。
(五)執(zhí)行日期
在售項目從即日起執(zhí)行,新項目從正式入場開始執(zhí)行。
