物業(yè)項(xiàng)目業(yè)主信息管理制度3
物業(yè)項(xiàng)目業(yè)主信息管理制度(三)
1、管家負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)業(yè)主服務(wù)檔案的收集、匯總、信息更新;
2、管家助理負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)每日業(yè)主領(lǐng)房、入住、整改、裝修備案、服務(wù)信息的整理并錄入物業(yè)管理軟件,集中交房起六個月內(nèi)每周、之后每月以“信息簡報(bào)”的 形式通報(bào)各部門;
3、業(yè)主的信息以紙質(zhì)和電子檔案形式存放于管家助理處,專人保管。其中, 電子文檔必須設(shè)密碼,不得拷備,紙質(zhì)文檔不得復(fù)印。
4、 管家必須將負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)業(yè)主的電話保存至工作手機(jī)內(nèi), 信息保存時需有房 號、業(yè)主姓士尊稱等信息。管家可以獲得各自分管區(qū)域內(nèi)的紙質(zhì)業(yè)主檔案。工作 手機(jī)必須設(shè)置信息加密功能,以免手機(jī)丟失外漏業(yè)主資料。
5、監(jiān)控室預(yù)留一份業(yè)主清單,供外來人員來訪時聯(lián)系之用。該業(yè)主清單只有 房號及業(yè)主姓名二項(xiàng)信息。
6、所有紙質(zhì)檔案受控發(fā)放,管家部由管家領(lǐng)用,監(jiān)控崗由禮賓部主管領(lǐng)用。
7、管家崗位調(diào)、離職時,紙質(zhì)檔案收回,工作手機(jī)收回,由管家部主管負(fù)責(zé) 監(jiān)督交接。
8、監(jiān)控崗人員調(diào)、離職時,紙質(zhì)檔案由禮賓部主管負(fù)責(zé)監(jiān)督交接。 注: 業(yè)主檔案管理及歸檔要求, 詳見公司質(zhì)量體系文件中 《業(yè)主檔案管理規(guī)程》 。
