物業(yè)項目業(yè)主信息管理制度-3

物業(yè)項目業(yè)主信息管理制度-3

物業(yè)項目業(yè)主信息管理制度(三)

1、管家負責區(qū)域內(nèi)業(yè)主服務檔案的收集、匯總、信息更新;

2、管家助理負責統(tǒng)計每日業(yè)主領房、入住、整改、裝修備案、服務信息的整理并錄入物業(yè)管理軟件,集中交房起六個月內(nèi)每周、之后每月以“信息簡報”的 形式通報各部門;

3、業(yè)主的信息以紙質(zhì)和電子檔案形式存放于管家助理處,專人保管。其中, 電子文檔必須設密碼,不得拷備,紙質(zhì)文檔不得復印。

4、 管家必須將負責區(qū)域內(nèi)業(yè)主的電話保存至工作手機內(nèi), 信息保存時需有房 號、業(yè)主姓士尊稱等信息。管家可以獲得各自分管區(qū)域內(nèi)的紙質(zhì)業(yè)主檔案。工作 手機必須設置信息加密功能,以免手機丟失外漏業(yè)主資料。

5、監(jiān)控室預留一份業(yè)主清單,供外來人員來訪時聯(lián)系之用。該業(yè)主清單只有 房號及業(yè)主姓名二項信息。

6、所有紙質(zhì)檔案受控發(fā)放,管家部由管家領用,監(jiān)控崗由禮賓部主管領用。

7、管家崗位調(diào)、離職時,紙質(zhì)檔案收回,工作手機收回,由管家部主管負責 監(jiān)督交接。

8、監(jiān)控崗人員調(diào)、離職時,紙質(zhì)檔案由禮賓部主管負責監(jiān)督交接。 注: 業(yè)主檔案管理及歸檔要求, 詳見公司質(zhì)量體系文件中 《業(yè)主檔案管理規(guī)程》 。