itat供應(yīng)商商品退貨管理制度
ITAT商品退貨管理制度
一、適用范圍
本制度適用于供應(yīng)商所供貨品的退貨。包括我公司退貨及供應(yīng)商申請(qǐng)退貨兩部分;本制度汲及財(cái)務(wù)部,商品分析調(diào)度中心.采集中心.物流中心.各分店.
二、申請(qǐng)退貨
1.我公司要求退貨：包括供應(yīng)商滯銷商品、有質(zhì)量問題商品、換季商品、在我公司無法銷售的商品等。對(duì)于這部分商品可由分店向總部商品分析調(diào)度中心、采集中心提出退貨申請(qǐng)，由采集中心對(duì)口采集人員與供應(yīng)商進(jìn)行溝通。供應(yīng)商同意退貨后，由采集中心有關(guān)人員提出退貨書面申請(qǐng)，由本部門領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)同意后，將書面申請(qǐng)?zhí)峤簧唐贩治稣{(diào)度中心，之后由其發(fā)出各門店具體退貨指令。
1.1.商品分析調(diào)度中心在下達(dá)退貨指令時(shí)應(yīng)注明，需退貨商品所屬供應(yīng)商、品牌、款號(hào)及選擇正確退貨倉位、是直退供應(yīng)商還是退貨總倉。
1.2.供應(yīng)商退貨：指供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)其所送商品在我公司無法銷售或供應(yīng)商與我公司終止合作，因以上原因需退貨給供應(yīng)商。此時(shí)應(yīng)由供應(yīng)商向我公司采集中心提出退貨申請(qǐng)，并以公函的形式書面提出申請(qǐng)。采集中心領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)同意后，采集中心相關(guān)人員向商品分析調(diào)度中心提出書面退貨申請(qǐng)及所退貨品清單，之后由其發(fā)出各門店具體退貨指令，如果是貨品全退或終止合作，需財(cái)務(wù)審核。
三、清點(diǎn)數(shù)量：
1.采集中心有關(guān)人員得到退貨批復(fù)后，即向各分店及物流部發(fā)出通知，并附詳細(xì)退貨商品明細(xì)單，要求相關(guān)部門按單對(duì)供應(yīng)商物品進(jìn)行清點(diǎn)工作。
2.分店在收到退貨指令后，在ERP系統(tǒng)對(duì)退貨商品按供應(yīng)商分開逐一掃描。做調(diào)拔退貨申請(qǐng)得出明細(xì)后，上傳商品分析調(diào)度中心審核制單。
3.總倉在收到退貨指令及退貨明細(xì)后立即開始盤點(diǎn)工作，包括實(shí)物清點(diǎn)及與電腦庫存進(jìn)行復(fù)核，對(duì)于系統(tǒng)負(fù)數(shù)差異需查明原因，報(bào)財(cái)務(wù)審批做庫存調(diào)整。
4.分店及物流部盤點(diǎn)完畢后，將盤點(diǎn)數(shù)據(jù)和商品明細(xì)上報(bào)商品分析調(diào)度中心。商品分析調(diào)度中心審核無誤后，做系統(tǒng)確認(rèn)生成采購?fù)素泦巍?/p>
5.門店在做退貨申請(qǐng)時(shí)，退A倉(正常商品)、D倉(退貨倉)一定要按供應(yīng)商分開做單;避免財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)出現(xiàn)麻煩。
6.退C倉(次品倉)的商品，各店必須按部類、品牌分開制單，原則不用分開供應(yīng)商。如退貨數(shù)量較少的則可以不分供應(yīng)商、部類、品牌做成一張退貨單。
7.總部財(cái)務(wù)根據(jù)分店及物流部的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)及差異報(bào)告調(diào)整系統(tǒng)庫存，對(duì)于各分店出現(xiàn)盤虧、短缺少貨情況做出扣罰處理。
8.采集中心向總部財(cái)務(wù)部提出《商品出倉申請(qǐng)書》，由財(cái)務(wù)人員對(duì)供應(yīng)商往來帳務(wù)進(jìn)行核查，如無疑問，則財(cái)務(wù)在申請(qǐng)書上簽署同意退貨。申請(qǐng)書一式三聯(lián)，采購一聯(lián)，財(cái)務(wù)一聯(lián)，供應(yīng)商一聯(lián)。如為供應(yīng)商撤柜，供應(yīng)商需與我公司財(cái)務(wù)對(duì)帳，并對(duì)雙方帳面余額進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)無誤后由我公司財(cái)務(wù)部出具對(duì)帳確認(rèn)書，對(duì)方公司加蓋公章并返還我公司財(cái)務(wù)，如對(duì)方公司不予以確認(rèn)，財(cái)務(wù)有權(quán)不在申請(qǐng)書上簽字。
9.退貨總倉：商品分析調(diào)度中心下發(fā)調(diào)撥指令，不直退供應(yīng)商的商品，先由分店退倉回總倉。由物流中心統(tǒng)一退貨。
四、退貨出庫：
1.門店接到商品分析調(diào)度中心的調(diào)撥指令后，系統(tǒng)中做調(diào)撥申請(qǐng)單，經(jīng)商品行政部審核后打印一式三聯(lián)“調(diào)撥出倉單”,并仔細(xì)填寫《調(diào)拔裝箱清單》、《退貨裝箱單》。把所有單據(jù)放入A箱內(nèi)隨貨發(fā)出。
2.對(duì)于無條碼、吊牌的商品，必須用標(biāo)簽紙寫上正確條碼附于明顯處。隨貨放置，注意防止滑落、丟失;
3.商品出貨時(shí)必須嚴(yán)格按照公司的封箱標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，封箱標(biāo)貼、貨運(yùn)標(biāo)貼缺一不可。單箱體積不得大于0.3立方，重量不得大于25公斤。對(duì)于太破太舊的紙箱，一定要加編織袋包裝。除了用縫包針封口外，必須用防盜扣加固。
4.總倉收到貨物后，根據(jù)調(diào)撥出倉單進(jìn)行驗(yàn)收掃描入庫，并生成調(diào)撥入倉單;(如屬換季大量退貨則無須掃描，但必須清查每箱數(shù)量。保證退貨數(shù)量的準(zhǔn)確性，并必須在每箱外附上《退貨標(biāo)簽》)
5.總倉在收完貨后將需退貨給供應(yīng)商的商品放置在指定區(qū)域存放，并做好標(biāo)識(shí)等到全部商品退完后，由商品分析調(diào)度中心做退貨單統(tǒng)一退貨給供應(yīng)商。
6.物流文員將調(diào)撥入倉單紅聯(lián)與門店調(diào)撥出倉單黃聯(lián)對(duì)應(yīng)存檔，調(diào)撥入倉單白聯(lián)與門店調(diào)撥出倉單白聯(lián)對(duì)應(yīng)后交財(cái)務(wù)，調(diào)撥入倉單黃聯(lián)在下次發(fā)貨時(shí)隨貨發(fā)至對(duì)應(yīng)退貨門店。
五.退貨供應(yīng)商：
1.物流中心根據(jù)采購?fù)素泦温?lián)系供應(yīng)商提貨,如供應(yīng)商地址、電話變更則需相關(guān)采集人員協(xié)助處理。
2.供應(yīng)商在接到退貨通知后，與物流中心預(yù)約退貨時(shí)間，必須在三天內(nèi)到我公司總倉辦理相關(guān)退貨手續(xù)，如超過期限我公司有權(quán)按天收取其倉租;
3.供應(yīng)商憑蓋有紅色公章原件提貨委托書和身份證到總倉提貨，無蓋公章原
件的提貨委托書總倉可拒絕交接貨物，物流中心按退貨單數(shù)量與供應(yīng)商進(jìn)行貨物清點(diǎn)辦理交接手續(xù)。
4.物流中心人員與供應(yīng)商雙方在退貨單上簽字確認(rèn)。并在退貨單上注明提貨人身份證號(hào)碼、“確認(rèn)數(shù)量無誤”字樣。退貨單一式三聯(lián)，供應(yīng)商黃聯(lián)，物流部白聯(lián)，總部財(cái)務(wù)紅聯(lián)，;
5.交接完畢后，物流中心人員協(xié)助供應(yīng)商裝車。
6.如屬供應(yīng)商委托第三方物流公司辦理退貨手續(xù)，也必須要求第三方物流公司提供蓋有供應(yīng)商原件的退貨單，或提供復(fù)印件及第三方物流公司的蓋有公章原件的委托書辦理退貨手續(xù)，否則拒絕交接貨物。
7.如供應(yīng)商不能上門提貨，要委托我物流中心代退貨;又沒有委托第三方物流辦理退貨手續(xù)的。物流文員則先將《提貨委托書》傳真給供應(yīng)商填寫相關(guān)信息簽字蓋章回傳物流中心。由物流文員把供應(yīng)商回傳《提供委托書》交由對(duì)口采集人員簽字確認(rèn)，物流中心方可發(fā)貨。
8.如屬門店直退供應(yīng)商，除按以上相關(guān)流程操作外，還需：
9.門店在退貨給供應(yīng)商后，必須及時(shí)將退貨明細(xì)制作成調(diào)撥出倉單，選擇倉位為D1倉，同時(shí)將退貨明細(xì)交店長(zhǎng)簽字后傳真至物流中心;
10.物流中心核對(duì)無誤后即做調(diào)撥入庫，打印調(diào)撥入倉單，注明門店直退;
11.物流文員通知商品分析調(diào)度中心根據(jù)調(diào)撥明細(xì)制做退貨單，物流文員核對(duì)無誤后做系統(tǒng)確認(rèn)，打印退貨單，注明**門店直退;
12.在調(diào)撥入倉單上注明退貨單號(hào)，在退貨單上注明調(diào)撥入倉單號(hào);
13.物流文員將單據(jù)對(duì)應(yīng)存檔，供應(yīng)商聯(lián)通過郵寄或傳真方式發(fā)送給供應(yīng)商。
