商業(yè)項目租費管理制度3
商業(yè)項目租費管理制度(三)
一、目的
規(guī)范租金、物業(yè)管理費等費用收取、減免、欠租欠費等工作,確保租務(wù)工作有序順利推進(jìn)。
二、術(shù)語
本制度的“租費”范圍包括但不限于持有物業(yè)和銷售物業(yè)的租金、物業(yè)管理費、停車費、戶外廣告租金、保證金、意向金、場地使用費、廣告費等相關(guān)的業(yè)務(wù)收入,同時,對于業(yè)務(wù)活動的應(yīng)收費用(水、電、保潔、保安費等),以及客戶退款的管控也可參照本制度執(zhí)行。
三、適用范圍
適用于各公司開業(yè)項目營運期間的租金、物業(yè)管理費、停車場等收取、減免、欠租、租賃信息管理工作。
四、關(guān)鍵活動描述
4.1收租準(zhǔn)備工作
4.1.1商業(yè)公司總經(jīng)理作為收租工作的第一責(zé)任人,要將租金收繳工作列為經(jīng)營管理的重要指標(biāo),把責(zé)任逐級分解,落實到人,協(xié)調(diào)一致,確保租金按時、足額收繳。
4.1.2在開展收租工作前,商業(yè)公司營運部須向項目公司(產(chǎn)權(quán)人)取得租金收繳的授權(quán)委托書;跟蹤項目公司完成政府主管部門對《租賃合同》的登記備案工作,確保收租工作的合法有效。
4.1.3商業(yè)公司營運部應(yīng)依據(jù)各地實際情況,指定專門部門及專門人員作為收租工作的責(zé)任部門及責(zé)任人。營運部及責(zé)任人要與承租方(主力店、步行街商戶)保持良好的工作聯(lián)系,密切關(guān)注收租過程,及時發(fā)現(xiàn)問題,溝通、協(xié)調(diào)、解決問題,按月向主管領(lǐng)導(dǎo)和商業(yè)集團(tuán)營運中心營運部匯報租金收繳情況。
4.1.4商業(yè)公司財務(wù)部負(fù)責(zé)租金收繳的審核,負(fù)責(zé)依據(jù)《租賃合同》審核租金收繳臺賬,并向承租方發(fā)出收租文件,協(xié)調(diào)各地項目公司財務(wù)部開具租賃發(fā)票,按時上報租金統(tǒng)計報表。
4.1.5為保證收租工作順利進(jìn)行,應(yīng)注意:
4.1.5.1應(yīng)嚴(yán)格履行合同,按《租賃合同》及《物業(yè)服務(wù)合同》約定提供良好的物業(yè)服務(wù),營造有序的經(jīng)營環(huán)境,協(xié)調(diào)配合與承租方物業(yè)界面的管理,建立和保持良好的合作關(guān)系,消除和減少欠租隱患。
4.1.5.2保持與項目公司的良好溝通,妥善處理和解決可能出現(xiàn)的設(shè)備維保、工程整改等承租方關(guān)注的工程問題,協(xié)調(diào)項目公司與承租方的合同關(guān)系。
4.2持有性物業(yè)主力店和步行街商鋪的收租工作
4.2.1租賃信息的管理
4.2.1.1商業(yè)公司營運部與項目公司和集團(tuán)招商中心溝通,取得《主力店租賃合同》。
4.2.1.2商業(yè)公司營運部根據(jù)招商進(jìn)度,及時歸檔《步行街商鋪租賃合同》,并向商業(yè)集團(tuán)營運中心營運部上報。
4.2.1.3商業(yè)公司營運部應(yīng)建立主力店、步行街商戶業(yè)務(wù)聯(lián)系人臺賬,明確聯(lián)系人、辦公電話、手機、傳真、注冊地址等信息,并根據(jù)實際情況及時更新,歸檔。
4.2.2租賃合同及租金收繳臺賬的建立
4.2.2.1商業(yè)公司營運部依據(jù)《租賃合同》,建立主力店、步行街商鋪租賃合同臺賬和租金收繳臺賬,并將合同相關(guān)信息錄入商業(yè)系統(tǒng),將合同文本掃描后作為附件上傳商業(yè)系統(tǒng)。
