某某辦公大廈鑰匙管理制度
某辦公大廈鑰匙管理制度
鑰匙關(guān)系到業(yè)主和客戶的財產(chǎn)安全,必須嚴(yán)格控制,妥善保管。為加強(qiáng)鑰匙管理,既確保安全又方便使用,特制訂本管理制度,望各有關(guān)部門嚴(yán)格執(zhí)行。
一.鑰匙的分類
鑰匙分為四類:1.辦公樓單元房鑰匙;2.設(shè)備機(jī)房鑰匙;3.底層各出入口及樓層平臺門鑰匙;4.各辦公室及庫房鑰匙。
二.**郵政大廈鑰匙的保管
1.整個**郵政大廈鑰匙共有三套,其中一套完整的鑰匙由保安部集中保管,只在緊急情況下或特殊需要時使用。
2.其余兩套鑰匙由各有關(guān)使用部門負(fù)責(zé)保管(服務(wù)部負(fù)責(zé)保管未入伙辦公樓單元房鑰匙,工程部負(fù)責(zé)保管各設(shè)備機(jī)房鑰匙,保安部負(fù)責(zé)保管底層各出入口及樓層平臺門、物料庫房鑰匙,行政部負(fù)責(zé)保管各部門辦公室及其他輔助用房鑰匙)。
3.服務(wù)部保管的兩套辦公樓單元房鑰匙,在單元租售之前供客戶參觀及單元內(nèi)整改施工時使用;在單元租售之后,由服務(wù)部按規(guī)定手續(xù)移交給客戶。
4.各部門保管的鑰匙,均應(yīng)鎖入專用的鑰匙箱內(nèi)專人保管。鑰匙箱的鑰匙由部門經(jīng)理和鑰匙保管員各持一把,未經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn),保管員所持鑰匙不得擅自轉(zhuǎn)交他人使用。
5.所有鑰匙在鑰匙箱內(nèi)必須標(biāo)記清楚、對號入座,取用方便。
三.鑰匙的領(lǐng)用
1.領(lǐng)用鑰匙必須進(jìn)行登記,由領(lǐng)用人在登記簿上填寫領(lǐng)用日期、時間、鑰匙名稱(或編號)、用途并簽名。鑰匙用過后必須立即交還保管員,并在登記簿上記錄交還日期和時間,由保管員簽收。
2.鑰匙領(lǐng)用人不得將鑰匙交給他人使用,不得攜帶回家,嚴(yán)禁擅自增配。
3.保安人員在巡邏中發(fā)現(xiàn)特殊情況(如火警、偷盜等)需進(jìn)入已入駐的辦公室,須經(jīng)保安部經(jīng)理同意后,在當(dāng)班領(lǐng)班的陪同下進(jìn)入,嚴(yán)禁一人單獨(dú)進(jìn)房。
4.在辦公時間內(nèi),客戶職員因遺忘鑰匙等特殊原因需公司協(xié)助開門時,須到保安部辦理開房登記并出示有效文件。節(jié)假日和非辦公時間,原則上不予開門,除非客戶公司負(fù)責(zé)人預(yù)先書面委托。
5.非管理處人員一律不準(zhǔn)借用鑰匙。
四.鑰匙的移交
1.保安人員之間交接班時,如有必備的鑰匙控制在手,必須同時移交鑰匙,當(dāng)面點(diǎn)清,不得轉(zhuǎn)手移交。
2.客戶入駐時,服務(wù)部應(yīng)按規(guī)定的手續(xù)將二套單元房鑰匙移交給客戶,并作好移交記錄。
3.工程部變配電室、中控室等晝夜值班崗所用之鑰匙,必須在交接班時同時移交,并做好交接記錄。
五.鑰匙的遺失和增配
1.遺失鑰匙,必須立即向保安部報告,及時采取必要的防范措施,并做好遺失記錄。
2.遺失鑰匙者應(yīng)對所造成的經(jīng)濟(jì)損失負(fù)責(zé)。內(nèi)部員工遺失鑰匙應(yīng)按《員工手則》中的有關(guān)規(guī)定予以處分。故意隱瞞者將加重處罰。
3.客戶遺失鑰匙,應(yīng)要求向保安部提交'鑰匙遺失報告'及'換鎖申請',由客戶所屬公司/單位負(fù)責(zé)人簽名,并加蓋公司/單位公蓋,保安部審核批準(zhǔn),工程部具體實(shí)施,或由客戶自行換鎖后,將其中一把鑰匙封存后交保安部。若客戶違反此規(guī)定而造成的后果,管理處概不負(fù)責(zé)。
4.公司各管理處內(nèi)部需增配鑰匙,應(yīng)由使用部門提出申請,保安部批準(zhǔn)后交工程部實(shí)施配置。保安部要做好鑰匙增配記錄。
六.換鎖處理
1.未經(jīng)保安部同意,任何部門或個人都不準(zhǔn)擅自換鎖。因遺失鑰匙或門鎖損壞而必須更換時,應(yīng)將新配的鑰匙交給保安部和有關(guān)部門各一套。
2.客戶自行調(diào)換門鎖,應(yīng)向管理處保安部上交一套鑰匙,以便在發(fā)生意外情況或特殊需要時使用。
七.加強(qiáng)監(jiān)督檢查
1.各級管理人員除以身作則執(zhí)行鑰匙管理制度外,還應(yīng)對下級人員保管和使用鑰匙加強(qiáng)監(jiān)督檢查,發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象,應(yīng)及時制止,以免造成不良后果。
2.任何員工發(fā)現(xiàn)在公共場所隨處放置或丟失的鑰匙,應(yīng)立即上交保安部,并由保安部及時做好拾交記錄,管理處將酌情給予表揚(yáng)或獎勵。
3.對違反本管理制度的員工,公司將按《員工手則》的有關(guān)規(guī)定予以懲處。
4.各部門經(jīng)理要經(jīng)常檢查本部門鑰匙保管和使用的情況,定期清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)鑰匙遺失或管理不善,必須及時報告并采取必要的防范措施。
5.公司行政主管部門將對各部門鑰匙保管情況進(jìn)行檢查,確保本管理制度的貫徹落實(shí)。
