內(nèi)銷物流運(yùn)作管理制度
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了內(nèi)銷物流運(yùn)作的各個環(huán)節(jié)的管理要求,確保發(fā)貨工作能流暢運(yùn)作。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于國內(nèi)營銷公司從各物流中心、配送中心對外發(fā)貨的業(yè)務(wù)管理。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文,通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時,所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂,使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。
3 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
3.1 運(yùn)力調(diào)度計劃
是指國內(nèi)營銷公司物流部向運(yùn)輸公司下達(dá)運(yùn)輸任務(wù)的指令。
3.2 車輛調(diào)度
是指運(yùn)輸公司接到運(yùn)輸指令后,按規(guī)定時間將合適的車輛調(diào)配到裝貨現(xiàn)場。
4 管理內(nèi)容
4.1 流程圖
4.1.1 制造基地與跨區(qū)域發(fā)貨流程
4.1.2 區(qū)域內(nèi)發(fā)貨(配送)流程圖
4.2 銷售物流運(yùn)作管理控制要求
4.2.1 制造基地發(fā)貨單證管理的控制要求
a) 產(chǎn)品管理中心稽查主任在營銷系統(tǒng)中錄入要貨訂單申請。
b) 銷售部本部計劃人員對申請訂單進(jìn)行評審,確定發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨倉庫等。如屬銷售部本部主動補(bǔ)貨,銷售部本部計劃人員在營銷系統(tǒng)中錄入要貨訂單申請,并進(jìn)行評審,確定發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨倉庫等。
c) 華南區(qū)域物流中心(順德制造基地)和華東區(qū)域物流中心(蕪湖制造基地)將所有經(jīng)銷售部評審后屬于本中心發(fā)貨的計劃指令在營銷系統(tǒng)中進(jìn)行財務(wù)分單和財務(wù)單分庫等操作。并及時在營銷系統(tǒng)中打印出相關(guān)的財務(wù)單據(jù)。為保證打印出的單據(jù)不被修改,所有單據(jù)必須先審核后打印。
4.2.2 跨區(qū)域發(fā)貨單證管理的控制要求
a) 產(chǎn)品管理中心稽查主任在營銷系統(tǒng)中錄入要貨訂單申請。
b) 銷售部本部計劃人員對申請訂單進(jìn)行評審,確定發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨倉庫等。如屬銷售部本部主動補(bǔ)貨,銷售部本部計劃人員在營銷系統(tǒng)中錄入要貨訂單申請,并進(jìn)行評審,確定發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨倉庫等。
c) 華南區(qū)域物流中心(本部)將所有經(jīng)銷售部評審后的跨區(qū)域發(fā)貨計劃指令在營銷系統(tǒng)中進(jìn)行訂單分單和財務(wù)分庫等操作,并電話通知發(fā)貨地物流主管。
d) 發(fā)貨地物流中心人員,通過營銷系統(tǒng)接收運(yùn)力調(diào)度計劃指令。并及時在營銷系統(tǒng)中打印出相關(guān)的財務(wù)單據(jù)。為保證打印出的單據(jù)不被修改,所有單據(jù)必須先審核后打印。
4.2.3 區(qū)域內(nèi)發(fā)貨單證管理的控制要求
a) 客戶提貨,產(chǎn)品管理中心稽查主任根據(jù)客戶提貨證明原件或傳真件,在營銷管理系統(tǒng)中對應(yīng)授權(quán)提貨倉庫錄入財務(wù)單據(jù)(單據(jù)不得打印!!),單據(jù)須注明:客戶自提或公司配送。
b) 發(fā)貨地物流主管通過營銷系統(tǒng)查詢到未打印的單據(jù)后,對單據(jù)進(jìn)行審核并打印出財務(wù)單據(jù)。為保證打印出的單據(jù)不被修改,所有單據(jù)必須先審核后打印。