4.2.2.2商業(yè)公司財務(wù)部依據(jù)《租賃合同》,審核主力店、商鋪租賃合同臺賬和租金收繳臺賬,并對營運部錄入商業(yè)系統(tǒng)中的合同信息進(jìn)行審核確認(rèn)。
4.2.2.3商業(yè)集團(tuán)營運中心營運部將結(jié)合經(jīng)營管理目標(biāo)的管理指標(biāo),不定期對商業(yè)公司的租金收繳臺賬進(jìn)行檢查、稽核。
4.2.3物業(yè)的交付
4.2.3.1商業(yè)公司營運部根據(jù)《租賃合同》約定,及時與招商中心、項目公司溝通,確定主力店承租物業(yè)交付的時間。
4.2.3.2商業(yè)公司營運部根據(jù)整場開業(yè)計劃,及時與項目公司溝通,確定步行街商鋪物業(yè)交付時間。
4.2.3.3商業(yè)公司營運部、工程部參與由招商中心主持的項目公司與主力店物業(yè)交接,取得主力店物業(yè)交付確認(rèn)書,掌握物業(yè)實際交付狀態(tài)和進(jìn)場日期。
4.2.3.4商業(yè)公司營運部、物管部參與項目公司與步行街商鋪的物業(yè)交接,取得步行街商鋪進(jìn)場交付確認(rèn)書,掌握物業(yè)實際交付狀態(tài)和進(jìn)場日期。
4.2.3.5若實際交付給主力店的物業(yè)未達(dá)到《租賃合同》約定的條件,商業(yè)公司營運部應(yīng)組織協(xié)調(diào)項目公司確定承租方進(jìn)場條件整改時間表,協(xié)助項目公司和集團(tuán)招商中心與承租方確認(rèn)實際物業(yè)交付日,確認(rèn)需以書面形式,雙方蓋章為準(zhǔn)。
4.2.3.6若實際交付給步行街商戶的物業(yè)未達(dá)到《租賃合同》約定的條件,商業(yè)公司應(yīng)協(xié)調(diào)項目公司確定承租方進(jìn)場條件整改時間表,協(xié)調(diào)項目公司與承租方確認(rèn)實際物業(yè)交付日。
4.2.4租金的收繳
4.2.4.1商業(yè)公司營運部依據(jù)《主力店租賃合同》和《商鋪租賃合同》和進(jìn)場確認(rèn)書,配合招商中心和項目公司與主力店確定起始計租日,以及首期應(yīng)付租金的支付時間。
4.2.4.2商業(yè)公司營運部按照《租賃合同》約定,確定租金標(biāo)準(zhǔn),或按照《租賃合同》約定向抽成計租的承租人索取營業(yè)財務(wù)報表,確認(rèn)當(dāng)期應(yīng)收租金額。
4.2.4.3商業(yè)公司財務(wù)部審核應(yīng)收租金額,由營運部于繳租日前五個工作日(原則上――主力店/次主力店不晚于每月的10日,小商戶不晚于收費月的22日)前,向承租人送達(dá)《繳納通知書》(見附件四),明確租金支付金額和支付時間,以及租金支付賬戶,并請承租方簽收確認(rèn),歸檔保留原始文件。
4.2.5租金賬戶的管理
4.2.5.1項目公司開設(shè)的用于存儲主力店租金及保證金的專用賬戶為商業(yè)公司收取主力店租金及保證金的賬戶,商業(yè)公司對該賬戶有查詢權(quán)。收租責(zé)任人員應(yīng)及時跟蹤租金到賬情況。
4.2.5.2商業(yè)公司應(yīng)在基本戶所在銀行分支機構(gòu)開立專用賬戶用于存儲步行街商鋪租金及保證金。商業(yè)公司應(yīng)定期將收到的步行街租金和保證金凈額劃轉(zhuǎn)到項目公司開設(shè)的租金專戶中。劃轉(zhuǎn)前完成商業(yè)公司內(nèi)部審批流程即可。
4.2.6租賃發(fā)票的開具
