收款日常管理制度
為了進一步規(guī)范應收賬款的日常管理和健全客戶的信用管理體系,對應收賬款在銷售的事前、事中、事后進行有效控制,特制定本管理規(guī)范。
一、建立客戶檔案,進行有效的信用評估和跟蹤記錄:
二、事前控制:(簽約到發(fā)貨)
從初識客戶到維護老客戶,業(yè)務人以及經(jīng)辦業(yè)務的各級管理人員都應全面了解客戶的資信情況,選擇信用良好的客戶進行交易。
對客戶的審查內(nèi)容(5w):
1、who 人員素質(zhì),銷售業(yè)績,社會關(guān)系
2、where 地理位置,物流配送情況
3、when 從事本行業(yè)的時間,何時開始合作,有否合作經(jīng)歷
4、what 信用檔案,有無不良紀錄
5、why 關(guān)鍵點,為什么要合作,合作原因,合作動機,合作前景
對客戶的評定等級
a 類客戶,回款2個月內(nèi)
b 類客戶,回款5個月內(nèi) (最好預付一部分貨款)
c 類客戶,回款8個月內(nèi) (必須預付一部分貨款)
d 類客戶,回款時間相當長,不可靠 (必須貨款兩清)
簽約時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對,合同的每一項內(nèi)容,都有可能成為日后產(chǎn)生信用問題的憑證。合同是解決應收賬款追收的根本依據(jù)。
在銷售合同中應明確的主要內(nèi)容 :
1、明確交易條件,如:品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價格、付款方式、付款日期、運輸情況、驗收標準等;
2、明確雙方的權(quán)利義務和違約責任;
3、確定合同期限;
4、簽訂時間和經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章(避免個人行為的私章、單一簽字或其它代用章);
5、電話訂貨,最好有傳真件作為憑證。
合同的簽訂必須經(jīng)過市場部經(jīng)理審核確認才可以蓋章。
三、事中控制:(發(fā)貨到收款)
1、發(fā)貨查詢,貨款跟蹤。每次發(fā)貨前客服部必須與銷售合同保持核對;公司在銷售貨物后,就應該啟動監(jiān)控程序,根據(jù)不同的信用等級實施不同的收賬策略,在貨款形成的早期進行適度催收,同時注意維持跟客戶良好的合作關(guān)系。(由銷售人員和客服中心進行全程跟蹤)
收賬策略如下:
a 類客戶,按常規(guī)合同
b 類客戶,最好預付一部分貨款
c 類客戶,必須預付一部分貨款
d 類客戶,必須貨款兩清
2、回款記錄,賬齡分析。財務要形成定期的對賬制度,每隔一個月或一季度必須同顧客核對一次賬目,形成定期的對賬制度,不能使管理脫節(jié),以免造成賬目混亂互相推諉、責任不清;并且詳細記錄每筆貨款的回收情況,經(jīng)常進行賬齡分析。
有幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差。
1、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格;
2、產(chǎn)品的回款期限不同,或同種產(chǎn)品回款期限不同;
3、產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時;
4、客戶不能夠按單對單(銷售單據(jù)或發(fā)票)回款;
以上情況會給應收賬款的管理帶來困難,定期對賬避免雙方財務上的差距像滾雪球一樣越滾越大,而造成呆、死賬現(xiàn)象,同時對賬之后要形成具有法律效應的文書,而不是口頭承諾。
四、事后控制:(欠款到追收)
1、欠款到追收。對拖欠賬款的追收,要采用多種方法清討,催收賬款責任到位。原則上采取大區(qū)經(jīng)理負責制,再由大區(qū)經(jīng)理落實到具體的業(yè)務員身上。如果是單一的大區(qū)經(jīng)銷商或代理商,則由客服中心定期對其進行溝通、催付。對已發(fā)生的應收賬款,可按其賬齡和收取難易程度,逐一分類排序,找出拖欠原因,明確落實催討責任。對于確實由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè),應采取訂立還款計劃,限期清欠,采取債務重整策略。應收賬款的最后期限,不能超過回款期限的1/3(如期限是60天,最后收款期限不能超過80天);如超過,即馬上采取行動追討。