4.2.4 銷售物流組織管理的控制要求
a) 發(fā)貨地物流中心人員,通過營銷系統(tǒng)接收運(yùn)力調(diào)度計劃指令。
b) 客戶自提:客戶憑提貨證明原件、提貨人身份證直接到提貨倉庫物流主管處領(lǐng)取單據(jù)、辦理提貨手續(xù),并到指定倉庫提貨。
c) 公司配送:①發(fā)貨地物流中心人員在收到運(yùn)力調(diào)度計劃指令后,根據(jù)送貨線路將發(fā)貨指令及時通知該線路運(yùn)輸服務(wù)商。②運(yùn)輸服務(wù)商提貨車輛到達(dá)倉庫后,由承運(yùn)人業(yè)務(wù)代表憑司機(jī)行車證件辦理提貨手續(xù)。發(fā)貨地物流中心人員通過營銷系統(tǒng)打印出《貨物運(yùn)輸合同》,并登記實際到車時間。同時將財務(wù)單據(jù)和《貨物運(yùn)輸合同》交承運(yùn)人業(yè)務(wù)代表簽收。③提貨車輛憑《產(chǎn)品調(diào)撥單》、《產(chǎn)品提貨通知單》或《提貨(鋪底)通知單》提貨聯(lián)從指定倉庫換單提貨。④貨物送達(dá)目的地后,由收貨單位進(jìn)行簽收,送貨單須經(jīng)辦人簽名并加蓋收貨單位公章。
4.2.5 物流配送中心營銷系統(tǒng)不能使用時發(fā)貨管理的控制要求
a) 物流主管填寫授權(quán)委托書(授權(quán)產(chǎn)品管理中心稽查主任代為打印單據(jù)),并傳真物 流部審批。
b) 產(chǎn)品管理中心稽查主任根據(jù)審批后的授權(quán)委托書在錄入相關(guān)單據(jù)后同時進(jìn)行打印,并傳真給物流主管。
c) 發(fā)貨地物流主管收到單據(jù)傳真件,確認(rèn)無誤后,在傳真件上加蓋收發(fā)貨專用章,憑傳真件代替原件發(fā)貨。其它流程不變。
4.2.6 產(chǎn)品管理中心、物流配送中心開單系統(tǒng)均不能使用時發(fā)貨管理的控制要求
a) 客戶提貨,由產(chǎn)品管理中心稽查主任通知本部代為錄入并打印出財務(wù)單據(jù)。
b) 本部開單后,將代開的財務(wù)單傳真至配送中心物流主管處,并電話通知物流主管憑傳真件發(fā)貨。
c) 物流主管接到傳真件后,在傳真件上加蓋收發(fā)貨專用章,以財務(wù)單傳真件代替原件辦理發(fā)貨手續(xù),其它流程不變。
4.2.7 本部、產(chǎn)品管理中心、物流配送中心系統(tǒng)均無法正常使用時發(fā)貨管理的控制要求
a) 公司營銷系統(tǒng)均無法使用時,客戶提貨,由產(chǎn)品管理中心稽查主任開具手工出倉單,開單后將手工出倉單傳真至物流主管處,通知物流主管憑傳真件辦理發(fā)貨手續(xù)。
b) 手工出倉單,客戶款項的審核和控制由產(chǎn)品管理中心稽查主任負(fù)責(zé)。
c) 物流主管收到傳真后,對傳真件進(jìn)行電話確認(rèn),確認(rèn)無誤后,由物流主管在傳真件上簽名并加蓋收發(fā)貨專用章,憑傳真件辦理發(fā)貨手續(xù),同時將傳真件復(fù)印留底備查,其它流程不變。
d) 貨物發(fā)出,待系統(tǒng)正常后,由物流主管跟進(jìn)產(chǎn)品管理中心及時補(bǔ)錄系統(tǒng)單據(jù),錄入及打印單據(jù)流程按正常單據(jù)流程處理。
e) 倉庫以傳真件發(fā)貨時,必須嚴(yán)格執(zhí)行公司出倉掃碼的規(guī)定,不得不掃碼出倉,出庫時,暫以手工單號掃碼,系統(tǒng)正常后,由物流主管通知發(fā)貨倉庫將手工單號更改為對應(yīng)的電腦單號。
5 考核
5.1 業(yè)務(wù)風(fēng)險
5.1.1 錯發(fā)貨物
5.1.2 客戶投訴
5.1.3 喪失市場機(jī)會
5.2 流程監(jiān)控點
5.2.1 單證的制作與簽發(fā)
單證的制作與簽發(fā)必須準(zhǔn)確無誤。
5.2.2 簽收回單的審核
各發(fā)貨地物流主管對于回收的客戶簽收回執(zhí)聯(lián)必須進(jìn)行檢查,確認(rèn)簽收的印章是否與留存印章保持一致。如果不一致的,要及時采取補(bǔ)救措施。
5.3 考核指標(biāo)
5.3.1 單證制作與簽發(fā)準(zhǔn)確率
單證制作與簽發(fā)準(zhǔn)確率=100%,發(fā)生錯誤的,按50元/單處罰。
5.3.2 簽收回單的審核率
簽收回單的審核率=100%,如果由于沒有審核回單造成公司損失的,給予責(zé)任人100~1000元的罰款。
6 附件
6.1 委托授權(quán)書