4.2.6.1商業(yè)公司財務(wù)部協(xié)調(diào)項目公司財務(wù)部,取得由項目公司提供的加蓋財務(wù)專用章或發(fā)票專用章的空白發(fā)票,按《租賃合同》約定的時間節(jié)點向承租方開具租賃發(fā)票,并由收租責(zé)任人員交至承租方。
4.2.6.2商業(yè)公司財務(wù)部在收款和開票過程中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)管理制度,開票和收款要嚴(yán)格分開,不得由一人完成。并定期與項目公司財務(wù)部核對發(fā)票存根和實收租金。
4.2.7保證金的管理
4.2.7.1商業(yè)公司營運部應(yīng)配合由招商中心負(fù)責(zé)的主力店保證金管理工作。在需按《主力店租賃合同》的約定退還保證金時,商業(yè)公司營運部應(yīng)及時向招商中心反饋主力店的繳租繳費情況。
4.2.7.2商業(yè)公司營運部負(fù)責(zé)步行街商鋪的保證金催繳工作。步行街商鋪保證金的退還或沒收,須由商業(yè)公司財務(wù)部發(fā)起審批流程,經(jīng)商業(yè)集團(tuán)及領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可執(zhí)行。
4.2.8收租信息的反饋
4.2.8.1項目開業(yè)后,商業(yè)公司應(yīng)根據(jù)商業(yè)集團(tuán)下達(dá)的步行街租金決策文件,將步行街招商租金標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總,編制《商鋪租金收益匯總表》,經(jīng)商業(yè)集團(tuán)招商中心審核后提交營運部,作為步行街商鋪租金控制管理的依據(jù)。
4.2.8.2商業(yè)公司營運部應(yīng)保持與主力店的信息暢通,凡有關(guān)主力店租金收繳方面的承租方投訴、信函、溝通會議紀(jì)要等,須及時上報商業(yè)集團(tuán)營運中心營運部,并配合集團(tuán)招商中心解決。
4.2.8.3商業(yè)公司應(yīng)保持與步行街商鋪的信息暢通,凡有關(guān)步行街商鋪租金收繳方面的承租方投訴、信函、溝通會議紀(jì)要等,須及時上報商業(yè)集團(tuán)。
4.2.8.4商業(yè)公司對步行街商鋪進(jìn)行調(diào)整時,應(yīng)執(zhí)行商業(yè)集團(tuán)下達(dá)的租金標(biāo)準(zhǔn);步行街商鋪調(diào)整后,商業(yè)公司營運部應(yīng)對租金變動情況應(yīng)及時上報商業(yè)集團(tuán)營運中心營運部,并附《租賃合同》或補充協(xié)議,與此相關(guān)的租金臺帳的更新須經(jīng)商業(yè)集團(tuán)營運中心營運部復(fù)核確認(rèn)。
4.2.8.5商業(yè)公司財務(wù)部應(yīng)于每年初(新項目在項目開業(yè)前),依據(jù)《租賃合同》及市場行情對本項目步行街商鋪的年度租金收入進(jìn)行預(yù)測,并上報商業(yè)集團(tuán)營運中心營運部,營運部將于當(dāng)年年末依據(jù)租金實收情況對年度租金收入預(yù)測進(jìn)行復(fù)核。商業(yè)集團(tuán)將對復(fù)核結(jié)果進(jìn)行考核,納入年度經(jīng)營管理目標(biāo)體系。
4.2.9欠租的處理
4.2.9.1在送達(dá)《繳款通知書》后,租金未按合同約定時間足額到賬,收租責(zé)任人員應(yīng)及時與承租方溝通,落實原因。在確認(rèn)租金因承租方原因未到帳后,應(yīng)立即送發(fā)第一次《欠租(費)催款通知書》,在通知書中明確拖欠租金金額及應(yīng)付滯納金的標(biāo)準(zhǔn)和繳納時限,并歸檔保留承租方簽收回執(zhí)或其他相關(guān)證據(jù)。
4.2.9.2在《欠租(費)催款通知書》送達(dá)五個工作日后,承租方仍未繳納租金和滯納金,又無合同約定的制約租金收繳等業(yè)主方和管理方原因,應(yīng)及時發(fā)出第二次《欠租(費、滯納金)催繳通知書》,限期繳納欠租和滯納金,并歸檔保留承租方簽收回執(zhí)或其他相關(guān)證據(jù)。
4.2.9.3在第二次送達(dá)《欠租(費、滯納金)催繳通知書》五個工作日后,承租方繼續(xù)未繳納租金和滯納金,商業(yè)公司應(yīng)立即向承租方發(fā)出律
師函,并上報集團(tuán)營運中心和集團(tuán)律師。
4.2.9.4因特殊原因引起的欠租,應(yīng)定期(每月)送達(dá)《欠租(費、滯納金)催繳通知書》,確認(rèn)欠租金額,請承租方簽收確認(rèn),并歸檔保留確認(rèn)的原始文件。
4.2.9.5若承租戶拒收各種催租催費文件,可用特快專遞寄送上述文件至承租戶公司所在地,并歸檔保留寄送文件和承租方簽收的原始文件。
4.2.9.6商業(yè)公司應(yīng)根據(jù)承租方欠租原因,依據(jù)《租賃合同》,協(xié)調(diào)集團(tuán)招商中心、項目公司,以及商業(yè)公司相關(guān)部門,解決承租方提出的問題,并跟進(jìn)問題解決的進(jìn)程。
4.2.9.7需要采取法律手段催繳租金,應(yīng)提前將擬采取的方案上報商業(yè)集團(tuán),經(jīng)評估法律風(fēng)險,并經(jīng)商業(yè)集團(tuán)同意后方可實施,同時跟進(jìn)過程,及時上報商業(yè)集團(tuán)。
4.2.10租金的減免
4.2.10.1主力店租金的減免須經(jīng)集團(tuán)審批同意,由商業(yè)公司財務(wù)部和商業(yè)公司總經(jīng)理發(fā)起申請,經(jīng)商業(yè)集團(tuán)營運中心、商業(yè)集團(tuán)財務(wù)部,商業(yè)集團(tuán)營運副總、商業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理,集團(tuán)總部財務(wù)管理中心,并最終由執(zhí)行總裁審批。審批獲批后,應(yīng)與主力店正式簽訂的補充協(xié)議。商業(yè)公司營運部應(yīng)配合招商中心負(fù)責(zé)的與主力店簽訂補充協(xié)議的工作,并及時反饋主力店的繳租繳費情況。
4.2.10.2步行街商鋪租金的減免須經(jīng)集團(tuán)審批同意,審批流程同主力店租金減免一致。審批獲批后,與步行街商鋪簽訂補充協(xié)議,而后方可執(zhí)行。
4.2.10.3商業(yè)公司營運部依據(jù)與主力店、步行街商鋪補充協(xié)議更新的租金收繳臺賬,須經(jīng)商業(yè)集團(tuán)營運中心營運部復(fù)核確認(rèn)。
4.2.11租金收繳工作界面的劃分
4.2.11.1在確認(rèn)主力店實際計租日以前,商業(yè)公司應(yīng)積極參與、配合由集團(tuán)招商中心牽頭,會同項目公司與主力店協(xié)商、協(xié)調(diào)因起始計租日不確定而導(dǎo)致的欠租問題。商業(yè)公司營運部應(yīng)配合集團(tuán)招商中心協(xié)調(diào)主力店確認(rèn)實際計租日,協(xié)助集團(tuán)招商中心將各主力店的首付租金及時、足額地催繳到位。
