電子文檔管理制度

發(fā)布時間：2024-11-25 查看人數(shù)：88

電子文檔管理制度

電子文檔管理

1.總則

1.1對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應(yīng)當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。

1.2電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監(jiān)督。

1.3電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

1.4應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

1.5為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

1.6歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

1.7具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

2.電子文件的收集與積累

2.1收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.2收集積累要求

2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。

2.2.2保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關(guān)系。

2.2.3在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

2.2.5用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

2.2.6用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

2.2.7用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

2.2.8用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標識和相關(guān)軟件。

2.2.9由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。

2.2.10通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

2.2.11計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.3收集、積累方法

2.3.1及時按照要求制作電子文件備份。

2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

2.3.3電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

2.3.4電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

2.3.5電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件;N—無紙電子文件;T—文本文件;I一圖象文件;G—圖形文件;V一影像文件;A—聲音文件;M—多媒體文件;P—計算機程序;D—數(shù)據(jù)文件。

3.電子文件的整理

3.1電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。

3.2電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。

3.3歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。

4.1歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.2歸檔時間

邏輯歸檔應(yīng)實時進行，物理歸檔應(yīng)定期完成。

4.3檢測在進行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

4.4歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，在電子文件的機讀目錄上制作相應(yīng)的標只。

4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.5歸檔要求

4.5.1把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作，

4.5.2本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

4.5.3存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4.5.4將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

4.5.5需要長期保存的電子文件應(yīng)當把歸檔電子文件與相應(yīng)的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

4.5.6原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。

4.5.7在網(wǎng)絡(luò)中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。

5.1檢驗

5.1.1檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達到100%。

5.1.2檢驗項目。

5.1.2.1載體有劃痕，是否清潔。

5.1.2.2有無病毒。

5.1.2.3核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

5.1.2.4核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

5.1.3將檢驗結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。

5.2移交手續(xù)

驗收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。

5.3保管要求

電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

5.3.1歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

5.3.2環(huán)境溫度選定范圍: