供應(yīng)商管理規(guī)章制度
供應(yīng)商管理規(guī)章
1.總則
1.1制定目的
為規(guī)范供應(yīng)商管理,提高經(jīng)營合理化水準,特制定本規(guī)章。
1.2適用范圍
凡本公司之供應(yīng)商管理,除另有規(guī)定外,悉依本規(guī)章辦理。
1.3權(quán)責單位
(1)采購部負責本規(guī)章制定、修改、廢止起草工作。
(2)總經(jīng)理負責本規(guī)章制定、修改、廢止之核準。
2.供應(yīng)商管理規(guī)定
2.1供應(yīng)商開發(fā)
供應(yīng)商開發(fā)程序如下:
(1)供應(yīng)商資訊收集。
(2)供應(yīng)商基本資料表填寫。
(3)供應(yīng)商接洽。
(4)供應(yīng)商問卷調(diào)查。
(5)樣品鑒定。
(6)提出供應(yīng)商調(diào)查申請。
2.2供應(yīng)商調(diào)查
供應(yīng)商調(diào)查程序如下:
(1)組成供應(yīng)商調(diào)查小組。
(2)分別對供應(yīng)商之價格、品質(zhì)、技術(shù)、生產(chǎn)管理作評核。
(3)列入合格供應(yīng)商名列。
2.3訂購、采購
訂購、采購程序如下:
(1)請購。
(2)詢價。
(3)比價。
(4)議價。
(5)定價。
(6)訂購。
(7)交貨。
(8)驗收。
2.4供應(yīng)商評鑒
供應(yīng)商評鑒程序如下:
(1)每月對供應(yīng)商就品質(zhì)、交期、價格、服務(wù)等項目作評鑒。
(2)每半年進行一次總評。
(3)列出各供應(yīng)商之評鑒等級。
(4)依規(guī)定獎懲。
2.5供應(yīng)商復查
(1)每年對合格供應(yīng)商進行一次復查。
(2)復查流程同供應(yīng)商調(diào)查。
(3)有重大品質(zhì)、交期、價格、服務(wù)等問題時,隨時可以作供應(yīng)商復查。
2.6供應(yīng)商輔導
(1)對c等以下之供應(yīng)商采取必要的輔導。
(2)不合格供應(yīng)商應(yīng)予除名。
(3)不合格供應(yīng)商欲重新向本公司供貨,應(yīng)予輔導及重新作調(diào)查評核。
2.7供應(yīng)商獎懲
2.7.1獎勵方式
對優(yōu)秀之供應(yīng)商有下列獎勵方式:
(1)a等供應(yīng)商,可優(yōu)先取得交易機會。
(2)a等供應(yīng)商,可優(yōu)先支付貨款或縮短票期。
(3)a等供應(yīng)商,可獲得品質(zhì)免檢或放寬檢驗。
(4)對價格合理化及提案改善,品質(zhì)管理、生技改善推行成果顯著者,另行獎勵。
(5)a、b、c等供應(yīng)商,可參加本公司舉辦之各項訓練與研習活動。
(6)a等供應(yīng)商,年終可獲公司“優(yōu)秀供應(yīng)商”獎勵。
2.7.2懲處方式
(1)凡因供應(yīng)商品質(zhì)不良或交期延誤而造成之損失,由供應(yīng)商負責賠償。
(2)c等、d等之供應(yīng)商,應(yīng)接受訂單減量、各項稽查及改善輔導措施。
(3)e等供應(yīng)商即予停止交易。
(4)d等供應(yīng)商三個月內(nèi)未能達到c等以上供應(yīng)商之標準,視同e等供應(yīng)商,予以停止交易。
(5)因上述原因停止交易之供應(yīng)商,如欲恢復交易,需接受重新調(diào)查評核,并采用逐步加量之方式交易。
(6)信譽不佳之供應(yīng)商酌情作延期付款之懲處。
標準的采購流程可以劃分為戰(zhàn)略采購和訂單協(xié)調(diào)兩個環(huán)節(jié),戰(zhàn)略采購包括供應(yīng)商的開發(fā)和管理,訂單協(xié)調(diào)則主要負責材料采購計劃,重復訂單以及交貨付款方面的事務(wù)。
統(tǒng)一標準的供應(yīng)商情況登記表,來管理供應(yīng)商提供的信息。這些信息應(yīng)包括:供應(yīng)商的注冊地、注冊資金、主要股東結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)場地、設(shè)備、人員、主要產(chǎn)品、主要客戶、生產(chǎn)能力等。通過分析這些信息,可以評估其工藝能力、供應(yīng)的穩(wěn)定性、資源的可靠性
,以及其綜合競爭能力。
在供應(yīng)商審核完成后,對合格供應(yīng)商發(fā)出詢價文件,一般包括圖紙和規(guī)格、樣品、數(shù)量、大致采購周期、要求交付日期等細節(jié),并要求供應(yīng)商在指定的日期內(nèi)完成報價。在收到報價后,要對其條款仔細分析,對其中的疑問要徹底澄清,而且要求用書面方式作為記錄,包括傳真,電子郵件等。
后續(xù)工作是報價分析,報價中包含有大量的信息,如果可能的話,要求供應(yīng)商進行成本清單報價,要求其列出材料成本、人工、管理費用等,并將利潤率明示。比較不同供應(yīng)商的報價,你會對其合理性有初步的了解。
:申請人按“申購程序”提出申請,經(jīng)本部門經(jīng)理審查簽批后,交供應(yīng)部經(jīng)理,,進入“尋價比價程序”。
b:供應(yīng)部經(jīng)理按資金使用情況,經(jīng)“尋價比價程序”后,轉(zhuǎn)交財務(wù)部,進入“采購申請申查程序”。
c:財務(wù)部有關(guān)人員分別進行成本、利潤核算、出納備款審核后,決定簽批,報總經(jīng)理批準后,進入“采購程序”。
c1:在財務(wù)部審核后決定簽否的情況下,將資料退回申請部門,申請部門視情況進入“堅持申請采購程序”或放棄申請。
c2:經(jīng)過“堅持申請采購程序”后,報總經(jīng)理審核,如總經(jīng)理簽批,進入“采購程序”;如總經(jīng)理簽否,仍退回申請部門,由部門經(jīng)理放棄申請,用其他方法解決。
d:進入“采購程序”后,由供應(yīng)部經(jīng)理根據(jù)采購屬于屬長期及大宗情況,進入“合同簽定及審核程序”;若屬小額采購,則由供貨商處直接采購。
e:進入“合同簽定及審核程序”,由供應(yīng)部根據(jù)供貨商提供的資料,形成合同文本,交財務(wù)部進行成本利潤分析,財務(wù)部審核簽批后,報總經(jīng)理,簽批后交供應(yīng)部簽定合同并執(zhí)行,進入“收貨程序”;若財務(wù)部及總經(jīng)理審核后淺否,退還供應(yīng)部與供貨商重新談判。
f:收貨人員按“收貨程序”檢驗所購物品,如不合格,進入“退貨程序”
g:收貨人員按“收貨程序”檢驗所購物品合格,進入“入庫程序”和“結(jié)算環(huán)節(jié)”。
g1:進入“入庫程序”后,通知申請部門,可以進入“使用、銷售環(huán)節(jié)”。