4.2.11.2商業(yè)公司營運部應(yīng)及時反饋因主力店對《租賃合同》條款產(chǎn)生歧義導(dǎo)致的欠租問題,配合集團(tuán)招商中心與主力店協(xié)商解決欠租。
4.2.11.3在項目公司完成《租賃合同》約定的物業(yè)交付條件之前,商業(yè)公司營運部參與由集團(tuán)招商中心牽頭,會同項目公司協(xié)調(diào)解決因工程問題引起的欠租。
4.2.11.4在項目公司完成《租賃合同》約定的物業(yè)交付條件之后,商業(yè)公司營運部負(fù)責(zé)解決因工程、物業(yè)管理以及運營管理方面問題引起的欠租,商業(yè)集團(tuán)相關(guān)部門予以協(xié)調(diào)配合。
4.3銷售性物業(yè)未出售部分的收租工作同持有性物業(yè)的收租管理工作。
4.4物業(yè)管理費收費工作
4.4.1日常管理
4.4.1.1商業(yè)公司財務(wù)部負(fù)責(zé)審核當(dāng)期應(yīng)收物管費并通知營運部,由營運部至少于繳費日前5個工作日(原則上――主力店/次主力店不晚于每月的10日,小商戶不晚于收費月的22日)前,向主力店和其他商戶送達(dá)《繳納通知書》,明確當(dāng)期應(yīng)付物管費金額、支付時間和物業(yè)管理費收取賬戶,并請對方簽收確認(rèn)存檔。
4.4.1.2商業(yè)公司財務(wù)部在收款和開票過程中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《貨幣資金管理制度》,開票和收款要嚴(yán)格分開,不得由一人完成。
4.4.2欠費處理
物管費欠費處理按本節(jié)2-i條要求執(zhí)行。
4.4.3物管費減免
4.4.3.1原則上,不得對承租方進(jìn)行任何形式的物業(yè)管理費減免或打折。
4.4.3.2承租方因各種原因提出減免請求,商業(yè)公司必須對承租方提出的減免原因進(jìn)行復(fù)核。其中,因下列原因?qū)е挛飿I(yè)費減免的,商業(yè)公司須向商業(yè)集團(tuán)總部提交專題書面報告,經(jīng)逐級審批后方可減免;
1)因未按照合同要求向承租方提供相關(guān)服務(wù)項目而導(dǎo)致承租方要求減免的;
2)因向承租方提供的房屋或設(shè)備設(shè)施存在質(zhì)量原因而導(dǎo)致承租方要求減免的;
3)因廣場整體經(jīng)營需要,對部分或全部承租方的物業(yè)管理費標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行減免或調(diào)整的。
4.4.3.3審批流程:由商業(yè)公司財務(wù)部和商業(yè)公司總經(jīng)理發(fā)起申請,經(jīng)商業(yè)集團(tuán)營運中心、商業(yè)集團(tuán)財務(wù)部,商業(yè)集團(tuán)營運副總、商業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理,并最終由執(zhí)行總裁審批。審批獲批后,應(yīng)與主力店或步行街商鋪正式簽訂補充協(xié)議。
4.4.3.4商業(yè)公司營運部依據(jù)與主力店、步行街商鋪補充協(xié)議更新的租金收繳臺賬,須經(jīng)商業(yè)集團(tuán)營運中心營運部復(fù)核確認(rèn)。
4.5停車場收費管理職責(zé)
4.5.1商業(yè)公司應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)胤?、法?guī)辦理地下停車場經(jīng)營許可證明及停車收費許可證明,并依法進(jìn)行年檢,確保經(jīng)營收費的合法有效。
