企業(yè)檔案管理辦法制度
為了將公司檔案納入規(guī)范化管理,特制訂本制度。
1、檔案管理內(nèi)容:公司將規(guī)劃、方案、各級(jí)文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會(huì)、股東會(huì)及重要會(huì)議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級(jí)報(bào)告、榮譽(yù)證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價(jià)值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動(dòng)整理好提交公司檔案室存檔,以便備查,整理事記等。
2、檔案登記:檔案室建立檔案登記簿,將所有檔案詳細(xì)分類登記,分類管理。存檔者須在登記簿上簽名,方可將資料入檔,否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱:
(1)任何人查閱檔案,如需在檔案室內(nèi)短時(shí)間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用,必須打借條方可借給。每次最長時(shí)間不得超過五天。
(2)公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級(jí)別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時(shí),必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明,方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況,必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。
4、檔案的保護(hù):
(1)查閱者必須愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密。
(2)嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借,更不得遺失。如確實(shí)需要抄錄和復(fù)制,必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請(qǐng)方可抄錄或復(fù)制。
(3)微機(jī)室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則,對(duì)責(zé)任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙,必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn),保衛(wèi)方可放行。否則,如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者,須查明原因報(bào)綜合管理部,并每次對(duì)當(dāng)事人罰款200元-**元。如保衛(wèi)未查出,被帶出公司以外而造成損失的,除對(duì)當(dāng)事人罰款外,由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失,同時(shí)對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的,除對(duì)當(dāng)事人罰款外,對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。
5、公司購買設(shè)備時(shí)的隨機(jī)技術(shù)資料、說明書、裝箱單等,員工外出學(xué)習(xí)時(shí)發(fā)放的學(xué)習(xí)資料,聘請(qǐng)師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等,申請(qǐng)購買的技術(shù)資料等,必須在到達(dá)公司24小時(shí)到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù),否則每拖延24小時(shí)對(duì)責(zé)任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的,必須由專用人員寫出書面借條,報(bào)總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出,并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存,嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則,視情節(jié)輕重罰款1000-10000元,并承擔(dān)公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機(jī)檔案,進(jìn)行微機(jī)管理,并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對(duì)公司上年度在微機(jī)內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報(bào)告等具有可查考價(jià)值的文件資料分類整理拷貝,標(biāo)明名目后,存檔備查。
