物業(yè)顧問(wèn)咨詢(xún)資料、檔案管理制度
物業(yè)項(xiàng)目顧問(wèn)咨詢(xún)資料、檔案管理制度
為使公司顧問(wèn)管理工作有效進(jìn)行,加強(qiáng)公司顧問(wèn)資料和檔案的管理,確保公司顧問(wèn)資料、檔案的保密性,現(xiàn)制定以下管理制度:
一、顧問(wèn)咨詢(xún)資料分為共用資料與項(xiàng)目資料兩大類(lèi)。共用資料包括:專(zhuān)業(yè)書(shū)籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊(cè)、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶(hù)型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項(xiàng)目資料為每個(gè)項(xiàng)目咨詢(xún)服務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項(xiàng)目來(lái)往文件、公函、提供的資料樣本、項(xiàng)目咨詢(xún)規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計(jì)、顧問(wèn)建議書(shū)、咨詢(xún)實(shí)施細(xì)則、物業(yè)管理過(guò)程實(shí)施方案、項(xiàng)目圖紙、照片等。
二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫(kù),以方便查找。項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目分類(lèi)歸檔,需用電子文檔和書(shū)面文檔兩種方式進(jìn)行保存,由專(zhuān)人進(jìn)行管理。
三、項(xiàng)目資料的電子文檔需建立專(zhuān)門(mén)的子目錄進(jìn)行管理,目錄按歷史項(xiàng)目、在管項(xiàng)目、前期項(xiàng)目三類(lèi)劃分,每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)文件按性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)存檔。
四、書(shū)面顧問(wèn)資料的借閱,需在顧問(wèn)咨詢(xún)部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
五、對(duì)顧問(wèn)咨詢(xún)資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫(kù)由咨詢(xún)部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限,使用人員在得到咨詢(xún)部主管同意后方可進(jìn)入該文件。
六、同一項(xiàng)目的資料,由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。
七、顧問(wèn)項(xiàng)目結(jié)束,該項(xiàng)目所有顧問(wèn)資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進(jìn)行管理。
八、對(duì)發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件,接收人員需將其復(fù)印后按項(xiàng)目存檔,特別是對(duì)于發(fā)展商對(duì)公司所給文件的簽收回執(zhí),更應(yīng)注意保存其原始記錄。
九、未得到公司同意,任何人員不得將公司顧問(wèn)資料進(jìn)行拷貝和復(fù)印。
