某小區(qū)管理處費(fèi)用報(bào)銷制度-5
小區(qū)管理處費(fèi)用報(bào)銷制度(5)
一、目的:進(jìn)一步規(guī)范和完善管理處的費(fèi)用報(bào)銷管理制度,加強(qiáng)費(fèi)用控制,減少成本支出,完善財(cái)務(wù)工作流程,提高工作效率。
二、適用范圍:**家園管理處
三、過程與方法控制:
(一)物資采購費(fèi)用報(bào)銷程序:
a、零星物資采購:
1、物資采購之前,須由倉管員填寫《物資采購申請(qǐng)單》報(bào)請(qǐng)部門經(jīng)理同意,方能按照程序進(jìn)行采購;
2、管理處物資的采購由采購員統(tǒng)一辦理,特殊情況下(如采購員休假),由部門經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)采購,且須先申請(qǐng)后采購;
3、物資采購?fù)戤?由指定的檢驗(yàn)人對(duì)物資檢驗(yàn)并辦理入庫/出庫手續(xù),當(dāng)天的采購單據(jù)必須在次日交由出納報(bào)銷及入帳,且當(dāng)月申請(qǐng)必須當(dāng)月采購?fù)陚?特殊情況下,不能完成項(xiàng),該項(xiàng)當(dāng)月取消,于次月再行申請(qǐng)。對(duì)于零星物資采購的報(bào)銷單據(jù)必須在背面填寫用途、經(jīng)手人、證明人、供貨商電話及供貨商聯(lián)系人等。
b、指定供應(yīng)商物資采購:
1、日常維修材料及清潔用品由指定供應(yīng)商送貨。
2、辦公用品的采購由供應(yīng)商直接送貨至管理處后,由部門經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)驗(yàn)貨并簽收;
3、維修、設(shè)備類物資采購后,由倉管員負(fù)責(zé)驗(yàn)貨并簽收;
4、除直接在公司財(cái)務(wù)部結(jié)帳的貨款外,其余指定供應(yīng)商款項(xiàng)的結(jié)算必須在當(dāng)月的25-27日由供應(yīng)商負(fù)責(zé)人或指定的財(cái)務(wù)人員持發(fā)票及
有管理處相關(guān)人員簽字的送貨單前來管理處支取現(xiàn)金或支票,逾期或單據(jù)不齊,出納員有權(quán)拒付;超過此規(guī)定時(shí)間期限者不予辦理付款手續(xù),相應(yīng)款項(xiàng)推延至下一個(gè)月;
5、以上指定供應(yīng)商物資采購的報(bào)銷流程及規(guī)定事項(xiàng)由采購員負(fù)責(zé)知會(huì)相關(guān)供應(yīng)商。
(二)交通費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi)、通訊費(fèi)報(bào)銷:
1、采購交通費(fèi)由采購人員直接與采購物資費(fèi)用一起,填寫同一張《付款申請(qǐng)單》予以及時(shí)報(bào)銷;
2、上下班交通費(fèi),據(jù)2002年交通費(fèi)報(bào)銷辦法,每位職員(工)提出書面報(bào)告據(jù)實(shí)報(bào)銷,但報(bào)銷額度不得超過公司規(guī)定的金額。除上下班交通費(fèi)外,所有外出交通費(fèi)都要注明起止地點(diǎn)、時(shí)間、事由、人數(shù)。
3、員工報(bào)銷規(guī)定范圍以內(nèi)的交通費(fèi)(培訓(xùn)、管理處委派外出辦事、公司指定事項(xiàng)外出),將當(dāng)天車票交由安全、保潔主辦予以登記(時(shí)間、事由、金額、車票數(shù))并在每張車票上注明當(dāng)事人及時(shí)間經(jīng)人事管理員證明確認(rèn)后,于每月25-27日統(tǒng)一填寫《付款申請(qǐng)單》交出納處報(bào)銷,其余時(shí)間不予辦理報(bào)銷;
4、規(guī)定限額以內(nèi)(員工30元/月、職(員)工100元/月)的醫(yī)藥費(fèi)報(bào)銷,統(tǒng)一于每月25-27日進(jìn)行,員工的醫(yī)藥費(fèi)由保安/保潔主辦統(tǒng)一填單匯總于指定日?qǐng)?bào)銷,職工的醫(yī)藥費(fèi)由其本人填單于指定日內(nèi)報(bào)銷,其余時(shí)間不予辦理,所有醫(yī)療費(fèi)用不得累計(jì)跨季度(當(dāng)月發(fā)生當(dāng)月)報(bào)銷。
5、按公司規(guī)定享受通訊費(fèi)的人員,憑電信局發(fā)票扣除長途、聲訊、漫游話費(fèi)后按標(biāo)準(zhǔn)據(jù)實(shí)報(bào)銷,通訊費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)月有效,不能累積。
報(bào)銷注意事項(xiàng):
除員工交通費(fèi)以外,《付款申請(qǐng)單》必須由直接經(jīng)手人填寫;
《付款申請(qǐng)單》必須依照管理報(bào)告收支表中所列開支項(xiàng)目列明用途;
3、每一張《付款申請(qǐng)單》均須填寫齊全日期、付款方式(現(xiàn)金/支票/公司轉(zhuǎn)帳)、用途說明、大寫金額、小寫金額及經(jīng)手人,備注欄內(nèi)注明所附單據(jù)份額;
4、每一份報(bào)銷單據(jù)背面必須注明用途、日期、經(jīng)手人及證明人;
5、所有報(bào)銷單據(jù)嚴(yán)禁使用釘書機(jī)。
6、外出辦事的巴士票、的士票、汽車停車票等小票撕線邊剪齊,同等面值發(fā)票排列整齊稍微錯(cuò)開在廢紙底單上豎列粘貼,并在底單上注明張數(shù)*面值=金額。
7、付款申請(qǐng)單、發(fā)票單、報(bào)銷附件等均粘貼左上角,四邊不封死。
8、交通費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi)單據(jù)均單獨(dú)填單報(bào)銷。
9、凡不符合上述8點(diǎn)要求的付款憑證,出納員有權(quán)拒絕報(bào)銷。
