會館辦公管理制度
休閑會館辦公管理制度
(一) 電腦
1.總經(jīng)理辦公室文員根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng),同時遵守公司的相應保密制度,禁止非文秘管理人員接觸電腦,輸入電腦的信息屬公司機密,未經(jīng)批準不準向任何人提供、泄露,違者視情節(jié)輕重給予處理。
2.辦公室文員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息,為領導和有關部門決策提供信息資料。
3.根據(jù)保密原則需要,由總經(jīng)理辦公室文員對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一管理的電腦密碼。
4.非文員及相關管理人員外任何人不得私設置、更改電腦密碼,不得私自拷貝電腦內(nèi)部任何文件,不得私自瀏覽電腦內(nèi)部任何與自己本身無關的文件,發(fā)現(xiàn)一律嚴肅處理。
5.愛護各種設備,降低消耗、費用。對各種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障,應及時報請維修,以免影響工作。
6.嚴禁將電腦用于私人學習或玩游戲。違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理或行政處分。
(二) 傳真機、復印機
1.由公司辦公室文員統(tǒng)一管理與使用。
2.建立嚴格的使用登記制度。
3.未經(jīng)許可,個人不得自行操作使用。
4.所有復印的項目必須由營業(yè)經(jīng)理簽字,注名頁數(shù)、用途等。
(三)打印
1.經(jīng)理、各部門主任及相關人員交由文員打印之文函、文件,需填寫《文書委派單》,并標明文件之性質,由營業(yè)經(jīng)理簽字。如傳真、公函、內(nèi)部文件及保密級別,急迫性程度由行政文員根據(jù)其緩急確定先后秩序。
2.打印完畢后文員先行校核并于《文書委派單》上簽字,轉交委辦部門之經(jīng)辦人
校核、簽字
3.傳真、公函行政文員須復印存檔(參見收發(fā)文流程)
4.文書處理過程中,未經(jīng)同意行政文員不得將受托文書傳閱他人
(四)辦公用品領用規(guī)定
1.公司各部門所需的辦公用,由辦公室統(tǒng)一購置,各部門按實際需要領用。
2.各部門專用的表格,由各部門制度格式,由辦公室統(tǒng)一訂制。
3.辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。
4.所有員工對辦公用品必須愛護,勤儉節(jié)約,杜絕浪費,禁止貪污,努力降低消耗、費用。
5.購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用,由辦公室主任審批,購置大宗、高級辦公用品,必須按財務管理規(guī)定報總經(jīng)理批準后始得購置。
6.所有辦公室的紙張,必須雙面使用完畢后,才能作廢,特殊文件銷毀除外。
(五)電話使用規(guī)定
1.電話為辦公配備、使用。不得因私事接打電話,不得妨礙聯(lián)系公務。
2.禁止員工為私事掛發(fā)長途電話。違者除補交長途電話費外,給予罰款處理。確有急事者,應先請示部門領導同意,并按郵電部門規(guī)定交長途電話費。
3.聯(lián)系業(yè)務時應盡量減少掛發(fā)長途電話,降低費用。