4.5.2商業(yè)公司每年應(yīng)制訂年度停車場經(jīng)營年度指標(biāo),報商業(yè)集團(tuán)批準(zhǔn),納入年度經(jīng)營目標(biāo)考核體系,并依據(jù)經(jīng)營目標(biāo),制定停車場經(jīng)營方案,將年度指標(biāo)分解到月,把責(zé)任分解到人。
4.5.3商業(yè)公司物業(yè)部是停車場收費的責(zé)任部門,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行政府物價部門審定的收費標(biāo)準(zhǔn),加強收費管理,做到票款相符、日清日結(jié),杜絕徇私和侵占公司利益的行為。
4.5.4商業(yè)公司財務(wù)部是停車場收費的監(jiān)督管理部門,負(fù)責(zé)日常收費審核稽查,以及建立、上報停車場收費臺賬,按月統(tǒng)計,依法納稅。
4.5.5商業(yè)公司應(yīng)注重停車場廣告、多種經(jīng)營等創(chuàng)收資源的開發(fā),結(jié)合寶龍城市廣場實際經(jīng)營狀況,拓展創(chuàng)收渠道。
4.5.6定期對停車場不同時段的車位利用率、收益率進(jìn)行統(tǒng)計,包括:固定包月停車收入、臨時停車收入、占用車位其它經(jīng)營收入等,同時對周邊停車場的經(jīng)營情況進(jìn)行調(diào)研,對停車場的經(jīng)營形勢進(jìn)行綜合分析,并形成分析報告,適時調(diào)整停車場經(jīng)營方案。
4.6停車場收費工作
4.6.1商業(yè)公司應(yīng)建立停車場臺賬,明確規(guī)劃車位、已售車位、主力店免費使用車位、多種經(jīng)營占用車位、可經(jīng)營車位等數(shù)量,以及與主力店約定的停車優(yōu)惠政策。
4.6.2商業(yè)公司應(yīng)建立停車場年度收費臺賬,按月統(tǒng)計匯總停車場稅前收入、稅金支出、發(fā)票工本支出、政府主管部門管理費支出及扣除以上支出后的凈收入,并依據(jù)與業(yè)主(或集團(tuán))約定的比例對凈收入進(jìn)行分成。
4.6.3商業(yè)公司財務(wù)部應(yīng)于每月第三個工作日內(nèi),編制上月停車場收費報表,上報商業(yè)集團(tuán)營運中心營運部。
4.6.4在停車場內(nèi)占用車位的多種經(jīng)營項目,須報商業(yè)集團(tuán)批準(zhǔn)。
4.6.5停車場內(nèi)占用車位的多種經(jīng)營收入,均應(yīng)列為停車場收入。
4.7多種經(jīng)營收費管理
4.7.1商業(yè)公司每年11月底前編制完成次年多種經(jīng)營規(guī)劃及年度預(yù)算,上報商業(yè)集團(tuán)審批。
4.7.2商業(yè)公司營運部應(yīng)建立多種經(jīng)營臺賬,明確規(guī)劃點位、可出租點位、已出租點位、未出租點位以及主力店免費廣告位的數(shù)量、面積。
4.7.3商業(yè)公司所有多經(jīng)業(yè)務(wù)須由集團(tuán)審批,財務(wù)部依據(jù)多經(jīng)審批單以及相關(guān)多經(jīng)業(yè)務(wù)合同,建立多種經(jīng)營臺帳,按月統(tǒng)計匯總多經(jīng)經(jīng)營稅前收入、稅費支出及扣除以上支出后的凈收入。
4.7.4商業(yè)公司營運部于每月5日前,將上月多種經(jīng)營收入臺賬,上報商業(yè)集團(tuán)營運中心營運部。
5、相關(guān)流程/作業(yè)指引
《商業(yè)核心業(yè)務(wù)收費流程》
6、參考模板
《繳款通知書》
《欠租(費)催款通知書》
